公文格式要求

一般公文格式一般公文格式是指平行文或下行文的格式，又稱通用型公文格式。根據(jù)國務(wù)院新《措施》規(guī)定，公文格式一般由份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件闡明、印章、成文日期、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期等要素構(gòu)成，平行文和下行文格式一般由除簽發(fā)人以外的上述其他各要素構(gòu)成。一份完整的公文分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線(又稱“間隔線”)以上的各要素統(tǒng)稱公文眉首；置于紅色反線如下至主題詞之間的各要素統(tǒng)稱公文主體；置于主題詞如下的各要素統(tǒng)稱公文版記。一般公文格式各部分的要素及其編排次序、標識規(guī)則如下：一、眉首部分眉首部分又稱文頭和版頭，包括份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號等要素。份數(shù)序號?！敖^密”或“機密”公文應(yīng)當標明公文份數(shù)序號。份數(shù)序號即該份文獻印制份數(shù)的次序編號，以阿拉伯數(shù)字標識在公文版心的左上角第一行。份數(shù)序號總位數(shù)根據(jù)公文印數(shù)確定。如公文總印數(shù)100件，其第1份文獻份數(shù)序號即為“001”。“絕密”或“機密”秘密等級和保密期限。秘密等級是指公文內(nèi)容波及秘密程度的等級。按《保密法》規(guī)定，秘密等級分為“秘密”、“機密”、“絕密”三級。保密期限即對公文保密期的規(guī)定，至保密期限之后公文自行解密。保密期限標識一般以日、月、六個月、年為時間段。秘密等級和保密期限標示在首頁版心右上角第一行位置，右邊頂格，秘密等級和保密期之間加★。如秘密等級為機密、保密期限1年，則標識為“機密★1年”。如為“秘密”等級無保密期限，則只標“秘密”2字，兩字之間空1字。緊急程度。緊急程度是指送達和辦理公文的時限規(guī)定。緊急文獻應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”，標在版心右上角第一行，右邊頂格，兩字之間空1字。公文如需同步標識秘密等級與緊急程度，“緊急程度”應(yīng)標在“秘密等級”下1行。發(fā)文機關(guān)標識。俗稱文獻紅頭。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱后加“文獻”二字構(gòu)成，一般采用紅色小標宋體，居中均勻排列。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣距版心上邊緣25mm。聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)名稱在前，其他機關(guān)名稱并列下方，右側(cè)“文獻”二字上下居中排布；不管聯(lián)合行文機關(guān)多少，都必須保證公文首頁顯示正文。發(fā)文字號。發(fā)文字號又稱文號，由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號構(gòu)成。在發(fā)文機關(guān)標識下空2行居中標識。發(fā)文字號的書寫次序是：機關(guān)代字、年份、序號，如“國統(tǒng)字〔〕1號”表達國家記錄局在制發(fā)的第1號文。發(fā)文字號由本機關(guān)公文管理部門統(tǒng)一編寫。年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識；年份應(yīng)標全稱，用六角括號“〔〕”括入；序號不編虛位（即1不應(yīng)編為001），不加“第”字。聯(lián)合行文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。發(fā)文字號之下4毫米標一條與版心等寬的紅色反線。二、主體部分主體部分是公文的最重要部分，包括公文標題、主送機關(guān)、正文、附件闡明、成文日期、發(fā)文機關(guān)印章、附注、附件等要素。公文標題。完整的公文標題包括發(fā)文機關(guān)名稱、事由、文種三要素。其中，發(fā)文機關(guān)名稱應(yīng)當與發(fā)文機關(guān)標識中的發(fā)文機關(guān)一致，使用發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱；事由應(yīng)精確、簡要地概括公文的重要內(nèi)容，文種要符合法定文種。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加標點符號。標題位于紅色反線下方(空2行)，用1行或分行居中、對稱排列；移行排列時要注意保持標題中的詞意完整、引用的書名、人名、數(shù)字等不要拆開跨行。主送機關(guān)。主送機關(guān)，又叫做“昂首”，指公文的重要受理機關(guān)。主送機關(guān)寫在正文之前、標題之下(空1行)，左側(cè)頂格，后加全角冒號。主送機關(guān)應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如主送機關(guān)較多時，應(yīng)按其性質(zhì)、級別或通例依次排列，同類并列機關(guān)中間用頓號、類與類之間用逗號隔開。其排列次序一般為：一是按先地方機關(guān)后中央機關(guān)；二是按黨政軍群(有關(guān)團體)次序；三是按發(fā)文內(nèi)容需要確定。若主送機關(guān)太多，則要注意必須保證首頁顯示正文。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，可將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識措施同抄送機關(guān)。正文。正文是公文的關(guān)鍵部分。用來表述公文的詳細內(nèi)容。正文緊接主送機關(guān)下1行，每自然段開頭左側(cè)空2個字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。