會展項(xiàng)目策劃書

XWWXWW201501810/162016上海第一屆國際金屬切削機(jī)床展展會工程籌劃書編制機(jī)構(gòu)： 上海XWW展務(wù)編制日期： 2015年3月31日名目TOC\o“1-2“\h\z\u\l“_TOC_250025“環(huán)境分析 3\l“_TOC_250024“宏觀環(huán)境分析 3\l“_TOC_250023“微觀環(huán)境分析 3\l“_TOC_250022“行業(yè)分析 3\l“_TOC_250021“SWOT分析 4\l“_TOC_250020“2.0概述 5\l“_TOC_250019“展會價格及初步預(yù)算方案 6\l“_TOC_250018“展位收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 6\l“_TOC_250017“預(yù)算支出 6\l“_TOC_250016“預(yù)算收入 6\l“_TOC_250015“盈虧平衡分析 6\l“_TOC_250014“資金來源 6\l“_TOC_250013“4.0展會工作分工 7\l“_TOC_250012“5.0招展打算 7\l“_TOC_250011“6.0展會招商打算 9\l“_TOC_250010“宣傳推廣打算 10\l“_TOC_250009“展會宣傳推廣打算 10\l“_TOC_250008“廣告投入與投放 11\l“_TOC_250007“8.0籌備進(jìn)度打算 11\l“_TOC_250006“9.0會展效勞商安排打算 12\l“_TOC_250005“開幕和現(xiàn)場治理打算 13\l“_TOC_250004“開幕式打算 13\l“_TOC_250003“現(xiàn)場治理 14\l“_TOC_250002“11.0期間舉辦的相關(guān)活動打算 15\l“_TOC_250001“12.0展會結(jié)算打算 16\l“_TOC_250000“13.0總結(jié) 16環(huán)境分析宏觀環(huán)境分析2015201535造強(qiáng)國。325陸空天裝備等十大領(lǐng)域，制造業(yè)轉(zhuǎn)型升級的大突破、大提速馬上開放。微觀環(huán)境分析會輻射到了全球，優(yōu)越的交通設(shè)施讓展會參觀更加便利。40%～60%。參與金屬切削機(jī)床展是該行業(yè)最高效的營銷方式。行業(yè)分析精度萬能磨床和坐標(biāo)磨床等。1銑中心、大型數(shù)控磨齒機(jī)、曲軸鏜銑床、大型曲軸車銑中心和曲軸磨床等。240%左右。汽車制造業(yè)需求大批高效、慢走絲高性能、雕刻機(jī)、數(shù)控機(jī)床和柔性生產(chǎn)線。3慢走絲機(jī)床護(hù)罩鏜銑加工中心、雕刻機(jī)、齒輪加工機(jī)床等。4床護(hù)罩大型數(shù)控車床、葉根槽專用銑床和葉片數(shù)控加工機(jī)床等。5色金屬冶煉生產(chǎn)規(guī)模近年來穩(wěn)定快速遞增。6SWOT優(yōu)勢(Strength):全國以金屬切削機(jī)床展為主題的較少。商數(shù)量巨大。網(wǎng)絡(luò),閱歷豐富，實(shí)力雄厚。僅舉辦國際大型展會就達(dá)二十五次之多。國家、行業(yè)相關(guān)協(xié)會、上海市政府，對于展會大力支持。劣勢(Weakness) ：16影響力缺乏。時機(jī)(Opportunity)：政策紅利，金屬切削機(jī)床市場需求巨大。突。威逼〔Threat〕 ：〔1〕一樣展會，將會對上海第一屆國際金屬切削機(jī)床展起到肯定的影響。2.0概述會展名稱：2016上海第一屆國際金屬切削機(jī)床展429展會階段 日期 時間 特記事項(xiàng)布展期 2016.04.20～2016.04.24 8：30～18：00 展出期

