實物檔案管理課件

實物檔案管理

2013年檔案業(yè)務培訓11一、實物檔案及其作用實物檔案是指以物質實體為載體，反映本單位歷史真實面貌的特定物品。一般包括獎狀、獎杯、獎旗、印章、名人字畫、對外交流中收受的禮品（即公務活動紀念品）及單位發(fā)展中有紀念意義的物品等。實物檔案具有形體直觀、形狀多樣性，它直接反映了單位的發(fā)展和各方面工作取得的業(yè)績，不但具有較高的查考利用價值，而且具有良好的社會教育功能，是文書檔案的重要補充，按照國家有關規(guī)定，必須實行集中統(tǒng)一管理。2一、實物檔案及其作用2二、實物檔案的收集歸檔范圍及保管期限1、

榮譽類（獎品）實物檔案：本單位在重大政治、經(jīng)濟、科學文化、科研、教學、外事、體育等活動中獲得的市級以上（含市級）頒發(fā)的獎杯、獎狀、獎章、獎牌、證書、證章、錦旗、榮譽冊、光榮冊等。2、印章檔案：印章檔案是指國家機關、社會組織和個人在從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等社會活動中形成和使用過的印章，是一種具有特殊載體形態(tài)并在歷史研究、檔案考證、文物收藏和藝術鑒賞等方面有著特殊價值的檔案。機構變更或撤消、合并失效的印章，包括鋼印、銅印、膠印、木印等經(jīng)公安機關審批后制作的印章。3二、實物檔案的收集歸檔范圍及保管期限1、

榮譽類（獎品）實物3、名人字畫實物檔案：上級領導及社會知名人士為本單位的題詞、作畫。4、單位發(fā)展中有紀念意義的物品：企業(yè)生產(chǎn)的產(chǎn)品實物或單位成立以來的牌、匾、用具等。5、對外交往中收受的禮品實物檔案按其珍貴程度，保管期限定為永久或定期43、名人字畫實物檔案：上級領導及社會知名人士為本單位的題詞、三、

實物檔案的歸檔要求：1.

榮譽類（獎品）實物檔案一般應同時有批準單位要求填報的表格、批復等文字材料，此類材料按黨政文書材料歸檔。實物上未標明獲獎名稱的，應附說明，內容包括獲獎單位、獲獎時間、獲獎名稱及頒獎單位。5三、

實物檔案的歸檔要求：1.

榮譽類（獎品）實物檔案一般2.

印章檔案的歸檔要求各單位在啟用新印章的同時，應向本單位檔案室或有關部門移交停止使用的印章；檔案室及有關部門應及時向檔案館移交印章檔案或在移交文書檔案的同時移交印章檔案；各類機構、社會組織的印章由各級綜合檔案館進行收集、整理、保管。社會名人的印章在征得本人或親屬同意后由各級綜合檔案館進行征集、整理、保管，也可寄存、代管；不屬于歸檔范圍的印章可由各級綜合檔案館按規(guī)定寄存、代管。663.

字畫和禮品歸檔時應附清單及說明，內容包括物品名稱、收受時間、地點、事由、贈送人、接收人。清單一式兩份。4.

如發(fā)現(xiàn)認為有保留價值的、能反映單位發(fā)展歷程的物品，經(jīng)檔案室認定后，即可歸檔。73.

字畫和禮品歸檔時應附清單及說明，內容包括物品名稱、收四、

實物檔案歸檔時間和移交手續(xù)

1.

榮譽類實物檔案一般于次年六月底前向檔案室移交。印章、字畫、禮品可隨時向檔案室移交。2.

移交前，立卷部門要填寫移交目錄一式兩份，交接雙方各存一份備查。3.

如歸檔單位因特殊原因不能交付實物的，經(jīng)主管領導同意后應先將實物登記編號后方可在本部門暫存。8四、

實物檔案歸檔時間和移交手續(xù)

1.

榮譽類實物檔案一般五、實物檔案的分類整理與案卷排列（一）榮譽、字畫、禮品、物品等實物檔案的整理分類整理：實物檔案，按屬類分開整理，案卷排列按形成的時間先后進行排列，每個屬類歷年編一個大流水號。例如：1、榮譽類，98年獎旗6面，獎杯兩個，獎牌三塊，按形成的時間先后每件編一個流水號，99年又按時間續(xù)編。標簽填寫：榮譽類實物檔案每件要貼上標簽，標簽上要注明檔號（分類號-案卷號，比如Sw1-2,

一級類目實物載體:獎杯件號第2件9五、實物檔案的分類整理與案卷排列（一）榮譽、字畫、禮品、物品編制分類目錄：目錄一式二份，不同屬類的案卷目錄分開訂裝，在目錄夾封面寫上實物檔案。實物檔案分類目錄（榮譽類）