為了公文防偽，新《措施》取消了“(此頁無正文)”版式闡明，并明確規(guī)定蓋章的公文頁必須有正文內(nèi)容。如公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采用調(diào)整行、字距的措施加以處理，務(wù)使印章與正文同處一頁面。附件闡明。公文如有附件，應(yīng)在正文下1行標識附件闡明。附件闡明包括“附件”二字和附件名稱，“附件”前空2字，后標全角冒號。如有2個以上附件，要以阿拉伯數(shù)字標識附件序號（如“附件：1.×××××2.×××××”）；每個附件名稱分行并列排列，附件名稱后不加標點符號。如附件名稱較長需回行時，下一行的左邊第一種字應(yīng)與上一行附件名稱第一字對齊。附件序號和名稱應(yīng)分別與正文背面所附的附件排列次序和標題相一致。被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)或以命令公布的公文，不應(yīng)作附件處理，即不加附件闡明。附件是公文的附屬公文，是文獻的構(gòu)成部分。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號的應(yīng)標阿拉伯數(shù)字序號；如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標識該公文的發(fā)文序號并在其后標識“附件”或“附件”加序號。附件中若有附件，一般附在其主附件背面，子附件闡明只注明“附”字和附件名稱。印章。公文，除會談紀要和以電報形式發(fā)出的以外，都應(yīng)加蓋印章。印章是公文的生效標識。單一機關(guān)制發(fā)的公文，落款處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只加蓋機關(guān)印章。印章應(yīng)端正、居中下壓成成文日期，印章上端距正文2-4mm。當印章下弧無文字時，僅如下弧壓在成文日期上(下套方式)；當印章下弧有文字時，印章中心線壓在成文日期上(中套方式)。兩個機關(guān)聯(lián)合制發(fā)的公文，需加蓋2個印章時，應(yīng)將成文日期拉開居中，左右各空7字，主辦機關(guān)印章在前，兩個印章均壓成文日期，相距不超過3mm，并互不相交或相切。三個以上機關(guān)聯(lián)合制發(fā)的公文，需加蓋3個以上印章時，應(yīng)在成文日期和正文之間署寫各發(fā)文機關(guān)名稱(一般用簡稱)，加蓋對應(yīng)機關(guān)印章，以防止出現(xiàn)空白印章。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，最終一排如余一種或兩個印章，則居中排布；印章之間互不相交或相切；在最終一排印章之下右空2字標識成文時間。公文用印的顏色為紅色，印跡必須端正、清晰、完整。印章加蓋后，其字跡應(yīng)端正地自左而右環(huán)行，完整、清晰地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的名稱，以體現(xiàn)公文的嚴厲性和有效性。成文時間。成文時間一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最終簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準；會議通過的公文以通過日期為準。成文日期關(guān)系到公文的生效時間，國家行政機關(guān)公文中成文日期的年、月、日要用中文完整書寫(如“二○○五年十一月二十一日”，不能寫為“11月21日”或“十一月二十一日”)。單一機關(guān)發(fā)文的成文日期一般右側(cè)空4個字。聯(lián)合發(fā)文的成文日期標識措施按上面“印章”中對其有關(guān)規(guī)定書寫。黨委群團機關(guān)成文日期，使用阿拉伯數(shù)字如“7月2日”。附注。附注指正文內(nèi)無法表述，但又需闡明的事項。公文如有附注，標識在成文日期下1行，加括號，左空2字。如“(此件傳到達縣、團級)”、“(聯(lián)絡(luò)人：×××，聯(lián)絡(luò)電話：××××××××)”等等。三、版記部分版記部分包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、份數(shù)等。版記部分位于公文最終一頁的底部，均在偶頁頁面。版記中各欄目間用黑色實線割開。主題詞。是按照主題詞表選用的用來標引公文主題內(nèi)容的詞或詞語，重要功能作用在于以便電腦存儲和文獻檢索。主題詞標示版記頂部，左側(cè)頂格，由“主題詞”3字(后加全角冒號)及若干詞組構(gòu)成?！爸黝}詞”為黑體字，詞組為宋體字。主題詞須選自規(guī)范的主題詞表(如《國務(wù)院公文主題詞表》或本機關(guān)的主題詞表)，上行文應(yīng)按照上級機關(guān)的規(guī)定標注主題詞。每份公文的主題詞一般不超過5個，其詞組的標引次序為：類別詞、類屬詞和文種，詞組間不加標點符號，空1字。抄送機關(guān)。抄送機關(guān)是指除公文主送機關(guān)外需執(zhí)行或知曉的其他機關(guān)。“抄送機關(guān)”標在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關(guān)間用逗號隔開，回行時與第一行冒號后的第一種抄送機關(guān)首字對齊；在最終一種抄送機關(guān)后用句號。抄送機關(guān)應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。如主送機關(guān)需要移至主題詞之下位置標識時，標識措施同抄送機關(guān)。印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期和份數(shù)等。印發(fā)機關(guān)即印發(fā)公文的機關(guān)，應(yīng)寫全稱。印發(fā)日期即印制公文的日期，要寫年月日全稱，用阿拉伯數(shù)字標識。印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期在同一行，印發(fā)機關(guān)左空1字、印發(fā)日期右空1字。