2016.04.25～2016.04.29 8：30～18：002016.04.25～2016.04.29 觀眾9：00～18：00

撤展期 2016.04.30～2016.05.01 8：30～18：00E3、E4、E5〕6機(jī)械金屬工業(yè)協(xié)會、上海市人民政府國際展會的展覽面積：60000平方米展位數(shù)量：3730個估量參展單位：1500家估量參觀觀眾：25人國的金屬切削機(jī)床行業(yè)推向全世界。鏜床、電加工機(jī)床、線切割機(jī)床、激光加工設(shè)備等。機(jī)床附件：組合夾具、機(jī)床工具、數(shù)控系統(tǒng)及其它配件等。銅料等?！踩小矈A〕具、3R系統(tǒng)、CAD/CAE/CAM軟件、測量儀器、衡器、磨具磨料、切割液、潤滑油、脫模劑等。制造業(yè)信息化解決方案等。2015330展會價格及初步預(yù)算方案展位收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)收費(fèi)國內(nèi)：光地〔18〕1,200/平米標(biāo)展〔9平米起〕 /平米標(biāo)準(zhǔn)國外：光地〔18〕2,000/平米標(biāo)展〔9平米起〕 /平米下表為統(tǒng)一折扣〔另差異折扣、特別折扣、位置折扣三種折扣方式按實(shí)際操作〕標(biāo)準(zhǔn)展位數(shù)量(9m2)優(yōu)待≤20%3～55%6～810%9～1015%≥1020%展位折扣預(yù)算支出展位折扣場地租金支出 和運(yùn)營

廣告費(fèi) 公關(guān)費(fèi) 人員酬勞 稅收 不行預(yù)算 合計600萬 800萬 200萬 160萬 200萬 300萬 2260萬預(yù)算收入展位費(fèi)展位費(fèi)廣告收入贊助合計收入4834200605094招展打算：國外30%，國內(nèi)70%，3730*9*〔1200*70+2000*30〕/100*90%=4834盈虧平衡分析5092萬–預(yù)算總支出2260萬=2834資金來源公司自籌解決。編號人員XX編號人員XX趙大錢二孫三李四周五吳六工作名稱12立項(xiàng)PS審批PS3設(shè)計方案SP4宣傳推廣PS5招展PS6招商SP7效勞培訓(xùn)SP8開幕式SP9展期保障SP10展后工作SPP(president)---主要負(fù)責(zé)人S(service)---次要負(fù)責(zé)人5.0招展打算了又反過來促進(jìn)招展的成功。招展和招商做的不是銷售，而是營銷。序號展會招展打算責(zé)任擔(dān)當(dāng)完成時間1建立目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫錢二2015.05.172依據(jù)產(chǎn)業(yè)分布特點(diǎn)，劃分招展重點(diǎn)地區(qū)錢二2015.05.173展區(qū)和展位劃分周五2015.05.174招展價格確定工程經(jīng)理部2015.05.175招展預(yù)算工程經(jīng)理部2015.05.176編制招展函、參展手冊李四2015.05.247招展代理確實(shí)認(rèn)錢二2015.05.248公布信息，招展進(jìn)展李四2015.11.309準(zhǔn)時評估招展效果工程經(jīng)理部2015.05.24(1)建立目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫,通過各種渠道收集信息。(1)建立目標(biāo)參展商數(shù)據(jù)庫,通過各種渠道收集信息?！蛐袠I(yè)企業(yè)名錄行業(yè)企業(yè)名錄政府主管部門同類展會專業(yè)媒體：專業(yè)報刊、行業(yè)會刊、專業(yè)網(wǎng)站◎◎◎黃頁黃頁◎2.