淺析中小型企業(yè)財務電算化的應用

淺析中小型企業(yè)財務電算化的應用

一、會計到計算機會計的轉變對會計數(shù)據處理的影響中小型會計賬簿的應用是會計發(fā)展史上的一次革命，從手工會計轉變?yōu)橛嬎銠C會計，不僅僅是會計工具的變化。會計數(shù)據處理的過程、處理方法、內部控制方法和組織的設計方法與手工處理有很多不同。這一變化主要體現(xiàn)在以下幾個方面。(一)提高了會計工作效率化,減輕會計根據化的風險,有利于提高工作效率化實現(xiàn)會計電算化后,大量的數(shù)據計算、分類、歸集、存儲、分析等會計核算工作,都由計算機自動完成,并且計算機的計算速度是手工的幾百倍,幾千倍,因此大大提高會計工作的效率,使會計人員從原來的抄抄寫寫,記記算算等記帳、算帳、報帳等繁重的工作中解脫出來,把主要精力和工作重要轉向加強管理和監(jiān)督方面,更好地發(fā)揮會計人員應有的參謀作用。(二)解決了模賬記帳不規(guī)范、不統(tǒng)一的問題實現(xiàn)會計電算化后,對數(shù)據來源提出了一系列規(guī)范要求,而且數(shù)據在處理過程中又能始終得到控制,在很大程度上解決了手工會計核算中的記帳不規(guī)范、不統(tǒng)一,容易錯記、漏記等問題。因此可以保證會計核算質量,促進會計工作規(guī)范化。(三)提高了自己素質實現(xiàn)會計電算化后,一方面廣大財會人員為適應工作需要,會更加自覺地學習新知識,也有時間去學習新知識,逐步提高了自身素質,從而更進一步推動會計工作上新臺階。另一方面,廣大會計人員,在計算機系統(tǒng)中,可以充分利用計算機的優(yōu)勢和特點,進行會計預測、會計決策、會計控制以及會計分析活動,從而真正實現(xiàn)會計的管理職能。(四)改變了手工操作的局限性,使得了由于計算機不僅能夠大量存貯信息,并且能以低成本、高速度、自動化、精確地進行數(shù)據處理,從而打破了手工操作的局限性,為日常管理提供更為詳細、更及時的信息。如大量的會計信息可得到及時記錄、匯總、分析。可隨時查看、報送報表。行業(yè)、地區(qū)實現(xiàn)電算化后,大量經濟信息資源的及時性、準確性、系統(tǒng)性和共享程度,又大大提高了經濟信息的使用價值。二、會計和稅算機制的性質(一)會計處理方法的使用,應符合以下情況會計處理方法是指在會計核算中所采用的具體方法,通常包括:收入確認方法,企業(yè)所得稅的會計處理方法,存貨計價方法,壞賬損失的核算方法,固定資產折舊方法,編制合并會計報表的方法,外幣折算的會計處理方法等。采用不同的處理方法,都會影響會計資料的一致性和可比性,進而影響會計資料的使用。因此,《會計法》和國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定,各單位采用的會計處理方法前后各期應當保持一致,不得隨意變更;確有必要變更的,應當按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定進行變更,并將變更的原因、情況及影響,在財務會計報告中予以說明,以便于會計資料使用者了解會計處理方法變更及其對會計資料影響的情況。(二)中小型企業(yè)企業(yè)會計人員在會計分析和利用會計信息的問題上存在誤差會計信息的質量是指會計信息產品滿足規(guī)定或潛在需要的特征和特性的總和。會計信息質量特征就是會計信息所應當達到或滿足的基本質量要求,即會計信息為滿足規(guī)定或潛在需要而必須具備的那些特征和特性要求,它是會計系統(tǒng)為達到會計目標而對會計信息的約束。