份數(shù)即該文獻的實際印發(fā)份數(shù)，一般標識在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期之間，或版記最終一行的右下方。如需要標識審核人、校對人時，則可在印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期下1行標識，但規(guī)定標識均勻，對稱美觀。四、公文版式及其他有關(guān)規(guī)定(一)公文用紙和版心規(guī)格《國家行政機關(guān)公文格式》國標規(guī)定，公文用紙一般采用國際原則A4型（210mm×297mm）；紙的規(guī)格一般為60g/m2-80g/m2的膠板印刷紙或者復(fù)印紙。公文版心規(guī)格為：156mm×225mm(不含頁碼)。公文頁邊為：上白邊(天頭)空37mm±1mm，下白邊35mm±1mm；左白邊(訂口)空：28mm±1mm，右白邊(翻口)：26mm±1mm。(二)排版規(guī)格公文排印，中文從左而右橫排，少數(shù)民族按其書寫習慣排印。正文用3號仿宋字(16P，其字型高與寬為5.6mm，下同)，一般每頁排22行，每行排28個字。行距(即字體高度加行間距離)以3號仿宋字距再加上3號仿宋體字的7/8倍(10.5mm)為宜，一般為10mm。一般公文格式(平行文或下行文)的發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心為25mm，上行文的發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。眉首部分下方的紅色“反線”(即間隔線)為紅色實線，位于發(fā)文字號下方4mm，紅線粗1mm，與版心同寬，一般長156mm。版記部分的橫線為黑色實線，與版心同寬，一般長156mm。(三)公文字號公文的印刷字體，一般按發(fā)文機關(guān)標識、大標題、小標題、正文等次序，依次從大到小選用。發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識；發(fā)文機關(guān)標識字與以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)不不小于“國務(wù)院文獻”標識字號，即應(yīng)<15mm×22mm。發(fā)文機關(guān)標識版記應(yīng)由本機關(guān)的文秘部門統(tǒng)一規(guī)定，不要隨意變動，以保證公文權(quán)威性。公文標題用2號小標宋體字(21P)。秘密等級和保密期限、緊急程度、主題詞標識用3號黑體字，其中主題詞詞組用3號宋體字。正文、發(fā)文字號、主送機關(guān)、附件闡明、成文日期、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、份數(shù)等，均為3號仿宋體字。簽發(fā)人用3號楷體字；份數(shù)序號阿位伯數(shù)字用3號半角黑體。(四)公文中表格公文如需附表，豎表和橫表都應(yīng)在版心之間。橫排的表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角；單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口(也稱翻口)一邊。(五)頁碼公文頁碼用4號半角白體阿拉伯數(shù)字標識，置于版心下邊緣之下1行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距離版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉摵髞淼捻撁娌粯俗R頁碼。(六)裝訂規(guī)定公文一般應(yīng)左側(cè)裝訂。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘外訂眼距書芯上下各1/4處，平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm

特定公文格式一、上行文上行文用于向上級機關(guān)報送的請示、匯報或意見等。上行文格式除具有一般公文格式(平行文和下行文格式)要素外，與一般公文格式不一樣之處有如下幾點：眉首部分指示城。上行文的眉首部分(文頭)須留出供上級領(lǐng)導(dǎo)指示簽訂意見的空白區(qū)(稱指示城)，空白區(qū)高度為55mm，即眉首區(qū)各要素標識比一般公文格式整體下移55mm，發(fā)文機關(guān)標識與版心上邊緣距離為80mm。簽發(fā)人。上行文應(yīng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人標識形式由“簽發(fā)人”三字(右加全角冒號)與簽發(fā)人姓名構(gòu)成，用3號楷體字平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，簽發(fā)人姓名右空1字；其發(fā)文字號應(yīng)左移，左邊前空1字。聯(lián)合發(fā)文時，主辦機關(guān)簽發(fā)人姓名置于第1行，其他各有關(guān)機關(guān)簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦機關(guān)簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)排列次序依次排列，簽發(fā)人姓名之間用分號分隔，紅色反線對應(yīng)下移。印章。聯(lián)合行文的上行文，加蓋主辦機關(guān)的印章。附注。上行文應(yīng)在附注欄注明“聯(lián)絡(luò)人姓名及電話”，外加括號。二、命令命令格式可稱為行政機關(guān)公文中的最高形式。其格式為：發(fā)文機關(guān)標識。命令的發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)名稱(全稱或規(guī)范化簡稱)后加“命令”或“令”構(gòu)成，如“中華人民共和國國家記錄局令”，用紅色字印制，其字體與一般公文格式的發(fā)文機關(guān)標識相似，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。其標識位于上邊版心線下方20mm處(即距公文紙頂部57mm)。