成文信息控制程序

成文信息控制程序1目的對(duì)質(zhì)量管理體系所需成文信息的編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、作廢、保留等活動(dòng)進(jìn)行控制，始終保持成文信息的充分性、適宜性、協(xié)調(diào)性、有效性和可追溯，確保質(zhì)量管理體系運(yùn)行的各個(gè)場(chǎng)所都能獲得適用成文信息。2范圍本程序規(guī)定了公司質(zhì)量管理體系運(yùn)行過(guò)程形成文件信息的控制要求。本程序適用于除軟件文檔外所有質(zhì)量體系管理文件及資料的控制。3職責(zé)1） 質(zhì)量部門負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系成文信息的管理；2） 技術(shù)部門負(fù)責(zé)管理圖樣、技術(shù)文件；3） 外來(lái)文件由接收部門負(fù)責(zé)管理。4工作程序4.1成文信息的分類與格式5.1.1成文信息分為內(nèi)部文件和外來(lái)文件兩類信息，公司質(zhì)量管理體系內(nèi)部文件分三層：一層為質(zhì)量手冊(cè)；二層為程序文件；三層為作業(yè)指導(dǎo)書、管理辦法、規(guī)范及記錄等信息。5.1.2創(chuàng)建各類體系文件的格式要求：文本主標(biāo)題和副標(biāo)題為黑體字，行距為1.5倍行距，小標(biāo)題及正文首行縮進(jìn)2字符。5.2成文信息的標(biāo)識(shí)5.2.1成文信息標(biāo)識(shí)的職責(zé)質(zhì)量管理體系文件和記錄的標(biāo)識(shí)由質(zhì)量部門按公司標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)；技術(shù)文件的標(biāo)識(shí)，歸檔文件由技術(shù)部門按公司檔案分類大綱編號(hào)，其中設(shè)計(jì)文件由標(biāo)準(zhǔn)化人員按《技術(shù)文件編號(hào)作業(yè)指導(dǎo)書》的規(guī)定進(jìn)行標(biāo)識(shí)；外來(lái)文件依照歸口管理的原則，由歸口管理部門按規(guī)定對(duì)文件標(biāo)識(shí)。5.2.2質(zhì)量管理體系文件的標(biāo)識(shí)規(guī)則質(zhì)量手冊(cè)的標(biāo)識(shí)規(guī)則：QB/XXX01XXXXA-2021—分節(jié)號(hào)及發(fā)布年代號(hào) 版本號(hào) 條款號(hào) 質(zhì)量體系文件層級(jí)代號(hào) 企業(yè)代號(hào) 企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)b）程序文件的標(biāo)識(shí)規(guī)則:QB/XXX02XXXXXA版本號(hào)條款號(hào)及流水號(hào)質(zhì)黑體系文件層級(jí)代號(hào)企業(yè)代號(hào)企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)c）作業(yè)指導(dǎo)文件的標(biāo)識(shí)規(guī)則：QB/XXX03XXXXXA一版本號(hào) 條款號(hào)及流水號(hào) 質(zhì)吊體系文件層級(jí)代號(hào) 企業(yè)代號(hào) 企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)d）質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)規(guī)則：CJL或TJLXXX-01條款號(hào)體系質(zhì)量記錄代號(hào)產(chǎn)品質(zhì)量記錄代號(hào)5.2.3外來(lái)文件的標(biāo)識(shí)規(guī)則外來(lái)文件和資料由接收部門對(duì)其進(jìn)行標(biāo)識(shí)、登記并辦理歸檔，標(biāo)識(shí)規(guī)則采用外來(lái)文件和資料的名稱、編號(hào)或文號(hào)。5.3成文信息的編制創(chuàng)建、審核、批準(zhǔn)成文信息的編制創(chuàng)建、審核，依照歸口管理的原則，由各主管部門編制，經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽，由部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核其適用性，并批準(zhǔn)實(shí)施。重要的、涉及面廣的質(zhì)量管理體系成文信息（如質(zhì)量方針、目標(biāo)等），由最高管理者審批。圖樣和技術(shù)文件按《技術(shù)成文信息控制程序》規(guī)定執(zhí)行，確保圖樣、技術(shù)文件協(xié)調(diào)一致、現(xiàn)行有效。當(dāng)成文信息的充分性與適宜性發(fā)生變化時(shí)，由有關(guān)部門提出對(duì)成文信息進(jìn)行評(píng)審與更新的申請(qǐng)，依據(jù)原審批程序再次批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。5.4文件的歸檔、分發(fā)和控制成文信息的歸檔應(yīng)依照確保文件協(xié)調(diào)一致、現(xiàn)行有效、及時(shí)歸檔的原則，要確保文件清晰、易于識(shí)別。