物資采購(gòu)長(zhǎng)效監(jiān)管機(jī)制

規(guī)范管理加強(qiáng)監(jiān)督

努力構(gòu)建采購(gòu)長(zhǎng)效監(jiān)督機(jī)制x公司成立于2000年10月，現(xiàn)有員工10000多人（公司簡(jiǎn)介），公司成立尹始，就十分注意加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理，不斷規(guī)范采購(gòu)管理工作，加強(qiáng)采購(gòu)監(jiān)督，努力構(gòu)建長(zhǎng)效的采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制。一、加強(qiáng)制度建設(shè)，認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)管理制度公司成立以后，制訂了《公司章程》《董事會(huì)議事規(guī)則》《監(jiān)事議事規(guī)則》《監(jiān)事會(huì)議事規(guī)則》《總經(jīng)理辦公會(huì)議事規(guī)則》《公司財(cái)務(wù)管理制度》《公司集中采購(gòu)管理規(guī)定》《公司固定資產(chǎn)及耐用具管理制度》《公司“三公”經(jīng)費(fèi)管理規(guī)定》等公司基本管理制度，初步建立起董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)下的總經(jīng)理負(fù)責(zé)制的企業(yè)治理結(jié)構(gòu)，為公司的運(yùn)行打下了良好的制度基礎(chǔ)，完成了公司各部門(mén)工作職能、各崗位的崗位職責(zé)、內(nèi)部管理制度等修訂工作，逐步建立起較為規(guī)范的采購(gòu)管理制度體系。組織管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)各項(xiàng)管理制度，并在工作中認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行，特別是與采購(gòu)工作有關(guān)的《公司董事會(huì)議事規(guī)則》《公司黨政聯(lián)席會(huì)議制度實(shí)施細(xì)則》《公司“三重一大”事項(xiàng)決策實(shí)施細(xì)則》《公司招標(biāo)管理制度》《公司投資決策管理辦法》《公司固定資產(chǎn)管理辦法》等制度，認(rèn)真貫徹落實(shí)各項(xiàng)制度要求。二、 完善組織架構(gòu)，建立相互監(jiān)督的內(nèi)控機(jī)制公司成立后，通過(guò)一段時(shí)間的實(shí)踐，根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況，進(jìn)一步完善了組織架構(gòu)，與設(shè)立了與采購(gòu)有關(guān)的相關(guān)職能部門(mén)，初步建立起相互監(jiān)督、相互制約的內(nèi)控機(jī)制。采購(gòu)需求由各使用單位提出，管理部負(fù)責(zé)組織開(kāi)展公開(kāi)詢價(jià)、招標(biāo)等工作，采供加工中心負(fù)責(zé)具體執(zhí)行采購(gòu)工作，運(yùn)營(yíng)監(jiān)督部負(fù)責(zé)每周對(duì)食堂生鮮類(lèi)物資開(kāi)展市場(chǎng)詢價(jià)和配送價(jià)格的確定，負(fù)責(zé)對(duì)物資采購(gòu)價(jià)格和質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核管理。各部門(mén)相互配合、相互監(jiān)督、相互制約，形成一個(gè)良性的采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制。三、 加強(qiáng)食堂物資采購(gòu)管理，實(shí)行集中招標(biāo)采購(gòu)，統(tǒng)一配送公司現(xiàn)有餐廳十個(gè)，擔(dān)負(fù)著公司10000萬(wàn)多名員工的日?；锸彻?yīng)工作。隨著人民生活水平的提高，員工們對(duì)日?；锸车囊笠苍絹?lái)越高，食堂的伙食品種日益豐富，食堂所需的物資數(shù)量和品種也在不斷地增加，據(jù)統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)在食堂的采購(gòu)物資品種達(dá)到了上千種，大米、面粉、凍肉、食用油等物資因需求量較大而形成了一定的采購(gòu)規(guī)模。食堂物資的采購(gòu)是我公司最重要的采購(gòu)工作。（一）對(duì)食堂物資實(shí)行集中采購(gòu)，統(tǒng)一配送，專業(yè)分工，職能分離。公司食堂物資實(shí)行集中采購(gòu)，統(tǒng)一配送的做法，在公司成立采供加工中心，專門(mén)負(fù)責(zé)食堂物資的采購(gòu)和配送。