檔號獲獎單位授予部門榮譽稱號獲獎實物種類獲獎時間保管期限sw1-1XX市檔案局XX市政府雙文明先進單位獎牌20120118永久10編制分類目錄：目錄一式二份，不同屬類的案卷目錄分開訂裝，在目實物檔案分類目錄（禮品類）檔號禮品名稱贈送單位時間保管期限Sw7-111檔號禮品名稱贈送單位時間保管期限Sw7-111實物檔案分類目錄（字畫類）檔號責任者題名（字畫名稱）時間字畫規(guī)格保管期限Sw9-112實物檔案分類目錄檔號責任者題(二)印章檔案的整理1、整理原則：遵循形成規(guī)律，集中整理分類，區(qū)分保管價值，便于保管利用。2、質量要求：收集的印章應確保齊全、完整、真實。

整理印章檔案使用的材料應符合長久保管檔案的需要。這就要求清洗不同材質印章要選用適宜的清洗劑，標簽、紙張、裝具應是無酸的中性材料，書寫墨水應是不溶性和不退色的等等。13(二)印章檔案的整理133、整理步驟：共分九步。第一步：清洗編號。第二步：制作卡片。根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》的要求，卡片尺寸一般為12.5cmх7.5cm。按照一印一卡的方式，將印章逐一在著錄卡片上的左邊區(qū)域蓋制印模，在蓋有印模的卡片右上區(qū)域的第一排編制與其印章相同的臨時流水編號，第二排預留作為編制的正式檔號。示例：143、整理步驟：共分九步。14[蓋制印模區(qū)][臨時編號：][檔號：][考證內容：]15[蓋制印模區(qū)][臨時編號：]15第三步：鑒定考證。1、鑒定、考證印章的構成要素：通過查考印章啟用和機構變更等文書檔案及相關資料，研究印章邊款、印材和印紐，比較印章規(guī)格式樣和印文，對印章的文字和圖案內容、使用時間及真?zhèn)吻闆r進行考證?？甲C結果可直接記錄在卡片右上區(qū)域的第三排，文字內容較多，正面書寫不下時，可在卡片的背面接著書寫。2、劃分印章的保管期限：印章檔案的保管期限分為永久（代號YJ）和定期（15年，代號DQ）兩種。①對外行文使用的機構和組織法人及其辦事機構（辦公室）印章的保管期限為永久；反映本地各個歷史時期篆刻藝術成就的藝術印章的保管期限為永久。②其他內設機構和業(yè)務工作印章的保管期限為15年。③嚴重破損和一般事務性工作（收發(fā)文等）使用的無檔案保管價值的印章，不列入歸檔整理范圍。16第三步：鑒定考證。16第四步：分類排序。使用蓋有印模的卡片進行分類和排序。1、分類：各單位印章檔案在整理過程中，實用印章一般可根據(jù)印章檔案的年度、保管期限進行分類。藝術印章可按作者進行分類。2、排序：印章檔案按保管期限——分類號——枚號順序逐盒組織排列。相同保管期限、相同類別的實用印章，可按整理批次——機構（或人名字順）——形成時間順序組織排序；相同保管期限、相同類別的藝術印章，可按整理批次——作者（人名字順）——形成時間順序組織排序。17第四步：分類排序。使用蓋有印模的卡片進行分類和排序。17第五步：分揀裝盒。按照卡片分類排序的結果，對應臨時標簽流水號揀取印章，將相同保管期限、相同類別的印章，依印章排列順序逐一裝盒。裝盒時，可根據(jù)印章規(guī)格的不同，確定盒內存放印章的數(shù)量。印章檔案盒是特制有內襯活動式隔條的翻蓋檔案盒，間隔為可調節(jié)式，每盒最多能裝24枚，盒內印章一般按從左至右，從上至下的順序排放。印章裝盒后要編制備考表。其中“本盒印章情況說明”應填寫盒內印章檔案的數(shù)量、完整性及其他需要說明的情況。填好后將印章檔案備考表平放在盒內的印章上面。此外還要在印章檔案盒盒蓋封面、下側脊和背脊上如實填寫“保管期限”、“分類號”、“起止枚號”等項目。檔案盒上架適宜平置疊放，不能豎放。鋼印等特大型印章，可不裝盒，直接排列上架。18第五步：分揀裝盒。按照卡片分類排序的結果，對應臨時標簽流水號第六步：制作印模。1、使用材料：宣紙、平板紙、印泥臺、印泥、毛氈、壓條、墨、照相機等。2、制作要求：①蓋制印模使用的印章、工具和材料應保持清潔；②印泥臺和攪拌印泥的工具應使用非金屬材料（一般是塑料或有機玻璃或木質）；③蓋制印模使用的宣紙最好是事先裁切成A4型紙張大小，應平整地鋪放在墊有毛氈的桌面上。蓋制印模時，印章要放準位置，均勻用力，一次成型。按照管理、利用印章檔案的需要，可同時蓋制若干份印模，其中，按盒內印章排放順序蓋制的印模單置于盒內，其余可根據(jù)需要匯編成冊；④蓋出的印模要求印模工整、印文清晰、圖形完整、排列美觀；⑤對有邊款和特殊紐式的印章，可分別采用拓片和照相的方式對其進行復制和取樣，作為印模的有機組成部分，一同編輯；⑥鋼印可直接在80克以上平板紙上壓制印模。19第六步：制作印模。193、編輯印模：①印章檔案印模可采用手工或計算機兩種方法進行編輯。手工編輯印模應先策劃、編排后再蓋制；用計算機編輯印?？上仍谛埳仙w制印模，經(jīng)掃描數(shù)字化處理后再用計算機編輯。通過掃描形成的數(shù)字化印模應妥善保管，防止外泄。②放置在印章檔案盒內起目錄作用的印模單，采用A4型紙張（297mmх210mm）制作，印模在紙張上的排列方式應與該盒內印章檔案的排列方式一致，每個印模的下方應標注與之相對應的印章檔案的檔號。印模單應平放在盒內備考表的上面，即盒內的最上面。③用于對印章檔案進行檢索、研究，起管理、利用和宣傳介紹作用的印模，可根據(jù)需要編輯制作成各種專題印章檔案印模集或印譜。4、蓋制印模后的印章應重新清洗，晾干后再裝盒。203、編輯印模：20第七步：編制檔號。印章檔案整理完畢后應編制檔號，以固定排序位置。1、檔號結構：Sw6-1一級類目(實物)(載體:印章)件號第1件21第七步：編制檔號。印章檔案整理完畢后應編制檔號，以固定排序位印章枚號：根據(jù)印章檔案在最后一級類目中的排列順序，用阿拉伯數(shù)字按流水方式編制枚號。3、制作檔號：去掉印章上的臨時標簽（流水號碼），在印章執(zhí)柄或無邊款的外側處貼上寫有檔號的新標簽（尺寸能書寫下檔號即可）。另外，還要分別在盒內印模和卡片上編制檔號。22印章枚號：根據(jù)印章檔案在最后一級類目中的排列順序，用阿拉伯數(shù)第八步：編制檢索工具。印章檔案應同時編制手工和機檢兩種檢索工具。印章檔案保管目錄：印章檔案保管目錄保管期限：