要想全面、正確地理解會計信息產品質量特征的本質,必須認識到會計信息質量受到信息的使用時間、使用地點、使用對象、社會環(huán)境、市場競爭等因素的影響,因此其基本本質是一個動態(tài)、變化、發(fā)展、相對的概念,而不是固定的概念,即要求內含的質量特征和特性均滿足用戶需要,并在一定條件下實現(xiàn)諸特征的最佳組合。會計信息的分析主要由以下幾點:一、會計作為信息系統(tǒng)越來越受到人們的重視。作為會計主體的企業(yè),分析利用會計信息不僅是財務會計工作的延續(xù)和發(fā)展,而且是滿足決策有效性的需要。中小型企業(yè)由于受傳統(tǒng)經營觀念的影響和自身經營、組織特點的約束,在分析和利用會計信息問題上存在幾種錯誤認識:一是認為會計報表的編制已意味著會計工作的階段性總結,沒有進一步分析利用的必要。實際上,會計報表是經營活動全貌的綜合性和概括性的貨幣反映,并不能提供錯綜復雜、千變萬化的生產經營的各方面情況。單從會計報表本身不能直觀地得出決策所需的相關依據。二是中小企業(yè)受籌資渠道的限制,決定其外部會計信息的需求者主要是上級主管部門或稅務部門。因此,中小型企業(yè)認為會計工作的目的只是核算收入、成本費用、利潤以及納稅所得,忽視了會計信息的分析利用。三是不少實行代理記帳、代理納稅而不設會計獨立核算機構的中小企業(yè)認為分析會計信息的工作屬于代理機構,并簡單地將會計信息的分析等同于會計報表分析,對會計信息作用的理解大打折扣,所以面對當前的情況,政府及其財政部門應該加大對中小型企業(yè)的職能培訓和政策宣傳。(三)是提高企業(yè)工作效率,提高企業(yè)工作效率會計電算化工作人員的知識結構,只要是要求會計人員具備會計專業(yè)知識和相關的計算機、信息管理等綜合知識,促進會計人員知識結構的全面發(fā)展和完善,要求會計人員的綜合素質要等到提高,同時提高對會計的工作效率。實現(xiàn)會計電算化的主要目的是要讓財務人員從繁重的手工核算中解脫出來,使財務人員有更多的時間和精力來參加企業(yè)的經營與管理。會計如果真正能發(fā)揮其管理、預測、決擇以及公共職能功能,不僅需要豐富的內部財務會計信息,而且需要豐富的外部信息。計算機網絡的發(fā)展和會計電算化網絡的建立,實現(xiàn)內外數(shù)據共享和信息的快速傳遞,這恰恰能滿足部門管理、企業(yè)管理、行業(yè)管理、公司管理對信息的需要,為財務管理人員、會計管理與分析人員、企業(yè)高層領導利用企業(yè)內部會計信息和外部信息進行管理、分析、預測和決策提供良好機遇(四)會計理論和技術的影響推行會計制度改革,實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化,主要應從計算機會計得應用,核算工具的變革,而且還要對會計核算的內容、方法、程序、對象等會計理論和技術產生影響;實施會計電算化后,由于會計憑證的產生方式和變化導致會計憑證的變更;內部控制盒審計線索的變化導致程序的便更,從而推行會計理論的研究和發(fā)展?，F(xiàn)代社會中,企業(yè)不僅需要提高技術水平,而且還需要實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化,以提高企業(yè)經濟效益,使企業(yè)在競爭中立于不敗之地。而恰恰會計工作就是企業(yè)管理工作的重要部分。三、中小型企業(yè)的會計賬簿存在問題(一)中小型企業(yè)領導對會計電算化工作的重視程度不夠中小型企業(yè)會計電算化大多以代替手工核算為重點,未能真正意義上理解會計電算化的意義,沒有意識到企業(yè)建立完整的會計信息系統(tǒng)的重要性,不能及時有效的投入更新會計電算化軟件,做好會計系統(tǒng)的維護工作,會計電算化是以電子計算機為主的現(xiàn)代電子信息技術應用到會計中,用計算機代替人工記賬、算報表,以及部分替代人工完成對信息的分析、預測、決策的過程,以提高財會管理水平和經濟效益,進而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。