秘書文員工作手冊

秘書文員工作手冊目 錄\l“_TOC_250004“前言 3\l“_TOC_250003“第一章文員必備的素養(yǎng)… 4\l“_TOC_250002“其次章文員的重要職業(yè)技能… 5\l“_TOC_250001“第一局部日常事務(wù)處理… 5、、郵件、文件治理、名片\l“_TOC_250000“其次局部日程安排……… 7總體日程安排… 7出差日程安排…………………8會議安排… 13媒體采訪… 18大型活動… 21突發(fā)來訪接待…………………24第三局部溝通與協(xié)調(diào)… 25內(nèi)部溝通… 25外部溝通… 25文員應(yīng)具備的禮儀……………26文員禮儀素養(yǎng)的培育…………27第四局部文字支持… 27第五局部會議支持… 30前言第一章文員必備的素養(yǎng)一、職業(yè)化文員的標(biāo)準(zhǔn):業(yè)務(wù)力氣合作精神大局觀二、文員的職業(yè)態(tài)度團(tuán)隊(duì)精神(Teamwork)

懇切--實(shí)事求是敬業(yè)--以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn)勤奮--努力工作，不斷學(xué)習(xí)牢靠--按商定完成工作，保質(zhì)、保量、準(zhǔn)時(shí)敬重他人(RespectforPeople)創(chuàng)精神(Creativity)堅(jiān)持原則(UncompromisingIntegrity)效勞與奉獻(xiàn)(Service&Contribution)(Sharing)雙贏與相互依存(Win-win&Interdependence)溫存的心和自省其次章文員的重要職業(yè)技能第一局部：日常事務(wù)處理一、撥打/接聽的程序和技巧1預(yù)備好記錄本和筆把要與對方說明的事情、內(nèi)容的挨次簡潔列在記事本上，并逐一核對無遺漏。預(yù)備好通話時(shí)需要的文件資料。查閱對方號碼，確認(rèn)無誤，開頭撥打。2**部**〔適中〕如需與有關(guān)人員通話，應(yīng)有禮貌地請對方傳呼或轉(zhuǎn)達(dá)。如告知對方的內(nèi)容較簡潔，應(yīng)主動提示對方做好記錄逐一將事情說明，留意語言簡明、準(zhǔn)確；通話完畢后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放。3、接聽來電人員領(lǐng)導(dǎo)可接時(shí)領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)直接轉(zhuǎn)入直接上級及平級內(nèi)部記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級，速聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)回電。問清梗概，如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)直接下屬來電人員領(lǐng)導(dǎo)可接時(shí)領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)直接轉(zhuǎn)入直接上級及平級內(nèi)部記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級，速聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)回電。問清梗概，如不緊急，記錄下來轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)直接下屬問清事情梗概，轉(zhuǎn)接時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)說明梗概后把轉(zhuǎn)給領(lǐng)導(dǎo)如事情緊急，告知領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系方法。一般員工問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)；其他可視狀況處理重要且嚴(yán)密重要且嚴(yán)密問清概要，向領(lǐng)導(dǎo)說明后，然后轉(zhuǎn)電給領(lǐng)導(dǎo)外部重要但不緊密不重要且不嚴(yán)密問清概要，向領(lǐng)導(dǎo)說明后，依領(lǐng)導(dǎo)指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入問清概要，酌情處理記錄留言如事務(wù)緊急，記錄上級，速聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)回電。記錄留言，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。假設(shè)通話內(nèi)容較簡潔，或有不清楚的地方，最終應(yīng)當(dāng)將要點(diǎn)重復(fù)一便，以免遺漏或有偏差。通話完畢后，確認(rèn)對方已放下話筒，然后放。4日常禮貌用語：對領(lǐng)導(dǎo)直接領(lǐng)導(dǎo)、保持常常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量生疏，到達(dá)聞其聲知其人，并準(zhǔn)時(shí)予以轉(zhuǎn)接。如對方有事需要你傳達(dá)，必要時(shí)需將對方姓名、單位、號碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對方聯(lián)系。***時(shí)再給您回個；假設(shè)您便利的話，能否讓我轉(zhuǎn)達(dá)您的事情”做到有禮有節(jié)、滴水不漏。在知道身份但不告知事由的狀況下，如便利可詢問領(lǐng)導(dǎo)后打算是否轉(zhuǎn)接；也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可到達(dá)目的。在對方不愿告知身份及事由的狀況下，經(jīng)反復(fù)詢問后未果，可委婉完畢通話。假設(shè)對方喋喋不休，廢話連篇，可以說“請問您還有別的事嗎”或“對不起，我還有急事要辦”等完畢通話。如一個未完又來一個，應(yīng)視內(nèi)容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時(shí)禮貌的告知另一方稍候片刻，或記錄對方，稍侯打過去。整理留言，在領(lǐng)導(dǎo)回來后匯報(bào)相關(guān)信息。