由各個(gè)食堂餐廳制定出第二天或近期的物資需求計(jì)劃，采購(gòu)供應(yīng)部根據(jù)各食堂餐廳的需求計(jì)劃匯總物資采購(gòu)計(jì)劃，再根據(jù)計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)，食堂餐廳沒(méi)有采購(gòu)權(quán)，這樣實(shí)行了專業(yè)化的分工，實(shí)現(xiàn)了加工出售職能和采購(gòu)職能相分離，計(jì)劃制定與采購(gòu)職能相分離，有效地避免了因各食堂各自為政，私自采購(gòu)所帶的難以監(jiān)督、物資質(zhì)量難以保證的弊端，避免了無(wú)計(jì)劃的盲目采購(gòu)，大大加強(qiáng)物資采購(gòu)監(jiān)督的效果，同時(shí)，形成了物資采購(gòu)的規(guī)模優(yōu)勢(shì)，有效地降低了伙食成本。在近年來(lái)農(nóng)副產(chǎn)品價(jià)格不斷上漲的不利形勢(shì)下，我們充分發(fā)揮集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，在一定程度上化解了物價(jià)上漲所帶來(lái)的壓力，使食堂的飯菜價(jià)格能始終保持不變，為員工員工提供質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的餐飲服務(wù)。為了規(guī)范集中采購(gòu)管理，真正發(fā)揮集中采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)，我們制定了《公司集中采購(gòu)管理規(guī)定》，對(duì)集中采購(gòu)過(guò)程中涉及到的方方面面進(jìn)行了規(guī)定，明確了采購(gòu)部門(mén)與食堂餐廳的權(quán)利和義務(wù)，使物資采購(gòu)工作做到有章可循。（二）大宗物資嚴(yán)格實(shí)行定量定價(jià)定期招標(biāo)采購(gòu)，嚴(yán)把采購(gòu)渠道關(guān)、產(chǎn)品質(zhì)量關(guān)和價(jià)格關(guān)。這幾年來(lái)，公司一直堅(jiān)持大宗物資的招標(biāo)采購(gòu)，對(duì)大米、面粉、食用油、干雜、調(diào)料、凍肉、調(diào)理半成品等用量比較大，市場(chǎng)供應(yīng)充足、價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定的預(yù)包裝食品類(lèi)大宗物資實(shí)行定量、定價(jià)、定期招標(biāo)，每半年開(kāi)展一次招標(biāo)，中標(biāo)供應(yīng)商須按中標(biāo)價(jià)格，在半年內(nèi)將中標(biāo)貨物數(shù)量供應(yīng)完畢，這個(gè)招標(biāo)以產(chǎn)品為主要評(píng)價(jià)對(duì)象，每個(gè)單品分別招標(biāo)，不實(shí)行打包招標(biāo)，使得每個(gè)中標(biāo)的品種都是性價(jià)比最優(yōu)的。（三） 生鮮類(lèi)物資實(shí)行定點(diǎn)供應(yīng)商招標(biāo)，定期定價(jià)供貨對(duì)于蔬菜、鮮肉、水產(chǎn)、豆腐、鮮米粉等新鮮易腐，市場(chǎng)供應(yīng)情況和價(jià)格變化較大，需求量不確定的物資，我公司實(shí)行招標(biāo)定點(diǎn)供應(yīng)商的方式，一年招標(biāo)一次，為保證招到各類(lèi)物資更專業(yè)的供應(yīng)商，我們實(shí)行每個(gè)企業(yè)只能投標(biāo)其中一類(lèi)，成為其中一類(lèi)物資的供應(yīng)商，避免近年大量出現(xiàn)的做“二傳手”的平臺(tái)商成為我們的供應(yīng)商。（四） 規(guī)范管理，加強(qiáng)監(jiān)督，逐步建立和完善了采購(gòu)部門(mén)的內(nèi)部自律機(jī)制和外部監(jiān)督機(jī)制。除了大宗物資的采購(gòu)?fù)?，其他零星農(nóng)副產(chǎn)品的采購(gòu)由采供加工中心的采購(gòu)員負(fù)責(zé)進(jìn)行采購(gòu)，為了堵塞采購(gòu)漏洞，最大限度地降低采購(gòu)成本，發(fā)揮全體采購(gòu)人員的積極性，我們十分注意對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行規(guī)范管理，在采供中心、內(nèi)部逐步建立和完善了一個(gè)較為有效的內(nèi)部自律和監(jiān)督機(jī)制。建立了能充分調(diào)動(dòng)采購(gòu)人員積極性的管理機(jī)制和收入分配機(jī)制。