企業(yè)各級領導未能重視會計電算化的這些方面,并且會計電算化工作的開展,需要大量的人力物力條件,沒有領導的支持和理解,會計電算化工作將出現(xiàn)停滯不前的局面。隨著計算機在各個領域的廣泛應用,使其在會計方面的應用也逐漸顯示出優(yōu)越性,并廣泛應用于會計工作的各個環(huán)節(jié),然而隨著網絡系統(tǒng)的進一步發(fā)展,會計在算機信息安全方面存在的問題包括企業(yè)外部有電腦病毒和網絡黑客等,以及企業(yè)內部控制管理制度和軟硬件的缺陷,這些都影響著中小型企業(yè)會計電算化工作的開展,再加上中小型企業(yè)會計基礎工作不健全,會計人員各方面素質較差,會計電算化信息系統(tǒng)存在較多問題,不能及時解決會計電算化系統(tǒng)軟硬件等問題,可能導致會計信息的丟失和損壞,甚至導致系統(tǒng)崩潰,這樣一來會計信息系統(tǒng)的安全性、保密性得不到保障,系統(tǒng)一旦出了問題,企業(yè)很難恢復原來的數(shù)據。(二)會計電算化專業(yè)人才缺乏,會計電算化復合型人才短缺。會計電算化專業(yè)畢業(yè)生人員中小型企業(yè)中會計電算化的軟件不夠規(guī)范,而且會計隊伍中的部分人員知識老化,對計算機的應用不熟悉,學習會計電算化知識積極性不高,短期培訓很難取得明顯效果,而會計電算化專業(yè)畢業(yè)生人員由于會計實際經驗相對比較少,既精通會計知識,又懂得電算化的復合型人才,無論在理論界還是在實務界都比較缺乏。因此,會計與計算機的復合型人才更是供不應求,直接影響會計電算化工作的開展。所以現(xiàn)在會計電算化專業(yè)人才缺乏也正是中小型企業(yè)實施會計電算化的一大困難。(三)會計電算化的內容不全面現(xiàn)在有些中小型企業(yè)認為完成會計電算化工作,就是只要建立會計系統(tǒng)或者是買到了會計系統(tǒng),會計電算化就是建立計算機會計系統(tǒng)的一個過程,然而會計系統(tǒng)是一個系統(tǒng)工程,整個會計電算化都包括了許多的內容,而不是將其中的某個部分理解就成為了會計電算化的全部。(四)會計電算化的整體性不高,是開展會計電算化工作的一個企業(yè)沒有認識到會計電算化是系統(tǒng)工程的特點,認為會計電算化就是一步到位的事情,就是做好其中的某部分工作,沒有全面的考慮到會計電算化的全面性,企業(yè)的會計電算化不僅要有會計系統(tǒng),還應該有完整的應用、分析各管理等系統(tǒng)。以上的這些因素是阻礙會計電算化在中小型企業(yè)中應用的主要原因。(五)會計電算化與其他部門的關系中小型企業(yè)認為會計電算化只是財務部門的電算化,與其他所有的部門都沒有關系。會計電算化代替了傳統(tǒng)的手工記賬,并能夠對信息進行分析,為管理部門決擇服務,與其他部門沒有緊密的聯(lián)系;同時更具缺少和外界企業(yè)事業(yè)單位的聯(lián)系和相互學習。四、會計要素的弊端(一)會計電算化的應用會計電算化隨著電子計算機技術的發(fā)展而產生,也必將隨著電子計算機技術的發(fā)展而逐步完善和不斷發(fā)展,會計管理已經融入到整個企業(yè)管理當中,會計電算化的內容也在不斷地發(fā)展,管理功能在不斷地增加,而且已經緊密地融入到企業(yè)的信息化進程中。