依據(jù)產(chǎn)業(yè)分布特點(diǎn)，劃分招展重點(diǎn)地區(qū)。3.展區(qū)和展位劃分。4.招展價格確定。5.招展預(yù)算。2.依據(jù)產(chǎn)業(yè)分布特點(diǎn)，劃分招展重點(diǎn)地區(qū)。3.展區(qū)和展位劃分。4.招展價格確定。5.招展預(yù)算。6.編制招展函、參展手冊?！騼?nèi)容描述有吸引力。◎言簡意賅，目的明確?！蛎烙^大方?！虮阌卩]寄和攜帶。7.招展代理確實(shí)認(rèn)展會、會議等相關(guān)領(lǐng)域的業(yè)務(wù)流程。通常需具備的條件如下：多年籌劃承辦大型公益活動的豐富運(yùn)作閱歷。與官方政府部門良好的互動關(guān)系。資深的專業(yè)工作人員。豐富的市場資源。精良的自備專業(yè)制作公司招展進(jìn)展跟蹤訪問：找準(zhǔn)負(fù)責(zé)人上門訪問，朋友介紹等?！?%1075%的比例分布〕。使用文書：工程邀請函、展位確認(rèn)書、參展商指南準(zhǔn)時評估招展效果。6.0展會招商打算方式。上海第一屆國際金屬切削機(jī)床展的專業(yè)觀眾的范圍集中在生產(chǎn)廠家、貿(mào)易商、船舶制造、汽車工業(yè)、軍工制造、發(fā)電設(shè)備、冶金設(shè)備等六大產(chǎn)業(yè)是則重點(diǎn)目標(biāo)觀眾。具體操作細(xì)則如下：確定主要負(fù)責(zé)招商的人員名單，明確其主要任務(wù)是進(jìn)展展會招商而不是招展；明確各招商人員負(fù)責(zé)招商的地區(qū)范圍和重點(diǎn)目標(biāo)觀眾；制定各招商人員的信息溝通和工作協(xié)調(diào)方法；對重點(diǎn)目標(biāo)觀眾要制定統(tǒng)一的接待安排打算。通過媒體可以間接招來一些參觀商1~2周，承辦單位組織招商工作，比方出差到二級市場進(jìn)展專業(yè)觀眾的組織；發(fā)短信息邀請；打邀請。序號展會招商打算責(zé)任擔(dān)當(dāng)完成時間1確定主要負(fù)責(zé)招商的人員名單工程經(jīng)理部2015.05.172明確招商人員負(fù)責(zé)范圍和重點(diǎn)目標(biāo)觀眾工程經(jīng)理部2015.05.243制定信息溝通和工作協(xié)調(diào)方法工程經(jīng)理部2015.05.314制定重點(diǎn)目標(biāo)觀眾統(tǒng)一的接待打算李四2015.06.075各種途徑招商的宣傳李四2016.03.316招商工作的長期開展李四2016.04.207主要招商工作進(jìn)展〔展期前兩周時間〕李四2016.04.208準(zhǔn)時評估招商效果工程經(jīng)理部2015.05.24招商的過程中將遵循兩個原則：招商的過程中將遵循兩個原則：〔1〕“上帝之上帝”理論：即展覽公司在租用展館辦展時，是展覽館的“上帝”；廠商“上“上帝”，所以做好觀眾的邀請和效勞工作是招商工作的核心。企事業(yè)單位負(fù)責(zé)人)、經(jīng)辦層(經(jīng)貿(mào)業(yè)務(wù)、科技、情報等人員，他們帶有肯定的任務(wù)要在展覽會上進(jìn)展經(jīng)濟(jì)貿(mào)易和技術(shù)溝通活動)和潛在層(指一般參觀者)，三者呈金字塔型。上兩層統(tǒng)稱貿(mào)易觀眾，決策層對展品的選購或工程的開發(fā)合作具有打算權(quán)，經(jīng)辦層人員對展品或工程有推舉權(quán)或承辦權(quán)，主辦單位邀請的重點(diǎn)是這兩層貿(mào)易觀眾。一般觀眾也并非完全是無關(guān)人員。瞄準(zhǔn)決策層、留住經(jīng)辦層、爭取潛在層，這些都是招商工作的重點(diǎn)。