發(fā)文字號和正文。命令的發(fā)文字號為“令號”，如“第×號”。位于發(fā)文機關(guān)標識下2行居中排列。在“令號”下2行標識正文內(nèi)容。簽名章和成文時間。由于“命令”或“令”比較嚴厲、內(nèi)容簡潔，因此正文結(jié)束下面須加蓋印章和書印成文時間。命令的印章不是發(fā)文機關(guān)名稱印章，而是發(fā)文機關(guān)負責人(即第一把手)的手寫簽名章，其位于正文下1行右側(cè)空4字。簽名章左空2字標識負責人的職務(wù)，如“總理”、“部長”、“局長”等。在簽名章下1行右空2字標識成文年、月、日。如幾種機關(guān)的聯(lián)合命令，其發(fā)文機關(guān)為各有關(guān)機關(guān)，將“命令”或“令”字在發(fā)文機關(guān)標識后居中排放。簽發(fā)人名章也依次并列蓋印，但主辦機關(guān)應(yīng)放第一位，并應(yīng)注明各簽發(fā)人職務(wù)全稱。面對社會公布的命令(令)不加主送機關(guān)。其他格式同一般公文格式。三、會議紀要會議紀要格式標識由“×××××會議紀要”構(gòu)成，其標識位置同一般公文格式，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關(guān)酌定。發(fā)文字號一般由年份全稱和次序號構(gòu)成，如“〔××××〕第××號”。會議紀要標題可不標發(fā)文機關(guān)。其最大的不一樣之處是，會議紀要不蓋機關(guān)印章，且一般在正文之后標明主持人、出席人姓名。其他格式與一般公文基本相似。四、信函信函式格式的發(fā)文機關(guān)名稱標識于距紙頂端30mm處，字體一般為小標宋體，字號上發(fā)文機關(guān)酌定，發(fā)文機關(guān)名稱后不加“文獻”二字。如國家記錄局函件標識為“中華人民共和國國家記錄局”，國家記錄局辦公室函件標識為“中華人民共和國國家記錄局辦公室”。在發(fā)文機關(guān)全稱下4mm印一條武文線(上粗下細)，在紙的底部距紙邊20mm印一條文武線(上細下粗)，線長均為170mm，左右居中，發(fā)文機關(guān)名稱及雙線均為紅色。信函的公文標題標識于武文線下空2行，與一般公文格式相似。但秘密等級和保密期限、發(fā)文字號則與一般公文格式不一樣，并列標識于武文線下第1行。左空1字位置標保密等級或緊急程度，右空1字標識發(fā)文字號。其他格式要素均與一般公文相似，但信函格式第1頁不編頁碼。五、請示（一）合用范圍請示合用于向上級機關(guān)祈求指示、同意。請示是所有相對下級機關(guān)都可以使用的上行文種。從行文目的來看，請示可分為祈求指示類請示和祈求同意類請示兩種。請示在公務(wù)活動中的使用范圍較為廣泛。在記錄機關(guān)的工作中，請示是使用頻率較高的公文文種之一。請示重要用于：相對下級機關(guān)對黨和國家的有關(guān)路線、方針、政策和法律法令不夠明確，祈求上級機關(guān)作出明確解釋和答復(fù)；工作中出現(xiàn)新狀況或新問題需要處理，而無章可循，無法可依，難以處理，但愿上級予以明確請示；工作中碰到了困難，需要上級協(xié)助處理；因當?shù)貐^(qū)、本系統(tǒng)、本單位狀況特殊難以執(zhí)行統(tǒng)一規(guī)定，需作變通處理，祈求上級機關(guān)同意的問題；波及本部門業(yè)務(wù)范圍但無權(quán)自行處理的重要事項；本機關(guān)、本單位意見分歧，無法統(tǒng)一，規(guī)定上級裁決的問題；建立機構(gòu)、增長編制等需要向上級機關(guān)祈求指示和同意的問題；其他按上級有關(guān)規(guī)定應(yīng)當請示的問題。（二）體式和寫作要點1、請示的標題由發(fā)文機關(guān)、請示事項和文種構(gòu)成。其請示事項詞組前，一般不使用“申請”、“祈求”等詞語，防止與文種“請示”在語意上反復(fù)。如《××市記錄局有關(guān)改革區(qū)縣GDP核算措施的請示》，標題不要寫成“××市記錄局有關(guān)祈求改革區(qū)縣GDP核算措施的請示”。2、請示的主送機關(guān)一般只為一種直接上級機關(guān)。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機關(guān)向上級請示時，明確主送機關(guān)和抄送機關(guān)。即應(yīng)根據(jù)請示的事項職責歸屬，主送其中一種負責同意答復(fù)的上級機關(guān)，抄送另一種上級機關(guān)。3、請示正文一般包括：請示原由。請示開頭要寫明原因和理由，有的請示事項較重大和復(fù)雜，往往會用稍長的篇幅，分幾種層次或從不一樣角度加以闡明。不管篇幅長短，都必須把原由說清晰，為請示事項提出充足的事實根據(jù)。請示事項。把需要上級機關(guān)審批的問題，作出詳細明確的闡明，并提出切實可行的意見。祈求批復(fù)。請示的結(jié)尾一般用“以上請示當否，請指示”、“妥否，請指示”或“以上請示，如無不妥，請批轉(zhuǎn)××××××執(zhí)行”等常用語。請示批復(fù)要寫得謙和得體，不適宜用“請即從速批復(fù)”之類的祈求語。4、撰寫請示應(yīng)注意如下幾點：一文一事，不能一文多事。如請示出現(xiàn)一文多事，使上級機關(guān)難以處理并無法一一作出批復(fù)。逐層請示。請示一般不能越級行文，如因特殊或緊急狀況，需要越有請示時，同步要抄送被越過的上級機關(guān)。單頭請示。請示的主送機關(guān)只能是一種，不能多頭請示。需要同步送其他機關(guān)的，應(yīng)用抄送形式，但不能抄送其下級機關(guān)。請示一般不直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，請示不得直接報送領(lǐng)導(dǎo)者個人。請示和匯報應(yīng)分開。下級機關(guān)需要得到上級機關(guān)答復(fù)問題時用請示。只匯報工作，不需要上級機關(guān)批復(fù)的用匯報。請示不易過長。請示的篇幅要力爭簡潔，不應(yīng)長篇大論，必要時可用附件闡明。5、機關(guān)內(nèi)部簽報機關(guān)內(nèi)部簽報，也叫“內(nèi)部請示”。是指供機關(guān)內(nèi)部使用的一種工作文獻形式，不是一種正式的公文文種。