公司檔案管理制度

XXX有限公司總經(jīng)辦文件匯編版本號：V1.0發(fā)布/修訂日期：2014-3-15第頁公司檔案管理制度第一章總則1、為加強(qiáng)公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3、文件承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(文件內(nèi)的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。工作或項目結(jié)案后應(yīng)及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。檔案管理制度包括立卷歸檔制度等七項制度，是公司的工作制度，特別是檔案立卷歸檔制度，要求公司各部門必須要認(rèn)真落實執(zhí)行。第二章立卷歸檔制度為加強(qiáng)對公司的檔案管理，使檔案資料更好地為公司的建設(shè)及規(guī)范化管理服務(wù)，根據(jù)國家《檔案法》等有關(guān)管理的規(guī)定，特訂立本制度。1、公司指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的統(tǒng)一管理；2、檔案材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交部門經(jīng)理審閱后，交公司總經(jīng)辦統(tǒng)一歸檔；3、若一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文字材料、會議文件由主辦部門或人員收集，結(jié)案后統(tǒng)一交總經(jīng)辦存案。一、歸檔范圍：1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等；2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書（包括各類申報材料）；3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報；4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料；5、公司的各類設(shè)備的廠家提供的原始資料，公司建立的有關(guān)設(shè)備資料；6、本公司員工人事、勞動、工資、福利方面的文件材料；7、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音等。二、歸檔時間：1、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔（最短每月或最長每季交接一次），完成整理立卷后，移交檔案室歸檔；2、凡基建工程項目、應(yīng)用工程項目等，在項目完成后及時交檔案室歸檔；3、會計檔案在當(dāng)季度整理立卷后暫由財會部門保存，一年后交檔案室歸檔；4、檔案室須在次月底前完成本單位上季度文件資料的立卷歸檔工作。三、歸檔要求：1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用；2、歸檔的文件資料必須按規(guī)定的范圍完整、系統(tǒng)、成套，不得殘缺不全，歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整；3、歸檔的文件資料必須正確地反映本部門在各項工作中的真實內(nèi)容和歷史過程，符合形成規(guī)律；4、歸檔的文件資料應(yīng)采用原件，正式發(fā)文應(yīng)附按規(guī)定程序簽發(fā)的發(fā)文底稿；在歸檔的文字材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與初稿、定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。四、檔案整理：檔案管理部門在接到各部門檔案后要及時進(jìn)行整理，按照公司規(guī)定，結(jié)合公司部門及工作實際組卷。案卷質(zhì)量要求：1、組卷科學(xué)：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，和組卷目的要求，結(jié)合公司實際進(jìn)行合理組卷，做到分類適當(dāng)、問題單一、類型鮮明、年度不混、保管期限準(zhǔn)確；2、排列系統(tǒng)：卷內(nèi)文件資料按文件重要程度或形成時間的先后排列；3、編目合理：卷內(nèi)文件資料按照排列程序，依次在有字跡和圖表的頁面上編寫頁碼；4、格式規(guī)范：案卷封皮、卷內(nèi)目錄、備考表填寫齊全、準(zhǔn)確、案卷題名簡明確切、字跡工整、清晰、耐久，裝訂整齊美觀；5、歸檔的文件資料必須使用鋼筆(碳素或藍(lán)黑墨水)書寫，字跡工整、清晰、規(guī)范；6、歸檔的聲像資料應(yīng)用文字標(biāo)明對象、時間、地點、中心內(nèi)容和制作者；7、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的文件資料放在針對的最后一年立卷；8、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起（即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后）；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列；9、案卷封面和側(cè)面標(biāo)識，應(yīng)逐項按規(guī)定用標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計模式，統(tǒng)一字體電腦打?。?0、檔案資料由公司安排專人負(fù)責(zé)管理，應(yīng)注意防盜、防火、防蟲、防光。