項(xiàng)目管理軟件Microsoft-Project

項(xiàng)目管理軟件MicrosoftProject上海大學(xué)管理學(xué)院管理工程與科學(xué)系劉鵬2008.1210/3/20231項(xiàng)目管理軟件劉鵬第一章什么是項(xiàng)目管理？項(xiàng)目管理是為完成一個(gè)預(yù)定的目標(biāo)，而對(duì)任務(wù)和資源進(jìn)行規(guī)劃、組織和管理的程序，通常需要配合時(shí)間、資源或成本方面的限制式。10/3/20232項(xiàng)目管理軟件劉鵬三個(gè)主要的階段制定計(jì)劃追蹤和管理項(xiàng)目結(jié)束項(xiàng)目10/3/20233項(xiàng)目管理軟件劉鵬項(xiàng)目的循環(huán)周期10/3/20234項(xiàng)目管理軟件劉鵬項(xiàng)目三個(gè)基本要素時(shí)間：反映在項(xiàng)目計(jì)劃中的項(xiàng)目完成所需時(shí)間。資金：即項(xiàng)目的預(yù)算，取決于資源的成本，這些資源包括完成任務(wù)所需的人員、設(shè)備和材料。范圍：項(xiàng)目的目標(biāo)和任務(wù)，以及完成這些目標(biāo)和任務(wù)所需的工時(shí)。時(shí)間、資金和范圍這三個(gè)因素構(gòu)成了項(xiàng)目三角形。調(diào)整其中任何一個(gè)元素都會(huì)影響其他兩個(gè)元素。雖然這三個(gè)元素都非常重要，但通常有一個(gè)元素對(duì)于項(xiàng)目有決定性的影響。這些元素之間的關(guān)系隨著項(xiàng)目的不同而有所變化，它們決定會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題種類，以及可能的解決方案。了解什么地方會(huì)有限制、什么地方可以靈活掌握，將有助于規(guī)劃和管理項(xiàng)目。10/3/20235項(xiàng)目管理軟件劉鵬使用MicrosoftProject來(lái)管理項(xiàng)目MicrosoftProject是一個(gè)功能強(qiáng)大而且可以靈活運(yùn)用的項(xiàng)目管理工具，我們可以用該工具來(lái)控制簡(jiǎn)單或復(fù)雜的項(xiàng)目。它可用來(lái)安排和追蹤所有的活動(dòng)，讓我們對(duì)活動(dòng)的項(xiàng)目進(jìn)展了若指掌。項(xiàng)目管理：?jiǎn)为?dú)使用MicrosoftProject標(biāo)準(zhǔn)版時(shí)，它具備了一套支持基本項(xiàng)目管理的全方位功能，其中包括了任務(wù)排程、資源管理、追蹤及報(bào)表等功能。團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目管理：MicrosoftProject標(biāo)準(zhǔn)版加上MicrosoftProjectServer和MicrosoftProjectServerCAL的組合，能提供您的組織一個(gè)能讓所有項(xiàng)目成員與利益關(guān)系人存取項(xiàng)目信息并且進(jìn)行協(xié)同作業(yè)的任務(wù)群組環(huán)境。企業(yè)項(xiàng)目管理解決方案：在企業(yè)項(xiàng)目管理的解決方案上，您的組織需要同時(shí)擁有MicrosoftProjectProfessional、MicrosoftProjectServer和MicrosoftProjectServerCAL。透過(guò)這些產(chǎn)品的新功能，您的公司能使用自訂企業(yè)代碼管理、檢視與分析您組織的整個(gè)項(xiàng)目公文包，確保輸入數(shù)據(jù)與報(bào)表的一致性，并透過(guò)集中式的資源數(shù)據(jù)庫(kù)管理資源。10/3/20236項(xiàng)目管理軟件劉鵬10/3/20237項(xiàng)目管理軟件劉鵬MicrosoftProject所提供的功能在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，MicrosoftProject將根據(jù)我們所提供的信息（包括預(yù)計(jì)完成的任務(wù)、執(zhí)行這些任務(wù)的人員、用來(lái)完成任務(wù)的設(shè)備和材料以及有關(guān)成本）計(jì)算并建立一個(gè)工作計(jì)劃。一旦制定項(xiàng)目計(jì)劃之后，我們就需要進(jìn)行管理。而透過(guò)MicrosoftProject所提供的功能例如：利用〔項(xiàng)目向?qū)А持笇?dǎo)您完成項(xiàng)目管理的過(guò)程，并提供您進(jìn)行學(xué)習(xí)與探索的能力。