二、1需要領(lǐng)導(dǎo)本人批閱的，依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意處理由文員來待為處理的：A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人B使用電腦公司標(biāo)準(zhǔn)CI遵守公文寫作標(biāo)準(zhǔn)保密文件需要時(shí)，應(yīng)先與對方聯(lián)系，發(fā)送到指定機(jī)上，發(fā)送后再與對方確認(rèn)。需請對方幫助抄送時(shí)，務(wù)必在文件正文前加以說明，列明抄送范圍務(wù)必在件首頁上標(biāo)明總頁碼，并在每一頁文件上標(biāo)注頁碼。2三、郵件1、依據(jù)郵件類型〔/總結(jié)、聞/通報(bào)、私人郵件等等〕或按具體工程設(shè)置子文件夾。2需要領(lǐng)導(dǎo)本人批閱的，存入相應(yīng)文件夾，局部依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意回復(fù)郵件，或催促、幫助領(lǐng)導(dǎo)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜。以領(lǐng)導(dǎo)名義回復(fù)時(shí)，要在語氣上予以留意，并從領(lǐng)導(dǎo)信箱發(fā)出；以文員名義發(fā)送時(shí)，要說明郵件內(nèi)容為領(lǐng)導(dǎo)授意。由文員來待為處理的：A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人; B、由文員本人回復(fù)345四、文件治理〔參看集團(tuán)《文員手冊》第33-36頁〔附文件處理流程〕12、對文件進(jìn)展分類：待批、待閱件，緊急、不緊急，寫明文件摘要〔必要背景資料、審批原由領(lǐng)導(dǎo)3、按領(lǐng)導(dǎo)批改意見復(fù)印后轉(zhuǎn)發(fā)、呈送〔可參照文件治理規(guī)定，必要的事情進(jìn)展追蹤，反響結(jié)果。4注：、郵件、信函等內(nèi)容為外文的，應(yīng)準(zhǔn)時(shí)譯出五、名片12名片盒錄入到NOTES通訊錄中〔更易查找，但需要錄入時(shí)間〕3把握日程，意味著你與領(lǐng)導(dǎo)一起有序工作?！叭粘贪才拧笔侵笗r(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作打算，是領(lǐng)導(dǎo)工作量、工作效率、工作成果的一種反映，是時(shí)間治理藝術(shù)的集中表達(dá)。文員的職責(zé)是當(dāng)好“管家”按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各種必要的預(yù)備，并提示領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。本文將從總體日程安排、出差日程安排、會議安排、媒體采訪、大型活動和突發(fā)來訪六局部加以詳細(xì)說明并供給文字模版，期望能給大家的工作供給參考。日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種表達(dá)，而規(guī)劃、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是文員意味著文員將和領(lǐng)導(dǎo)一起進(jìn)展有序的工作。作為文員確定要細(xì)心觀看領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣和做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié)拍。在沒有達(dá)成默契的狀況下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對可能會遇到的一些狀況的處理原則達(dá)成共識，為日后工作的順當(dāng)開展做鋪墊。此外，勤于思考，多做總結(jié)對于文員日常工作效率的提高是格外必要的，把看得出的閱歷、教訓(xùn)、小技巧等做一備忘錄，時(shí)常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長這不僅提高了自己的工作水準(zhǔn)，同時(shí)也對領(lǐng)導(dǎo)的工作效率起到了間接地促進(jìn)作用。一、總體日程安排領(lǐng)導(dǎo)的日常工作分為日常性工作，即事先有打算的相對固定的工作〔如會議、出差、接待等〕和突發(fā)性工作〔臨時(shí)安排的事情〕兩類。而文員的通常做法是將有打算的事情預(yù)先填入擬好的日程表中，同時(shí)細(xì)致靈敏地安排好突發(fā)隨機(jī)大事?！惨弧晨傮w原則：了解領(lǐng)導(dǎo)的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、身體狀況，-優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀看領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動適應(yīng)其工作節(jié)拍；-了解公司業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r，特別是所效勞領(lǐng)導(dǎo)的業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r，留意近期的工作興奮點(diǎn)；對打算內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；準(zhǔn)時(shí)整理日程表，以免安排沖突；明確事情的優(yōu)先級，在處理事務(wù)時(shí)留意理順和排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；定期與領(lǐng)導(dǎo)溝通，將雙方的要求、需求和可能會遇到狀況的處理原則達(dá)成共識，以利工作開展；留意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排；〔二〕閱歷與技巧周一日程、出差前后一個工作日不要安排過多的事務(wù)；在兩個約會間留出機(jī)動時(shí)間，防止會議延長引起時(shí)間沖突，并給領(lǐng)導(dǎo)留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)；依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息；對于領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