精益行政辦公

精益行政辦公精益概念適用于所有流程和行業(yè)它是實(shí)現(xiàn)卓越運(yùn)營的戰(zhàn)略、原理、流程和領(lǐng)導(dǎo)途徑。它可實(shí)現(xiàn)的結(jié)果包括：減少周期時間〔產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)〕提高質(zhì)量減少本錢和庫存提高潛在產(chǎn)能改善客戶效勞高水平的員工參與、所有和承諾提高財務(wù)回報什么是精益?精益解釋2精益的益處3隨著精益思想成為全球主流的管理思想，精益辦公已成為未來辦公的模式。通過消除流程中的浪費(fèi)，創(chuàng)立客戶導(dǎo)向的無缺陷的流程，構(gòu)建激發(fā)員工創(chuàng)造力和活力的工作環(huán)境。全球商業(yè)環(huán)境在加速變化，逼迫企業(yè)和組織去評估他們的概念和技術(shù)以應(yīng)對商業(yè)挑戰(zhàn)。通過精益辦公，企業(yè)和組織可以通過提高業(yè)務(wù)流程的靈敏性、可控性及透明性來適應(yīng)高度分化的業(yè)務(wù)流程，從而增強(qiáng)他們的核心競爭力。精益辦公系統(tǒng)是用來幫助企業(yè)和組織通過優(yōu)化內(nèi)部的流程以到達(dá)更有效的結(jié)果，有效降低30%的管理本錢和周期時間，提高質(zhì)量達(dá)60%。精益辦公是基于“流動〞原那么的根底上，提升辦公價值流中的信息交易速度和準(zhǔn)確性。創(chuàng)立具有良好信息流動的精益辦公系統(tǒng)常常比制造業(yè)要困難的多。關(guān)鍵是必須目視化信息流程，識別其中可去除的浪費(fèi)活動，從而向目標(biāo)狀態(tài)改進(jìn)。精益辦公即采用行之有效的豐田生產(chǎn)系統(tǒng)原理，在行政和知識工作環(huán)境中應(yīng)用目視管理、連續(xù)流動、品質(zhì)內(nèi)置和基于團(tuán)隊(duì)的快速改進(jìn)等精益工具。精益辦公以變革管理理論為根底，通過流程優(yōu)化、精益工程管理、精益行政、開放式辦公、辦公5S與目視化工作開展，結(jié)合日常改善激發(fā)全員創(chuàng)造力和工作活力，創(chuàng)立一流高效、信息通暢、流程標(biāo)準(zhǔn)、整齊有序并具有活力的世界級辦公環(huán)境。在辦公環(huán)境中應(yīng)用精益原理，能極大地提高業(yè)務(wù)流程效率，改進(jìn)效勞品質(zhì)，降低本錢，提升響應(yīng)速度和顧客的滿意度〔包括內(nèi)部和外部顧客〕。員工通過學(xué)習(xí)在每一價值內(nèi)識別并消除浪費(fèi)，來創(chuàng)立快速的價值流動，并以新的視角看待日常工作。精益辦公是提升工作效率，縮短響應(yīng)時間和保持運(yùn)營競爭優(yōu)勢威力巨大的持續(xù)改進(jìn)系統(tǒng)。此外，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)企業(yè)在實(shí)施精益的初期，如能在一線的辦公流程中率先推行精益，對整個企業(yè)有效推行精益和獲得的績效成果，如員工的士氣和財務(wù)績效等方面，都具有倍乘效應(yīng)。簡而言之，在制造業(yè)中實(shí)施精益辦公和不采用精益辦公之間的差異是巨大的。我們估計(jì)在制造公司中業(yè)務(wù)流程中實(shí)施精益辦公獲得的收益，例如相應(yīng)速度、有效性和財務(wù)績效上，相比不采用精益辦公的制造商要多出一倍以上。這是因?yàn)榫嫔a(chǎn)和精益辦公兩者都是基于價值流方式，即重視端對端流程的整體有效性，而不僅僅是個別流程的優(yōu)化。這就要求辦公支持流程也要根據(jù)增值工序進(jìn)行調(diào)整，而增值工序那么顧客需求的產(chǎn)物。精益辦公的內(nèi)容與特征一種以原那么為驅(qū)動，基于工具的哲學(xué)體系。其核心是消除浪費(fèi)，從而使得所有的行為/步驟都能夠?yàn)榭蛻魩韮r值.理想的精益辦公流程是：精益思想的核心就是消除浪費(fèi)!精益思想更高的客戶滿意度更短的處理時間更高的適應(yīng)能力更高的質(zhì)量更低的本錢更高的員工滿意度Making(Back-)Office

