會議籌備工作分工表

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XX會議籌備工作安排會議籌備工作分工表優(yōu)質(zhì)資料(可以直接使用，可編輯優(yōu)質(zhì)資料，歡迎下載）序號內(nèi)容負(fù)責(zé)人參加人備注一、會議籌備會議通知政府領(lǐng)導(dǎo)溝通XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（領(lǐng)導(dǎo)）會前2個月完成，與領(lǐng)導(dǎo)確定會議日期及出席領(lǐng)導(dǎo)名單演講專家及議題XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會前2個月：確定專家及演講議題（初稿）會前1個月：確定專家簡介及確切演講議題會前20天：確定專家簡介及演講PPT邀請函的編制XXX（執(zhí)行）XXX（領(lǐng)導(dǎo)）會前2個月：確定會議預(yù)邀請函會前1個月：確定正式邀請函邀請函發(fā)放XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會前2個月：匯總需要發(fā)放邀請函人員名單（客戶名單）根據(jù)需要發(fā)放人員人數(shù)，確定跟進(jìn)邀請函發(fā)放工作的人員人數(shù)、名單及各自分工通過電子郵件、紙質(zhì)信函、等多種形式發(fā)放邀請函跟蹤XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）對發(fā)出的邀請函進(jìn)行跟蹤，定期反饋客戶參會情況，針對參會人數(shù)多少及時提出增加參會人數(shù)計劃會議資料雜志論文錄用XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會前半個月：確定雜志錄用論文情況（發(fā)送會議預(yù)通知時，發(fā)出論文征集通知，對錄用的論文及時反饋給投稿人）會議論文篩選、評審等XXX（執(zhí)行）XXX（領(lǐng)導(dǎo)）會前一周：確定會議優(yōu)秀論文情況論文集編制XXX（執(zhí)行）XXX（協(xié)助）會前一周：編制并印刷論文集代表證、簽到表制作XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會前一周內(nèi)（會前一個星期內(nèi)）完成會議資料準(zhǔn)備及裝袋（會議手冊、代表證、日程表等）XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會前一周內(nèi)完成會議主持及領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言安排公司領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)絡(luò)、接待及發(fā)言稿準(zhǔn)備XXX1（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會前一周完成政府領(lǐng)導(dǎo)、專家聯(lián)絡(luò)、接待及發(fā)言稿準(zhǔn)備XXX2（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會前一周完成國外代表會議期間跟蹤接待XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會前及會中，落實會議安排接口，確保接待總負(fù)責(zé)人與單項工作負(fù)責(zé)人信息一致會后資料匯總會議資料整理及會議報導(dǎo)XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會后2天內(nèi)二、會場安排會議室會議室布置：主席臺、鮮花、水牌、歡迎牌、茶歇、（桌上水、紙、筆）XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會前1天內(nèi)橫幅、噴繪背景、水牌制作XXX（執(zhí)行）XXX（領(lǐng)導(dǎo)）會議室現(xiàn)場檢查、調(diào)試電腦、投影儀、音響、會場拍照、錄音XXX（執(zhí)行）會議簽到領(lǐng)導(dǎo)及專家簽到XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會議當(dāng)天，提前準(zhǔn)備好簽到表，簽到人員比較多時，建議準(zhǔn)備幾份簽到表準(zhǔn)備好“請賜名片”處，簽到表（空表）及簽字筆參會人員、資料發(fā)放XXX（執(zhí)行）會議當(dāng)天，根據(jù)參會人員級別，發(fā)放相應(yīng)會議資料現(xiàn)場收費XXX（執(zhí)行）根據(jù)會議回執(zhí)，收取會議費并提供發(fā)票給客戶，如當(dāng)時不能提供會議發(fā)票，可先提供會議收據(jù)，會后再將會議發(fā)票寄回給客戶會議翻譯會議現(xiàn)場我司翻譯X名，國外代表自帶翻譯X名，共同參與翻譯工作XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會前15天：將專家簡介及會議PPT發(fā)給相關(guān)議員翻譯，做好翻譯準(zhǔn)備工作會場答疑控制XXX（執(zhí)行）會議用餐會議期間用餐及酒水準(zhǔn)備XXX（執(zhí)行）XXX（協(xié)助）會前3天媒體國外代表自帶媒體XXX（聯(lián)系）會前3天電視及平面媒體XXX（聯(lián)系）會前3天其他媒體XXX（聯(lián)系）會前3天三、其他用車安排國外代表的車輛安排XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）