工藝文件管理辦法

工藝文獻管理措施—XX—XX公布—XX—XX實行工藝文獻管理措施主題內(nèi)容與合用范圍本原則規(guī)定了東風（十堰）特種車身有限企業(yè)工藝文獻的管理。本原則合用于東風（十堰）特種車身有限企業(yè)技術工藝類文獻的管理。定義1本原則所述工藝文獻定義為：用于指導企業(yè)車身總成生產(chǎn)的技術性文獻。2.1.1本原則所述工藝文獻一般包括但不限于如下文獻：車型零件清單、工藝流程圖、工藝平面布置圖、產(chǎn)品物料清單、PFMEA、控制計劃、工藝卡（作業(yè)指導書）、檢查卡、工裝檢具清單、工藝路線清單、試制告知單、采購技術條件、檢測設備操作規(guī)程、試驗措施規(guī)程、工藝技術問題告知單、工藝更改申請單、工藝更改告知單、夾具調整告知單、技術協(xié)議等。2本原則所述工藝文獻使用單位是指：需要根據(jù)某一工藝文獻所描述的內(nèi)容開展自身工作的企業(yè)各職能部門和單位。職責規(guī)定1技術部產(chǎn)品、工藝工程師及分廠工藝質量主管負責工藝文獻的編制工作。2技術部資料室負責工藝文獻的存檔、登記、發(fā)放及回收等管理工作。登記內(nèi)容要包括文獻名稱、文獻編號、版次號、日期、發(fā)放使用單位等，以保證工藝文獻受控。3技術部負責對工藝文獻的更改提出申請和實行。詳細規(guī)定可參見《工程變更管理措施及實行細則》2890DSKnXX-XXX-。4各工藝文獻使用單位根據(jù)工藝文獻使用過程的完整性、一致性、有效性、清晰性、以便性、嚴厲性等規(guī)定負責對工藝文獻進行及時簽收、對的實用、妥善保管。使用中發(fā)現(xiàn)問題根據(jù)本措施規(guī)定進行信息反饋。工作流程1工藝文獻的編制1工藝文獻的編制要根據(jù)產(chǎn)品設計、TS/16949原則及企業(yè)程序文獻《工藝設計管理程序》等規(guī)定開展工作。同步，結合企業(yè)現(xiàn)實狀況和各使用單位職能，編制的文獻規(guī)定：內(nèi)容明確易懂，格式使用以便，可操作性較強。如：盡量使用圖示化描述，電子文獻格式是用word或excel或其他應盡量由使用單位確定。2工藝文獻的編制應保證其一致性、完整性、有效性、合適性、對的性。一致性：有關文獻同一規(guī)定，同一文獻前后內(nèi)容，應統(tǒng)一一致；完整性：文獻內(nèi)容無遺漏有關規(guī)定，文獻格式符合有關原則；有效性：文獻的內(nèi)容和格式能有效指導使用單位怎樣順利的使用文獻；對的性：文獻內(nèi)容有關數(shù)據(jù)和規(guī)定精確無誤，使用單位根據(jù)文獻操作能得到對的的成果。工藝文獻的編制完畢后公布前要履行工藝文獻的設計、校對、審核、同意等手續(xù)。每份工藝文獻都要有唯一的編號。編號的格式統(tǒng)一。部分工藝文獻編號格式如表1。工藝文獻名稱編號工藝卡（作業(yè)指導書）DSK2890（GY）-хххх-ххх檢查工藝卡DSK2890（JY）-хххх-ххх工藝路線清單DSK2890（QD）-хххх-ххх工藝流程圖DSK2890（LC）-хххх-ххх車型零件清單DSK2890（CX）-хххх-ххх工藝平面布置圖DSK2890（PM）-хххх-хххPFMEADSK2890（PF）-хххх-ххх控制計劃DSK2890（KZ）-хххх-ххх產(chǎn)品物料清單DSK2890（WL）-хххх-ххх工裝檢具清單DSK2890（GZ）-хххх-ххх試制告知單JBSхх-ххх工藝技術問題告知