采購與付款管理制度

采購付款管理制度第一部分總則第一條為了引導(dǎo)企業(yè)加強(qiáng)對(duì)采購付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購與付款行為,防范采購與付款過程中的差錯(cuò)和舞弊，結(jié)合公司的實(shí)際情況并根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī),制定本規(guī)范。第二條本規(guī)范所稱采購付款,主要是指企業(yè)外購商品并支付價(jià)款的行為.企業(yè)外購勞務(wù)并支付價(jià)款的控制，可以參照本規(guī)范的規(guī)定執(zhí)行。第二部分采購審核與批準(zhǔn)第三條采購計(jì)劃范圍內(nèi)金額在X萬元以內(nèi)的采購項(xiàng)目合同，由財(cái)務(wù)部審核后交采購部簽訂購貨合同即可。采購計(jì)劃范圍內(nèi)金額在X萬元一XX萬元的采購項(xiàng)目合同，須交財(cái)務(wù)部審核、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后交采購部簽訂購貨合同。采購計(jì)劃范圍內(nèi)金額在XX萬元以上的采購項(xiàng)目合同，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理審批后交采購部簽訂合同。第三部分付款結(jié)算控制第四條付款審核財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照《現(xiàn)金管理暫行條例》、《支付結(jié)算辦法》和企業(yè)內(nèi)控規(guī)定中的貨幣資金相關(guān)管理規(guī)定辦理采購付款業(yè)務(wù)，并按照國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定進(jìn)行核算和報(bào)告。第五條應(yīng)付賬款在X萬元以內(nèi)的，由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批;應(yīng)付賬款在XX。一。XX萬元的，由總經(jīng)理審批.預(yù)付款與定金在X萬元以內(nèi)的，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批即可，應(yīng)付賬款在XX.—.XX萬元的，報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，在XX萬元以上的,由總裁審批。審核無誤后交財(cái)務(wù)部應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯(lián)系供應(yīng)商.第六條財(cái)會(huì)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)采購合同約定的付款條件以及采購發(fā)票、結(jié)算憑證、檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量報(bào)告和驗(yàn)收證明等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。1?真實(shí)性審核應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)應(yīng)確定原始憑證是否虛假，是否存在偽造或者涂改等情況.審核實(shí)原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否發(fā)生過,是否反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的本質(zhì)等.完整性審核。根據(jù)原始憑證所反映的基本內(nèi)容的要求，審核原始憑證的內(nèi)容是否完整,手續(xù)是否齊備，應(yīng)填寫的項(xiàng)目是否齊全，填寫方式、填寫形式是否正確,有關(guān)簽章是否具備等。合法性審核。審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)是否符合國家有關(guān)法律、法規(guī)、政策和國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定等。4?合規(guī)性審核審核原始憑證是否符合有關(guān)規(guī)定,如是否符合預(yù)算，是否符合有關(guān)合同，是否符合有關(guān)審批權(quán)限和手續(xù)，以及是否符合單位的有關(guān)規(guī)章制度，有無違章亂紀(jì)、弄虛作假現(xiàn)象等。除對(duì)上述1.2.3.4.條審核外，還應(yīng)對(duì)原始憑證的正確性進(jìn)行審核，即審核原始憑證的摘要和數(shù)字是否填寫清楚、正確,數(shù)量、單價(jià)、金額的計(jì)算有無錯(cuò)誤，大小寫金額是否相符;審核物資采購是否按照經(jīng)批準(zhǔn)的物資采購計(jì)劃，合同或協(xié)議進(jìn)行;審核入庫物資收料憑證，檢查是否有采購員、交料人、驗(yàn)收人、收料人的簽章，內(nèi)容填制是否完整,并與采購計(jì)劃、合同或協(xié)議及原始憑證相核對(duì);審核付款是否符合審批權(quán)限會(huì)計(jì)人員對(duì)不符合規(guī)定的物資采購業(yè)務(wù)、不得辦理采購結(jié)算,并報(bào)告財(cái)會(huì)總監(jiān).