醫(yī)院合同內(nèi)部審計(jì)工作探討

醫(yī)院合同內(nèi)部審計(jì)工作探討

合同內(nèi)部審計(jì)是醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)和審計(jì)人員依據(jù)國家有關(guān)合同法律、法規(guī)及醫(yī)院內(nèi)部合同管理的相關(guān)規(guī)定，運(yùn)用規(guī)范的審計(jì)程序和方法，對(duì)醫(yī)院與外部企事業(yè)單位簽訂合同、履行合同的過程和結(jié)果進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督、檢查、評(píng)價(jià)和詢問活動(dòng)，合同內(nèi)部審計(jì)工作已成為醫(yī)院內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。[1]本文結(jié)合醫(yī)院合同內(nèi)部審計(jì)工作的實(shí)際狀況，介紹樣本醫(yī)院開展合同內(nèi)部審計(jì)工作的重要性和必要性。

一、合同的概念及類型

(一)概念

合同是指公平主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。(二)合同類型1.按合同金額分類：固定單價(jià)合同，固定總價(jià)合同。2.按合同承辦部門分類：后勤辦，設(shè)備科，信息科，醫(yī)務(wù)科，財(cái)務(wù)科等其他部門。

二、合同內(nèi)部審計(jì)的目標(biāo)和內(nèi)容

(一)合同內(nèi)部審計(jì)的目標(biāo)1.合同簽訂的合法合規(guī)性審核合同內(nèi)容，確定合同內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)規(guī)定，是否損壞國家和醫(yī)院的利益，簽訂合同對(duì)方單位的主體資格是否合法、有效，簽訂合同雙方是否具有履行合同的力量等。2.合同簽訂的可執(zhí)行性審核合同內(nèi)容，確定醫(yī)院現(xiàn)有狀況下對(duì)某項(xiàng)合同所簽訂的標(biāo)的物是否需要，確定醫(yī)院現(xiàn)有的人、財(cái)、物是否可以滿意合同執(zhí)行，確定合同的標(biāo)的是否有相應(yīng)的財(cái)務(wù)預(yù)算、方案、資金來源等。[3]3.合同執(zhí)行的有效性審核合同執(zhí)行過程，確定合同付款是否遵循合同商定，確定合同技術(shù)支持條款是否履行，確定整個(gè)合同履行過程是否得到監(jiān)控，確定合同履行的結(jié)果是否符合合同要求。

(二)合同內(nèi)部審計(jì)的內(nèi)容

合同內(nèi)部審計(jì)遵循“事前防范、事中監(jiān)督、事后評(píng)價(jià)”的原則，制定承辦科室層面及醫(yī)院層面的相關(guān)合同內(nèi)部審計(jì)制度，對(duì)合同簽訂、履行、歸檔進(jìn)行全過程監(jiān)管。詳細(xì)內(nèi)容如下：1.合同簽訂前的內(nèi)部審計(jì)(1)通過嚴(yán)格的政府選購程序和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑簝?nèi)“三輪論證”程序同步進(jìn)行，遵循“貨比三家”的比價(jià)原則，進(jìn)行供應(yīng)商和價(jià)格綜合審計(jì)。(2)合同簽訂前的內(nèi)部審計(jì)實(shí)行報(bào)審制度。合同承辦部門應(yīng)在經(jīng)濟(jì)合同正式簽訂前，將已同對(duì)方商定的合同文本及附件連同以下資料復(fù)印件送達(dá)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)。①訂立合同依據(jù)。如：論證會(huì)議記錄、中標(biāo)通知書、政府選購審批表等。②價(jià)款和酬金計(jì)算依據(jù)。③其他需要供應(yīng)資料。(3)合同簽訂手續(xù)完整性審核。著重審查項(xiàng)目是否立項(xiàng)、招標(biāo)投標(biāo)是否完成、是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。(4)合同實(shí)質(zhì)內(nèi)容存在明顯異議、顯失公正的合同條款，必需提出審計(jì)看法和建議。(5)合同必需具備的公共條款內(nèi)容審核。①當(dāng)事人的名稱或姓名和住宅。②標(biāo)的，數(shù)量，單價(jià)、質(zhì)量及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。③合同總價(jià)款或酬勞。④價(jià)款的支付、結(jié)算方式、開戶銀行、賬號(hào)。⑤履行期限、運(yùn)輸方式、交貨方式、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。⑥質(zhì)量保修期、保修條款及售后服務(wù)。⑦違約責(zé)任及解決爭議的方法。⑧雙方商定的其他事項(xiàng)。2.合同執(zhí)行中的內(nèi)部審計(jì)(1)合同執(zhí)行是指合同簽約雙方在所簽訂的合同生效期內(nèi)，依據(jù)合同所要求雙方的權(quán)利、義務(wù)，較好執(zhí)行合同規(guī)定的自身職責(zé)，監(jiān)督簽約方的義務(wù)，獵取應(yīng)得的合法經(jīng)濟(jì)利益。(2)合同一經(jīng)簽訂，簽訂雙方必需自覺接受合同的法律約束，嚴(yán)格執(zhí)行合同條款，遵循實(shí)際、全面、協(xié)作履行原則，不得擅自更改或解除。3.合同歸檔后的內(nèi)部審計(jì)為保證合同信息平安保密，加強(qiáng)合同歸口管理部門對(duì)合同實(shí)行全過程管理的審計(jì)，詳細(xì)審計(jì)內(nèi)容如下：(1)合同承辦歸口管理部門是否定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類、裝訂、歸檔。(2)合同承辦歸口管理部門是否建立合同臺(tái)賬具體登記合同的訂立、履行和變更狀況。

