2023電大辦公室管理簡(jiǎn)答題精心整合版(綜合多年真題,考試必過(guò))

簡(jiǎn)答題.依據(jù)2000年《國(guó)務(wù)院行政機(jī)關(guān)公文處理方法》的規(guī)定，國(guó)務(wù)院規(guī)定的行政公文共有幾類幾種？答：（1）吩咐（令）；（2）確定；（3）公告；通告；（4）通知；通報(bào)；（5）議案；（6）報(bào)告；（7）請(qǐng)示；（8）批復(fù)；看法；（9）函；（10）會(huì)議紀(jì)要。.辦公室人員為了勸服對(duì)方接受自己的看法應(yīng)當(dāng)怎么做，要領(lǐng)有哪些？答：（1）清晰地知道在所說(shuō)的事項(xiàng)中，最想說(shuō)什么，以邏輯分析自己的意向，并對(duì)目的、效果、重要性、關(guān)聯(lián)性等，抓住重點(diǎn)；（2）勸服時(shí)，要盡量具體客觀，使對(duì)方產(chǎn)生了解的動(dòng)機(jī)；（3）間或也須要引用某些權(quán)威人士、專家的看法，或者用圖表、資料、閱歷談等等；（4）要具體了解對(duì)方的立場(chǎng)和意向，先留意傾聽(tīng)對(duì)方所說(shuō)的話，切勿以自己主觀的方式進(jìn)行談話。要駕馭對(duì)方不能了解的地方，努力加以勸服；（5）主動(dòng)發(fā)問(wèn)，了解對(duì)方的想法，對(duì)方有關(guān)信息的種類和數(shù)量，以及背景如何等等；（6）以懇切的看法為對(duì)方著想而發(fā)言，不要運(yùn)用另對(duì)方反感的言詞；（7）讓對(duì)方打快樂(lè)扉，使對(duì)方對(duì)自己的看法產(chǎn)生愛(ài)好（讓對(duì)方認(rèn)同自己）；（8）不行損害對(duì)方的自尊心。.辦公用易耗品主要包括哪些？一答：1.信封、紙張；2.軟盤、光盤等；3.鉛筆；4.圓珠筆；5.簽字筆或鋼筆；6.修正液或修正帶；7.印盒；8.各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9.小刀；10.日歷等；11.其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透亮膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。.從文員工作角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽(tīng)電話的異同。答：相同之處：①都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；②都應(yīng)保持耐性、熱忱的看法；③通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己開(kāi)心的心情；都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。不同之處：①打電話應(yīng)首先查清晰對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽(tīng)。②打電話應(yīng)將重點(diǎn)部分在掛電話之前再確認(rèn)一遍；接電話則沒(méi)有這一步。.單位印章主要有哪些？印章的刻制和運(yùn)用有哪些規(guī)定？答：一、（1）單位印章、套印章；（2）鋼印、領(lǐng)導(dǎo)人簽名章、其他印章；二、刻制公章有兩種狀況；一種是由上級(jí)主管機(jī)關(guān)刻制頒發(fā)；另一種由法人代表申請(qǐng)，經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，公安部門登記后由特地刻制「?刻制。三、公章一般由指定的文秘人員統(tǒng)一運(yùn)用，其他印章也應(yīng)專人專用；加蓋公章，是哪一級(jí)的公章，須經(jīng)哪一級(jí)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并審核簽名；將蓋用文件名稱、編號(hào)、日期、簽發(fā)人、領(lǐng)用人、蓋章人等項(xiàng)具體登記；加蓋印章必需做到用力勻稱，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；凡以單位名義發(fā)出的公文、信函等都必需加蓋單位公章方能有效。.公文的完全格式包括哪幾項(xiàng)?請(qǐng)寫出這些項(xiàng)目。答：（1）版頭、發(fā)文字號(hào)、印刷依次號(hào)。（2）密級(jí)、緊急程度。（3）簽發(fā)人姓名。（4）公文標(biāo)題。（5）主送機(jī)關(guān)。（6）正文、附件。（7）發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、機(jī)關(guān)印章。（8）注釋、閱讀（發(fā)送）范圍。（9）主題詞。（10）抄送單位、印發(fā)說(shuō)明。.簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？答：文員工作分為三個(gè)步驟：支配、實(shí)施和檢查。1.支配的步躲，要充分了解即將起先的工作內(nèi)容，并思索以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。