淺析OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用與實施

精品文檔-下載后可編輯淺析OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的應(yīng)用與實施【摘要】隨著當(dāng)今企業(yè)信息化的快速發(fā)展，辦公方式發(fā)生著日新月異的變化。人們的生活與辦公已從使用單臺計算機的基礎(chǔ)上向計算機網(wǎng)絡(luò)化邁進，主要核心方式為網(wǎng)絡(luò)支撐的辦公自動化系統(tǒng)在多個領(lǐng)域得到了廣泛的應(yīng)用和實施，高效的工作節(jié)奏，推動網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的高速發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)信息化；辦公自動化；OA協(xié)同辦公系統(tǒng)；無紙化辦公

當(dāng)今社會，政府機關(guān)和企業(yè)的辦公事務(wù)基本上納入到網(wǎng)絡(luò)辦公一體化中，使其通過編寫好的計算機程序自動處理日常事務(wù)和解決傳統(tǒng)辦公方式中無法完成的任務(wù)與問題，并廣泛而深刻地改變著人們的辦公方式和理念。所謂OA協(xié)同辦公系統(tǒng)（OfficeAutomation），就是通過自動化水平處理日常辦公事務(wù)，它利用先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和軟件技術(shù)，讓人們在日常的各種辦公業(yè)務(wù)活動逐步由不同設(shè)備、不同的人機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，充分利用工作信息，提高工作質(zhì)量和工作效率，將企業(yè)的信息化轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的生產(chǎn)力。目前，政府機關(guān)、事業(yè)單位、上市公司的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)完成后，沒有進行有效的使用，出現(xiàn)協(xié)同辦公系統(tǒng)使用人的抵觸現(xiàn)象，部分企業(yè)，指重視企業(yè)信息化硬件的投入，而忽視了信息數(shù)據(jù)采集的需求，而信息采集、整理、分析對數(shù)據(jù)、文件的資料數(shù)字轉(zhuǎn)化上沒有引起足夠的重視，因此，OA系統(tǒng)辦公系統(tǒng)變成一種形式，無法順利的實施，以上種種問題，本人從信息管理制度，信息數(shù)據(jù)、公文流轉(zhuǎn)審批權(quán)限劃分、系統(tǒng)操作員培訓(xùn)方面提出一些個人建議。

1建立規(guī)范化信息系統(tǒng)制度

OA協(xié)同辦公系統(tǒng)所涉及的對象是單位各個部門的工作人員，涉及層面較廣，在單位各個部門突然推行一種新的管理理念及工作模式，在一定程度上會改變部分員工以往的工作習(xí)慣，在系統(tǒng)實施過程中，難免要出現(xiàn)意想不到的困難，必須在單位信息化規(guī)章制度上加以保證。首先，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的實施變成一種制度，制定OA協(xié)同辦公系統(tǒng)運行的規(guī)定及一整套系統(tǒng)實施細(xì)則，明文規(guī)定系統(tǒng)的使用權(quán)限，尤其要漸漸廢除不必要的傳統(tǒng)紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)公文模式；同時，在人員方面，單位領(lǐng)導(dǎo)要帶頭使用OA系統(tǒng)辦公系統(tǒng)，規(guī)定審批環(huán)節(jié)時效期間，而各部門之間也要相互配合，利用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的信息共享平臺，把行政管理和業(yè)務(wù)實施在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)平臺上充分使用起來，從而使OA協(xié)同辦公系統(tǒng)迅速、有序地使用起來。