astrategicadvantage精益成效的核心觀念 通過提高效率來降低本錢應(yīng)該在業(yè)務(wù)更多的評定，要有一個根深蒂固的想法“利潤來自于本錢的降低〞〔堅(jiān)持這種想法〕 通過改變工作方法來降低本錢—目標(biāo)：使所有的工作方法更有效，更簡單，更標(biāo)準(zhǔn)化。 為了提高每個系統(tǒng)的效率在行業(yè)中的領(lǐng)先性，管理者和領(lǐng)導(dǎo)必須了解他們?nèi)康南到y(tǒng)和流程工作123再想本錢……工作方法……認(rèn)識你的系統(tǒng)！“去看〞管理法那么(GenchiGenbutsu)

不要僅根據(jù)報告作出行動??！永遠(yuǎn)“去看〞工作現(xiàn)場，了解真正的問題辦公室工作現(xiàn)場Go&See!!??工具幫助你達(dá)成目標(biāo)…原那么讓你始終實(shí)現(xiàn)目標(biāo)五條精益原那么產(chǎn)品/效勞/信息從流程的一端移到另一端從客戶角度定義價值，以產(chǎn)品/效勞的方式表示直到下游客戶表示有需要，否那么上游流程不執(zhí)行任何操作2映射價值流3建立流4實(shí)施拉動5精益求精，到達(dá)完美1指定價值映射產(chǎn)品/效勞采取的用于接觸客戶的步驟〔增加價值和沒有增加價值〕消除浪費(fèi)，使所有的活動都為客戶創(chuàng)造價值6在任何常規(guī)運(yùn)營中：1-10%的活動能夠增加價值五條精益原那么指定價值

價值定義為在正確的時間以適宜的價格按客戶規(guī)定向客戶提供的能力。從最終客戶的立場指定價值詢問你當(dāng)前的產(chǎn)品/效勞和流程是怎樣未能到達(dá)客戶價值期望：價格？質(zhì)量？可靠的交付？快速響應(yīng)需求的改變？產(chǎn)品的根本定義？浪費(fèi)：沒有增加價值但增加本錢和時間的活動七種浪費(fèi)類型：缺陷生產(chǎn)過量庫存過多不必要的動作過度處理運(yùn)輸?shù)却兇獾睦速M(fèi)7映射價值流–概覽全局，改進(jìn)系統(tǒng)“只要有提供給客戶的產(chǎn)品或效勞，就有價值流。難點(diǎn)就在于看到這個流。〞 〔Womack,學(xué)會看到〕五條精益原那么2.映射價值流識別將產(chǎn)品從訂單移到交付的當(dāng)前所需步驟挑戰(zhàn)每一步驟：為什么需要這一步？如果取消這一步驟，客戶是否會認(rèn)為產(chǎn)品價值更??？許多步驟只因?yàn)楣镜慕M織形式和之前對資產(chǎn)和技術(shù)的決定才有必要所有活動，包括增加價值的和沒有增加價值的，都需要從原材料〔初始化〕生產(chǎn)出產(chǎn)品〔或提供功能〕并交到客戶手中原材料到客戶概念到啟動訂單到現(xiàn)金價值流

三個主要價值流：83.建立流

以快速的順序排列真正創(chuàng)造價值的所有步驟

五條精益原那么需要流程中的每個步驟都是：能力–每次都正確〔六西格瑪〕可用–總是能運(yùn)行足夠–容量能防止瓶頸和投資過度〔正確大小的工具〕通過事務(wù)處理從端到端連續(xù)移動產(chǎn)品、效勞和信息流看似不切實(shí)際、不合邏輯，因?yàn)槲覀儽挥?xùn)練為考慮以下各項(xiàng)：部門、部門劃分批量、排隊(duì)效益和積壓批處理–每件一分鐘ABC周期時間=30++分鐘〔周〕ABc周期時間=12分鐘連續(xù)流–一個接一個移動拉動：以客戶為中心五條精益原那么4.實(shí)施拉動