常用于機關(guān)內(nèi)部下級向上級請示工作，其內(nèi)容類似上行文范圍。簽報的標題一般為《有關(guān)××××××問題的請示》；主送對象一般為直接的上級領(lǐng)導(dǎo)人；正文可按照請示正文的構(gòu)造，闡明詳細請示事項；結(jié)尾用語一般用“以上請示妥否，請指示”、“以上意見當否，請示”等字樣；落款注明單位名稱，一般由單位正職或主持工作的領(lǐng)導(dǎo)人簽訂姓名；成文日期為呈報單位負責人簽報的日期。簽報和請示的共同點是下級向上級請示工作時使用，兩者的行文目的、基本構(gòu)造相似，寫作時都規(guī)定一文一事。不一樣點為：請示是正式文種，具有法定效力，而簽報不是法定文種，是一種內(nèi)部文獻形式，一般只在機關(guān)內(nèi)部使用；請示主送上級機關(guān)，并以發(fā)文機關(guān)的名義上報，簽報則主送上級領(lǐng)導(dǎo)個人，落款由單位領(lǐng)導(dǎo)人簽名。使用機關(guān)簽報(內(nèi)部請示)需注意如下幾種問題：一是簽報和一般工作匯報不可混淆。如將請示寫成匯報則可理解為不規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)指示，往往會誤事。二是簽報一般只呈報一位領(lǐng)導(dǎo)人(即本單位的上級主管領(lǐng)導(dǎo))，與否需要轉(zhuǎn)呈其他領(lǐng)導(dǎo)，由主管領(lǐng)導(dǎo)決定。三是簽報不得直接呈送領(lǐng)導(dǎo)者個人，一般應(yīng)先送辦公室登記，由辦公室提出擬辦意見后呈送領(lǐng)導(dǎo)人。在請示公文的使用中，我們常會碰到請示與匯報使用混淆的問題。根據(jù)國務(wù)院新《措施》，祈求和匯報是兩個不一樣的獨立文種，祈求和匯報有著明顯的區(qū)別。其重要表目前：(1)行文的時間不一樣。請示的事項，必須通過上級機關(guān)審核同意后方能辦理。因此，祈求必須事前行文。匯報是下級機關(guān)為使上級機關(guān)理解和掌握下級狀況而制發(fā)的公文。因此，匯報可以在事中或事后行文，一般狀況下匯報多是在事后行文。(2)行文的目的不一樣。請示的目的在于祈求上級機關(guān)答復(fù)問題、審批有關(guān)事項或處理困難，請示帶有祈求性，一般上級機關(guān)應(yīng)及時予以答復(fù)。匯報則不一樣，匯報是為了讓上級機關(guān)理解狀況，掌握事項的動態(tài)，更好地指導(dǎo)工作，到達下情上達的目的，匯報的事項一般無需上級機關(guān)同意或批復(fù)。(3)行文內(nèi)容不一樣。請示必須一文一事，切忌一文數(shù)事。匯報可以一文一事，也可以一文數(shù)事。(4)處理方式不一樣。上級機關(guān)收到匯報一般只作“閱件”處理，在一定范圍內(nèi)傳閱。而對下級呈送的請示，上級機關(guān)必須對其內(nèi)容進行研究及時給出批復(fù)。因此，請示與匯報兩個文種不能混淆，即不能將該用匯報的錯用請示，或?qū)⒃撚谜埵镜腻e用匯報；請示與匯報也不能合用，切忌不可將請示或匯報的事項合用“請示匯報”形式上報。這里還要尤其指出的是，不相從屬機關(guān)之間請示同意事項不應(yīng)用請示，而應(yīng)當用函。有的部門為了對平行或不相從屬的機關(guān)表達尊重，往往用請示向不相從屬機關(guān)祈求同意事項。需知請示是上行文，只能向有從屬關(guān)系的上級行文時才能使用，向平行或不相從屬機關(guān)申請項目、經(jīng)費，或問詢事項等，不得使用請示。因此，各級記錄局向同級政府部門(如發(fā)展改革委、財政廳(局)等)祈求同意事項，應(yīng)使用“函”。同理，國務(wù)院部門與國務(wù)院辦公廳、地方部門與本級政府辦公廳，如(國家記錄局與國務(wù)院辦公廳，省記錄局與省政府辦公廳)屬平行關(guān)系，各級記錄局一般也不應(yīng)以請示向本級政府辦公廳行文，一般應(yīng)使用函。六、報告匯報合用于下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報工作、反應(yīng)狀況、答復(fù)上級機關(guān)的問詢。匯報是所有相對下級機關(guān)都可以使用的上行文，各級記錄機關(guān)都可以使用。匯報按其波及的范圍，可分為綜合匯報和專題匯報；按其行文的目的和規(guī)定，可以分為呈報性匯報和呈轉(zhuǎn)性匯報。本章陳說的內(nèi)容分為工作匯報、狀況匯報、答復(fù)匯報。

工作匯報一、合用范圍工作匯報合用于下級機關(guān)向上級機關(guān)匯報一定期期內(nèi)工作總體狀況，包括重要作法、成績經(jīng)驗和問題等；或某一種階段、某項詳細工作的進展狀況、對某項工作或某方面工作提出意見或提議等。工作匯報按其內(nèi)容可分為綜合匯報和專題工作匯報。二、體式和寫作要點(一)工作匯報的標題由“發(fā)文機關(guān)+匯報事項+匯報”構(gòu)成。(二)匯報應(yīng)主送一種上級機關(guān)。如需送雙重領(lǐng)導(dǎo)的上級機關(guān)應(yīng)寫明主送機關(guān)和抄送機關(guān)。必要時可抄送有關(guān)平行機關(guān)和直接下級機關(guān)。(三)正文的開關(guān)要寫明匯報的根據(jù)、目的、原由，并用過渡語“現(xiàn)將……匯報如下”引出匯報的主體內(nèi)容。(四)正文主體的重要內(nèi)容包括：一是概述工作的基本狀況，及對工作的基本估價。二是歸納、提煉重要成績和經(jīng)驗（或做法與體會）。三是找出問題和教訓(xùn)，以便此后采用對應(yīng)的措施。四是在些工作匯報還可以提出對此后工作設(shè)想和打算，便于上級機關(guān)掌握狀況或決策時參照。(五)匯報結(jié)尾一般可使用“以上匯報，請審閱”、“以上匯報，請審核”等常用結(jié)尾語，或自然收束。(六)匯報撰寫時要合理安排其整體架構(gòu)和內(nèi)容。開頭要概括、簡潔，開門見山，直奔主題；成績和經(jīng)驗要詳實；問題與教訓(xùn)不作過多鋪陳；工作設(shè)想和打算要簡要扼要、突出重點，有針對性。篇幅較長的工作匯報，要條理清晰，層次分明，構(gòu)造嚴謹。向上級機關(guān)的工作匯報內(nèi)容須是重大活動或任務(wù)，以及某項重要工作狀況，且確有必要時，才可向上級做匯報。