集團(tuán)公司聲像檔案管理辦法

2-3-集團(tuán)公司聲像檔案管理辦法第一章總則第一條為進(jìn)一步提高**（集團(tuán)）有限公司（以下簡稱集團(tuán)公司）聲像檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，實(shí)現(xiàn)聲像檔案規(guī)范化管理，根據(jù)國家和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-1995）等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際工作，特制訂本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于集團(tuán)公司聲像檔案管理工作，所屬各單位應(yīng)參照本辦法，結(jié)合自身實(shí)際，制定本單位聲像檔案管理制度。第二章聲像檔案的收集第三條聲像檔案主要包括照片、錄音、錄像等類型，不同類型檔案均應(yīng)詳細(xì)記錄時(shí)間、地點(diǎn)、人物、活動內(nèi)容及攝錄人姓名等信息，注重所收集檔案的完整性。第四條收集范圍（一）記錄本單位主要職能活動和工作成果的聲像材料1.上級領(lǐng)導(dǎo)人視察工作或從事其它活動形成的聲像材料。2.外國貴賓來本單位訪問、洽談等活動中形成的聲像材料。3.單位領(lǐng)導(dǎo)在重要活動中形成的聲像材料。4.單位召開的重要會議（如黨代會、職代會、團(tuán)代會、先進(jìn)表彰會等）和舉行的重要活動形成的聲像材料。5.模范先進(jìn)人物在重要活動中形成的聲像材料。6.單位參加市級以上展覽會的展品照片、錄像帶，以及榮獲市級以上獎勵的文藝創(chuàng)作節(jié)日、體育運(yùn)動項(xiàng)目和外地參加表演、競賽等活動中形成的聲像材料。7.單位榮獲的市級以上領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)授予的獎狀、獎旗、獎杯、證書的照片。8.本單位人員參加國內(nèi)外重要學(xué)術(shù)活動和被授予榮譽(yù)稱號形成的聲像材料。9.重要科技發(fā)明、榮獲市級以上獎勵的科研課題形成的聲像材料。（二）反映本單位、本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的聲像材料1.反映單位基建工程原貌，從奠基、開工典禮、工程建設(shè)施工過程（特別是隱蔽工程的施工過程）、竣工落成典禮等全過程建設(shè)活動中形成的照片、錄像帶、錄音磁帶等聲像材料。2.重大人身、設(shè)備事故現(xiàn)場形成的聲像材料。3.本單位名稱牌匾的照片。4.本單位大型建筑、設(shè)備的照片。5.在不同時(shí)期錄制本單位情況介紹或匯報(bào)的聲像材料。（三）其它具有特殊意義和保存價(jià)值的聲像材料第五條對反映同一內(nèi)容的若干聲像材料，可選取主要材料予以收集，主要聲像材料應(yīng)具備注意鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾等特點(diǎn)。第六條對存有真?zhèn)我闪x的聲像材料應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。第三章聲像檔案的整理第七條整理原則聲像檔案的整理應(yīng)遵循有利于聲像檔案保管利用的原則，應(yīng)分類收集、按卷整理并分開存放。第八條整理要求（一）紙質(zhì)照片:按年度-專題裝冊，每本相冊內(nèi)編制照片目錄，照片按順序固定在芯頁上，并配有文字說明，形成照片冊。對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。（二）數(shù)碼照片:以張為單位，每一個專題建立一個文件夾，文件夾內(nèi)容應(yīng)包括數(shù)碼照片圖像文件及相應(yīng)文字說明。照片應(yīng)采用橫寫的格式進(jìn)行編制，其格式為：照片/底片號-文字說明-互見號-攝制時(shí)間-攝制者。（四）文字說明：1.文字說明基本內(nèi)容應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等。準(zhǔn)確揭示檔案材料內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全。2.文字說明應(yīng)簡潔、語言通順，時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第九條保管期限聲像檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為10年和30年。第四章聲像檔案的歸檔第十條歸檔要求（一）歸檔的聲像檔案材料應(yīng)清晰、完整，質(zhì)量良好。