除非上游需要，否那么下游不執(zhí)行任何操作通過前置時間壓縮和正確的價值規(guī)定，讓客戶完全得到他們所要的：在客戶/下一流程的拉動中使用信號〔看板〕一個串聯(lián)生產(chǎn)和交付指導(dǎo)的系統(tǒng)，在該系統(tǒng)中，除非下游客戶表示有需要，否那么上游供給商不執(zhí)行任何操作供給商客戶再來一個！好連續(xù)改進(jìn)，永不停止五條精益原那么5.精益求精，到達(dá)完美

流程改進(jìn)的持續(xù)循環(huán)總是有浪費(fèi)不斷改進(jìn)，帶來創(chuàng)新使用根由分析以及時并永久性解決問題使目標(biāo)可見當(dāng)前狀態(tài)未來狀態(tài)下一個未來狀態(tài)原始狀態(tài)11辦公中的七種浪費(fèi)5S概念精益改革的根底高業(yè)績環(huán)境的流程創(chuàng)造一個平安、舒適、明亮的工作環(huán)境確定工作場所的工具，包括需要什么，什么實(shí)踐需要以及哪里有需要什么是5S？學(xué)會聰明的工作5S的好處對員工對組織使你的工作更令人滿意澄清工作期望減少查找時間-提供整體操作效率令缺陷帶來高質(zhì)量零浪費(fèi)帶來低本錢零延誤帶來可靠的效勞5S概要之前之后精益前的GE商業(yè)金融辦公室應(yīng)用到辦公室之前之后精益前的GE商業(yè)金融辦公室應(yīng)用到辦公室無紙化文件整理案例跨部門溝通的平臺九段秘書1段2段3段4段5段6段7段8段9段遞資料幫領(lǐng)導(dǎo)端茶倒水、發(fā)通知、傳遞資料等簡單的工作做提醒遞資料,把領(lǐng)導(dǎo)每周、每天的工作行程和時間安排好，按照每周、每天行程的時間表提前提醒領(lǐng)導(dǎo)，比較重要的事項(xiàng)提前一天提醒、特別重要的事項(xiàng)提前一周提醒領(lǐng)導(dǎo)并且協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好充分的準(zhǔn)備審資料遞資料,排行程、做提醒，并且?guī)椭I(lǐng)導(dǎo)審核資料，如何錯的或者不合流程的就返回去不往上交匯工作遞資料,排行程、做提醒，審資料，并且每周、每月和每季把領(lǐng)導(dǎo)直接下屬的工作結(jié)果和計(jì)劃匯總起來做分析遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)分析直接下屬本周或本月的工作結(jié)果完成情況并給出自己的建議幫匯總遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，分析下屬工作結(jié)果、給出自己的建議，并且?guī)椭I(lǐng)導(dǎo)把自己本周、本月的工作結(jié)果匯總起來及下周、下月的工作計(jì)劃做好初步的安排追措施遞資料,做提醒，審資料，匯工作，分析工作結(jié)果、給出建議，匯總領(lǐng)導(dǎo)工作結(jié)果及工作計(jì)劃，并下發(fā)領(lǐng)導(dǎo)修改完成的工作，重要事項(xiàng)還要求責(zé)任人提交完成目標(biāo)計(jì)劃的行動措施并及時提交給領(lǐng)導(dǎo)追結(jié)果遞資料,排行程、做提醒，審資料，匯下屬工作，分析下屬工作結(jié)果、給出自己的建議，匯總工作結(jié)果、工作計(jì)劃，下發(fā)領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃、追蹤措施、及時匯報，并且每天、每周、每月根據(jù)行動措施中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)追蹤階段性結(jié)果及時匯報給領(lǐng)導(dǎo)做流程把上述過程做成標(biāo)準(zhǔn)化的“秘書”工作流程，讓任何一個沒有做過的秘書都可以根據(jù)這個流程，把工作的結(jié)果做到九段。結(jié)果意識強(qiáng)化結(jié)果定義改變員工行為，基于客戶價值的結(jié)果定義是執(zhí)行的起點(diǎn)。部門：質(zhì)量保證部區(qū)域：辦公室關(guān)于質(zhì)量信息發(fā)布的改善1、改善目的2、現(xiàn)況及問題點(diǎn)提高質(zhì)量信息利用價值，及時發(fā)布信息，適時指導(dǎo)生產(chǎn)；1、現(xiàn)場存在大量檢驗(yàn)員，由其產(chǎn)生的質(zhì)量信息一般情況下呈報給工程技術(shù)人員，由工程技術(shù)人員進(jìn)行處理，此后質(zhì)量信信息數(shù)據(jù)作為考核工人的依據(jù)；2、質(zhì)量信息，特別是后續(xù)工序檢驗(yàn)發(fā)現(xiàn)的信息，經(jīng)工程技術(shù)人員處理之后，并不能及時有效的傳到達(dá)生產(chǎn)車間的生產(chǎn)工人，信息資源浪費(fèi)。3、如9月生產(chǎn)缸體，A班21日廢46件，A班22日廢25件，A班23日廢26件，出現(xiàn)不正常；3、主要改善內(nèi)容改善前改善后