分類號枚號印文（邊款）使用起止時間印材備注Sw6-423第八步：編制檢索工具。印章檔案應同時編制手工和機檢兩種檢索工枚號：印章的排列順序號印文（邊款）：“印文”填寫印章印面上的文字內容?！斑吙睢碧顚懹≌逻吙钪械奈淖謨热荩瑑啥藨幼A括號“（）”。無邊款的印章只填“印文”。示例：剿匪總兵關防（1651年制）使用起止時間：填寫印章啟用（或制作）和印章失效的時間。各用8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，中間用連接號“—”連接。時間無法確定的，用空格“□”表示。印材：填寫印章的制作材料，這個前面已經(jīng)介紹過了。值得注意的是，當印章的印面與執(zhí)柄分別采用不同材料制作時，只填寫印面的制作材料。備注：注釋對印章需要說明的情況。如與文書檔案及其他相關檔案的參見號等。24枚號：印章的排列順序號24⑵卡片和印模集：蓋制有印模的卡片和匯編成冊的印模集，經(jīng)標引檔號及相關檢索標識后，可組織成相應的印章檔案檢索工具。除了有與紙質印章檔案保管目錄同版本的電子目錄外，還要配有經(jīng)過對印章檔案掃描、編輯后形成的電子印模圖形。第九步：編制整理說明。印章檔案整理完畢后，都應該編制整理說明。記載印章檔案的來源、數(shù)量；介紹印章的內容、價值和完整情況；說明印章檔案整理的時間、方法。25⑵卡片和印模集：25六、實物檔案的保管1、實物檔案應按“分類號——順序號”上架排列，單獨存放。所用裝具不應對實物有任何不利影響。2、實物檔案的保管環(huán)境溫度為14℃～24℃，相對濕度為45％～60％，注意做好“九防”等工作，確保印章檔案的完整與安全。3、定期對實物檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題妥善處理。4、嚴格執(zhí)行實物檔案出入庫房登記制度，保證實物檔案不丟失。26六、實物檔案的保管26

七、實物檔案的利用

1、制定實物檔案利用審批制度，檔案工作人員不得違反規(guī)定擅自提供利用，保證實物檔案的利用安全。2