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圖紙資料管理制度一、前言為了提高單位圖紙管理水平,保障圖紙安全有效,科學(xué)規(guī)范地管理單位各類圖紙信息資料資源,依據(jù)《機(jī)構(gòu)改革方案》《文件管理規(guī)定》《文件柜使用細(xì)則》《圖紙借閱審批制度》等相關(guān)法規(guī)和規(guī)定,結(jié)合本單位實(shí)際情況,訂立本制度。二、適用范圍本制度適用于本單位內(nèi)全部相關(guān)人員,包括領(lǐng)導(dǎo)干部、黨員、職工、臨時(shí)工等。三、圖紙資料管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)(一)圖紙管理機(jī)構(gòu)圖紙管理機(jī)構(gòu)由文件室、圖紙室構(gòu)成,重要職責(zé)是對(duì)單位全部的圖紙進(jìn)行管理,保證圖紙的安全保密和便于查閱查找。(二)文件室1、為本單位各部門的文件從創(chuàng)建、保存、分類、檢索、借閱到銷毀的全過程進(jìn)行管理,確保文件的適時(shí)、精準(zhǔn)、順暢的流轉(zhuǎn)。2、對(duì)單位各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào),建立文件檔案、電子檔案,并與單位“文件管理系統(tǒng)”相連接。3、負(fù)責(zé)接收和分發(fā)包裹快遞、郵件、傳真等文件,保障信息傳遞的安全和適時(shí)性。4、負(fù)責(zé)管理和監(jiān)督單位文件的出入,協(xié)調(diào)各部門的文件交換。5、負(fù)責(zé)定期對(duì)單位文件進(jìn)行清理,歸檔和銷毀工作。6、對(duì)外交流與圖紙室協(xié)力完成日常接待、發(fā)放、查詢等業(yè)務(wù)工作。(三)圖紙室1、對(duì)本單位全部圖紙文件的創(chuàng)建、保存、分類、檢索、借閱、銷毀進(jìn)行全程管理,確保圖紙的安全、完整和牢靠。2、擔(dān)負(fù)全部圖紙文件的存儲(chǔ)、保護(hù)、整理、修復(fù)、清理等工作。3、負(fù)責(zé)編制各類圖紙目錄,實(shí)行電子方式保存圖紙,做到實(shí)時(shí)更新。4、擔(dān)負(fù)圖紙文件的借閱和查詢、復(fù)印、加工等工作。5、負(fù)責(zé)圖紙信息的加工、制圖和修圖等工作,為單位各類工程、建設(shè)、改造和維護(hù)供給圖紙支持。6、負(fù)責(zé)接收和保管單位從外部渠道購買或獲得收集的圖紙資料資源。7、做好圖紙抽驗(yàn)和安全保護(hù),訂立圖紙的備用計(jì)劃和利用計(jì)劃。8、對(duì)外交流與文件室協(xié)力完成日常接待、發(fā)放、查詢等業(yè)務(wù)工作。四、圖紙檔案管理原則(一)保存原則1、保存原則。圖紙文件保存期限依據(jù)文件性質(zhì)及其功能確定。常見的保存期限有兩年、五年、十年、永久保存等。2、地點(diǎn)原則。圖紙文件應(yīng)在專用的柜子或庫房?jī)?nèi)保存。3、密級(jí)原則。圖紙文件應(yīng)依據(jù)其密級(jí)和緊要性分別進(jìn)行保存,等級(jí)越高的檔案離管理人員越近。(二)分類原則1、機(jī)構(gòu)分類原則。依照機(jī)構(gòu)的分類及其屬性,對(duì)各類圖紙文件進(jìn)行區(qū)分歸類。2、內(nèi)容分類原則。依照?qǐng)D紙文件的內(nèi)容及其用途進(jìn)行分類。3、時(shí)間分類原則。依照建設(shè)、改造、維護(hù)等時(shí)間序列進(jìn)行分類。(三)檢索原則1.依據(jù)文件屬性和存檔時(shí)間進(jìn)行檢索(文字檢索)2.依據(jù)圖紙的類型、用途及類別等專業(yè)分類檢索(專業(yè)檢索)3.應(yīng)依照機(jī)構(gòu)組織結(jié)構(gòu)、人員職責(zé)分工、各部門業(yè)務(wù)交流聯(lián)絡(luò)等管理情況進(jìn)行檢索(機(jī)構(gòu)檢索)(四)借閱規(guī)定1、必需有相關(guān)工作需要和合理借閱理由,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,填寫借閱單。2、在借閱期內(nèi)應(yīng)當(dāng)妥當(dāng)保管和使用所借圖紙文件,嚴(yán)禁折疊、涂鴉和篡改等行為。3、在借閱期屆滿后,在規(guī)定期限內(nèi)歸還,并應(yīng)當(dāng)經(jīng)過圖紙室行文確認(rèn)。4、對(duì)未經(jīng)批準(zhǔn)的非正常借閱行為,應(yīng)從嚴(yán)查處,并承當(dāng)責(zé)任。五、圖紙檔案管理措施(一)建立現(xiàn)代化的電子檔案管理系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),供給較為便捷的管理與查詢方式。(二)實(shí)行圖紙統(tǒng)一編號(hào)管理制度,建立完善的圖紙目錄查詢系統(tǒng),便于圖紙檢索、查詢和利用。(三)加強(qiáng)人員管理和監(jiān)督,保證圖紙的合理、安全和有效利用,記錄圖紙借閱等相關(guān)信息,建立檔案管理電子檔案號(hào)碼列表,并進(jìn)行分級(jí)管理和分層存放。(四)對(duì)緊要的圖紙信息資源加密防護(hù),設(shè)立安全措施和緊急備份方案,確保在異常情況下數(shù)據(jù)不丟失。(五)規(guī)范圖紙資料的銷毀處理程序,訂立銷毀布置計(jì)劃和銷毀記錄,避開耽擱時(shí)間和誤操作,以防意外發(fā)生。(六)開展圖紙檔案管理的常規(guī)檢查和質(zhì)量抽檢,發(fā)覺缺陷和問題適時(shí)加以處理和改進(jìn),最大限度地提高管理工作的質(zhì)量和效益。六、附則制度未規(guī)定的事項(xiàng),依照相關(guān)的法律法規(guī)和政策進(jìn)行處理。七、總則本制度自頒布之日起實(shí)行,并應(yīng)定期檢查和調(diào)整,以保證圖紙檔案管理工作的長期有效性。同時(shí),各部門和崗位應(yīng)
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