學(xué)生會學(xué)術(shù)部工作手冊

化學(xué)與化工學(xué)院第三屆第二任團(tuán)委學(xué)生會學(xué)術(shù)科技部工作手冊（第一版）二一二年二月二十九日目錄一、部門定位及職能 3二、部門文化 31、工作目標(biāo) 3三、部門內(nèi)部建設(shè) 31、組織形式： 32、負(fù)責(zé)人制度 43、內(nèi)部培訓(xùn) 64、考核制度 65、財(cái)務(wù)制度 66、信息反饋制度 7四、工作模式 7（1）講座類活動開展的基本工作流程 7（2）比賽類活動開展的基本工作流程 10（3）各項(xiàng)申請程序 11五、部門影響力塑造與增強(qiáng) 11（1）華工化院學(xué)術(shù)部的新浪微博 12（2）華工化院學(xué)術(shù)部公共郵箱 12（3）廣征資源 12（4）通訊網(wǎng) 13一、部門定位及職能 學(xué)術(shù)科技部是我院團(tuán)委學(xué)生會組織和管理學(xué)生學(xué)術(shù)、科技、實(shí)踐活動的職能部門。學(xué)術(shù)科技部的重要職責(zé)有：在團(tuán)委領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)傳達(dá)教務(wù)處有關(guān)教學(xué)方面的政策；努力營造學(xué)習(xí)氣氛，開展學(xué)風(fēng)建設(shè)工作，并理解各班學(xué)風(fēng)建設(shè)狀況，對出勤進(jìn)行不定期抽查并及時(shí)反饋；發(fā)揮同學(xué)們的專業(yè)專長,進(jìn)行學(xué)習(xí)交流,積極開展課外學(xué)術(shù)活動,增進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成。同步大力開展各項(xiàng)有益于學(xué)習(xí)的活動,舉行多種知識講座、學(xué)術(shù)匯報(bào)，組織辯論賽,推出學(xué)術(shù)沙龍系列活動，提高同學(xué)的學(xué)習(xí)能力和專業(yè)水平；協(xié)助教學(xué)部門開展學(xué)科競賽的報(bào)名工作，參與學(xué)院活動的現(xiàn)場工作；進(jìn)行有關(guān)教學(xué)評價(jià)活動，做好任課教師與學(xué)生之間的橋梁工作，及時(shí)反饋教學(xué)中存在的問題；負(fù)責(zé)和其他院系的學(xué)術(shù)交流，參與學(xué)術(shù)活動的交流，為化院學(xué)生提供各方面的資源，引導(dǎo)同學(xué)們加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高綜合素質(zhì)；完畢團(tuán)委交辦的其他事務(wù)。二、部門文化1、工作目的學(xué)術(shù)科技部將繼承和發(fā)揚(yáng)以往作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)于克己的優(yōu)良老式，堅(jiān)持以學(xué)生為本的宗旨，全心全意為同學(xué)們服務(wù)。面對以往產(chǎn)生的局限性，我們將在未來的工作中不停改善，完善自我。展望未來，學(xué)術(shù)科技部將一如既往地踏實(shí)、認(rèn)真工作，將多種講座的舉行逐漸專業(yè)化，精化部門職能和管理；并且抓住新的機(jī)遇，開展更多以“學(xué)術(shù)”和“創(chuàng)新”為目的的新活動，為化院學(xué)生提供更多的學(xué)術(shù)資源；同步努力打造化院的品牌活動，加強(qiáng)與兄弟學(xué)院的學(xué)術(shù)交流，樹立化院良好的形象，擴(kuò)大活動影響力。