內(nèi)容說明：內(nèi)容說明:及時統(tǒng)計(jì)分析檢驗(yàn)信息，通知生產(chǎn)車間；檢驗(yàn)工程技術(shù)人員處理問題考核產(chǎn)生質(zhì)量信息統(tǒng)計(jì)分析得出重點(diǎn)信息產(chǎn)生質(zhì)量信息檢驗(yàn)工程技術(shù)人員處理問題信息匯總考核信息匯總質(zhì)量信息快報生產(chǎn)車間調(diào)整生產(chǎn)生產(chǎn)車間調(diào)整生產(chǎn)檢驗(yàn)員發(fā)出信息由工程技術(shù)部統(tǒng)計(jì)、處理，并通知車間進(jìn)行調(diào)整；生產(chǎn)車間調(diào)整生產(chǎn)新增重點(diǎn)、重復(fù)發(fā)生問題的信息，由質(zhì)量部通知車間進(jìn)行調(diào)整。4、改善效果5、活動感想有形效果無形效果1、及時提供質(zhì)量信息，防止問題累計(jì)發(fā)生,降低廢品發(fā)生率，但無法估算；1、提高信息利用效率；質(zhì)量信息快速反響，讓質(zhì)量問題快速解決，2、信息公開、透明，讓生產(chǎn)人員的及時了解自己所生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量狀況，有針對進(jìn)行解決、預(yù)防；大家共同關(guān)注產(chǎn)品質(zhì)量，努力提高產(chǎn)品合格率。部門：資產(chǎn)財務(wù)部改善人：關(guān)于運(yùn)費(fèi)代開發(fā)票稅率的改善1、改善目的2、現(xiàn)況及問題點(diǎn)【現(xiàn)況】代開稅率為4.3%【問題點(diǎn)】支付稅款多，銷售費(fèi)用高①減少現(xiàn)金支出②降低銷售費(fèi)用3、主要改善內(nèi)容代開稅率由4.3%降為3%

假設(shè)從A地-B地運(yùn)費(fèi)金額為100元改善前改善后開票稅率4.3%303.0%借：其他應(yīng)收款100

100貸：應(yīng)付賬款100

100借：銷售費(fèi)用97.2

95.91.30貸：預(yù)提費(fèi)用97.2

95.91.30借：預(yù)提費(fèi)用97.2

95.91.30應(yīng)交稅費(fèi)-進(jìn)項(xiàng)稅7.3

7.20.10貸：其他應(yīng)收款100

100銀行存款4.5

3.11.401、從費(fèi)用角度,節(jié)省了1.30元2、從現(xiàn)金流角度,少給運(yùn)輸隊(duì)1.40元，進(jìn)項(xiàng)稅少抵扣0.10元，合計(jì)少付1.30元4、改善效果5、活動感想改善的理念常駐影響報表結(jié)構(gòu)，增加利潤有形效果無形效果1-6月份運(yùn)費(fèi)為萬，推算全年可節(jié)省萬從4月份改善后，現(xiàn)已實(shí)現(xiàn)萬工程說明：