采供加工中心實(shí)行獨(dú)立核算，采購(gòu)物資的進(jìn)價(jià)與配送價(jià)之間允許一定的差價(jià)，作為采購(gòu)收益，在財(cái)務(wù)帳內(nèi)直接反映，按一定比例提成作為采供加工中心的運(yùn)轉(zhuǎn)費(fèi)用（采供加工中心的人員工資、獎(jiǎng)金、福利費(fèi)、水電費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、車(chē)輛維護(hù)費(fèi)等所有費(fèi)用均由采供加工中心自行負(fù)責(zé)），其余作為本部門(mén)的帳內(nèi)收入。采購(gòu)人員采購(gòu)的物資價(jià)格越低，與配送價(jià)的差價(jià)越大，采購(gòu)收益就越高，采購(gòu)人員能得到的收入就越高，這樣充分調(diào)動(dòng)了采購(gòu)人員的積極性，采購(gòu)到物美價(jià)廉的物資內(nèi)化成為了采購(gòu)人員的自覺(jué)行為。建立了有效的采購(gòu)價(jià)格外部監(jiān)督機(jī)制。由監(jiān)督部牽頭，與餐廳人員、供應(yīng)商一起組成詢價(jià)小組，定期到市場(chǎng)詳細(xì)了解物資的價(jià)格，按照市場(chǎng)批發(fā)價(jià)加配送費(fèi)確定物資的配送價(jià)，采供加工中心向食堂配送物資必須嚴(yán)格執(zhí)行詢價(jià)小組定出的配送價(jià)，這樣一來(lái)，配送商和采供加工中心的采購(gòu)員必須要以低于市場(chǎng)批發(fā)價(jià)一定幅度的價(jià)格將物資采購(gòu)回來(lái)，才能產(chǎn)生采購(gòu)收益維持自身的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，客觀上最大限度地減少了價(jià)格差異的空間，有效地降低了伙食成本，堵住了物資采購(gòu)的價(jià)格漏洞。建立了采購(gòu)員內(nèi)部的自律機(jī)制。零星采購(gòu)的每個(gè)采購(gòu)小組要有三名人員組成，采購(gòu)物資時(shí)要求三名人員同時(shí)在場(chǎng)，按照食堂制訂的物資計(jì)劃數(shù)量，按照詢價(jià)小組制定的配送價(jià)，根據(jù)市場(chǎng)行情，貨比三家，集體與供應(yīng)商討價(jià)還價(jià)，原則上要以低于配送價(jià)的價(jià)格采購(gòu)物資。在采購(gòu)員之間形成了相互監(jiān)督的自律機(jī)制。建立了物資質(zhì)量的內(nèi)外部監(jiān)督機(jī)制。物資采購(gòu)回來(lái)后，由專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收入庫(kù)，物資驗(yàn)收員要嚴(yán)格檢驗(yàn)物資，發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品馬上拒收，采購(gòu)員采購(gòu)回不合格產(chǎn)品所產(chǎn)生的損失要自行負(fù)擔(dān)，驗(yàn)收員不認(rèn)真驗(yàn)收，將不合格產(chǎn)品入庫(kù)的，產(chǎn)生的損失要由驗(yàn)收員自行負(fù)擔(dān)。運(yùn)營(yíng)監(jiān)督部人員每天定期到收貨點(diǎn)檢查物資質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)指出，有效確保了食堂物資的安全、衛(wèi)生和質(zhì)量。利用先進(jìn)的管理手段，對(duì)食堂物資的采購(gòu)和配送進(jìn)行全程監(jiān)控。2001年起，我們開(kāi)始引進(jìn)計(jì)算機(jī)物流管理系統(tǒng)，2005年初，我們將計(jì)算機(jī)物流管理系統(tǒng)進(jìn)行了網(wǎng)絡(luò)化改造，在本部門(mén)搭建了一個(gè)內(nèi)部物流信息網(wǎng)，這樣使得管理人員可以對(duì)食堂物資的采購(gòu)和配送進(jìn)行全程的計(jì)算機(jī)監(jiān)控。在物流管理系統(tǒng)內(nèi)，可以對(duì)每一筆采購(gòu)和配送的情況進(jìn)行詳細(xì)反映，可以隨時(shí)掌握所有物資的供應(yīng)商信息，物資的采購(gòu)價(jià)格、配送情況等，各級(jí)各類(lèi)管理人員都可以隨時(shí)進(jìn)行查詢。這樣就實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)信息的公開(kāi)化，使本部門(mén)的全體管理人員都能對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行隨時(shí)的監(jiān)督。目前正在更換新的系統(tǒng)，加入了加工環(huán)節(jié)和食堂二級(jí)倉(cāng)庫(kù)的管理。建立了嚴(yán)格的采購(gòu)報(bào)帳制度。要求采購(gòu)人員做到日清月結(jié)，盡可能地減少現(xiàn)金交易。