三、部門內(nèi)部建設(shè)1、組織形式：部門組員的職責(zé)與工作規(guī)定a）部長協(xié)調(diào)各職能部門的工作，積極組織籌劃多種科技學(xué)術(shù)活動，完畢學(xué)校的教學(xué)評估工作，配合教研組搞好學(xué)科競賽的各項(xiàng)事宜，完畢團(tuán)委交辦的其他任務(wù)；定期組織本部門的例會，合理安排工作；每次部長會議或常委會議后，及時(shí)將會議精神傳達(dá)下級；積極與副部長協(xié)調(diào)溝通，根據(jù)干事的長短處合理分派工作，關(guān)注他們的成長，予以他們更多的鍛煉；在平常的工作中，要以身作則，起到帶頭作用，在干事中樹立威信；平時(shí)要加強(qiáng)與常委、副部長溝通交流，參與到組員研討工作中，保證各方面的深入理解和活動的順利舉行；在非工作繁忙時(shí)期，部門內(nèi)舉行某些活動，加強(qiáng)大家的溝通交流；除部門內(nèi)的溝通以外，平時(shí)也要和其他部門溝通好。在組織活動時(shí)，安排干事一起工作，增進(jìn)溝通交流，共同進(jìn)步；部長應(yīng)發(fā)現(xiàn)工作或部門內(nèi)部的某些問題，應(yīng)盡量處理，并及時(shí)向部門常委反應(yīng)狀況。平時(shí)也要做好向常委反饋的工作；b)副部長積極積極協(xié)助部長的工作，完畢部長交辦的各項(xiàng)工作；對于工作中的重要事情和重要事情及時(shí)向部長和常委反應(yīng)，并常常互相溝通狀況，提出有利的提議；關(guān)注本部門組員的成長，理解他們的學(xué)習(xí)、生活方面碰到的困難，提供協(xié)助，團(tuán)結(jié)整個(gè)部門；修改并完善本部門的各項(xiàng)規(guī)章制度。C）干事自覺遵守部門章程及多種規(guī)章制度，執(zhí)行部門決策，支持部門工作，認(rèn)真高效完畢分派的任務(wù)；對部門工作有批評或提議，可以及時(shí)向部長提出。對部門規(guī)章制度的修改、刪減和增添具有表決權(quán)；準(zhǔn)時(shí)參與部門活動和例會，不得無端遲到、早退或缺席，并認(rèn)真做好會議記錄；平時(shí)自覺加強(qiáng)部門內(nèi)部、部門與部門之間的溝通交流，增進(jìn)彼此的友誼。2、負(fù)責(zé)人制度為了培養(yǎng)干事的統(tǒng)籌能力，為新干事提供一種良好的學(xué)習(xí)、鍛煉平臺，增進(jìn)新干事成長；同步也為了活動可以更好的運(yùn)作，制定本制度。負(fù)責(zé)人的產(chǎn)生：負(fù)責(zé)人的產(chǎn)生流程如下：部長、副部長、委員告知將要舉行的活動↓故意擔(dān)任負(fù)責(zé)人的干事報(bào)名↓部長、副部長、委員討論決定負(fù)責(zé)人（無人報(bào)名時(shí)，部長、副部長、委員擔(dān)任）↓負(fù)責(zé)人產(chǎn)生，并開始履行職責(zé)負(fù)責(zé)人的職責(zé)：負(fù)責(zé)人直接對活動負(fù)責(zé)，合理安排、協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作有序進(jìn)行，處理活動過程中的突發(fā)事件，及時(shí)上報(bào)工作進(jìn)度，并在活動后及時(shí)總結(jié)。詳細(xì)職責(zé)如下：活動籌辦階段：籌劃的擬寫：在活動開始前約2周，將活動籌劃上傳至群郵，并根據(jù)大家的意見做深入修改。在活動開始前約天，將最終版的籌劃提交。最終版籌劃應(yīng)按照原則格式書寫，并附注好注意事項(xiàng)，以便深入操作。