2OA協(xié)同辦公系統(tǒng)信息平臺的數(shù)據(jù)遷移與數(shù)據(jù)共享

在大部分企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)中，數(shù)據(jù)是一個企業(yè)的核心，處于重中之重的地位。因此，保證企業(yè)數(shù)據(jù)安全勢在必行。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)的目的就是要打破以前傳統(tǒng)的信息孤島現(xiàn)象，對企業(yè)多個系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源進行統(tǒng)一規(guī)劃，并制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和建立OA協(xié)同辦公系統(tǒng)共享的數(shù)據(jù)中心。在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實施的過程中，需要整合往年的歷史相關(guān)數(shù)據(jù)，在整理過程中可能會存在結(jié)構(gòu)復(fù)雜、數(shù)據(jù)不全、數(shù)據(jù)量大、、數(shù)據(jù)錄入有誤等諸多因素，如果不能對已有數(shù)據(jù)進行正確的分析整理和遷移，會使新的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)變成一種形式，無法支撐企業(yè)日常業(yè)務(wù)工作的順利開展。而整理數(shù)據(jù)的工作量往往時間緊任務(wù)重，因此，建議系統(tǒng)實施單位成立專門的數(shù)據(jù)項目小組、專業(yè)化、系統(tǒng)化、有序的實施。同時，針對一些單位存在一個業(yè)務(wù)部門分管多套企業(yè)信息系統(tǒng)，并進行信息上報的情況，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)作為企業(yè)日常辦公的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)平臺，允許用戶自定義各種業(yè)務(wù)流程模式及工作表單，和其他系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)整理，生成相關(guān)統(tǒng)計報表；同時，為以后系統(tǒng)的數(shù)據(jù)提取，預(yù)留出相關(guān)的系統(tǒng)接口，方便信息數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出，從而最大限度地減少使用者的勞動強度。

3注重OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)及審批權(quán)限的劃分

一般企業(yè)公文分為收文和發(fā)文兩種形式，收文又分為上級來文和其他單位來函兩種。發(fā)文則是指本單位對外或?qū)?nèi)的發(fā)文。由于OA協(xié)同辦公系統(tǒng)往往要求公文的來往單位要有相同的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，因此，本文將主要論述集團公司下屬具有相同OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的單位之間，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)在文書辦理過程和管理工作中的應(yīng)用。在OA協(xié)同辦公系統(tǒng)條件下，公文處理的流程和權(quán)限都是事先設(shè)置好的，不同級別的人員擁有的權(quán)限是不一樣的。一般情況，級別越高，權(quán)限也就越多；越是關(guān)鍵崗位的人員，權(quán)限也相應(yīng)越多。比如，一般的辦公人員可能只能看到自己經(jīng)辦的事務(wù)的公文的有關(guān)情況，其他人員辦理的公文內(nèi)容及其流轉(zhuǎn)情況就無權(quán)查看了。當(dāng)然，這些人員的領(lǐng)導(dǎo)因為權(quán)限較高，則能看到所有公文內(nèi)容以及現(xiàn)在所處的辦理環(huán)節(jié)的情況。

公文具體辦理過程中，可以利用OA協(xié)同辦公系統(tǒng)公文處理模塊來實現(xiàn)公文的擬稿、審核、批閱、簽發(fā)、登記、傳文和歸檔。OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，逐級行文，不得越級請示和報告，而且一般不直接送領(lǐng)導(dǎo)個人。同時，OA協(xié)同辦公系統(tǒng)不但保留了以前辦公系統(tǒng)中的一次輸入，多次輸出的優(yōu)勢，還因為計算機日志文件的廣泛應(yīng)用，辦理過程被一一記錄在案，從而擁有了與紙質(zhì)公文相同的原始性和憑證性。

4要進行全面的用戶培訓(xùn)

在企業(yè)中，OA系統(tǒng)辦公系統(tǒng)的使用者往往是相關(guān)的業(yè)務(wù)工作人員，為了讓業(yè)務(wù)工作人員更好的使用該系統(tǒng)，必須對業(yè)務(wù)工作人員進行專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，換句話來說，培訓(xùn)決定了OA協(xié)同辦公系統(tǒng)軟件的使用程度，業(yè)務(wù)工作人員的培訓(xùn)是成功實施OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的重要因素。培訓(xùn)可采用授課和現(xiàn)場培訓(xùn)的方式進行，針對不同的管理層級（高層管理人員、中層骨干管理者和普通用戶），不同的用戶權(quán)限（系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理）制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案。通過理論、系統(tǒng)功能、使用操作、數(shù)據(jù)采集等方面的內(nèi)容進行不同層次的培訓(xùn)，使培訓(xùn)人員明確OA原理、相關(guān)管理理論和具體的OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實施方法，從而提高人員的技術(shù)水平和素質(zhì)。最重要的是，要通過培訓(xùn)提高全員對實施OA協(xié)同辦公系統(tǒng)項目的認(rèn)識，提高工作人員的積極性和主動參與意識，增強工作人員的信心和熱情，使所有員工都能盡快地進入角色。

5結(jié)