)安排熟記于心，準(zhǔn)時(shí)提示已定下來的安排，防止沖突；每日安排相對固定時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)核對日程，保證文員與領(lǐng)導(dǎo)日程表內(nèi)容全都；不要代替領(lǐng)導(dǎo)做打算，在領(lǐng)導(dǎo)的同意下針對其工作習(xí)慣和時(shí)間對各種預(yù)約酌情處理；把握約會時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程；把握近期要回避的人物；月/周打算安排模版可使用NOTES日歷功能，填入相關(guān)安排，打印即可；也可依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣，自行制作日程表；二、出差日程安排作為文員，安排領(lǐng)導(dǎo)出差是常常的一項(xiàng)工作，同時(shí)也是需要更加細(xì)致的一項(xiàng)工作。通過文員的打算，〔一〕國內(nèi)出差出差前： 確定出差目的和日期；確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)出差伴隨人與出差地相關(guān)人員溝通，確定周到的日程安排〔明確如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程時(shí)間、接待人員等信息〕確定行程，預(yù)定機(jī)票〔留意選擇好航空公司、機(jī)型及班次、酒店〔選擇領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣的酒店、生疏酒店的、等/送機(jī)人員〔明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式；完善細(xì)致周到的日程表〔時(shí)間、地點(diǎn)、對方參會人、議程等〔見范例依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣，預(yù)備出差用物品〔見物品攜帶表。擬寫授權(quán)書并于領(lǐng)導(dǎo)出差前一天向各相關(guān)部門及相關(guān)人員發(fā)出郵件和復(fù)印件〔財(cái)務(wù)部等〔見范例〕出差中 在第一時(shí)間把握領(lǐng)導(dǎo)到達(dá)后的聯(lián)系方式，必要時(shí)通知授權(quán)人及其它相關(guān)人員。依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)日程安排，隨時(shí)通報(bào)公司及GM關(guān)心的業(yè)務(wù)進(jìn)展?fàn)顩r；協(xié)作領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人的工作，準(zhǔn)時(shí)把握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。依據(jù)狀況準(zhǔn)時(shí)與相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)溝通，準(zhǔn)時(shí)調(diào)整日程安排；出差后 準(zhǔn)時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展；出差資料整理〔包括資料、名片、會談備忘向領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。各種差旅費(fèi)用報(bào)銷；跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜；〔二〕國外出差出差國外與國內(nèi)出差安排挨次及內(nèi)容大致一樣，但在此要特別提示您留意以下幾點(diǎn)：依據(jù)公司最業(yè)務(wù)狀況預(yù)備PRESETATION〔/英文打印稿。機(jī)票購置時(shí)留意避開經(jīng)停中轉(zhuǎn)，選擇好的航空公司和效勞，長途飛行選擇好的機(jī)型；留意預(yù)備好各種證-依據(jù)客人的級別和國家風(fēng)俗習(xí)慣預(yù)備禮物；預(yù)備當(dāng)?shù)氐牡貓D及國家風(fēng)情資料；確認(rèn)對方還是我方供給翻譯效勞；回國后向邀請方致謝。〔三〕伴隨出差伴隨領(lǐng)導(dǎo)出差無疑對文員的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介紹的留意事項(xiàng)外，在出差過程中，要求文員留意以下事項(xiàng)：登機(jī)前，為領(lǐng)導(dǎo)辦理機(jī)場建設(shè)費(fèi)購置、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車人；到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解領(lǐng)導(dǎo)房間號碼及，并將文員房號準(zhǔn)時(shí)告知領(lǐng)導(dǎo)；每日準(zhǔn)時(shí)核對本日及其次天的日程安排；提前設(shè)置早晨叫醒，并安排早餐；依據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車輛；準(zhǔn)時(shí)提示并事先落實(shí)各項(xiàng)安排；攜帶著導(dǎo)名片、必要的會議資料〔報(bào)告稿件、會面?zhèn)渫?、采訪提綱留意建立各種客戶關(guān)系〔包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者〕著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；留意言談舉止；出差返回后將領(lǐng)導(dǎo)與客戶溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并準(zhǔn)時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷、資料整理。附件一：出差物品攜帶表名片假設(shè)干日程表證件〔身份證、護(hù)照、港澳通行證、邊防證等〕筆記本電腦和ppt〔保存在桌面、ppt2來回機(jī)票〔將保險(xiǎn)費(fèi)保存在文員手中〕書面講話稿及素材2活動或會議等背景材料出訪地聯(lián)系人通訊錄預(yù)備現(xiàn)金或信用卡注款備用筆等文具*預(yù)備一支彩色筆禮品*包裝應(yīng)急藥及常用藥品附件二：授權(quán)書模版文件編號OURREF.： 擬文人FROM: ---