2.實(shí)施的步驟，要留意：同時(shí)檢查是否依據(jù)當(dāng)時(shí)所擬定的依次進(jìn)行；上司所指示的工作無(wú)論是哪一種，都要正確地實(shí)施；協(xié)作上司預(yù)期的期限。3.檢查的步驟，要分析支配和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。三者的關(guān)系為：先作支配，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“支配一實(shí)施一檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。三者相互聯(lián)系形成一個(gè)循環(huán)。文員首先要細(xì)致制定支配，然后依據(jù)這個(gè)支配去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的支配有所幫助和啟示。.簡(jiǎn)要說(shuō)明會(huì)議紀(jì)要有什么作用？有哪兩種形嘉"答：概念：會(huì)議紀(jì)要是用來(lái)記載、傳達(dá)會(huì)議狀況和議定事項(xiàng)的一種正式公文。它是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會(huì)議的精神和狀況。作用：①會(huì)議紀(jì)要具有溝通狀況、溝通閱歷、統(tǒng)一相識(shí)、指導(dǎo)工作的作用。②可以用于向上級(jí)匯報(bào)會(huì)議狀況；也可以分發(fā)給平級(jí)或下屬單位，以傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)，或要求與會(huì)單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：議決性會(huì)議紀(jì)要和周知性會(huì)議紀(jì)要。.來(lái)信受訪的范圍包括哪些？受理與處理的程序和基本要求是什么？答：一、受理的范圍是：國(guó)家機(jī)關(guān)、主管部門或新聞單位轉(zhuǎn)來(lái)的信件；職工、群眾干脆給機(jī)關(guān)、單位領(lǐng)導(dǎo)的信件。二：①剛好拆封。拆封時(shí)，不要損壞郵票、郵戳和其他書(shū)寫內(nèi)容的地方。對(duì)急信、要信，或有過(guò)激言語(yǔ)的來(lái)信，要處理剛好，報(bào)告上司，還要以有效方式通告有關(guān)單位緊急處理。拆開(kāi)后在裝訂時(shí)，信紙?jiān)谇?、信封在后，要一并裝訂。②細(xì)致閱讀。把握信中的主要內(nèi)容，也可用顏色筆為領(lǐng)導(dǎo)標(biāo)明信中的重點(diǎn)，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗”或“可與前信印證”等。供應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)信所須要的資料。③逐項(xiàng)登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業(yè)、單位或住址、寫信時(shí)間、收發(fā)日期、主要內(nèi)容、要求、收信單位（人）以及承辦后的狀況、結(jié)果和立卷存檔號(hào)等具體記載，便于統(tǒng)計(jì)、查找和催辦。④細(xì)致處理。處理信伺：應(yīng)當(dāng)依據(jù)〃分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理〃的原則，進(jìn)行轉(zhuǎn)辦、交辦或自辦。⑤剛好復(fù)信。復(fù)信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對(duì)組織的信任。復(fù)信可實(shí)行收信人（單位）復(fù)信，或承辦人（單位）復(fù)信兩種方式進(jìn)行。.什么是受意？受意有幾種？辦公室人員應(yīng)怎樣運(yùn)用受意方法？答：（1）受意是文員接受和領(lǐng)悟上司意圖。（2）一種是干脆受意，另一種是間接受意。（3）文員要擅長(zhǎng)領(lǐng)悟上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過(guò)程中的意圖當(dāng)作上司的授意，把上司的質(zhì)疑、設(shè)問(wèn)誤認(rèn)為上司的指示。要做到：備好記錄本,記錄下指示要點(diǎn)。留意傾聽(tīng)，專心推斷指示的用意。必要時(shí)可以提問(wèn)，直至明白意圖為止，但不要打斷談話。如有不同看法，可以公開(kāi)提出，但要言之有理，并要留意方式、看法。接受指示后，要不失時(shí)機(jī)地貫徹實(shí)施。1L什么是文書(shū)的立卷特征?通?？梢砸罁?jù)哪幾種特征立卷？答：一、文秘或檔案人員把文書(shū)依據(jù)某些共同特征組合成案卷，稱為“立卷特征”。二、可以依據(jù)以下類型立卷：①按問(wèn)題特征立卷；②按作者特征立卷；③按文種特征立卷；④按時(shí)間特征立卷二；⑤按地區(qū)特征立卷；⑥按通訊者特征立卷；三、在運(yùn)用六個(gè)特征立卷時(shí)，須要運(yùn)用兩個(gè)或兩個(gè)以上的特征組合每一個(gè)案卷。.