人員安排：根據(jù)個(gè)人意愿協(xié)調(diào)工作，保證活動整個(gè)流程中的各項(xiàng)工作均有專人負(fù)責(zé)，對于某些比較重要的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注；假如工作未能及時(shí)完畢，負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)及時(shí)提醒。活動物資準(zhǔn)備：活動物資，根據(jù)現(xiàn)場需要準(zhǔn)備，對于比較重要的物資最佳可以留有備用，假如難以準(zhǔn)備備用物資，則應(yīng)做好詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案。有關(guān)部門的溝通：我們的活動，常常需要其他部門協(xié)助完畢，負(fù)責(zé)人應(yīng)安排專人與其他部門聯(lián)絡(luò)；對于某些比較重要的任務(wù)（海報(bào)、主持人）需要安排專人跟進(jìn)，保證準(zhǔn)備充足；對于其他的申請，申請之后需要確認(rèn)，并留有有關(guān)部門負(fù)責(zé)人的電話，以便聯(lián)絡(luò)。有關(guān)文獻(xiàn)的處理：負(fù)責(zé)人應(yīng)安排有關(guān)人員寫好文獻(xiàn)，保證格式等符合規(guī)定，并檢查其中與否有疏漏之處；在撰寫完畢后，應(yīng)提交之部長、副部長、委員處審核，通過之后方能使用（尤其是對外文獻(xiàn)）跟進(jìn)上報(bào)：負(fù)責(zé)人每天應(yīng)對當(dāng)日工作進(jìn)行總結(jié)，并安排好第二天的任務(wù)后，對主管部長、副部長、委員進(jìn)行回報(bào)，并及時(shí)反應(yīng)碰到的問題或困難。活動實(shí)行階段：場地布置：根據(jù)籌劃安排，進(jìn)行場地布置，使場地美觀、有序，并注意在特定地點(diǎn)使用指定標(biāo)志，對于線路等進(jìn)行合理固定?？刂坪脮r(shí)間，合理安排人員。設(shè)備調(diào)試：組織專門人員對設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，及時(shí)排除故障，保證活動過程中，不出現(xiàn)意外。意外狀況的應(yīng)對：活動過程中，負(fù)責(zé)人應(yīng)掌控全局，最佳不擔(dān)任詳細(xì)工作。對于突發(fā)狀況，應(yīng)當(dāng)及時(shí)處理。活動收尾階段：物資搜集整頓：活動結(jié)束后，立即對需要回收的物資進(jìn)行回收，清點(diǎn)無誤后方可離開。活動總結(jié)：活動結(jié)束后，3天內(nèi)應(yīng)將活動總結(jié)按規(guī)定上交，總結(jié)應(yīng)包括活動的成功之處、局限性之處以及自己的感想。人員考核：活動結(jié)束一周之內(nèi)，負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)完畢活動的考核，并進(jìn)行公告，表格見附錄。資料整頓：活動結(jié)束一周之內(nèi)，負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)把本次活動所有有關(guān)資料整頓、打包發(fā)到部長處（最佳可以具有某些圖像資料）。報(bào)銷：負(fù)責(zé)人按照報(bào)賬流程，搜集發(fā)票，填寫表格，進(jìn)行報(bào)銷。負(fù)責(zé)人的權(quán)利：活動過程中，負(fù)責(zé)人對活動直接負(fù)責(zé)，可以調(diào)動部門所有人員、物資，有關(guān)人員應(yīng)積極配合。3、內(nèi)部培訓(xùn)部門將有針對性的進(jìn)行有關(guān)培訓(xùn)，包括工作意識、工作措施、工作技巧、籌劃、禮儀、視頻及海報(bào)制作、主持人等各方面的內(nèi)容4、考核制度平常評估在部門例會、常規(guī)活動及其他工作中對每一位組員的體現(xiàn)實(shí)狀況況進(jìn)行登記，作為平常評估。