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文件類別CATEGORY: 通知: 業(yè)部、效勞器事業(yè)部、外設(shè)事業(yè)部抄送CC:

ATTACHMENT:2023615KIMPOKIMPOAirportHolidayTwinTowers訪問時(shí)間訪問時(shí)間主要活動地點(diǎn)備注10：00——18：0017日參觀韓國電子市場/漢城市區(qū)及近郊觀光巡游漢城市區(qū)及近郊伴隨人：導(dǎo)游、LG〔17日為韓國國慶日〕18：00——19：00酒店結(jié)帳、乘車前往金浦機(jī)場自酒店到機(jī)場約40分鐘路程21：40——22：40漢城——北京三、會議安排召開和參與會議是領(lǐng)導(dǎo)的主要工作方式之一。組織會議和處理與會議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為文員的常常工作，其重要性不言而喻。會務(wù)工作是文員組織工作力氣的綜合表達(dá)，它將多種繁雜事務(wù)集合一身。保證會議順當(dāng)?shù)倪M(jìn)展，需要多方面的預(yù)備工作。這就需要文員是八面玲瓏的天才，同時(shí)善用尋常培育出的細(xì)心與責(zé)任心，冷靜應(yīng)對，以不變應(yīng)萬變！以下分內(nèi)部會議與外部會議分別介紹?！惨弧硟?nèi)部會議安排領(lǐng)導(dǎo)主持的會議開頭開頭確定會議目的、參會人員、時(shí)間、議程安排會議室、落實(shí)參會人員擬訂會議通知〔留意文件格式〕N審批修改Y下發(fā)接收反響會前預(yù)備〔儀器調(diào)試〕會中效勞整理睬議記錄/紀(jì)要修改審批N下發(fā)Y留意事項(xiàng)：會前與GM及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會議內(nèi)容、議程和參與人；綜合考慮各種因素〔如GM全天日程安排，安排會議地點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)間；下發(fā)會議通知后，確認(rèn)參會人是否已收到通知，對特別重要的參會人，可通過確認(rèn)；會中幫助放映PPT，并時(shí)刻關(guān)注會場內(nèi)狀況，隨機(jī)應(yīng)變；對會中達(dá)成的決議準(zhǔn)時(shí)跟蹤，并反響給GM；領(lǐng)導(dǎo)參與的會議開頭接收通知推斷與領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)是否有關(guān)

N回復(fù)或改請Y確認(rèn)時(shí)間

另行安排請示領(lǐng)導(dǎo) N是否參與Y回復(fù)邀請部門并預(yù)備材料會前幫助預(yù)備會前提示領(lǐng)導(dǎo)參會會后材料整理工作跟進(jìn)反響完畢

留意：把握前往會議地點(diǎn)動身時(shí)間的安排?！捕惩獠繒姘才蓬I(lǐng)導(dǎo)主持的外部會面承受會面懇求NO承受會面懇求NO婉拒或該請他人留意留意：在收到會面懇求時(shí)，經(jīng)與部門相關(guān)負(fù)責(zé)人及GM商討打算，同時(shí)供給背景材料以供GM做出推斷Y與對方確認(rèn)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程，并落實(shí)我方人員、地點(diǎn)meetingagenda,ppt〔中英文標(biāo)準(zhǔn)版、及業(yè)務(wù)回憶〕修改發(fā)會議通知，并落實(shí)參會人員會前預(yù)備工作會中效勞會中達(dá)成共識的跟蹤反響完畢免對方誤會留意事項(xiàng)：綜合考慮各種因素，選擇適宜的會面地點(diǎn)、預(yù)定會議室；留意預(yù)備電子或紙制的歡送牌、激光筆；會前與對方溝通是否需預(yù)備翻譯，如需要，提前確認(rèn)；依據(jù)來訪公司的習(xí)慣及來訪者的級別預(yù)備禮物；在與來訪公司溝通中確認(rèn)是否需安排車輛接送，如需要留意把握接送時(shí)間，并通知對方精準(zhǔn)的會面時(shí)間及地點(diǎn)；考慮是否需要在會面時(shí)錄音或拍照，并提前預(yù)備；如需安排參觀，提前與行政后勤部聯(lián)系，填寫參觀申請，安排參觀伴隨人；會前給領(lǐng)導(dǎo)供給相關(guān)背景材料，如需要請相關(guān)部門負(fù)責(zé)人與領(lǐng)導(dǎo)溝通洽談事宜；在會前擬制meetingagenda〔見模版〕在制作PPT時(shí)依據(jù)各部門狀況、來訪者的需求酌情修改添加內(nèi)容，留意內(nèi)容的準(zhǔn)時(shí)更，并依據(jù)來訪者需求制作中/英文；--初次會面PPT--再次會面應(yīng)留意：有針對性的業(yè)務(wù)回憶〔可請相關(guān)業(yè)務(wù)部門供給資料。幫領(lǐng)導(dǎo)預(yù)備名片，并提示會面時(shí)攜帶；提前30分鐘進(jìn)展，調(diào)試設(shè)備，擺放材料，迎接客人，留意對待客人謙和有禮的態(tài)度；GMppt靈敏處理各種狀況；會面完畢后，代領(lǐng)導(dǎo)或伴隨送客人離去；之后整理筆記本電腦等儀器設(shè)備；領(lǐng)導(dǎo)參與的外部會面領(lǐng)導(dǎo)參與其他部門組織、主持的會面，文員的工作可能就不像前面介紹的那樣繁多。但應(yīng)從較專業(yè)的角度幫助安排。并關(guān)注以下幾點(diǎn)：開頭開頭接到參會邀請GM否參會N婉拒并請對方改請Y回復(fù)對方參會，并寫入日程表關(guān)注對方會議組織狀況，并適時(shí)提出建議在會面前給GM提供背景材料GM領(lǐng)導(dǎo)參會完畢留意事項(xiàng)：會前為領(lǐng)導(dǎo)預(yù)備具體的背景材料；會前了解會議的具體地點(diǎn)，如在不同辦公區(qū)，請留意把握動身參會時(shí)間；對會中決議，領(lǐng)導(dǎo)期望具體了解的，準(zhǔn)時(shí)跟進(jìn)并反響；外部會面會議備忘模版GuestMeetingTableGuest’sCompany:AMDGuest’sNameandPosition

Legend’sParticipantandPositionMr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManager

Mr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr.―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.―――InterpreterAppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,2023Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:15:00-15:05 Introduction15:05-15:10 AMDIntroduction(Mr.PerryChan)15:10-15:30 AMDupdate(Mr.RaymondLee)15:30-15:45 Legendupdate(Mr.――)15:45-16:00 DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒體采訪領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)文員品牌市場部時(shí)序接受采訪開頭接到采訪申請品推安排N轉(zhuǎn)交品推處理Y整理品推供給的采訪提綱Y安排領(lǐng)導(dǎo)采訪征求領(lǐng)導(dǎo)意見N承受采訪承受采訪Y采訪前一星期N依據(jù)日程進(jìn)展安排完畢完畢落實(shí)品推伴隨人員及記者的聯(lián)系方式協(xié)作品推整理采訪問題答案批閱YN修改者供給相關(guān)資料采訪前一天提示領(lǐng)導(dǎo)著裝采訪在公司采訪在公司NY定車采訪YN預(yù)定會議室預(yù)備設(shè)備采訪前20分鐘檢查采訪場地檢查設(shè)備與品推伴隨人聯(lián)系，再次落實(shí)時(shí)間接待記者領(lǐng)導(dǎo)承受采訪提示領(lǐng)導(dǎo)動身采訪完畢出或見報(bào)時(shí)間通知領(lǐng)導(dǎo)收看完畢媒體采訪流程說明：1、承受采訪公司電腦公司的采訪由品牌推廣部統(tǒng)一安排，集團(tuán)采訪由企業(yè)傳訊部統(tǒng)一安排；除此之外的采訪需求必需轉(zhuǎn)交品牌推廣部處理；對直接聯(lián)系的記者要特別禮貌，要向?qū)Ψ秸f明公司采訪規(guī)定，請對方理解；應(yīng)登記記者的聯(lián)系方式，必要時(shí)可幫助對方聯(lián)系品推接口人；從品推得到采訪提綱；將整理好的采訪提綱和背景資料呈送領(lǐng)導(dǎo)批閱，征求領(lǐng)導(dǎo)意見；對領(lǐng)導(dǎo)承受的采訪可依據(jù)日程進(jìn)展安排，適合安排在一起的采訪盡量安排在一起；絡(luò)。2、采訪預(yù)備〔采訪前一周〕落實(shí)品推采訪伴隨人和記者的聯(lián)系方式，消滅意外狀況時(shí)可進(jìn)展聯(lián)系；協(xié)作品推幫助領(lǐng)導(dǎo)整理采訪問題的答案，呈送領(lǐng)導(dǎo)批閱并適時(shí)修改；對于常見問題的回同意當(dāng)有所備份并準(zhǔn)時(shí)更；了解記者需求并進(jìn)展預(yù)備：對于需要攝像或拍照的采訪對光線和電源會有要求，在預(yù)定采訪場地時(shí)應(yīng)當(dāng)留意；有些記者會要求得到公司、部門簡介或領(lǐng)導(dǎo)的簡歷和照片，可事先為記者供給；對公司簡介、部門介紹、領(lǐng)導(dǎo)簡歷和照片應(yīng)分別預(yù)備電子版和打印版；3、采訪預(yù)備〔采訪前一天〕幫助領(lǐng)導(dǎo)預(yù)備好采訪提綱和問題答案；對于需要攝像或拍照的采訪留意提示領(lǐng)導(dǎo)著裝和發(fā)型；假設(shè)是采訪要向行政后勤部通訊處事先借好會議設(shè)備；假設(shè)采訪在公司外進(jìn)展要事先定車；假設(shè)采訪在公司內(nèi)進(jìn)展要事先預(yù)定會議室，并依據(jù)采訪需要留意采光電源；4、采訪當(dāng)天20假設(shè)是采訪需要檢查會議設(shè)備；到采訪時(shí)間后接入記者打來的或幫助領(lǐng)導(dǎo)撥通記者；假設(shè)采訪在公司外應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)時(shí)提示領(lǐng)導(dǎo)動身；假設(shè)采訪在公司內(nèi)應(yīng)當(dāng)檢查采訪場地；假設(shè)采訪在公司內(nèi)，記者到后應(yīng)由文員先行接待，了解場地是否適宜，對方是否需要其它背景資料；安排停當(dāng)后請領(lǐng)導(dǎo)出面承受采訪；送記者離開，并了解播出或見報(bào)時(shí)間；5、采訪完畢與記者溝通，準(zhǔn)時(shí)了解播出或見報(bào)的精準(zhǔn)時(shí)間；通知領(lǐng)導(dǎo)收看，或收集采訪報(bào)紙呈送領(lǐng)導(dǎo)；必要時(shí)可通知公司全體或部門員工收看。