什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？答：文員的擋駕方法是指：對(duì)于上司不必要接見(jiàn)的來(lái)訪者，不必要參與的邀請(qǐng)性活動(dòng)，不想接聽(tīng)的電話，由文員出門阻擋或謝絕。文員沒(méi)有必要把真正緣由告知對(duì)方，只須要禮貌地、委婉第達(dá)到阻擋或拒絕的目的即可。主要的擋駕法有：（1）電話擋駕。上司不愿接的電話,文員要告知對(duì)方，短暫不能接或上司不在,將內(nèi)容登記,轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時(shí)間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。（2）來(lái)訪擋駕。先問(wèn)清來(lái)由，推斷有無(wú)必要引見(jiàn)給上司，或先作請(qǐng)示。（3）會(huì)議、活動(dòng)擋駕。對(duì)必必要的會(huì)議和活動(dòng)，文員要替上司委婉地謝絕。.提高會(huì)議效率可以有哪些做法？答：遵循法律法規(guī)、合理確定會(huì)議目標(biāo)、確定必要的與會(huì)者、削減會(huì)議數(shù)量、縮小會(huì)議規(guī)模、簡(jiǎn)化會(huì)議程序、縮短會(huì)議時(shí)間、限制會(huì)議經(jīng)費(fèi)、分析會(huì)議成本。.文員依據(jù)單位須要向外或向內(nèi)發(fā)文,須要一系列程序即為發(fā)文處理過(guò)程。請(qǐng)說(shuō)明這一系列過(guò)程。答：（1）擬稿；（2）核稿；是指以擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí)。（3）簽發(fā)；是指機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)文稿的最終審定、簽字發(fā)出。（4）編號(hào)；已經(jīng)簽發(fā)的文件，由文秘人員統(tǒng)一編排發(fā)文字號(hào)。（5）繕對(duì)已經(jīng)簽發(fā)的文件定稿進(jìn)行譽(yù)清、復(fù)印或排版印刷。（6）校對(duì)；指將文件的譽(yù)寫稿、打印稿或清樣按定稿核對(duì)校正。（7）用印；是指在完成的文件上加蓋機(jī)關(guān)印章。（8）登記；（9）分發(fā)。指對(duì)打算發(fā)出的文件進(jìn)行分裝和發(fā)送。.文員進(jìn)言是指什么?進(jìn)言具有什么作用？方法和要求是什么？答：一、進(jìn)言的定義是指文員主動(dòng)對(duì)上司提出看法、建議、指責(zé)或規(guī)勸；二、進(jìn)言的作用：①參謀作用②補(bǔ)缺作用；③增進(jìn)關(guān)系作用。三、方法的要求是：①適事、緊急的事、重要的事、上司須要知道的事；②適時(shí)。考慮時(shí)機(jī)；③適地?？磮?chǎng)合；④適度。要留意駕馭分寸。.文員利用提示系統(tǒng)提示上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？答：有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報(bào)警系統(tǒng)、一周支配以及其他提示事項(xiàng)，文員應(yīng)當(dāng)隨著狀況的改變不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動(dòng)日期一覽表、運(yùn)用提示性備忘錄、打算約會(huì)表、打算特殊提示卡、打算交往文件。.文員受上司指示，向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí)應(yīng)留意哪些要點(diǎn)？確定時(shí)間地點(diǎn)時(shí)要留意什么？答：（1）要獲得上司的許可；（2）假如用寫信的方式,在等到對(duì)方收到信后，再怛大會(huì)給對(duì)方的文秘人員以確認(rèn)；（3（要正確告知對(duì)方赴約者的姓名、職務(wù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、方式（早餐會(huì)、餐會(huì)等）、所須要的時(shí)間等等；（4）約定好以后，肯定要向上司匯報(bào)，并填寫在日程支配支配表上。還應(yīng)當(dāng)打算約會(huì)所須要的文件資料。（5）周一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要支配約會(huì)；（6）對(duì)方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要支配約會(huì)；（7）公司有重大活動(dòng)的那一天不宜支配約會(huì)；（8）地點(diǎn)選擇對(duì)方比較便利的地方，還應(yīng)考慮約會(huì)的禮儀規(guī)格、是否須要保密、是否須要就餐等因素。.文員所作的口頭報(bào)告的基本方法是怎樣的，有什么要求？答：（1）不要失去報(bào)告的適當(dāng)時(shí)機(jī)。