單JBGхх-ххх采購技術條件DSK2890（CG）-хххх-ххх檢測設備操作規(guī)程DSK2890（JC）-хххх-ххх試驗措施規(guī)程DSK2890（SY）-хххх-ххх工藝文獻更改申請單DSK2890（GS）-хххх-ххх工藝文獻更改告知單JB（更）хх-ххх夾具調整告知單JBJхх-ххх技術協(xié)議JBXYхххх-ххх表1：各類文獻編號明細表編號中，前面4位或2位“х”代表年份（2位時，用后兩位表達年份），后三位“х”代表流水號。例如：“DSK2890（JY）--001”表達東風（十堰）特種車身有限企業(yè)下發(fā)的第一份檢查工藝卡；“JBG10-0044.1.5所有工藝文獻都要在封面上加蓋“受控”和收文（使用）單位代碼章才能下發(fā)。4.1.6工藝文獻經(jīng)技術部編制完畢，各級領導審批后，原件交由技術部檔案室存檔。同步對于要回收的舊文獻，編制負責人告知檔案室進行對應回收。當檔案室在發(fā)文登記時發(fā)既有舊版本的同類產(chǎn)品文獻，應規(guī)定編制負責人確認：舊文獻的處置規(guī)定。4.1.7技術部檔案室資料管理專人在接到發(fā)文規(guī)定和有關文獻后，應及時按表3“受控文獻清單”規(guī)定復印對應份數(shù)，按表2“受控單位代碼”蓋代碼章。并告知有關接受單位領取文獻。4.1.8各工藝文獻使用單位應設置專人負責到技術部檔案室簽收工藝文獻，在接到資料室的告知后，按技術部檔案室4.1.9各工藝文獻使用單位在使用過程中必須保證文獻安全，不得隨意涂改，不得故意損壞，不得丟失工藝文獻。對于違反上述規(guī)定的，技術部視情節(jié)輕重對責任單位進行批評、警告、考核（50~1000元）等處理。4.1.10非正常狀況使用單位規(guī)定補發(fā)工藝文獻必須提出書面申請，本單位領導及技術部領導簽字后，由檔案室進行補發(fā)。4.1.11非正常狀況的補發(fā)文獻登記規(guī)定：找到近來有效的該文獻的該單位發(fā)文登記記錄，在記錄旁空白處記錄上補發(fā)文獻頁面、數(shù)量、時間等，并由收文人員再簽字確認。4.1.12工藝文獻使用單位在使用文獻過程中，也許對文獻的內(nèi)容、格式提出提議，并書面反饋信息到技術部。接到反饋信息后技術部有關人員應及時作出解釋或答復。4.2工藝文獻的更改與換頁4.2.1工藝文獻的更改要遵守《工程變更管理措施及實行細則》規(guī)定，根據(jù)該流程首先完畢“工藝文獻更改申請單”該申請單審批后，公布“工藝文獻更改告知單”并實行工藝文獻更改。4.2.2工藝文獻用鋼筆或油墨筆更改，黑色字跡。手寫工整清晰，仿宋體。取消內(nèi)容用雙劃線“====”劃掉，并在附近填寫更改后的內(nèi)容。根據(jù)“工藝文獻更改告知單”規(guī)定做好更改標識，更改者，更改日期，更改文獻號等。4.2.3工藝文獻更改要做到同步更改，同步實行。各使用單位接到“工藝文獻文獻更改告知單”后，將有關工藝文獻及時交到技術部，檔案室，由負責工藝員實行工藝文獻更改，再返回各單位。4.2.4工藝文獻更改正程的登記與4.1.11條款相似，在原文獻旁白處作簡要批注：更改文獻號、頁碼、更改者、日期等。4.2.5當某頁文獻標識已填滿或更改較多，影響文獻清晰體現(xiàn)時，需要對文獻進行換頁處理。對于換頁處理，在“工藝文獻更改告知單”上要注明“換頁”字樣。用更改后的工藝文獻替代原工藝文獻。4.2.5工藝文獻換頁過程的登記與4.1.11條款相似，在原文獻旁白處作簡要批注：更改文獻號、所換頁碼、更改者、日期等。