財(cái)會(huì)總監(jiān)對(duì)嚴(yán)重違反規(guī)定采購物資計(jì)劃的應(yīng)當(dāng)及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)第七條付款控制在付款時(shí)，應(yīng)得到采購部經(jīng)理、驗(yàn)收儲(chǔ)存、財(cái)務(wù)部門等部門負(fù)責(zé)人的相應(yīng)確認(rèn)或批準(zhǔn).2?—切購貨業(yè)務(wù)應(yīng)編制購貨訂單，購貨訂單應(yīng)通過有關(guān)部門（如采購部、生產(chǎn)部、銷售部、總經(jīng)理等）簽單批準(zhǔn).訂單副本應(yīng)及時(shí)提交財(cái)務(wù)部門。收到貨物并驗(yàn)收后，驗(yàn)收員應(yīng)編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,驗(yàn)收?qǐng)?bào)告必須按順序編號(hào),驗(yàn)收?qǐng)?bào)告副本應(yīng)及時(shí)送交采購部和財(cái)務(wù)部。收到供應(yīng)商發(fā)票后,采購員將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告進(jìn)行比較，確認(rèn)貨物種類、數(shù)量、價(jià)格、折扣條件、付款金額及方式等是否相符,核對(duì)無誤后交財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部將收到購貨發(fā)票、驗(yàn)收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進(jìn)行復(fù)核，檢查其真實(shí)性、合法性、合規(guī)性和正確性.采購付款實(shí)行付款憑單制。有關(guān)現(xiàn)金支付須經(jīng)采購部門填制應(yīng)付憑單，并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限審批。已確認(rèn)的負(fù)債應(yīng)及時(shí)支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強(qiáng)與供應(yīng)商的良好關(guān)系，并維持企業(yè)信用。財(cái)務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并且互相核對(duì),出現(xiàn)差異時(shí)應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。財(cái)務(wù)部按月從供應(yīng)商處取得對(duì)賬單，將其與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對(duì)，并查明發(fā)生差異的原因.第四部分賬務(wù)處理第八條財(cái)務(wù)部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照《會(huì)計(jì)核算規(guī)定》及時(shí)、準(zhǔn)確地編制記賬憑證。將請(qǐng)購單、訂購單、驗(yàn)收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及其他各種財(cái)務(wù)所需要的單據(jù)等支持性憑證附在記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊(cè)，注明索引號(hào)后存檔。每月應(yīng)根據(jù)記賬憑證準(zhǔn)確、及時(shí)地登記入“存貨"及“貨幣資金”、“應(yīng)付賬款”分類明細(xì)賬中。第九條對(duì)賬財(cái)務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對(duì)。取得供應(yīng)商對(duì)賬單，審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付賬款"余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時(shí)間差等因素之后，企業(yè)與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。第五部分付賬控制中的現(xiàn)金使用第十條現(xiàn)金使用范圍。1．向個(gè)人收購農(nóng)副產(chǎn)品和其他物資的價(jià)款.2．結(jié)算起點(diǎn)以下的零星采購支出價(jià)款.第十一條現(xiàn)金使用方法。1．采購付款中零星的采購需要支付現(xiàn)金的，采購員向財(cái)務(wù)部提出申請(qǐng).2．財(cái)務(wù)部根據(jù)企業(yè)現(xiàn)金使用規(guī)定從庫存現(xiàn)金限額中支付或者從開戶銀行提取后支付。3．財(cái)務(wù)人員不得坐支現(xiàn)金，需要坐支現(xiàn)金的需報(bào)經(jīng)開戶銀行批準(zhǔn)。4．因采購地點(diǎn)不確定、交通不便等特殊情況,辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算不便,必須使用現(xiàn)金支付時(shí),應(yīng)向開戶銀行提出書面申請(qǐng),由企業(yè)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章，開戶銀行審批后，予以支付現(xiàn)金.