三、合同內(nèi)部審計(jì)工作存在的問題

醫(yī)院簽訂經(jīng)濟(jì)合同范本大多由對(duì)方單位供應(yīng)，合同承辦部門審核把關(guān)不嚴(yán)，將對(duì)方單位供應(yīng)合同范本直接交由審計(jì)科進(jìn)行審核，存在內(nèi)部審計(jì)工作量大，隱蔽不合理?xiàng)l款，審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)較大的狀況。合同內(nèi)部審計(jì)中存在常見問題：1.醫(yī)療設(shè)備選購合同，無質(zhì)保期和質(zhì)保金的條款。2.零星修繕等基建合同，無質(zhì)保期和質(zhì)保金的條款；因施工過程會(huì)發(fā)生設(shè)計(jì)變更等變化狀況，合同總價(jià)按預(yù)算價(jià)簽訂，最終工程完工驗(yàn)收合格，按實(shí)際工程量進(jìn)行結(jié)算，會(huì)存在“小合同、大結(jié)算”的狀況。3.保潔、保安、綠化管養(yǎng)、停車場、食堂等外包業(yè)務(wù)合同內(nèi)容過于簡潔，不利于監(jiān)管與考核，導(dǎo)致外包業(yè)務(wù)工作質(zhì)量較差，職工、患者、家屬不滿足。4.合同條款中無爭議解決的詳細(xì)地點(diǎn)和方式。5.合同由托付人簽字，但無法定代表的授權(quán)托付書。6.在合同有效期內(nèi)，對(duì)方單位相關(guān)資質(zhì)到期，合同是否連續(xù)履行的相關(guān)商定。7.部分合同預(yù)付款金額較高，付款進(jìn)度的比例不合理，醫(yī)院存在資金平安的風(fēng)險(xiǎn)。

四、合同內(nèi)部審計(jì)存在問題的對(duì)策

(一)醫(yī)院制定合同范本。為降低合同簽訂的法律風(fēng)險(xiǎn)，合同承辦部門應(yīng)依據(jù)合同簽訂的實(shí)際狀況，分類起草各類業(yè)務(wù)的合同范本，漸漸轉(zhuǎn)變使用對(duì)方單位供應(yīng)合同范本的現(xiàn)狀。

(二)質(zhì)保期及質(zhì)保金。為有效維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，保證設(shè)備質(zhì)量及工程質(zhì)量，應(yīng)與對(duì)方單位協(xié)商，商定合理的質(zhì)保期限和質(zhì)保金比例，一般狀況，質(zhì)保金比例為合同總價(jià)3%-10%，并將質(zhì)保金保留至質(zhì)保期滿后支付。

(三)嚴(yán)格掌握結(jié)算價(jià)超預(yù)算價(jià)及超合同價(jià)。零星修繕等基建合同，為避開“小合同、大結(jié)算”的狀況發(fā)生，應(yīng)將工程竣工結(jié)算價(jià)嚴(yán)格掌握在工程預(yù)算價(jià)的±10%以內(nèi)。醫(yī)院應(yīng)先做好前期工作，如：明確施工范圍及相關(guān)建筑材料的選定等工作；施工方按建設(shè)方需求設(shè)計(jì)并出圖，仔細(xì)編制工程量清單及工程預(yù)算價(jià)交建設(shè)方審核認(rèn)定。雙方再按認(rèn)定后的工程預(yù)算價(jià)簽訂施工合同，若特別狀況，在施工過程中發(fā)生工程量清單外的工程項(xiàng)目或工程材料、工藝等變化時(shí)，必需以建設(shè)方相關(guān)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人“認(rèn)價(jià)、認(rèn)量”并簽字確認(rèn)的“現(xiàn)場簽證”為準(zhǔn)，才能列入工程竣工結(jié)算結(jié)算工程款。

(四)保潔、保安、綠化管養(yǎng)、停車場、食堂等外包業(yè)務(wù)合同，合同條款應(yīng)明確對(duì)外包業(yè)務(wù)工作質(zhì)量的要求及相關(guān)考核，或者針對(duì)詳細(xì)外包業(yè)務(wù)制訂相關(guān)質(zhì)量管理實(shí)施方案作為合同附件，確保醫(yī)院相關(guān)職能部門對(duì)外包業(yè)務(wù)的監(jiān)管和考核工作順當(dāng)開展。

(五)爭議解決地在合同中商定為醫(yī)院所在地人民法院。為避開醫(yī)院到異地打官司的狀況發(fā)生，發(fā)生爭議的解決條款，應(yīng)商定為若發(fā)生不能協(xié)商解決的爭議時(shí)，任何一方均有權(quán)向醫(yī)院所在地人法院提起訴訟。

(六)取得書面授權(quán)書。合同簽訂一般狀況由單位法定代表人簽字，但特別狀況，需由托付人簽字的，必需有經(jīng)法定代表人簽字的書面授權(quán)書，且做到一事一授權(quán)。

(七)取得對(duì)方單位相關(guān)合法資質(zhì)。為確保雙方簽訂合同的有效履行，合同承辦部門要嚴(yán)格審核對(duì)單位的相關(guān)資質(zhì)證書、授權(quán)托付書等，并在合同條款中商定，在合同效期內(nèi)，若對(duì)方單位資質(zhì)到期未通過年檢或授權(quán)到期未取得新的授權(quán)，合同自然終止。

(八)嚴(yán)格掌握預(yù)付款比例。為降低醫(yī)院資金平安的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)合理掌握預(yù)付款比例。如：工程類合同，預(yù)付款比例應(yīng)嚴(yán)格掌握在30%以內(nèi)；一般常用設(shè)備購銷合同，應(yīng)爭取設(shè)備運(yùn)到醫(yī)院驗(yàn)收入庫投入使用后再支付肯定比例貨款；技術(shù)服