留意事項(xiàng)：對記者的界面要格外友好。五、大型活動〔一〕伴隨領(lǐng)導(dǎo)參與的大型活動：部門部門時(shí)序領(lǐng)導(dǎo)文員領(lǐng)導(dǎo)接受活動邀請開頭了解活動議程征求領(lǐng)導(dǎo)意見NY安排日程活動前一天預(yù)定車輛提示領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動活動當(dāng)天帶好活動議程、名片等資料關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)需要，為領(lǐng)導(dǎo)擋駕活動后整理業(yè)務(wù)資料和名片完畢伴隨領(lǐng)導(dǎo)參與的大型活動流程說明：1、承受活動邀請得到活動議程，推斷重要程度，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見；對于領(lǐng)導(dǎo)同意參與的活動事先安排日程；2、活動前一天的預(yù)備工作做好預(yù)備工作，如預(yù)定車輛等；提示領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)參與活動的那幾項(xiàng)；3、活動當(dāng)天著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好活動議程、名片等資料；活動中關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的需要，留意保持在領(lǐng)導(dǎo)的視線內(nèi)，在必要時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)擋駕；4、活動后整理業(yè)務(wù)資料和名片?！捕硡⑴c支持的大型活動：部門 領(lǐng)導(dǎo)文員 領(lǐng)導(dǎo)時(shí)序接開頭受活動了解活動議程邀請征求領(lǐng)導(dǎo)意見 NY活安排日程動前三 幫助領(lǐng)導(dǎo)預(yù)備發(fā)言稿、PPT、主持詞等星期修改 N 領(lǐng)導(dǎo)批閱Y參與分工演練活帶好活動議程、名片等資料動當(dāng)天 協(xié)作演示PPT，做好錄音活 整理業(yè)務(wù)資料和名片動后依據(jù)錄音整理講話稿依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意跟進(jìn)工作完畢參與支持的大型活動流程說明：1、承受活動邀請得到活動議程，推斷重要程度，征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見；假設(shè)領(lǐng)導(dǎo)同意參與活動，安排好日程；2、活動前三星期參與分工會，明確領(lǐng)導(dǎo)和自己的職責(zé)，了解其他人職責(zé)，將領(lǐng)導(dǎo)日程細(xì)化落實(shí)；假設(shè)講話稿、PPT幫助領(lǐng)導(dǎo)預(yù)備PPT、發(fā)言稿、主持詞等，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批閱后修改定稿；定稿的PPT參與彩排；對重大活動中需要協(xié)作演示的PPT確定要反復(fù)演練；3、活動當(dāng)天參與外部活動時(shí)，文員應(yīng)著端莊大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡；帶好如下物品：拷好資料的筆記本電腦和兩張備份軟盤、名片、激光筆、激光筆電池、簽字筆、錄音機(jī)、磁帶、麥克風(fēng)、紙巾、潤喉片等；活動中協(xié)作演示PPT，做好錄音；活動中協(xié)作接待公司或外部領(lǐng)導(dǎo)，活動期間要保持在領(lǐng)導(dǎo)的視線之內(nèi)，在關(guān)注自己領(lǐng)導(dǎo)需求的同時(shí)也關(guān)注其他領(lǐng)導(dǎo)的需求；在突發(fā)緊急狀況下不要慌亂，首先要關(guān)注自己領(lǐng)導(dǎo)的需求或部署，可能狀況下主動分擔(dān)會務(wù)人員的工作；4、活動后整理業(yè)務(wù)資料和名片；依據(jù)錄音整理講話稿；領(lǐng)導(dǎo)在活動中往往會遇到很多人，引發(fā)很多工作治理上的想法，需要文員參會后跟進(jìn)落實(shí)。六、突發(fā)來訪接待部門 領(lǐng)導(dǎo)文員 領(lǐng)導(dǎo)時(shí)序開頭問清對方來訪目的生疏N