內(nèi)容包括會議及活動的出勤率，工作態(tài)度，工作體現(xiàn)等。請假對于學(xué)生會全體會議、部門例會的請假規(guī)定提交書面請假條（特殊狀況可會后補(bǔ)交）；對于各項(xiàng)部門活動的請假應(yīng)及時(shí)與負(fù)責(zé)人聯(lián)絡(luò)，并盡量找其他同事替代。5、財(cái)務(wù)制度部門支出一般采用個(gè)人墊付時(shí)候保障的方式，但為了減輕干事的墊資壓力，我們部門在原有財(cái)務(wù)制度的基礎(chǔ)上，大膽做出了改善，以集資成立基金庫的方式，將墊資壓力在一定程度上分?jǐn)偟矫總€(gè)部門組員身上，把部門工作對干事正常生活的影響降到最小。新的財(cái)務(wù)制度的施行流程：干事集資，成立基金庫↓干事在活動中墊資↓向基金庫管理員即時(shí)報(bào)賬并上交發(fā)票↓活動結(jié)束后由基金庫管理員向?qū)W院報(bào)賬并將保障所得款充入基金庫中↓并將保障所得款充入基金庫中↓任期結(jié)束后，基金庫解散，資金返還給干事。這樣做的好處是，基金庫基本上完全承擔(dān)了墊資壓力，干事不再需要苦等一種月來拿回自己的錢，而是即時(shí)從基金庫里拿回，省去了墊資給生活帶來的麻煩。由于基金庫可以等報(bào)賬回來后再把錢充回去，保證資金穩(wěn)定，整個(gè)過程實(shí)質(zhì)上是部門內(nèi)所有組員先集資，用基金庫來共同墊資，共同分擔(dān)壓力。6、信息反饋制度為了保證各項(xiàng)工作的順利完畢，工作人員在沒完畢一種階段的工作后，都應(yīng)將完畢狀況及時(shí)有效地反饋給活動負(fù)責(zé)人，再由活動負(fù)責(zé)人及時(shí)反饋給主管部長，尤其是未能及時(shí)完畢的工作必須盡快向負(fù)責(zé)人反饋。除此之外，鼓勵(lì)部門組員以任何方式向部長提出工作的不滿以及對工作的改善意見。四、工作模式（1）講座類活動開展的基本工作流程前期準(zhǔn)備時(shí)間（活動開始前/天）事項(xiàng)備注確定活動負(fù)責(zé)人（部長和干事）各部長明確自己的工作干事撰寫活動籌劃，并交予負(fù)責(zé)的部長進(jìn)行修改遞交活動申請表負(fù)責(zé)人跟進(jìn)確認(rèn)所申請的場地最終活動籌劃確定，并群郵由干事負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)安排干事的工作，并反饋給部長負(fù)責(zé)人確認(rèn)活動當(dāng)日可以到場的人員，合理安排工作，保證所有人都能參與到活動中來向團(tuán)委申請宣傳批條確認(rèn)海報(bào)和橫幅的批號聯(lián)絡(luò)主講嘉賓由總負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)，闡明講座的內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)，并請主講嘉賓做好對應(yīng)的準(zhǔn)備（與主講嘉賓協(xié)商好時(shí)間）聯(lián)絡(luò)主持人需要專人負(fù)責(zé)與主持人聯(lián)絡(luò)，保證主持人清晰明白活動的流程和注意事項(xiàng)申請海報(bào)認(rèn)真填寫海報(bào)申請表，交予總負(fù)責(zé)人審查后向網(wǎng)宣部申請擬寫主持稿專人負(fù)責(zé)與主持人聯(lián)絡(luò)，修改主持稿現(xiàn)場ppt的制作、修改注意使用模板，完畢后交予總負(fù)責(zé)人審核修改制作QQ宣傳語和黑板宣傳語海報(bào)、橫幅設(shè)計(jì)完畢并交付打印開