集團(tuán)印章使用管理制度

集團(tuán)印章使用管理制度1.引言在現(xiàn)代企業(yè)管理中，印章是組織和機(jī)構(gòu)的重要物品，具有法律效力。為了規(guī)范集團(tuán)印章的使用，防止濫用和誤用，保障公司的合法權(quán)益，制定本印章使用管理制度。2.適用范圍本制度適用于集團(tuán)內(nèi)所有單位、職員和印章的使用與管理。3.印章的定義和分類3.1印章的定義印章是為了區(qū)別于其他的標(biāo)識，通過壓印或打印等方式將特定圖案、文字等留在文件或其他介質(zhì)上的標(biāo)識工具。3.2印章的分類根據(jù)功能和用途，印章可分為公司公章、法定代表人私章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、合同專用章等。4.印章的管理4.1已經(jīng)使用的印章的管理4.1.1家族公司和子公司的印章由集團(tuán)總部負(fù)責(zé)管理和監(jiān)督。4.1.2各部門或單位的印章由部門負(fù)責(zé)人或單位主要負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理。4.1.3每一個(gè)印章都需要建立相應(yīng)的《印章使用管理臺賬》記錄，在每次使用印章時(shí)進(jìn)行登記。4.2印章的保存和使用4.2.1印章必須存放在專用柜中，并由專人負(fù)責(zé)保管。4.2.2柜子必須設(shè)置防火、防盜和防潮等設(shè)施，并保持良好的通風(fēng)，防止印章變質(zhì)。4.2.3單位使用印章時(shí)，必須通過《印章使用申請表》向上級主管部門提出申請，并在表格中注明用章事由、日期、經(jīng)辦人等相關(guān)信息。4.2.4使用印章的部門必須對用章事務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，確保印章的使用符合法律法規(guī)，且不得超出權(quán)限范圍。4.3對印章的定期檢查4.3.1部門或單位負(fù)責(zé)人每季度對所轄印章進(jìn)行一次檢查。4.3.2檢查項(xiàng)目包括：印章的完整性、印章印模和文字是否清晰、印章使用登記臺賬的完整性等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，并做出相應(yīng)的整改措施。4.3.3定期檢查后，應(yīng)填寫《印章定期檢查記錄表》，并于當(dāng)月底報(bào)送公司總部。5.對違規(guī)使用印章的處理5.1違規(guī)使用印章的定義違規(guī)使用印章是指不符合印章使用規(guī)定、未經(jīng)授權(quán)或超出權(quán)限使用印章的行為。5.2違規(guī)使用印章的處理措施5.2.1發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用印章行為，應(yīng)立即停止，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任追究。5.2.2針對不同情況的違規(guī)使用印章行為，可采取口頭警告、書面警告、降職或停職、解除勞動合同等措施進(jìn)行處理。5.2.3對于嚴(yán)重違規(guī)使用印章行為，可以依法追究法律責(zé)任。6.印章的丟失、損壞和滅失6.1印章的丟失和損壞6.1.1單位對印章的丟失和損壞應(yīng)立即向上級主管部門報(bào)告，并及時(shí)辦理掛失和更換手續(xù)。6.1.2找到或修復(fù)印章后，應(yīng)及時(shí)辦理解掛手續(xù)，并對相關(guān)情況進(jìn)行登記記錄。6.2印章的滅失6.2.1單位對印章的滅失應(yīng)立即報(bào)警，并向上級主管部門報(bào)告。6.2.2單位應(yīng)立即辦理新印章手續(xù)，并進(jìn)行相關(guān)備案工作。7.相關(guān)責(zé)任7.1領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任7.1.1上級主管部門負(fù)責(zé)本單位印章的管理工作，必須按照相關(guān)規(guī)定履行管理職責(zé)。7.1.2發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用印章行為時(shí)，應(yīng)及時(shí)處理并提出整改建議。7.2部門和單位負(fù)責(zé)人責(zé)任7.2.1負(fù)責(zé)制定印章的使用和管理制度，并進(jìn)行培訓(xùn)和宣傳。7.2.2監(jiān)督部門和單位的印章使用情況，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理問題。7.2.3對于違規(guī)使用印章行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。8.附則8.1本制度自發(fā)布之日起生效，并向集團(tuán)內(nèi)相關(guān)單位和人員進(jìn)行通知。8.2本制度的解釋權(quán)歸集團(tuán)所有。8.3本制度的修訂由集團(tuán)總部負(fù)責(zé)，并及時(shí)向相關(guān)單位和人員發(fā)