會議管理辦法行政管理制度

第一條目的為規(guī)范企業(yè)會議管理，提高會議質(zhì)量，減少會議成本，特制定本制度。第二第合用范圍本制度合用于合肥蕊綺時裝發(fā)展有限責任企業(yè)會議管理。第三條會議精神3.1讓有效結(jié)論來自于建設(shè)性沖突；3.2把意見爭執(zhí)留在會議室，走出會議室只談執(zhí)行；3.3會議室內(nèi)沖突，會議室外祥和。第四條管理權(quán)責4.1董事長助理負責企業(yè)會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。4.2會議召開人或主辦部門負責會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出懲罰。第五條會議分類5.1企業(yè)例會：會議名稱重要內(nèi)容會議時間主持人參與人晨會前一天工作總結(jié)、碰到的問題、需要其他部門協(xié)助完畢的工作、長期性工作進展狀況通報、本部門當日重要工作內(nèi)容，以及其他需要通報的內(nèi)容；正常工作日每天早上8：45常務(wù)副總經(jīng)理部門負責人以上員工部門例會本周工作總結(jié)和下周工作計劃，圍繞企業(yè)每階段不一樣的方案進行計論。每周五部門負責人本部門全體員工辦公例會各部門上周工作總結(jié)和本周工作計劃及有關(guān)問題協(xié)商討論通過；每周一09：00常務(wù)副總經(jīng)理部門負責人以上員工董事會上月工作總結(jié)及問題分析、討論,工作布署,宣導(dǎo)解讀企業(yè)的有關(guān)規(guī)定和下一步工作計劃等每月最終一周周六15：00－董事長部門負責人以上員工5.1.1辦公例會5.1.1.1每周一9：00準時進行，由行政部負責召集；5.1.1.2匯報內(nèi)容：正常進度一句帶過，未完畢工作論述原因（三句話發(fā)言，講不完的申請專題會議處理）；5.1.1.3重要討論本部門目前沒有完畢的工作、無法處理從而需要調(diào)整計劃的工作、需要其他部門配合的主作、急需企業(yè)予以協(xié)助的工作、關(guān)系到企業(yè)整個業(yè)務(wù)重要信息、本周的工作安排；5.1.1.4時間規(guī)定：每一種話題不得超過三句話；每個部門工作匯報限時三十分鐘（包括常務(wù)副總經(jīng)理點評）；5.1.2董事會5.1.2.1每月最終一周周六15：00準時召開，由董事長負責確認會議主題、議程、參與人員、主持、會議記錄及會后追蹤工作，行政部負責會議告知、會場的準備及有關(guān)組織工作；5.1.2.2企業(yè)所有部門負責人以上人員必須準時參與會議，如確有特殊狀況，須有明確的授權(quán)委托書委托其他人員參與并請假。5.1.2.3專題會議：是指企業(yè)為了某一專題而召開的會議，在會議中必須有結(jié)論。5.2專題工作匯報：就運作思緒和進度安排、階段性規(guī)劃和也許出現(xiàn)的問題；5.3外聯(lián)性會議：不定期召開。外聯(lián)性會議指對企業(yè)有利的、重要的需要邀請相稱數(shù)量來賓參與的各類會議，其中包括專家會議、訂貨會等。會議由發(fā)起部門組織有關(guān)部門人員開會商討，設(shè)置會務(wù)組負責整個會議期間的事務(wù)安排。5.4上級或外單位在我司召開的會議（如現(xiàn)場會、匯報會、辦公會等）或業(yè)務(wù)會一律由行政部受理安排，有關(guān)業(yè)務(wù)對口部門協(xié)助作好會務(wù)工作。第六條會議申請6.1為防止會議過多或反復(fù)，企業(yè)正常性的會議一律納入企業(yè)例會，原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容、組織召開。6.2專題會議由部門自己提出需要跨部門開會的，一律提前一天告知董事長助理，闡明會議事項、議程和開會的必要性，由董事長助理確定開會的時間，并協(xié)助組織部門召開會議。6.3外聯(lián)性會議及上級或外單位在我司召開的會議，由會議召集者填寫《會議申請單》，經(jīng)董事長同意方可召開。6.4如下原因，總監(jiān)級（含）以上的高理可提議臨時或提前召開企業(yè)辦公例會：6.4.1有重要事項需提交企業(yè)辦公例會討論決定。