宣傳推廣打算展會宣傳推廣打算序號宣傳推廣打算責(zé)任擔(dān)當(dāng)完成時間1宣傳推廣資金進(jìn)展預(yù)算工程經(jīng)理部2015.05.102錢二2015.05.173會展籌劃宣傳推廣資料預(yù)備孫三2015.05.244會展籌劃宣傳推廣渠道錢二2015.05.245會展籌劃宣傳信息推廣錢二2015.05.17-2016.04.296準(zhǔn)時評估宣傳推廣效果工程經(jīng)理部2015.05.17展會宣傳推廣打算按上表步驟開展：展會宣傳推廣打算按上表步驟開展：〔1〕l5％〔2〕期宣傳推廣籌劃的目標(biāo)偏重于招展，而后期則偏重于招商?！?〕展前預(yù)覽、產(chǎn)品報道、參觀指南、展期聞、展會回憶等?！?〕會展籌劃宣傳推廣的重要渠道為了提高宣傳推廣的效果，在進(jìn)展籌劃時需要各種渠道，準(zhǔn)時地公布真實(shí)和豐富的會展信息?！?〕會展籌劃宣傳需要推廣的信息宣傳推廣信息籌劃目的在于確定會展的宣傳推廣需要向外界傳遞怎樣的信息?！?〕準(zhǔn)時評估宣傳推廣的效果。廣告投入與投放〔1〕廣告投入明細(xì)投入時間占總宣傳費(fèi)用比〔1〕廣告投入明細(xì)投入時間占總宣傳費(fèi)用比投入方式工程開頭〔前兩個月〕10%～20%專業(yè)媒體三個月左右30%～40%主要專業(yè)媒體投入，少量群眾媒體投入開展前一個月40%20%的群眾媒體，20%的專業(yè)媒體〔2〕廣告投放明細(xì)投放形式投放時間投放內(nèi)容戶外廣告投放形式投放時間投放內(nèi)容戶外廣告以及展會期間主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等雜志報紙媒體廣告招展期間進(jìn)展主要是專業(yè)雜志媒體和群眾雜志媒體等〔1〕〔1〕12◎設(shè)定目標(biāo)，會議/展覽的日期、地點(diǎn)、主題以及形式?！蜻M(jìn)展實(shí)地考察?！蛟O(shè)定初步預(yù)算?！蚴占瘏⒄股堂??！蛟O(shè)定注冊費(fèi)用及政策?！蚨x促銷戰(zhàn)略。1111〔2〕◎安排保險責(zé)任范圍?！蛟O(shè)計會標(biāo)及平面主題?！蜻x擇展會效勞承包商?！虼_定展覽場地租金。9-109-10〔3〕◎邀請并確定關(guān)鍵演講者?！蛘{(diào)整展會建筑平面圖。7-87-8〔4〕◎預(yù)備其次份促銷單，并發(fā)送給意向客戶。4-64-6〔5〕◎預(yù)備第三份促銷單，并發(fā)送給意向客戶。2-32-3〔6〕◎調(diào)整預(yù)算?！蛟诋?dāng)?shù)亟y行賬戶?！蛲瓿蓵h時間表和房間安排?！蛑谱鞑⒓某鰠⒄股绦谥改??！虼_定會場的工作人員需求?！虼_定安全需求?！蛴嗁彆鏊璧霓k公及通訊設(shè)備?！蛴嗁彉?biāo)牌?！蚓庉媴⒄股堂?。116〔7〕◎打印會議指南?！虼蛴」ぷ魇謨?。開會前3周到會議當(dāng)日開會前3周到會議當(dāng)日〔8〕◎搭建現(xiàn)場辦公室?！虬b并存放會議材料?！蝾A(yù)備注冊信息包?！蜻M(jìn)展會前現(xiàn)場預(yù)備。會后◎現(xiàn)場治理睬議。會后〔9〕◎包裝并存放材料?！蜇攧?wù)核對?！蛟u估執(zhí)行狀況。9.0會展效勞商安排打算專業(yè)效勞的承包商或被托付方。本次展會以下工作需委外效勞商完成：◎ 秘書禮儀類效勞。◎ 安全保衛(wèi)類效勞?！?設(shè)計安裝類效勞?！?物品租賃類效勞?！?運(yùn)輸倉儲類效勞?！驈V告宣傳類效勞?！蚝笄诒Ｕ项愋?。優(yōu)選聘。會展效勞商選擇的根本細(xì)則◎ 個人閱歷◎ 便利程度◎ 有無推舉和聲譽(yù)◎ 對展覽場地的生疏狀況◎ 現(xiàn)有資源◎ 無形產(chǎn)品會展效勞商治理的主要內(nèi)容◎ 明確效勞工程的責(zé)任人。