第六部分預(yù)付賬款的管理第十二條原則上不允許采用預(yù)付賬款的方式采購物資，但對(duì)于一些緊俏商品以及公司急需的材料必須采用預(yù)付賬款的形式采購的，需要由具有審批權(quán)限的主管領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)人員對(duì)預(yù)付款項(xiàng)要嚴(yán)格把關(guān)。并及時(shí)能做賬、入賬,將預(yù)付款項(xiàng)控制在安全合理的范圍內(nèi)。第十三條公司應(yīng)當(dāng)建立預(yù)付賬款和定金的授權(quán)批準(zhǔn)制度，加強(qiáng)預(yù)付賬款和定金的管理.企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)大額預(yù)付賬款的監(jiān)控,定期對(duì)其進(jìn)行追蹤核查。對(duì)預(yù)付賬款的期限、占用款項(xiàng)的合理性、不可收回風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行綜合判斷；對(duì)有疑問的預(yù)付賬款及時(shí)采取措施，盡量降低預(yù)付賬款資金風(fēng)險(xiǎn)和形成損失的可能性。財(cái)務(wù)部對(duì)采購計(jì)劃的預(yù)付款項(xiàng)，除總經(jīng)理特批外，控制在X%以內(nèi)。第十四條公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理,由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。第七部分應(yīng)付賬款管理制度第十五條應(yīng)付賬款是企業(yè)因購買原材料、商品、物資或接受勞務(wù)等而應(yīng)付給供應(yīng)商的款項(xiàng)。第十六條應(yīng)付賬款的管理和記錄必須由獨(dú)立于請(qǐng)購、采購、驗(yàn)收付款職能以外的財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)專門負(fù)責(zé)。第十七條付款日期、折扣條件等項(xiàng)規(guī)定管理應(yīng)付賬款，以保證采購付款內(nèi)部控制的有效實(shí)施。第十八條應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計(jì)量應(yīng)真實(shí)和可靠應(yīng)付賬款的確認(rèn)和計(jì)量必須根據(jù)審核無誤的各種必要的原始憑證。這些憑證主要是供應(yīng)商開具的發(fā)票、質(zhì)量管理部門的驗(yàn)收證明、銀行轉(zhuǎn)來的結(jié)算憑證等。應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)須審核這些原始憑證的真實(shí)性、合法性、完整性、合規(guī)性及正確性。第十九條應(yīng)付賬款必須及時(shí)登記到應(yīng)付賬款賬簿應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核無誤的原始憑證及時(shí)登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬。應(yīng)付賬款明細(xì)賬應(yīng)該分別按照供應(yīng)商進(jìn)行明細(xì)核算，在此基礎(chǔ)上還可以進(jìn)一步按購貨合同進(jìn)行明細(xì)核算。第二十條及時(shí)沖抵預(yù)付賬款財(cái)務(wù)部收到供應(yīng)商開具的發(fā)票以后,應(yīng)該及時(shí)沖抵預(yù)付賬款。第二十一條確認(rèn)、計(jì)量和記錄折扣財(cái)務(wù)部將可享受的折扣按規(guī)定條件加以確認(rèn)、計(jì)量和記錄，以確定實(shí)際支付的款項(xiàng).第二十二條應(yīng)付賬款的授權(quán)支付財(cái)務(wù)部接到已到期的應(yīng)付賬款應(yīng)及時(shí)支付,經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)審核、總經(jīng)理按權(quán)限審批后才能辦理結(jié)算與支付。第二十三條應(yīng)付賬款的結(jié)轉(zhuǎn)財(cái)務(wù)部應(yīng)該按照應(yīng)付賬款總分類賬和明細(xì)分類賬按月結(jié)賬，并相互核對(duì)，出現(xiàn)差異時(shí)，應(yīng)編制調(diào)節(jié)表進(jìn)行調(diào)節(jié)。第二十四條應(yīng)付賬款的檢查財(cái)物部按月從供應(yīng)方取得對(duì)賬單、與應(yīng)付賬款明細(xì)賬或未付憑單明細(xì)表互相核對(duì)，若有差異應(yīng)查明差異產(chǎn)生的原因.如果追查結(jié)果表明有會(huì)計(jì)記錄錯(cuò)誤，則應(yīng)及時(shí)與債權(quán)人取得聯(lián)系，以便調(diào)整差異。第二十五條財(cái)務(wù)部相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期從供應(yīng)商處取得對(duì)賬單,并進(jìn)行核對(duì)、調(diào)節(jié)工作。