切不可事無巨細，事事匯報。應(yīng)防止以機關(guān)名義向上級領(lǐng)導(dǎo)者個人報送匯報。根據(jù)規(guī)定，除上級領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項，或?qū)倬o急重大突發(fā)事項外，不得以機關(guān)名義向領(lǐng)導(dǎo)者個人報送匯報。貫徹上級領(lǐng)導(dǎo)批辦事項的匯報，一般也應(yīng)報送上級機關(guān)，按行文程序辦理。地方各級記錄機關(guān)向上級記錄機關(guān)報送匯報時，也應(yīng)遵照這方面的有關(guān)規(guī)定。要注意把握匯報與祈求的區(qū)別。從兩者行文目的看，匯報的目的在于匯報工作、提出意見和提議，以便上級機關(guān)理解本單位的狀況，從而有針對性地予以指導(dǎo)；而請示的目的是祈求上級機關(guān)對某一事項或問題作出指示或予以同意。從行文目的看，匯報不規(guī)定上級機關(guān)答復(fù)；而請示則規(guī)定上級機關(guān)及時批復(fù)回答，予以明確答復(fù)。實際工作中，匯報與請示混用的狀況有：一是文種誤用或內(nèi)容表述混淆。如有的匯報工作的匯報用了“請示”，有的匯報文中用過渡句“現(xiàn)請示如下”。二是工作匯報中夾帶有請示性事項。三是請示匯報并用，即把工作匯報和請示兩個文種合并在一起同步使用。如《有關(guān)***工作的請示匯報》。狀況匯報一、合用范圍狀況匯報合用于下級機關(guān)向上級機關(guān)及時反應(yīng)匯報重大事故、嚴重自然災(zāi)害、重大突發(fā)事件，以及帶有傾向性的問題和提供決策信息等，以使上級機關(guān)及時理解有關(guān)狀況，掌握發(fā)展動向，作出對的判斷，為其提供決策參照。此類匯報一般包括反應(yīng)某項工作、某首先狀況、某個問題的匯報。狀況匯報可以分為事件性匯報、問題性匯報、某一活動狀況匯報等。二、體式和寫作要點(一)狀況匯報的標題和主送機關(guān)寫法與工作匯報基本相似。(二)狀況匯報正文首先對所要反應(yīng)的狀況或問題進行概述，然后重點論述詳細事項，分析產(chǎn)生問題的主客觀原因，最終提出處理意見和措施。一般采用三段式構(gòu)造：“狀況、問題、提議”。狀況要精確、清晰；問題要突出主次，力爭詳細、深刻；提議要有針對性，且行之有效。狀況匯報除清晰寫明背景事實，要針對有關(guān)問題提出處理意見和措施。(三)狀況匯報結(jié)尾一般常用“以上匯報如有不妥（或不妥），請指示”句式，祈求批轉(zhuǎn)的重要的且?guī)б话阋饬x的匯報，結(jié)尾用“以上匯報如無不妥，請批轉(zhuǎn)……貫徹執(zhí)行”等句式，或自然收束結(jié)尾。(四)狀況匯報要突出“狀況”。包括上級關(guān)懷的狀況和問題等，尤其是工作中的新狀況、新經(jīng)驗、新問題。在構(gòu)造安排上，既可以按照事件發(fā)生發(fā)展的時間先后次序敘寫，也可按所提出問題的主次來寫。(五)狀況匯報一般要“一事一報”，報送及時、內(nèi)容單一，便于領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)及時理解和掌握狀況，有針對性地迅速作出反應(yīng)。狀況匯報有嚴格的內(nèi)容規(guī)定。匯報事項應(yīng)為事關(guān)重大的狀況和問題，內(nèi)容重要，狀況精確，事實清晰，提議可行，符合規(guī)范化的格式。匯報是上行文，主送機關(guān)應(yīng)是有從屬關(guān)系的直接上級機關(guān)，一般不應(yīng)越級上報；在緊急狀況下越級上報時，也應(yīng)同步抄報越過的直接上級機關(guān)。除領(lǐng)導(dǎo)親自交辦的事項外，匯報不得主送領(lǐng)導(dǎo)者個人，也不應(yīng)主送上級機關(guān)的同步，主送上級機關(guān)負責人。狀況匯報雖然是反應(yīng)工作中出現(xiàn)的新狀況、新問題，但主送機關(guān)應(yīng)為直接上級機關(guān)，不得向平行機關(guān)或不相從屬機關(guān)報送匯報。狀況匯報要遵照一事一報的原則，主旨明確，一件匯報只匯報一項工作，體現(xiàn)其專一性，切忌在同一匯報中反應(yīng)幾件個不相干的事項和問題。匯報中不能夾帶請示事項。狀況匯報應(yīng)及時，具有較強的時效性。應(yīng)注意狀況匯報與工作匯報和意見文種的區(qū)別。狀況匯報與工作匯報的區(qū)別是：狀況匯報是用于向上級匯報、反應(yīng)重要狀況、問題及動態(tài)的匯報；工作匯報是用于向上級機關(guān)匯報工作活動狀況的匯報，它側(cè)重于陳說工作的開展狀況、重要作法、經(jīng)驗和教訓(xùn)等。狀況匯報與上行文“意見”區(qū)別在于：狀況匯報側(cè)重于反應(yīng)狀況，不規(guī)定上級作出明確答復(fù)。只有所反應(yīng)的狀況帶有普遍性，且針對問題提出的處理措施具有指導(dǎo)作用時，可規(guī)定上級加以批轉(zhuǎn)，即一般所說的“呈轉(zhuǎn)性匯報”。而上行文意見雖然也陳說狀況但這里的狀況具有特定的內(nèi)容，它一般是對工作中碰到的某一重要問題作出分析與見解，意見陳說狀況的目的在于對意見的提出作鋪墊，所提意見和見解，重要是提供應(yīng)上級機關(guān)批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)。答復(fù)匯報一、合用范圍答復(fù)匯報合用于下級機關(guān)答復(fù)上級機關(guān)的問詢。包括答復(fù)上級機關(guān)行文問詢和上級領(lǐng)導(dǎo)指示交辦事項狀況的匯報。這種匯報針對性和時效性強。二、體式和寫作要點(一)答復(fù)匯報開關(guān)扼要論述匯報的事由，即答復(fù)的上級機關(guān)問詢內(nèi)容或交辦的詳細事項或任務(wù)，后以過渡句“現(xiàn)將……狀況匯報如下”引領(lǐng)下文。(二)正文寫明問詢事項的詳細狀況及交辦事項或任務(wù)的辦理狀況和成果。最終以常用語結(jié)尾。(三)答復(fù)匯報內(nèi)容較為單一，上級問詢什么，就直接回答什么，專題專報。若是上級責成辦理或檢查有關(guān)事項，就應(yīng)按“狀況、分析、提議”三部分寫。