第三章檔案人員崗位責(zé)任制1、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本部門實際情況，制定本單位檔案管理各項規(guī)章制度；2、執(zhí)行和監(jiān)督執(zhí)行公司檔案管理的各項規(guī)章制度，制訂落實檔案管理規(guī)劃；3、負(fù)責(zé)收集整理和保管本機(jī)關(guān)各門類檔案，修訂完善公司歸檔制度，做到收集齊全、整理科學(xué)、保管安全；4、開展檔案統(tǒng)計、鑒定、銷毀和保密工作；5、編制檔案檢索工具，匯編檔案參考資料，積極主動提供檔案資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策和公司各項工作服務(wù)；6、認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)，努力提高樣式管理科學(xué)化、現(xiàn)代化水平。第四章檔案保管制度1、根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，公司所有檔案實行集中統(tǒng)一管理，做到專人專柜，公司檔案任何人不得據(jù)為己有；2、檔案保管必須配置專用檔案柜。對發(fā)生褪變和破損的檔案要采取補(bǔ)救措施，確保檔案的完整與安全；3、定期對室藏檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查，作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報，采取適當(dāng)措施保護(hù)檔案安全；4、保持檔案室的清潔，禁止存放其他雜物，禁止吸煙，庫房內(nèi)非檔案人員，一律不得入內(nèi)；5、做好檔案收集工作，按規(guī)定向檔案室移交檔案，年底盤存，做到目錄與室藏檔案相符；6、嚴(yán)格檔案的出入手續(xù)，做好日常借閱利用登記，檔案人員調(diào)離崗位時，必須在辦完移交手續(xù)后方能離崗。第五章檔案保密制度1、經(jīng)常學(xué)習(xí)《保密法》，加強(qiáng)保密教育，增強(qiáng)保密觀念，自覺保守公司商業(yè)機(jī)密。2、做好檔案資料密級劃分和保管期限的確定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄錄、復(fù)制、翻拍檔案材料；3、不得在公共場所閱讀、談?wù)摍n案保密內(nèi)容，不得在普通電話、投稿和私人通信中涉及保密內(nèi)容；4、公司人員應(yīng)做到不該看的不看，不該說的不說，不該聽的不聽，不該記的不記；5、根據(jù)不同密級程度確定不同的利用對象和利用范圍，保密材料只限閱文室內(nèi)查閱，涉密材料不得進(jìn)入編研范圍；6、剔除、銷毀文件，應(yīng)經(jīng)鑒定批準(zhǔn)，有二人參加監(jiān)銷。嚴(yán)禁將剔除文件材料賣給廢品站，嚴(yán)禁發(fā)生失泄密事件，違者依法追究責(zé)任。第六章檔案利用制度1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)；2、檔案借閱的最長期限為兩周，用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)，對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，在當(dāng)月未交回的將停發(fā)借閱人的當(dāng)月工資，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用；3、必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任；4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制；5、必須愛護(hù)檔案，保持整潔，查閱檔案資料，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等涂改、折疊或作其它標(biāo)記；嚴(yán)禁污損、拆裝、抽頁、裁剪等破壞檔案行為；6、利用者必須在閱覽室內(nèi)查閱檔案資料，非經(jīng)批準(zhǔn)不得帶出室外，查閱完畢，檔案工作人員要嚴(yán)格進(jìn)行清點、核對、辦理相關(guān)手續(xù)；7、做好利用登記和利用效果登記。第八章檔案統(tǒng)計制度1、檔案統(tǒng)計工作應(yīng)堅持實事求是的原則，做到及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、真實，不得虛報、瞞報和偽造；2、建立各門類檔案統(tǒng)計臺帳，堅持日常登記，及時填寫基本檔案數(shù)據(jù)和報表。第九章檔案移交制度1、在歸檔范圍內(nèi)接收公司各部門檔案資料，時間為每季度末前接收上季度應(yīng)歸檔的檔案資料，重大活動和重要文件為辦理完畢后隨時歸檔；2、對散存于個人手中的對公司工作有保存價值的檔案資料隨時接收；3、公司檔案由各部門整理規(guī)范后向檔案室移交，并編制檔案檢索工具一式三份與檔案一同移交檔案室