6.4.2緊急狀況下，重要管理人員的錄取及解雇。第七條會議準備7.1會議告知7.1.1已列入例會的會議，無臨時性調(diào)整的，不再另行告知，有關(guān)人員直接與會；7.1.2屬下列狀況之一者，按“誰召開，誰告知”的原則進行會議告知：7.1.2.1屬于例會，但需對議題、需準備的會議資料、會務(wù)安排等做尤其闡明；7.1.2.2各類專題會議、外聯(lián)性會議及上級或外單位在我司召開的會議；7.1.2.3其他召開人認為應(yīng)另行告知的狀況。7.1.2會議告知期一般應(yīng)提前一天以上，告知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；7.1.3會議告知形式一般為電話或口頭告知。但需對會議議題、需準備的會議資料等作尤其闡明的會議，應(yīng)以會議告知單進行書面告知；波及多種部門和參與人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細的會議計劃告知有關(guān)部門。7.2會議的其他準備工作遵照如下規(guī)定：7.2.1會議召開部門應(yīng)提前做好會議資料準備的組織工作；7.2.2會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準備工作，如貫徹會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的多種設(shè)施、用品等；7.2.3企業(yè)召開的企業(yè)級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口行政部負責。7.2.4部門召開的會議需用公共會場的，應(yīng)當提前向行政部提出申請，由行政部統(tǒng)籌安排。第八條會議組織8.1會議組織遵照“誰召開，誰組織”的原則。8.2會議組織人員應(yīng)在提前5分鐘抵達會場，做好會前有關(guān)準備。8.3與會人員應(yīng)準時到會，如有特殊原因不能與會須提前向會議召開者請假。8.4因此與會人員都應(yīng)當做好會議記錄。8.5企業(yè)各類會議紀要由行政部負責記錄，匯總后交由有關(guān)負責人存檔；部門會議記要由部門經(jīng)理指定專人進行詳細記錄。8.6會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由會議組織者確定。企業(yè)各類臨時行政會議的會議紀要須報行政部一份存檔備查。8.7會議記錄為企業(yè)的機要檔案，保管人員不得私自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴格按企業(yè)文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第九條會議跟進和答復(fù)9.1會議決策、決策事項須會后跟進貫徹的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。9.2董事會及董事長主持的會議的會后跟進工作原則上由董事長助理負責貫徹，董事長另有指定的，從董事長指定。9.3會議跟進的根據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。9.4需要會后貫徹（答復(fù)）的事宜，有關(guān)負責人應(yīng)及時在規(guī)定的時間內(nèi)將有關(guān)的信息進行答復(fù)，會議跟進人及時對貫徹（答復(fù)）的狀況進行督促檢查，并搜集反饋信息及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。第十第會議紀律10.1參會人員須準時參會，特殊原因不能與會須向會議主持請假，遲到者則在會議主持/主席的許可下，可以入場參會，但必須在會場站立1分鐘，以示歉意。10.2會議過程中，參會人員不得離開會場,不得提前退場，若中途離開會場者,除非獲得會議主持許可。10.3會議期間,參會人員不得使用、接聽手機等移動通訊工具，手機等移動通信工具須關(guān)閉或置于“振動”狀態(tài)。10.4會議中，參會人員不得在會場內(nèi)吸煙，吃零食,否則,會議主持人有權(quán)將有關(guān)人員清退出場。10.5參與會議者不得交頭接耳、大聲喧嘩,否則,會議主