第二十六條同應(yīng)付賬款相關(guān)的應(yīng)付票據(jù)的簽發(fā)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部審核，由財(cái)務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理按權(quán)限批準(zhǔn)。第二十七條財(cái)務(wù)部設(shè)置應(yīng)付票據(jù)賬簿，并認(rèn)真做好應(yīng)付票據(jù)的核算工作，票據(jù)的登記人員不得兼管票據(jù)的簽發(fā)。第二十八條財(cái)務(wù)部門應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)管理空白、作廢的、已付訖退回的商業(yè)第二十九條財(cái)務(wù)部應(yīng)該定期核對(duì)應(yīng)付票據(jù)，并復(fù)核票據(jù)的利息核算。第三十條應(yīng)付票據(jù)要定期與訂貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票進(jìn)行核對(duì)。第三十一條應(yīng)付票據(jù)要按照號(hào)碼順序及時(shí)進(jìn)行保存.第八部分采購預(yù)算的管理第三十二條為了避免盲目采購，從總體上統(tǒng)籌使用資金,提高資金的使用效率，確保公司資金合理的使用，需要編制采購預(yù)算第三十三條采購預(yù)算管理的含義采購預(yù)算是采購部門為配合企業(yè)年度銷售預(yù)測(cè)或生產(chǎn)數(shù)量，對(duì)所需求的原料、物料、零件、勞務(wù)等的數(shù)量及成本編制的用貨幣形式進(jìn)行具體、系統(tǒng)反映的數(shù)量計(jì)劃，以利于企業(yè)整體目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)及其資源的合理配置。預(yù)算管理就是指企業(yè)內(nèi)部通過編制預(yù)算、執(zhí)行預(yù)算、預(yù)算差異分析和預(yù)算考核來管理企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，反映企業(yè)管理的成績,保證管理政策的落實(shí)和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，促使企業(yè)不斷提高效率和效益。采購預(yù)算管理是企業(yè)預(yù)算管理的一個(gè)分支，應(yīng)與預(yù)算系統(tǒng)的其他系統(tǒng)相互協(xié)調(diào)。第三十四條編制采購預(yù)算編制采購預(yù)算是指根據(jù)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)確定采購預(yù)算項(xiàng)目，建立預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，采用一定的編制方法和程序,將企業(yè)在未來一定時(shí)期內(nèi)應(yīng)達(dá)到的具體采購目標(biāo)以數(shù)量和貨幣的形式表現(xiàn)出來.根據(jù)企業(yè)年度銷售計(jì)劃，由相關(guān)使用部門（生產(chǎn)部門、管理部門等）填寫本部門的采購預(yù)算申請(qǐng)單，上交采購部，由采購部門匯總、整理各部門采購預(yù)算后，編制采購總預(yù)算，交財(cái)務(wù)部編制總的預(yù)算,上交總經(jīng)理審批.第三十五條執(zhí)行采購預(yù)算1．將審批的各項(xiàng)采購預(yù)算指標(biāo)及時(shí)地下達(dá)給相關(guān)責(zé)任部門及人員.2對(duì)預(yù)算執(zhí)行過程進(jìn)行監(jiān)控。第三十六條分析和調(diào)整采購預(yù)算差異1．在預(yù)算執(zhí)行過程中，采購部要根據(jù)業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)和財(cái)務(wù)部門核算的實(shí)際數(shù)據(jù)，即預(yù)算的實(shí)際執(zhí)行結(jié)果與預(yù)算數(shù)進(jìn)行比較，編制預(yù)決算分析報(bào)告。2．如果有差異，要分析差異產(chǎn)生的原因和責(zé)任歸屬，制定控制差異或調(diào)整預(yù)算的具體措施。第三十七條采購預(yù)算資金控制1．在采購預(yù)算資金控制中，必須對(duì)采購預(yù)算資金實(shí)行限額審批制度，嚴(yán)格控制無預(yù)算的資金支出.2?對(duì)于預(yù)算內(nèi)的采購項(xiàng)目，請(qǐng)購部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度辦理請(qǐng)購手續(xù)。3.對(duì)于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部對(duì)需求部門提出的申請(qǐng)進(jìn)行審核，最終由財(cái)務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理審批后才能給予辦理。第九部分采購中的退貨管理第三十八條企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立退貨管理制度，對(duì)退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等做出明確規(guī)定，及時(shí)收回退貨貨款。第三十九條退