◎ 抓住效勞的工程治理?！?留意效勞工程縱向與橫向的連接性。開幕和現(xiàn)場治理打算開幕式打算〔1〕時間20164259:30-10:30〔2〕地點(diǎn)上海國際博覽中心南大廳〔3〕基調(diào)喧鬧、精彩、莊重、大氣〔4〕主持人〔待定〕擬邀人員 上海市主管機(jī)械工業(yè)政府官員主辦承辦協(xié)辦支持單位領(lǐng)導(dǎo)參展單位代表，各大聞媒體記者等共約300人?！病?〕主要程序時間內(nèi)容8:309:30-9:50領(lǐng)導(dǎo)、貴賓及媒體記者等入場、簽到。9:50-10:00引導(dǎo)參與開幕式的領(lǐng)導(dǎo)、貴賓步入主席臺。10:00-10:05 中國機(jī)械工業(yè)協(xié)會理事長〔暫定〕宣布開幕式開頭，介紹與會領(lǐng)導(dǎo)、貴賓、媒體。10:05-10:10 中國中國有色金屬工業(yè)協(xié)會理事長〔暫定〕致開幕辭。10:10-10:22 XXX；〔13〕。10:22-10:24 10:24-10:27 在音樂聲中，主持人念倒計時，致辭嘉賓做開幕剪彩。10:27-10:30 展會正式開頭，引導(dǎo)出席開幕式的領(lǐng)導(dǎo)、貴賓、媒體等步入展館。10:30開幕式完畢，觀眾入場，展覽正式開頭。會場布置組委會負(fù)責(zé)的主要工作：◎開幕儀式流程設(shè)計與確認(rèn)；◎開幕儀背景板設(shè)計方案確認(rèn)；◎嘉賓選擇邀請、接待及禮品預(yù)備；◎主持人、翻譯確認(rèn)與安排；◎儀式現(xiàn)場布置方案確認(rèn)；◎儀式現(xiàn)場播放的音樂曲目選定；◎儀式現(xiàn)場講話稿撰寫；◎協(xié)調(diào)確定致辭嘉賓、商定致辭內(nèi)容等；◎主席臺站位安排，貴賓室座位安排、臺簽與物料擺放。效勞商負(fù)責(zé)的主要工作：◎按協(xié)會確定的方案完成背景、地臺搭建及開幕式現(xiàn)場布置；◎落實(shí)開幕式所需的各種物料預(yù)備；◎協(xié)作協(xié)會完成現(xiàn)場的各項(xiàng)組織工作?，F(xiàn)場治理，展會期間的現(xiàn)場治理是格外關(guān)鍵的環(huán)節(jié)?，F(xiàn)場治理的內(nèi)容◎觀眾登記和入場治理◎博覽會現(xiàn)場廣告治理◎?qū)⒄股痰男袨橹卫怼虬踩卫怼蚪煌?、物流治理◎餐飲治理◎證件治理◎參展商和觀眾投訴處理◎聞治理◎?qū)W問產(chǎn)權(quán)保護(hù)工作◎現(xiàn)場保潔治理◎展覽會運(yùn)輸代理商治理◎配套效勞治理◎?qū)I(yè)觀眾入場治理◎?qū)I(yè)觀眾的效勞治理現(xiàn)場治理的原則◎找出可能消滅的問題并作周密分析◎努力在不確定因素里找出盡量確定的因素◎要有預(yù)案和預(yù)備力氣◎使用效勞商外包效勞，進(jìn)展監(jiān)控◎指定專人在特地時間負(fù)責(zé)專項(xiàng)工作，明確分工、職責(zé)清楚?！蛑攸c(diǎn)工作，實(shí)行雙重核查制度?！蛑匾晫εR時人員的崗前培訓(xùn)。秩序，安排人群有秩序地參觀、購置及詢問，進(jìn)展以下安排：◎保安人員的安排：在展覽會入口、出口設(shè)置保安人員：2人/門檢票口設(shè)置保安人員：2人◎成立緊急大事小組：7工作安排及職責(zé)52③處理博覽會突發(fā)性特別大事并賜予調(diào)解◎成立緊急醫(yī)護(hù)小組：6工作安排及職責(zé)：處理博覽會突發(fā)性醫(yī)療大事并賜予解決11.0期間舉辦的相關(guān)活動打算，從而提高展會的形象與檔次。日期/時間地點(diǎn)活動主題2016.04.25上海國際博覽中心201513：00～16：30E3-M22壇2016.04.26上海國際博覽中心主辦方德國電子電氣制造商協(xié)會參展商