始全面宣傳活動張貼海報(bào)，懸掛橫幅寫好黑板宣傳語開始QQ宣傳開始網(wǎng)絡(luò)宣傳（微博、人人、QQ群）購置主講嘉賓禮品注意保留發(fā)票申請禮儀認(rèn)真填寫禮儀申請表后交予總負(fù)責(zé)人審查后向禮儀隊(duì)申請，注意溝通細(xì)節(jié)問題，互留聯(lián)絡(luò)方式申請現(xiàn)場報(bào)導(dǎo)認(rèn)真填寫現(xiàn)場報(bào)導(dǎo)申請表后交予總負(fù)責(zé)人后向信息中心申請，注意溝通細(xì)節(jié)問題，互留聯(lián)絡(luò)方式PPT修改完畢向院辦公室申請物資重要是麥克風(fēng)，臺簽，綢布，排插等審核主持稿確認(rèn)主持人熟悉活動流程和主持稿邀請嘉賓做好邀請函并送出，確認(rèn)等到答復(fù)講座票的打印、蓋章講座票數(shù)目大概300張，視實(shí)際狀況增減打印好臺簽再次確認(rèn)主講嘉賓、嘉賓、主持人、禮儀、現(xiàn)場報(bào)道確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)告知到位確認(rèn)所有物資準(zhǔn)備妥當(dāng)從頭梳理一遍因此的準(zhǔn)備，保證因此的準(zhǔn)備到位講座開場前安排時(shí)間（據(jù)活動開始/分）事項(xiàng)備注拿好所有物資到活動現(xiàn)場場地布置懸掛橫幅，粘貼海報(bào)、院旗學(xué)好黑板宣傳語布置簽到桌，擺放飲用水，臺簽打開多媒體，鏈接電腦無線麥，測試音響設(shè)備和麥克風(fēng)測試現(xiàn)場ppt播放背景音樂觀眾陸續(xù)進(jìn)場主持人到場禮儀到場新聞報(bào)道到場嘉賓到場主講嘉賓到場觀眾基本入座完畢嘉賓，主講人入座再次確認(rèn)電腦設(shè)備和麥克風(fēng)等正常使用調(diào)試用電設(shè)備的工作人員坐在離電腦較近的位置（備注：詳細(xì)時(shí)間安排以實(shí)際狀況為準(zhǔn)，需要保證可以使活動事項(xiàng)得到充足準(zhǔn)備。）講座進(jìn)行中注意事項(xiàng)：1、活動設(shè)備故障：（1）出現(xiàn)音響問題，立即調(diào)用備用音響，工作人員注意控制好觀眾的情緒，并處理出現(xiàn)問題；主持人解釋原因。（2）出現(xiàn)燈光問題，工作人員找技術(shù)人員檢查；主持人解析原因，注意控制好觀眾；后臺控制注意物資的保管。（3）此外準(zhǔn)備兩臺手提電腦（已裝好活動所需要的多媒體軟件），以備不時(shí)之需。（4）準(zhǔn)備好麥克風(fēng)的電池，以防麥克風(fēng)沒電。（5）出現(xiàn)大問題活動不得不暫停時(shí)，工作人員負(fù)責(zé)將物資保管并收好，并引導(dǎo)觀眾離場；流通組維持現(xiàn)場秩序；主持人安撫觀眾及嘉賓的情緒。2、現(xiàn)場秩序混亂：工作人員事先將進(jìn)行訓(xùn)練，應(yīng)實(shí)行責(zé)任制，明確分工，便于管理。如有突發(fā)事件發(fā)生，工作人員可靈活處理，防止現(xiàn)場失控。3、若某些工作人員遲到，趕緊電話聯(lián)絡(luò)，使其盡快到場。若其因突發(fā)事件無法抵達(dá)，可先安排其他工作人員替代其工作。4、假如會場人數(shù)太少，安排觀眾盡量往前排坐5、假如現(xiàn)場氣氛不夠活躍，則安排工作人員作為觀眾，活躍氣氛；但要控制好“度”，不能過度夸張和過度；負(fù)責(zé)的人員根據(jù)需要適時(shí)調(diào)動氣氛。6、若所邀請的嘉賓缺席，主持人應(yīng)在簡介嘉賓時(shí)隨機(jī)應(yīng)變。7、在與觀眾互動的環(huán)節(jié)中，假如觀眾未能積極響應(yīng)，則由安排在觀眾席中的工作人員率先響應(yīng)，調(diào)整氣氛。