Y征求領(lǐng)導(dǎo)意見禮貌回絕完畢

N 務(wù)有關(guān)YN 務(wù)有關(guān)

N 領(lǐng)導(dǎo)便利接待YN為對方安排會議室，告知對方告知來訪者相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式

Y登記對方聯(lián)系方式，留下對方資料

主動另約見面時(shí)間

需要等待的時(shí)間留下來訪者的聯(lián)系方式和介紹資料

征求對方意見，幫助安排其他負(fù)責(zé)人見面

安排領(lǐng)導(dǎo)同來訪者見面轉(zhuǎn)交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人處理 領(lǐng)導(dǎo)便利時(shí)告知來訪狀況依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)展后續(xù)安排完畢接待突發(fā)來訪流程說明：問清對方來訪目的；對于領(lǐng)導(dǎo)生疏且格外重要的客人，假設(shè)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時(shí)有時(shí)間接待，應(yīng)當(dāng)盡量安排，可以把來訪者帶到會議室，為對方預(yù)備飲料和報(bào)紙，并告知對方或許要等多久，同時(shí)禮貌地示意對方領(lǐng)導(dǎo)的下一個約會何時(shí)開頭，請對方留意時(shí)間；對于領(lǐng)導(dǎo)生疏且格外重要的客人，假設(shè)領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時(shí)不愿接待或不在辦公室，由文員對狀況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時(shí)都會受到歡送，同時(shí)征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時(shí)間，或幫助他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待領(lǐng)導(dǎo)便利時(shí)轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)，假設(shè)需要可進(jìn)展后續(xù)安排；對于與公司和部門毫不相關(guān)的來訪者，有禮貌地回絕；但假設(shè)自己不能確定，確定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見；對于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來訪，可以告知對方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理；對于確實(shí)應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)分管的來訪登記對方的聯(lián)系方式，告知對方領(lǐng)導(dǎo)不能馬上接待他，并做出解釋。假設(shè)對方情愿，可以推舉對方與部門其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時(shí)告知對方可以先把想法以寫信或寄email的方式告知領(lǐng)導(dǎo)；在領(lǐng)導(dǎo)便利時(shí)告知來訪狀況，依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)展后續(xù)安排。留意事項(xiàng)：有些來訪者聽不進(jìn)文員所做的任何解釋，死纏著非見領(lǐng)導(dǎo)不行，對這種人確定要毫不妥協(xié)—但要留意禮貌—反復(fù)進(jìn)展解釋并提出建議。同時(shí)確定要向?qū)Ψ奖ＷC可以寫信或發(fā)email給領(lǐng)導(dǎo)，而且領(lǐng)導(dǎo)確定會看。第三局部溝通協(xié)調(diào)一、內(nèi)部溝通文員要與所效勞的領(lǐng)導(dǎo)建立常常性的溝通，了解領(lǐng)導(dǎo)近期的工作重點(diǎn)、業(yè)務(wù)要點(diǎn)及治理方面的思想。準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)的授意、做好上情下達(dá)的工作。文員應(yīng)以主動虛心的態(tài)度與領(lǐng)導(dǎo)所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通，盡可能準(zhǔn)時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展?fàn)顩r，并將信息準(zhǔn)時(shí)整理反響給領(lǐng)導(dǎo)，有效地幫助領(lǐng)導(dǎo)推開工作作為文員，在日常的工作中，留意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點(diǎn)一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶意識，敬重對方、敬重對方，留意準(zhǔn)時(shí)向那些賜予你支持的部門和人員表達(dá)謝意。二、外部溝通〔見禮儀、書信標(biāo)準(zhǔn)〕〔一〕業(yè)務(wù)合作：作為領(lǐng)導(dǎo)與外界溝通的窗口，文員應(yīng)以熱忱的態(tài)度與合作廠商建立起真誠信任的關(guān)系，但在處理事務(wù)時(shí)留意以公司利益為重，端正自己的位置，靈敏處理。敬重合作伙伴和供給商，要留意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對方的意圖、幫助進(jìn)展有效的溝通與傳達(dá)。在代領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)展有關(guān)業(yè)務(wù)的推開工作時(shí)，要與合作廠商達(dá)成理解，為領(lǐng)導(dǎo)的決策制造良好的合作環(huán)境，關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)推動?！捕扯Y尚往來：答謝〔節(jié)日禮品、賀卡等〕在重要的節(jié)日〔如圣誕節(jié)、年、春節(jié)、或重要合作廠商的公司紀(jì)念日等〕文員應(yīng)在征求領(lǐng)導(dǎo)意見之后，以禮品或賀信準(zhǔn)時(shí)致意，維護(hù)與合作廠商的友好關(guān)系。在業(yè)務(wù)合作中，適時(shí)提示領(lǐng)導(dǎo)并為其安排與廠商的定期溝通活動或輕松的就餐，與廠商建立常常性的溝通。以促進(jìn)彼此的了解與進(jìn)一步的合作。三、文員作為領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心人員應(yīng)具備的禮儀文員作為領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外，更多的精力是為領(lǐng)導(dǎo)效勞。一個好的文員既是領(lǐng)導(dǎo)的助手又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，文員在日常工作中既要關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)展決策，同時(shí)還要關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象?！惨弧匙骱弥趾蛥⒅\的工作1、參與決策調(diào)研，供給有份量的信息。文員要做好決策參謀，就要樂觀參與決策的調(diào)查爭論。首先是廣泛收集信息，多供給真實(shí)狀況。