假如是向上級機關(guān)檢討某項工作中的錯誤，應(yīng)首先概括陳說事件始末，然后分析導(dǎo)致錯誤的原因和應(yīng)負的責任，最終寫明處理成果及此后的改善意見。答復(fù)匯報行文中應(yīng)注意如下幾點：一是除上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者個人直接交辦的事項外，不得以機關(guān)名義向上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者個人報送匯報。二是答復(fù)匯報正文應(yīng)根據(jù)上級機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人的問詢，有針對性地作出匯報，要突出專一性、時效性。七、通知告知合用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相從屬機關(guān)的公文，傳達規(guī)定下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。告知常用于下行文，也可作為平行文用于平行機關(guān)或不相從屬的機關(guān)，但不能用于上行文。告知是公文中用途最為廣泛、使用頻率較高的文種，各級行政機關(guān)都可使用，人民團體和企事業(yè)單位也可使用。告知傳達的周知、辦理或執(zhí)行的事項均有明確的時間規(guī)定，具有較強的時效性。告知的分類提法較多，根據(jù)新《措施》，告知大體上可分為批轉(zhuǎn)告知、轉(zhuǎn)發(fā)告知、傳達告知和任免告知。傳達告知又包括公布性告知、布署性告知、知照性告知、會議告知等。批轉(zhuǎn)告知和轉(zhuǎn)發(fā)告知一、合用范圍批轉(zhuǎn)告知用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文。批轉(zhuǎn)告知的“批轉(zhuǎn)”意即“同意并轉(zhuǎn)發(fā)”，常用于如下幾種狀況：一是上級機關(guān)認為所屬下級機關(guān)所確定的重要措施，需要其他下級機關(guān)普遍貫徹執(zhí)行的，可用批轉(zhuǎn)告知下發(fā)，如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)人口普查領(lǐng)導(dǎo)小組、公安部有關(guān)在第四次人口普查前進行戶口整頓工作匯報的告知》。二是一種或幾種同級機關(guān)，就處理有關(guān)自身業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的重要事項提出處理意見，祈求上級機關(guān)指示、同意，上級機關(guān)認為該問題重要，帶有普遍性，不用“批復(fù)”答復(fù)，而使用“批轉(zhuǎn)告知”告知所屬機關(guān)遵照執(zhí)行，如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家記錄局有關(guān)建立國家普查制度改革記錄調(diào)查體系請示的告知》。三是上級機關(guān)對下級機關(guān)上報的需要上級支持和協(xié)調(diào)的問題，以及上級機關(guān)認為下級機關(guān)上報的問題具有普遍指導(dǎo)意義，需要其下屬機關(guān)引起重視或執(zhí)行的，也常用“批轉(zhuǎn)告知”，如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家計委、國務(wù)院生產(chǎn)辦、國家記錄局有關(guān)改善工業(yè)生產(chǎn)評價考核指標匯報的告知》。批轉(zhuǎn)告知一般只印發(fā)下級機關(guān)，也可同步抄送有關(guān)平級機關(guān)。轉(zhuǎn)發(fā)告知用于轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相從屬機關(guān)的公文。轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)不受等級制約，只要符合有關(guān)規(guī)定，都可以使用。需要轉(zhuǎn)發(fā)的公文，不管是轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)還是不相從屬機關(guān)的公文，都應(yīng)當對本機關(guān)、當?shù)貐^(qū)、本系統(tǒng)或本部門有指導(dǎo)、借鑒意義或參照作用。轉(zhuǎn)發(fā)告知一般印發(fā)下級機關(guān)，也可抄送有關(guān)平級機關(guān)。二、體式和寫作要點(一)批轉(zhuǎn)告知和轉(zhuǎn)發(fā)告知均按下行文的通用格式，公文要素必須齊全。(二)告知標題由“發(fā)文機關(guān)名稱+事由+告知”三要素構(gòu)成，事由一般為“批轉(zhuǎn)（轉(zhuǎn)發(fā)）+來文機關(guān)名稱+來文名稱”。如《國務(wù)院批轉(zhuǎn)國家記錄局有關(guān)建立國家普查制度改革記錄調(diào)查體系請示的告知》為批轉(zhuǎn)告知的標題，《國務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)國家記錄局、國家經(jīng)貿(mào)委有關(guān)做好工業(yè)記錄制度改革意見的告知》為轉(zhuǎn)發(fā)告知的標題。(三)批轉(zhuǎn)告知內(nèi)容由批轉(zhuǎn)告知正文（或稱批語）與被批轉(zhuǎn)的文獻構(gòu)成。批轉(zhuǎn)告知正文重要包括兩部分：一是明確直述對批轉(zhuǎn)文獻的態(tài)度并提出一般執(zhí)行規(guī)定，常用“×××（指同意機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)）同意（或原則同意）《××××××的請示》，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行”等表述方式；二是必要時強調(diào)被轉(zhuǎn)批文獻所波及工作的重要性，或突出來文的重點內(nèi)容，強調(diào)來文的基本精神，并提出詳細的指導(dǎo)性意見。