8、其他狀況，由工作人員配合靈活處理。后期工作1、海報(bào)處理，與活動結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)將過期海報(bào)撤除2、物資償還，活動結(jié)束后第二天將物資償還至辦公室3、報(bào)賬，盡早整頓好報(bào)賬清單與等值發(fā)票4、活動總結(jié)，負(fù)責(zé)人將資料整頓好打包交部長審核，并在活動結(jié)束后兩天內(nèi)提交工作總結(jié)5、活動舉行的有關(guān)信息及時(shí)公布（2）比賽類活動開展的基本工作流程活動準(zhǔn)備根據(jù)活動籌劃合理安排人員分組開展工作活動宣傳1．張貼海報(bào)：南校區(qū)南北宣傳欄、南校區(qū)各宿舍樓樓下的宣傳欄、南校區(qū)各教學(xué)樓樓下的宣傳欄（3個(gè)地點(diǎn)）。2.網(wǎng)絡(luò)：在學(xué)校的各個(gè)重要的群上公布消息，在學(xué)院主頁、人人、QQ等媒介上公布。3．?dāng)[攤：活動前一周在飯?zhí)瞄T前派發(fā)傳單擺攤。4.短信：告知化院各班班長，請其協(xié)助告知到班上同學(xué)。5.黑板宣傳：南校區(qū)教學(xué)樓、宿舍樓黑板公布對應(yīng)消息。6.掃樓：如有需要，可進(jìn)入宿舍樓進(jìn)行宣傳。（3）各項(xiàng)申請程序活動開始前1天再次提醒有關(guān)部門安排活動開始前1天再次提醒有關(guān)部門安排按規(guī)定填寫申請表干事確認(rèn)主持人海報(bào)深入跟進(jìn)、交流主持人海報(bào)深入跟進(jìn)、交流發(fā)送發(fā)送反饋反饋活動后期工作（同上）五、部門影響力塑造與增強(qiáng)為了塑造部門的影響力，拉近華工化院學(xué)術(shù)部與廣大同學(xué)的距離，并且在此過程中，不停完善自身的工作制度和工作模式，讓部門的工作給更多的同學(xué)帶去協(xié)助，樹立先鋒團(tuán)體的形象，我們部門將試行如下措施，盡最大努力將其做到最佳。（1）華工化院學(xué)術(shù)部的新浪微博微博作為目前應(yīng)用非常廣泛的網(wǎng)絡(luò)平臺，提供了現(xiàn)代學(xué)生普遍接受的交流方式。因此，我們用可以吸引廣大學(xué)生參與交流的方式來開展工作，將會獲得良好的效果。為此，我們部門申請開通了新浪微博，名稱為“華工化院學(xué)術(shù)部”（）。部門微博的重要功能是：與廣大學(xué)生獲得聯(lián)絡(luò)，聆聽他們的心聲，以使部門的工作方向時(shí)刻與廣大學(xué)生的切實(shí)需求相吻合。發(fā)起某些投票活動，調(diào)查同學(xué)們對某些熱點(diǎn)話題的觀法，以便更好地理解同學(xué)們的思想動向。發(fā)起某些討論，引領(lǐng)時(shí)事討論思潮，激發(fā)廣大學(xué)生關(guān)注時(shí)局時(shí)勢的熱情，培養(yǎng)增強(qiáng)現(xiàn)代大學(xué)生的自身素質(zhì)。刊登活動預(yù)告，為活動做宣傳，以使同學(xué)們能迅速掌握第一手的活動資訊。共享某些資源，如視頻，文檔等，為學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和工作提供盡量有用的協(xié)助，積極成為為學(xué)生所依賴的資源渠道。我們會設(shè)置專人管理微博，及時(shí)更新信息，答復(fù)同學(xué)們的問題，為同學(xué)們提出的困難尋求處理措施。我相信，通過我們的努力，華工化院學(xué)術(shù)部的微博一定可以成為同學(xué)們信賴的好朋友、好伙伴。（2）華工化院學(xué)術(shù)部公共郵箱公共郵箱，即一種賬號及密碼均對外公開的、供廣大學(xué)生登陸共享資源的郵箱，是一種非常好的資源下載平臺，