4.2.6工藝文獻的有效性用版次號表達，版次號用羅馬數(shù)字Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ……標識。因工藝變動較大，或原稿多次更改，或其他原因工藝文獻需要較大變動時，采用工藝文獻換版本處理。換版舊文獻加蓋“作廢”章，并作為保留資料留存。新版文獻的版次號在舊版文獻的版次號基礎上加1。4.2.7工藝文獻換版過程的登記：舊版本文獻回收，舊文獻近來有效的發(fā)放登記注明“換版作廢”，并批注上責任者、日期。新文獻發(fā)放重新進行登記。5.收文單位及代碼收文單位檔案室技術部質量部采購部制造部焊裝分廠內(nèi)飾分廠綜合部計財部市場部物耗室零部件分廠沖壓改裝分廠油漆分廠工信部臺帳采購員代碼010203050607080910111213171516186．工藝文獻的發(fā)放和回收6.1工藝文獻的發(fā)放方式6.1.1電子文獻的管理6.1.1.1電子文獻的范圍技術部起草的如下文獻采用電子文獻：a《工藝技術問題告知單》b《試制告知單》c《技術便函》d《工藝紀律稽查》6.1.1.2電子文獻的發(fā)放6.1.1.2.1電子文獻由技術部資料員通過廠內(nèi)郵箱將電子版發(fā)放到各個部門，并確認接受單位收到文獻后在文獻發(fā)放臺帳上簽字。6.1.1.2.2各個部門應指定授權人負責電子文檔的收發(fā)工作。指定授權人后報技術部匯總并經(jīng)總師授權后方可行使其職責。6.1.1.2.3授權人員在接受電子文檔時必須確認回執(zhí)并歸檔分類保留，同步建立部門《收發(fā)文記錄》。對于需打印并發(fā)到現(xiàn)場使用的，由授權人根據(jù)實際需要的份數(shù)打印并簽字（含日期）后方可視為受控文獻使用，并由使用人員在《收發(fā)文記錄》上簽字承認，沒有授權人簽字的電子文檔一律視為無效版本。6.1.1.2.4電子文檔應為不可修改版本。6.1.2紙質文獻的管理6.1.2.1除以上文獻外，所有工藝文獻必須以紙質版進行發(fā)放，廠內(nèi)各部門在接受文獻時，在技術部資料員的文獻發(fā)放臺帳上登記確認。6.1.3各部門授權人對部門發(fā)放的文獻進行接受和實行，并負責對文獻進行更新、歸檔和保管。假如文獻遺失或缺損，必須及時進行補齊。6.2工藝文獻的回收6.2.1當技術部下發(fā)新的工藝文獻，取消舊版本文獻時，資料員必須對舊版文獻進行回收并立案。對于電子文獻的回收由各部門授權人將有本人簽字下發(fā)的打印版本根據(jù)《收發(fā)文記錄》從簽收人處收回，并進行記錄。資料員到各部門監(jiān)督電子文獻刪除并回收打印版本后在原文獻發(fā)放臺帳上簽字確認。7．工藝文獻受控清單詳見附表一。附表一：東風（十堰）特種車身有限企業(yè)工藝文獻受控清單序號文獻名稱總數(shù)發(fā)放單位及份數(shù)發(fā)放及底圖保留單位備注技術部檔案室技術部工藝室質量部采購部制造管理部綜合管理部物耗室計劃財務部市場部生產(chǎn)車間工信部總企業(yè)1工藝流程圖811111111技術部2工藝平面布置圖511111技術部3PFMEA3111技術部4控制計劃1111111111111技術部5工藝卡（作業(yè)指導書）511111技術部6檢查工藝卡6111111技術部7采購技術條件7111211技術部8試制告知單1111111111111技術部電子版9工藝文獻更改申請單3111技術部10工藝文獻更改告知單811111111技術部11工藝技術問題告知單1111111111111技術部電子