領(lǐng)導(dǎo)、專家的車輛安排XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會前3天排好車單參加會議人員集中前往會場XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會議前一天告知大家出發(fā)時間及出發(fā)地點，并安排人跟車酒店安排國外代表酒店安排XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會前3天完成領(lǐng)導(dǎo)、專家酒店安排XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會前3天完成參會人員酒店代預(yù)訂XXX（領(lǐng)導(dǎo)）XXX（執(zhí)行）會前3天完成匯總各領(lǐng)導(dǎo)、專家的住宿情況XXX（執(zhí)行）會前2天完成備注：會議總負(fù)責(zé)人：XXX（領(lǐng)導(dǎo)）：會務(wù)工作負(fù)責(zé)人：XXX：媒體負(fù)責(zé)人：：國外代表接待負(fù)責(zé)人：：其他大型會議會前2個月必須由公司領(lǐng)導(dǎo)帶隊召開工作協(xié)調(diào)會，討論會議方案，對各項工作進(jìn)行分工，確定各項工作具體負(fù)責(zé)人。如果有必要，會前1個月或者半個月，各部門領(lǐng)導(dǎo)及具體負(fù)責(zé)人還需要召開碰頭會，對會議籌備工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，及早發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。大型會議的總負(fù)責(zé)人最好是公司高層領(lǐng)導(dǎo)，方便對人員及資源進(jìn)行整合，發(fā)揮集體優(yōu)勢，將會議辦的更好。項目部主要工作任務(wù)及管理職能分工表職能代號：信息-I，決策準(zhǔn)備—P，決策-D,執(zhí)行—E，檢查—C。階段編號工作任務(wù)集團(tuán)、公司領(lǐng)導(dǎo)項目部經(jīng)理專業(yè)工程師檔案管理員施工準(zhǔn)備階段11編制《項目建設(shè)管理大綱》DPEI12三通一平CDCIPE13選定工程承包商、材料供應(yīng)商DPII14簽訂合同DIPCE15地質(zhì)勘察CCIEC16規(guī)劃放線CCIEC17工程開工手續(xù)DCICIE18臨建設(shè)施及臨水、臨電DIPCIE19施工圖會審DCIPECIE20“四新”工程技術(shù)、經(jīng)濟(jì)評估DIPCI21編制項目施工進(jìn)度總體計劃DIPCIE22分包單位、甲供材進(jìn)場計劃CIPCIE23工程資金使用計劃DIPCIE工程施工階段24質(zhì)量控制材料定板DIPCIE材料進(jìn)場驗收CDCIPEC分部、分項工程驗收CDCIPEC樣板工程驗收CDCIPEC施工質(zhì)量問題、事故處理DPCIEC25進(jìn)度控制項目施工進(jìn)度總體計劃DPCIE單項工程進(jìn)度計劃DPCIE施工總進(jìn)度計劃CDCPC工程形象進(jìn)度周報、月報CCIE工期簽證DPCIEC26投資控制施工方案審核DIPEC工程設(shè)計變更DIPCIEC工程現(xiàn)場簽證DCDCIPEC年度、月度工程款計劃DPCIEC工程款支付DPCIEC工程結(jié)算DPCIC27合同管理合同簽訂DPCIECI合同臺帳CCIIE合同存檔CCIE28信息管理往來文件管理CCIE工程資料管理CCIE工程檔案管理CCIE設(shè)計變更、工程現(xiàn)場簽證臺帳CCIE合作單位評估DPCIEC29組織協(xié)調(diào)部門內(nèi)部組織協(xié)調(diào)DEII公司內(nèi)部協(xié)調(diào)DIPEII合作單位組織協(xié)調(diào)DEIPE政府職能部門協(xié)調(diào)DIPEIE相關(guān)往來單位、機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)DIPEIE周邊村民工作協(xié)調(diào)DIPEIE驗收交樓階段30竣工驗收DIPECI31交樓驗房DIPECI32售后維修D(zhuǎn)IPCI33與物業(yè)公司交接DEIPIP項目部主要工作任務(wù)及管理職能分工表職能代號：信息-I，決策準(zhǔn)備—P,決策—D,執(zhí)行—E,檢查—C。階段編號工作任務(wù)集團(tuán)、公司領(lǐng)導(dǎo)項目部經(jīng)理專業(yè)工程師檔案管理員施工準(zhǔn)備階段11編制《項目建設(shè)管理大綱》12三通一平13選定工程承包商、材料供應(yīng)商14簽訂合同15地質(zhì)勘察16規(guī)劃放線17工程開工手續(xù)18臨建設(shè)施及臨水、臨電19施工圖會審20“四新”工程技術(shù)、經(jīng)濟(jì)評估21編制項目施工進(jìn)度總體計劃22分包單位、甲供材進(jìn)場計劃23工程資金使用計劃工程施工階段24質(zhì)量控制材料定板材料進(jìn)場驗收分部、分項工程驗收樣板工程驗收施工質(zhì)量問題、事故處理25進(jìn)度控制項目施工進(jìn)度總體計劃單項工程進(jìn)度計劃施工總進(jìn)度計劃工程形象進(jìn)度周報、月報工期簽證26投資控制施工方案審核工程設(shè)計變更工程現(xiàn)場簽證年度、月度工程款計劃工程款支付工程結(jié)算27合同管理合同簽訂合同臺帳合同存檔28信息管理往來文件管理工程資料管理工程檔案管理設(shè)計變更、工程現(xiàn)場簽證臺帳合作單位評估29組織協(xié)調(diào)部門內(nèi)部組織協(xié)調(diào)公司內(nèi)部協(xié)調(diào)合作