a） 質(zhì)量管理體系文件由質(zhì)量部門負(fù)責(zé)印制、存檔和管理，根據(jù)工作需要，質(zhì)量部門負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件的登記、編號(hào)并分發(fā)至有關(guān)部門，使用部門負(fù)責(zé)對(duì)使用的質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行控制，保證所有場(chǎng)所使用的文件是現(xiàn)行有效的版本，作廢的質(zhì)量管理體系文件由質(zhì)量部門負(fù)責(zé)及時(shí)從使用現(xiàn)場(chǎng)收回，并按作廢文件的處理規(guī)定進(jìn)行處理，如果文件丟失，文件使用者應(yīng)立即填寫《文件發(fā)放申請(qǐng)單》經(jīng)文件所屬部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，質(zhì)量部門負(fù)責(zé)重新登記補(bǔ)發(fā)，原分發(fā)號(hào)作廢；技術(shù)文件由產(chǎn)品課題負(fù)責(zé)人按《技術(shù)文件控制程序》的要求負(fù)責(zé)歸檔，技術(shù)文件及檔案管理部門負(fù)責(zé)保管存檔。技術(shù)部門根據(jù)工作需要，擬定文件發(fā)放清單，登記后發(fā)放。技術(shù)部門負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)文件的編制和使用進(jìn)行控制，保證所使用的技術(shù)文件現(xiàn)行有效；外來(lái)的技術(shù)文件，如顧客提供的圖紙、技術(shù)要求標(biāo)準(zhǔn)等，收文部門應(yīng)及時(shí)通知技術(shù)部門歸檔至文件控制和歸檔管理部門，并通知有關(guān)部門查閱或借閱。5.5 過(guò)程記錄質(zhì)量管理體系運(yùn)行過(guò)程記錄分為體系質(zhì)量記錄和產(chǎn)品質(zhì)量記錄兩類。各部門負(fù)責(zé)編制體系運(yùn)行過(guò)程所需的樣表并報(bào)質(zhì)量部門備案，質(zhì)量部門負(fù)責(zé)編制《質(zhì)量記錄總目錄》，每年度發(fā)布一次，并歸檔保存。當(dāng)增加記錄或更改記錄樣表時(shí)應(yīng)及時(shí)報(bào)質(zhì)量部門，便于及時(shí)更新質(zhì)量記錄總目錄，以保持記錄的有效使用。質(zhì)量記錄一般保存期限為5年。如顧客有特殊要求的，按合同中規(guī)定的記錄保存期限執(zhí)行，同時(shí)應(yīng)滿足國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，其中產(chǎn)品質(zhì)量記錄保存期限與產(chǎn)品壽命周期相適應(yīng)，技術(shù)部門應(yīng)在設(shè)計(jì)開發(fā)時(shí)在輸出文件中予以明確產(chǎn)品壽命周期。a)各類質(zhì)量記錄的具體保存期限在《質(zhì)量記錄總目錄》中進(jìn)行規(guī)定，保存期滿后按5.6條款執(zhí)行;質(zhì)量記錄應(yīng)能提供產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程的完整的質(zhì)量證據(jù)。在產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的各階段形成的各種記錄要齊全，記錄的內(nèi)容應(yīng)完整，所規(guī)定的記錄項(xiàng)目不應(yīng)有缺漏；產(chǎn)品記錄應(yīng)能清楚地證明產(chǎn)品滿足規(guī)定要求的程度；記錄應(yīng)有簽署放行的責(zé)任人姓名或蓋專用印章或簽名；記錄不允許更改；各歸口部門的質(zhì)量記錄要指定專人保管，應(yīng)貯存在通風(fēng)、干燥的環(huán)境下，防止變質(zhì)和丟失，并建立帳目，便于存取和檢索；質(zhì)量記錄因工作需要，經(jīng)歸口部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以查閱，一般不外借。特殊情況需借出時(shí)，填寫《質(zhì)量記錄借閱申請(qǐng)單》經(jīng)主管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。合同要求時(shí)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)質(zhì)量記錄可提供給顧客或其代表查閱。5.6成文信息的更改、換版及作廢處理5.6.1文件的更改5.6.1.1質(zhì)量管理體系文件的更改根據(jù)實(shí)際工作需要，公司有關(guān)部門或人員對(duì)質(zhì)量管理體系文件都可以提出更改、修改、修訂或補(bǔ)充的建議，更改方式可采用修訂換頁(yè)、增加頁(yè)等方式，文件更改部分使用斜體字，便于識(shí)別。質(zhì)量管理體系文件的更改由更改提出部門填寫《成文信息更改申請(qǐng)單》，經(jīng)原文件審批程序批準(zhǔn)后，由質(zhì)量部門負(fù)責(zé)更改并下發(fā)《成文信息更改通知單》至相關(guān)部門。5.6.1.2圖樣、技術(shù)文件的更改按《技術(shù)文件信息控制程序》和《產(chǎn)品和服務(wù)的設(shè)計(jì)開發(fā)更改控制程序》執(zhí)行。5.6.2成文信息的換版文件經(jīng)多次更改或內(nèi)容更改較多時(shí)，文件應(yīng)換版，重新印制，以保證文件便于識(shí)別和檢索。換下的質(zhì)量管理體系文件，由質(zhì)量部門按規(guī)定辦理《成文信息銷毀記錄表》進(jìn)行銷毀，需保留的，加“作廢”標(biāo)記后保留。5.6.3作廢成文信息的處理作廢文件由文件歸口管理部門及時(shí)從使用處收回，辦理審批手續(xù)，填寫《成文信息銷毀登記表》，并作銷毀處理；保存期滿的質(zhì)量記錄由各歸口部門辦理審批手續(xù)，填寫《成文信息銷毀登記表》，并作銷毀處理，涉及國(guó)家秘密成文信息或載體的處理應(yīng)按公司《保密管理制度》執(zhí)行。需要保留的作廢文件應(yīng)有“作廢”標(biāo)記，并與有效文件分開保存。5.6