采購(gòu)人員要報(bào)帳，要先將物資采購(gòu)和配送的所有明細(xì)信息輸入計(jì)算機(jī)物流管理系統(tǒng)，打印出相應(yīng)單據(jù)，由采購(gòu)員、驗(yàn)收員、核算員、采供加工中心負(fù)責(zé)人四人簽字后方可報(bào)帳。通過(guò)內(nèi)部自律和外部監(jiān)督雙管齊下，我公司的物資采購(gòu)工作正逐步走向規(guī)范化，長(zhǎng)效的監(jiān)督效果越益明顯。（五）加強(qiáng)采購(gòu)人員的思想教育和行為管理，增強(qiáng)采購(gòu)人員的自律意識(shí)。一直以來(lái)，我們都十分重視采購(gòu)人員的思想教育和行為管理。我們?cè)谑紫劝押糜萌岁P(guān)，選任采購(gòu)員時(shí)注意考察他們的人品，選擇一批思想端正，業(yè)務(wù)素質(zhì)強(qiáng)的精干人員擔(dān)任采購(gòu)工作；其次，我們經(jīng)常性地組織采購(gòu)人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，引導(dǎo)他們樹(shù)立科學(xué)的人生觀和世界觀，注意加強(qiáng)廉潔奉公意識(shí)教育，增強(qiáng)他們拒腐防變的自覺(jué)性，教育他們要做到“常在河邊走，就是不濕腳?！蔽覀冏⒁饧訌?qiáng)對(duì)采購(gòu)人員行為的管理，包括工作時(shí)間和非工作時(shí)間，不允許采購(gòu)人員接受供貨商的請(qǐng)吃和送禮，不允許單獨(dú)與供應(yīng)商接觸，不允許單獨(dú)采購(gòu)等。在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中，我們建立了一套較為完善的物資采購(gòu)監(jiān)督機(jī)制，有效地堵絕了物資采購(gòu)的質(zhì)量和價(jià)格漏洞，發(fā)揮了集中采購(gòu)的規(guī)模優(yōu)勢(shì)，降低了伙食成本，取得了較為理想的效果。四、加強(qiáng)工程和固定資產(chǎn)采購(gòu)公司成立以來(lái)，我們認(rèn)真學(xué)習(xí)公司的相關(guān)規(guī)章制度，制訂了《董事會(huì)議事規(guī)則》《監(jiān)事議事規(guī)則》《監(jiān)事會(huì)議事規(guī)則》《總經(jīng)理辦公會(huì)議事規(guī)則》《公司固定資產(chǎn)及耐用具管理制度》，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，認(rèn)真疏理業(yè)務(wù)流程，對(duì)固定資產(chǎn)、工程項(xiàng)目、重要合作等關(guān)鍵的業(yè)務(wù)，嚴(yán)格按照公司的相關(guān)制度執(zhí)行：（一）批量或單項(xiàng)價(jià)值在3萬(wàn)元人民幣（含3萬(wàn)元）以上的貨物采購(gòu)，單項(xiàng)合同預(yù)算價(jià)在15萬(wàn)元人民幣（含15萬(wàn)元）以上的工程項(xiàng)目，預(yù)算價(jià)在5萬(wàn)元人民幣（含5萬(wàn)元）以上的服務(wù)采購(gòu)一律實(shí)行公開(kāi)招標(biāo)；嚴(yán)格按照《公司招標(biāo)管理制度》開(kāi)展招標(biāo)工作，招標(biāo)方案按要求報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二） 5萬(wàn)元以上，上述限額以下的貨物采購(gòu)、工程項(xiàng)目和服務(wù)采購(gòu)一律實(shí)行詢價(jià)采購(gòu)，根據(jù)不同的采購(gòu)項(xiàng)目實(shí)行函詢、公開(kāi)詢價(jià)、市場(chǎng)詢價(jià)等不同的詢價(jià)方式，實(shí)行集體詢價(jià)議價(jià)，最大限度排除個(gè)人影響因素，保證各項(xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目公開(kāi)、公平、公正。（三） 嚴(yán)格執(zhí)行《公司的投資決策管理辦法》，內(nèi)部單項(xiàng)投資、固定資產(chǎn)購(gòu)置額在10萬(wàn)元以下且在注冊(cè)資本10%以內(nèi)的，召開(kāi)總經(jīng)理辦公會(huì)集體討論決定，并報(bào)公司備案。超過(guò)20萬(wàn)以及購(gòu)置車(chē)輛、房屋、土地等行為的，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)集體討論決定后，上報(bào)公司董事會(huì)和公司同意后方可實(shí)施；所有對(duì)外投資均先報(bào)董事會(huì)同意后，上報(bào)公司同意后方可實(shí)施。（四） 公司總經(jīng)理原則上不得參加所有采購(gòu)項(xiàng)目的招