磁性載體檔案材料應(yīng)為原版、原件；照片應(yīng)主題鮮明、影像清晰、畫面完整、反映原貌、未加修飾剪裁，且底片和照片一并歸檔，其中數(shù)碼照片應(yīng)采用JPEG格式存儲，分辨率不低于500萬像素，并刻錄光盤歸檔。（三）聲像檔案歸檔時(shí)，應(yīng)填寫移交目錄清單，一式兩份，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對，并履行簽字手續(xù)，交接雙方各保存一份。第十一條歸檔時(shí)間磁帶、照片及底片、膠片等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)整理，聲像檔案一般在年終向檔案部門歸檔。會議形成的聲像檔案，在會議結(jié)束后兩個月內(nèi)由會議主辦部門負(fù)責(zé)歸檔。第五章聲像檔案的查閱利用第十二條檔案部門應(yīng)編制聲像檔案的案卷目錄等檢索工具，為查找利用提供方便。第十三條聲像檔案實(shí)行兩套制，以復(fù)制件為主提供利用。聲像檔案借出應(yīng)經(jīng)形成部門同意后方可借閱，借閱期為7天。借出的聲像檔案不得在有磁場和不潔環(huán)境中保存，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)制。第六章聲像檔案的庫房保管第十四條聲像檔案應(yīng)置于專業(yè)裝具中，為便于保管，可按不同載體和規(guī)格分為照片、底片、錄音帶、錄像帶等編號存放，與聲像檔案同一內(nèi)容的其他載體檔案，應(yīng)互相注明見某卷。第十五條保存聲像檔案的庫房溫度應(yīng)控制在規(guī)定范圍內(nèi)：總體溫度15～27℃，相對濕度45～60%。底片、膠片庫溫度應(yīng)保持13℃～15℃，相對濕度應(yīng)保持35％～45％；錄音、錄像帶庫溫度應(yīng)保持18℃～24℃，相對濕度應(yīng)保持45％～60％。照片庫溫度應(yīng)保持14℃～24℃，相對濕度應(yīng)保持37．5％～67.5％。底片、照片應(yīng)恒溫、恒濕保存。長期貯存環(huán)境，24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±2℃，相對濕度變化不應(yīng)大于±5%。臨時(shí)貯存環(huán)境，24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±5℃，相對濕度變化不應(yīng)大于±10%。第十六條聲像檔案庫房應(yīng)符合防火、防盜、防水防潮、防高溫、防紫外線照射，防塵、防有害生物(霉、蟲、鼠等)的要求，確保檔案實(shí)體安全和信息安全。第十七條所有聲像檔案入庫前必須進(jìn)行全面檢查，確認(rèn)無誤后，方能入庫。貯存庫房應(yīng)保持整齊、清潔，遵守嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則。第十八條定期檢查聲像檔案庫房保管情況。對長期保管且不常用的錄音帶、錄像帶，應(yīng)每隔半年維護(hù)一次；對經(jīng)常使用和污損的聲像檔案，要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制。第七章聲像檔案的鑒定銷毀第十九條由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)逐一鑒定，并提出書面銷毀報(bào)告，編制聲像檔案銷毀清冊，列明銷毀聲像檔案的名稱、檔號、移交編號、年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。第二十條本單位負(fù)責(zé)人在聲像檔案銷毀報(bào)告上簽署意見，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在聲像檔案銷毀清冊上簽署意見并簽名蓋章。第二十一條銷毀聲像檔案時(shí)，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)和業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。第二十二條監(jiān)銷人在銷毀聲像檔案前，應(yīng)當(dāng)按照聲像檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的聲像檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在聲像檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。聲像檔案銷毀材料報(bào)集團(tuán)公司黨委辦公室備案。第八章聲像檔案的保密管理第二十三條應(yīng)安排專人值班檔案庫房，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨意進(jìn)出聲像檔案庫房。歸檔的聲像檔案，未經(jīng)鑒定批準(zhǔn)，任何人不得私自抽出