會計電算化還不斷的采用最新的信息技術,系統(tǒng)結構的網絡化,系統(tǒng)功能不斷增強,我國會計電算化正由單項會計核算向全面核算發(fā)展,并且緊密地融入到整個企業(yè)的信息化進程中,信息結構將會全面網絡化,信息全面規(guī)劃的決策處理將實現(xiàn)全部智能化。(二)企業(yè)對會計電算化認識的改變,傳統(tǒng)的會計電算化觀念轉變,要求企業(yè)提高會計工作效率,對會計電算化提出了新的更我國會計電算化應用的起步較晚,許多中小型企業(yè)的思維觀念停滯不前,沒有能夠真正的認識到會計電算化的真正意義及其重要性。20世紀80年代由于計算機在我國不斷應用于各個領域,會計電算化是以電子計算機為主的現(xiàn)代信息技術,用電子計算機代替人工記賬、算報表,以及部分代替人工完成對信息的分析、預測、對策的過程,以提高財會管理水平和經濟效益,進而實現(xiàn)對會計工作的現(xiàn)代化,企業(yè)要認識到這些方面,及時轉變觀念,真正意義上認識會計電算化,要同時重視人才和電算化,要意識到會計電算化不單是核算工具和方法的轉變,也是對社會本身一次重大的變革,這次變革不僅減輕了會計人員的勞動強度,并且使會計人員有更多的時間用于企業(yè)管理工作,提高會計工作效率,為決策者提供可靠的數(shù)據,從而促進企業(yè)經濟的業(yè)務發(fā)展,提高整個會計工作水平。(三)對軟件系統(tǒng)的使用由于會計軟件必須在系統(tǒng)軟件的支持下才能運行,所以對于會計軟件的配置必須要對所有的會計從業(yè)人員進行對系統(tǒng)軟件的了解和應用;支持會計軟件運用的系統(tǒng)軟件主要包括操作系統(tǒng)、數(shù)據庫管理系統(tǒng)、編程的計算機語言等;購買商品化會計軟件,則其工作平臺,編程語言和數(shù)據庫系統(tǒng)已經確定,用戶只能選用相應的系統(tǒng)軟件。若自行開發(fā)電算化系統(tǒng),需要進行電算化規(guī)劃和系統(tǒng)需求分析認真選擇。(四)中小型企業(yè)要先開發(fā)后購買會計電算化軟件在中小型企業(yè)中對會計電算化的會計軟件配置要做到的事宜是;配置核算精確,功能完備、使用安全、操作簡便的會計軟件是中小型企業(yè)開展會計電算化工作不可缺少的必要條件之一,取得會計電算化軟件的途徑一般包括兩種方式:一是定點開發(fā);二是購置商品化會計軟件。一般中小型企業(yè)采取后一種比較方便。各個企業(yè)在購置會計軟件是要根據本企業(yè)電算化的實際情況和眼前的目標,選擇合適的會計軟件。選購軟件時只要考慮軟件的合法性、方便性、安全可靠性和售后服務可靠性及可擴展性等必要因素。(五)有多重購置模式會計電算化的硬件只要是計算機,而計算機硬件設備選擇的好壞就直接影響到今后會計電算化工作的質量和效率,計算機硬件設備有多重購置模式,要合理選擇硬件設備,首先必須合理選擇硬件的構成模式,硬件的構成重要由單機系統(tǒng)、多用戶系統(tǒng),各企業(yè)可以根據自己的實際情況和需求,選擇合適的硬件模式配置。在確定了硬件構成模式后,應考慮硬件配置的下一步具體硬件設備,具體硬件設備只要有CPU、內存和硬盤以及打印機、不間斷電源、空氣調節(jié)器、網絡設備和電源設備等其他會計電算化必要的硬件設施(六)中小型企業(yè)相關會計電算化人才缺乏,其造成的問題可以在企業(yè)中一個會計電算化是一項比較系統(tǒng)的過程,其不僅需要會計、計算機的專門人才,也需要既懂會計又懂計算機的復合型人才,涉及到財會部門和人員,還有企業(yè)內部各個部門和相關人員?？梢姼愫脮嬰娝慊瞬旁诠ぷ髋e中足輕重的地位,而會計電算化人才在現(xiàn)階段我國中小型企業(yè)中比較缺乏,