其次是超前搞好調(diào)研，多供給決策預(yù)案。再次是和領(lǐng)導(dǎo)同步思維，多供給有份量的文稿。其中要把握三點(diǎn)：第一，要有觀看力，跟蹤了解領(lǐng)導(dǎo)的思維軌跡，敏于捕獲領(lǐng)導(dǎo)的思想火花。才能準(zhǔn)時(shí)推想領(lǐng)導(dǎo)在想什么，預(yù)備什么。其次，要站在領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問題，才有確定的高度、廣度和深度。第三，主動與領(lǐng)導(dǎo)溝通思想，通過聽取領(lǐng)導(dǎo)的意見不斷調(diào)整自己的思維，在事務(wù)處理和文稿撰寫中更好地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的思想。2、參與實(shí)踐，幫助領(lǐng)導(dǎo)推開工作。樂觀介入有關(guān)工作，準(zhǔn)時(shí)把握相關(guān)狀況，適時(shí)提出建議。常常了解全局狀況，取得按時(shí)保質(zhì)完成各類任務(wù)的主動權(quán)。3、參與要有度，參謀要有方參與決策調(diào)研，留意“多謀參與催促檢查，工作要“到位參與工作實(shí)踐，要當(dāng)好助手，不能做“主手〔二〕關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象。文員和文員部門是為領(lǐng)導(dǎo)效勞的，領(lǐng)導(dǎo)對外形象的好壞在很大程度上反映了文員和文員部門的效勞水準(zhǔn)。文員可從以下幾方面來關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象。語言形象領(lǐng)導(dǎo)在正式場合發(fā)表講話，文員要事先預(yù)備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時(shí)做好語言標(biāo)識。公務(wù)活動之前，供給廣泛適用的背景資料〔包括活動內(nèi)容、所要解決的根本問題及與此相關(guān)的人文等學(xué)問〕供領(lǐng)導(dǎo)參考預(yù)備。幫助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為合作形象。要在事務(wù)安排中，尤其是公司內(nèi)部活動中，使領(lǐng)導(dǎo)多接觸一般員工，了解狀況，融于員工之中，才能使領(lǐng)導(dǎo)的形象得以升華。幫助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為鼓舞形象。要敬重別人，幫助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商，多征求大家意見，在堅(jiān)持原則的前提下，盡量滿足下屬及部門的需求，增加合力。幫助領(lǐng)導(dǎo)樹立行為感化形象。領(lǐng)導(dǎo)者要通過自身的行動影響他人，文員是領(lǐng)導(dǎo)對外界面的口，必需幫助領(lǐng)導(dǎo)做好以下幾項(xiàng)工作：要待人熱忱，例如在領(lǐng)導(dǎo)開展某項(xiàng)活動之前，具體了解該項(xiàng)活動所涉及的人員狀況，包括姓名、身份、履歷等，以便領(lǐng)導(dǎo)把握對方的信息，為開展熱忱友好的交際活動制造條件。對外交往要真誠情切，文員要很好地領(lǐng)悟和把握領(lǐng)導(dǎo)的處事原則，并在對外交往中很好地運(yùn)用，必要時(shí)提示領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)先垂范，以身作則。以感化、教育和鼓舞他人。四、文員禮儀素養(yǎng)的培育文員要充分發(fā)揮禮儀的作用，到達(dá)工作自如的效果，除了把握好根本的禮儀原則外，還應(yīng)從以下幾方面加強(qiáng)對自身素養(yǎng)的培育?！惨弧撑嘤己玫牡赖滦摒B(yǎng)禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自然呈現(xiàn)優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)虛心敬重的態(tài)度。1、公正客觀。要公正地評價(jià)他人，不要以自己的好惡來評說他人，也不用自己的好惡要求他人。在幫助他人要出于“誠意2、忠誠守信。要忠誠狡猾，辦事遵守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計(jì)辦，不能辦的事要向?qū)Ψ秸f明情由以得到他人的諒解。3、擺正站位。文員確定要擺正自己的位置，在與不同身份的人交往處事中，要正確履行自己的職責(zé)，而不能超越權(quán)限，既要樂觀地協(xié)作工作，又不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)的決策和下屬或其它部門的工作?！捕撑嘤撔亩粗芈渎浯蠓降膽B(tài)度虛心是指正確地對待自己，也正確地對待別人。不過高估量自己，不過低估量別人，擅長覺察自己的缺點(diǎn)并改正，擅長覺察別人的優(yōu)點(diǎn)賞識和學(xué)習(xí)。敬重就是敬重對方的人格，懇切待人，和氣熱忱，不驕橫。虛心而敬重的態(tài)度往往是一個人的神態(tài)、語言、動作和行為的綜合表現(xiàn)。1、表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。它們可以表現(xiàn)出對對方的賞識、理解和歡送。特別在與人交談時(shí)，眼神要能顯示你在傾聽對方的談話，由于每個人都寵愛用語言表達(dá)自己，寵愛別人聽自己講話，假設(shè)你用眼神告知對方“你是一個值得我傾聽的人”無形中會提高對方的自尊心和信念，使對方感到你能理解他、敬重他，才能贏得對方的信任，從而產(chǎn)生情愿同你交往。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H切，真誠的微笑能造成互信任任和親切友好的氣氛。2、舉止。手勢和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出虛心而敬重的態(tài)度。文員常常與領(lǐng)導(dǎo)消滅于各種場合，更應(yīng)留意禮節(jié)。在社交場合要主動、大方地與對方接觸、遞送名片、自我介紹。讓對方盡快了解自己，言談中留意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。3、牢記別人的姓名，稱呼恰當(dāng)親切。一般人對于自己的姓名特別在意，假設(shè)記得對方的姓名，會使對方對你產(chǎn)生莫大的好感。即使遺忘了對方的姓名，也要委婉地“套”出或不動聲色地處理切忌直白對方“記不起了”或“我遺忘了”等讓對方犯難。4、培育溫文而雅的儀表風(fēng)度。衣著儀表是共性的表征，反映一個人的文化修養(yǎng)和風(fēng)格，顯示自己的職業(yè)和職位。文員正式場合應(yīng)著干凈得體大方優(yōu)雅的職業(yè)裝。秘書不僅要領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的指示，而且要能貫徹領(lǐng)導(dǎo)的指示。秘書不僅要領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)的指示，而且要能貫徹領(lǐng)導(dǎo)的指示。文員文字支持應(yīng)到達(dá)的要求：針對性強(qiáng)——文檔處理要直接、明確地去解決某個具體問題，提出意見和方法。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進(jìn)去。比方寫一個預(yù)備開展一項(xiàng)活動的通知，就要圍繞為什么要開展這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處