(四)轉(zhuǎn)發(fā)告知內(nèi)容亦由轉(zhuǎn)發(fā)告知正文（或稱批語）與被轉(zhuǎn)發(fā)的文獻構(gòu)成。轉(zhuǎn)發(fā)告知正文開頭則應(yīng)用轉(zhuǎn)述，如“《××××××意見》已經(jīng)×××（指批轉(zhuǎn)機關(guān)的上級機關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)）同意（或原則同意），現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行”的表述方式。必要時也可對其所波及工作重要性加以強調(diào)并提出詳細規(guī)定。(五)批轉(zhuǎn)告知和轉(zhuǎn)發(fā)告知結(jié)尾一般不用常用語，正文結(jié)束后自然收束。(六)批轉(zhuǎn)告知和轉(zhuǎn)發(fā)告知的標題應(yīng)規(guī)范、簡潔、通順。一要盡量概括簡化，不要過于冗長，如：批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)幾種機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，標題中可簡化為在主辦機關(guān)名稱后加“等部門”（或“等單位”）的形式，省略其他機關(guān)名稱；批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)一種機關(guān)的幾種有關(guān)文獻，標題可只標第一種文獻標題，后加“等×個文獻”，不需將被轉(zhuǎn)發(fā)文獻標題一一列出。二是標題中一般不帶標點符號，且不要出現(xiàn)介詞和虛詞反復(fù)。如《××省婦聯(lián)有關(guān)批轉(zhuǎn)××市婦聯(lián)〈有關(guān)××××××（指事由）的意見〉的告知》，可寫為《××省婦聯(lián)批轉(zhuǎn)××市婦聯(lián)有關(guān)××××××意見的告知》。(七)撰寫批轉(zhuǎn)告知和轉(zhuǎn)發(fā)告知正文時，應(yīng)完整列示被批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)的文獻標題（可不用引公文的發(fā)文字號），不應(yīng)簡化或省略被批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)文獻標題的發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種。對所批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文獻的執(zhí)行規(guī)定，應(yīng)恰當?shù)剡x擇公文的常用語，批轉(zhuǎn)告知一般使用“認真貫徹執(zhí)行”、“認真貫徹貫徹”、“遵照執(zhí)行”、“切實遵照執(zhí)行”等；轉(zhuǎn)發(fā)告知一般使用“貫徹執(zhí)行”、“遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”、“供參照”、“供研究”等，以上用語的含義有一定差異，應(yīng)根據(jù)發(fā)文目的和被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文獻的重要程度精確使用。(八)需要尤其強調(diào)的是，被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文獻是告知整體內(nèi)容的構(gòu)成部分，與正文具有同等的效力，因此不能作為附件處理。對被批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)下級機關(guān)的公文，批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)機關(guān)要進行審核，保證精確、規(guī)范。批轉(zhuǎn)告知和轉(zhuǎn)發(fā)告知，其常見和應(yīng)注意的問題有如下幾點：一是要根據(jù)行文關(guān)系和合用范圍，對的選用批轉(zhuǎn)告知和轉(zhuǎn)發(fā)告知。從行文關(guān)系看，只有上級機關(guān)可以批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，不相從屬機關(guān)只能用轉(zhuǎn)發(fā)告知轉(zhuǎn)發(fā)給下級或平行機關(guān)。二是批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)告知的寫作應(yīng)符合規(guī)定。寫作上常見的問題有：有的告知標題冗長、濫用書名號（《》）和介詞“有關(guān)”反復(fù)；有的標題簡而不明，似是而非，如《有關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)兩個文獻的告知》，標題中看不出轉(zhuǎn)發(fā)公文的名稱；有的標題缺乏文種，如《×××××轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)××××××的意見》，標題中錯將被轉(zhuǎn)發(fā)公文的文種當作告知文種；有的將批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)的公文以附件闡明格式列為附件，等等。三是要對的把握批轉(zhuǎn)告知、轉(zhuǎn)發(fā)告知、印發(fā)告知的區(qū)別。批轉(zhuǎn)告知有指令性，下級機關(guān)及有關(guān)人員必須執(zhí)行；轉(zhuǎn)發(fā)告知有的需要執(zhí)行，有的只作借鑒或參酌；印發(fā)告知重要是傳達周知或執(zhí)行事項。批轉(zhuǎn)告知是轉(zhuǎn)發(fā)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)告知可轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)