簡化CHR，提高可用資源。業(yè)務(wù)：

人力資源〔招聘〕 目標(biāo)：

減少多數(shù)據(jù)處理，簡化錄用函的打印流程..當(dāng)前狀態(tài)：-

數(shù)據(jù)需要CHR根據(jù)當(dāng)天的錄用情況輸入，而且每周也要輸入，我們還需更新錄用函郵件合并程序。

-人工機(jī)制涉及重復(fù)地將日期鍵入兩個不同的Excel表，從而造成時間和人力浪費(fèi)。

-使用一個資源來報告本周要打印的錄用函，同時可用數(shù)據(jù)在兩個不同的excel表上，另一個資源需要將該數(shù)據(jù)鍵入錄用函郵件合并程序。

-鍵入這些數(shù)據(jù)每月估計(jì)花費(fèi)16小時。

-每月3個資源涉及的本錢約4050盧比未來狀態(tài)：

使用的方法：

VA/NVA分析,MUDA,5SCHR和錄用函：簡化每月節(jié)省8-9個小時。減少人力的浪費(fèi)。3)本錢減少。影響的指標(biāo)-生產(chǎn)力-可用的資源。數(shù)據(jù)要鍵入一個Excel〔即CHR〔郵件合并程序〕〕以應(yīng)用5S。Excel格式提供即時可用的數(shù)據(jù)以打印錄用函，從而防止屢次數(shù)據(jù)輸入。在需要時可方便地訪問數(shù)據(jù)，及時打印錄用函可節(jié)省人力資源，提高時間效率。此流程將打印錄用函的TAT時間幾乎減少到原來的一半。當(dāng)前狀態(tài)每月減少本錢2700盧比好處70精益前精益后MUDA:人工任務(wù)修復(fù)CHR獲取打印錄用函的數(shù)據(jù)鍵入準(zhǔn)備錄用函跟蹤系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。240人小時/每年錄用函郵件合并程序日常CHR日常CHR和錄用函郵件合并NVA71益處分析72下載并合并本月所有報表至一個文件

在ET&L報表中核實(shí)員工的法律實(shí)體代碼將每一個法律實(shí)體的eT&L卷填寫到指定格式的報表Before結(jié)束根據(jù)9標(biāo)準(zhǔn)，將eT&L卷及其本錢分配到31法律實(shí)體檢查本錢中心，并檢查本月是否有新的本錢中心創(chuàng)立開始下載并合并本月所有報表至一個文件再次運(yùn)行宏填寫第二頁結(jié)束復(fù)制數(shù)據(jù)到主要頁&運(yùn)行宏來自動填寫入第一頁維護(hù)宏模版開始LEAN工程最正確實(shí)踐分享–e-T&E價值圖MUDA:ProcessingAfter10分鐘205分鐘210分鐘用時20分鐘用時每年96小時每年4小時20分鐘在報表中添加新的本錢中心，在模版中添加近400個本錢中心15分鐘在ET&L報表中核實(shí)員工的法律實(shí)體代碼現(xiàn)有流程從系統(tǒng)中下載并合并eT&L報表核對LE&CC并關(guān)聯(lián)到其他文件+MUDA-Processing:每年92小時每月流程實(shí)施Lean之后自動生成報表手工填寫數(shù)據(jù)節(jié)省:每年92小時LEAN工程前/后流程圖…根據(jù)需要，逐個過濾出30個法律實(shí)體和400個本錢中心案例：非生產(chǎn)采購業(yè)務(wù)流程優(yōu)化背景情況：某公司1998年全面實(shí)施ERP系統(tǒng)，為落實(shí)公司財務(wù)四統(tǒng)一的目標(biāo)，公司決定非生產(chǎn)采購〔包括研發(fā)物料采購、生產(chǎn)工具設(shè)備輔料采購、行政用品采購〕一律上ERP系統(tǒng)。半年后公司各部門反映大量問題：1、計(jì)算機(jī)、文具等辦公用品需提前一個月申購，往往45天才能到貨。2、公司辦公地域廣闊，而不同用品的庫房分布在市區(qū)內(nèi)外多個地點(diǎn)，物品領(lǐng)用極不方便。3、物品申購必須經(jīng)過二級部門、一級部門、公司方案部門層層審批，加之申購信息系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口不暢，效率極為低下。該公司管理工程部方案組成PDT〔流程優(yōu)化小組〕在原ERP流程框架