報(bào)告時(shí)機(jī)原則上最好是在完成被指示工作之時(shí)，但有時(shí)也要在尚未完成之時(shí)先作期中報(bào)告。有時(shí)因上司太忙，不妨預(yù)先約好時(shí)間。（2）不要弄錯(cuò)報(bào)告對(duì)象及依次。要干脆向指示工作的人（上司）報(bào)告；（3）報(bào)告的依次基本上是先說(shuō)結(jié)論，接著依照必要說(shuō)明理由及經(jīng)過(guò)，如：〃結(jié)果是這樣，理由有三個(gè)，一是……?！ǎ?）肯定要簡(jiǎn)短、扼要、流暢；（5）如報(bào)告過(guò)于困難，應(yīng)事先以5W2H的原則檢查是否有遺漏；（6）假如覺(jué)得僅僅以口頭報(bào)告對(duì)方，對(duì)方不易明白，或者報(bào)告項(xiàng)目許多時(shí)，可以制作〃報(bào)告?zhèn)渫洝ㄌ岢鰜?lái)。.文員所作的完整的會(huì)議記錄應(yīng)當(dāng)包括哪些事項(xiàng)?答：（1）會(huì)議名稱；（2）會(huì)議記錄人的姓名、蓋章；（3）時(shí)間（起先時(shí)間、結(jié)束時(shí)間）；（4）會(huì)議地點(diǎn)；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會(huì)議的經(jīng)過(guò)情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會(huì)議預(yù)定日期。.文秘人員對(duì)上司主要工作的輔佐包括哪些方面？答：1.提神醒腦的服務(wù)。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或打算濕毛巾使上司消退工作疲憊、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。2.私事方面的幫助。幫助的方法應(yīng)視實(shí)際狀況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特殊指示事項(xiàng)的時(shí)候一一雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必需從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。（2）純私人性懇求時(shí)一一遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)幫助他解決私人的事務(wù)。3.財(cái)物管理。包括：（1）薪金收入管理一一薪金收入達(dá)到肯定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超額的收入，都須要按稅法申報(bào)。特殊是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或干脆替上司辦理申報(bào)手續(xù)。（2）支票往來(lái)的管理一一最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別保臧，以避開(kāi)被盜用冒領(lǐng)。4.其他。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫致謝函，并做紀(jì)念保管。.旅行結(jié)束后文員應(yīng)主要完成哪些工作，請(qǐng)予以設(shè)計(jì)。答：（1）整理好旅行過(guò)程中全部的單據(jù)、憑證、送上司批閱、簽字后向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費(fèi)用。（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過(guò)程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報(bào)。假如是與上司同行的，可依據(jù)上司的原始記錄整理出報(bào)告，送上司過(guò)目或批準(zhǔn)，然后存檔備案。（3）盡快復(fù)原正常工作和生活狀態(tài)，接著，旅行前未完的工作。（4）把在出差時(shí)結(jié)識(shí)的有關(guān)人士、單位等狀況做好記錄，以便將來(lái)有用。（5）對(duì)在旅行過(guò)程中賜予幫助和照看的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。.文員處于社交場(chǎng)合時(shí)，引出的話題哪些是屬于合適的？哪些是不合適的？答：（1）談話雙方都感愛(ài)好的、有共同利益的話題；（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題；（3）顯示地方或民族色調(diào)的話題；（4）比較高雅的話題，如中外名著、展覽會(huì)等；（5）主動(dòng)、健康的生活體驗(yàn)的話題。風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題；（2）令人不快的話題。過(guò)于敏感的話題；（3）自己不甚熟識(shí)的話題。夸耀自己的話題；（4）庸俗的、色情的話題；（5）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。.辦