利用〔Excel任務(wù)清單模板〕允許項(xiàng)目經(jīng)理人先利用Excel開始建立項(xiàng)目計(jì)劃，接著輕易地將其相關(guān)任務(wù)、資源與各項(xiàng)任務(wù)分派移至MicrosoftProject中。利用〔篩選和分組〕可以將注意力集中在需要注意的信息。使用〔條形圖樣式〕來(lái)自訂〔甘特圖〕的顯示方式，這樣不必使用額外的工具，就可以檢視特定的信息。透過(guò)選擇〔視圖和圖表〕可以顯示要檢閱的正確信息。隨時(shí)對(duì)項(xiàng)目及其進(jìn)度進(jìn)行檢閱和分析，您可以進(jìn)行必要的變更以確保項(xiàng)目在預(yù)算范圍內(nèi)正常執(zhí)行。透過(guò)〔自訂字段〕加入燈號(hào)，以便預(yù)警項(xiàng)目是否有出現(xiàn)狀況。利用〔任務(wù)分派對(duì)話框〕允許您依據(jù)如技術(shù)、可用性程度和工資率等信息為基礎(chǔ)搜尋特定資源。您亦可從您的通訊簿、MicrosoftProjectServer、企業(yè)資源數(shù)據(jù)庫(kù)或ActiveDirectory增加資源信息，而減少數(shù)據(jù)輸入的時(shí)間。10/3/20238項(xiàng)目管理軟件劉鵬10/3/20239項(xiàng)目管理軟件劉鵬在與他人交流項(xiàng)目信息時(shí)，我們更是可以：利用[報(bào)表]以書面形式向他人展示項(xiàng)目信息。利用[發(fā)布為HTML格式或?qū)㈨?xiàng)目計(jì)劃存儲(chǔ)于Web服務(wù)器上]使得其他人可以在Web站點(diǎn)上存取項(xiàng)目信息。利用于[MicrosoftOuttlook整合]輕易將項(xiàng)目任務(wù)于Outlook的工作相互整合。利用[協(xié)作]功能將項(xiàng)目信息發(fā)布到MicrosoftProjectServer上，讓我們何以在世界各地輕易取得項(xiàng)目信息。10/3/202310項(xiàng)目管理軟件劉鵬10/3/202311項(xiàng)目管理軟件劉鵬最后，為了隨時(shí)在工作時(shí)獲得協(xié)助，我們更是可以：利用[項(xiàng)目向?qū)可以讓你輕松上手開始項(xiàng)目管理之路。當(dāng)你一步一步的按照她的提示進(jìn)行項(xiàng)目任務(wù)、資源、跟蹤、報(bào)表的建立并管理項(xiàng)目的步驟之后，你會(huì)吃驚的發(fā)現(xiàn)原來(lái)項(xiàng)目管理也可以如此得心應(yīng)手利用[線上教學(xué)課程]可以協(xié)助如何開始使用Project。利用[項(xiàng)目地圖]可以協(xié)助你完成立即的目標(biāo)。同時(shí)，無(wú)論你是否熟悉MicrosoftProject，都會(huì)發(fā)現(xiàn)此基本目標(biāo)先導(dǎo)非常有用。而[Office小助手]則可以在遇到疑問(wèn)的時(shí)候，透過(guò)交談式的程序協(xié)助我們找到所需要的正確信息10/3/202312項(xiàng)目管理軟件劉鵬10/3/202313項(xiàng)目管理軟件劉鵬第二章項(xiàng)目基本設(shè)定與快速上手如何利用現(xiàn)有范本快速完成項(xiàng)目如何由零到有快速建立一個(gè)項(xiàng)目了解〔項(xiàng)目信息〕更多功能定義項(xiàng)目工作時(shí)間10/3/202314項(xiàng)目管理軟件劉鵬一、利用范本方式進(jìn)行部署聯(lián)信股份有限公司為一家從事貿(mào)易的公司，在最近，由于公司快速的成長(zhǎng)面臨了企業(yè)快速變更的挑戰(zhàn)，公司決定全方位導(dǎo)入知識(shí)管理系統(tǒng)，實(shí)際上，在原本傳統(tǒng)的作業(yè)下，總是老業(yè)務(wù)帶領(lǐng)著新業(yè)務(wù)，而知識(shí)都只是藏在老業(yè)務(wù)的腦海中，而一旦老業(yè)務(wù)離職或者是高升時(shí)，這些知識(shí)也就隨著老業(yè)務(wù)的離職而消失。最近，公司決定數(shù)字化工作環(huán)境，決定導(dǎo)入MicrosoftProject2002以便能夠好好將知識(shí)傳承下去，要做的第一道工作便是了解如何快速進(jìn)行MicrosoftProject2002部署計(jì)劃，并告知老板知道。這向計(jì)劃老板要求能夠在兩個(gè)月內(nèi)完成MicrosoftProject提供我們?cè)S多范本供我們直接套用，只需選擇適合我們使用的范本再將項(xiàng)目的時(shí)間與日歷變更好，這樣，項(xiàng)目便幾乎規(guī)劃完成了。10/3/202315項(xiàng)目管理軟件劉鵬要進(jìn)行這項(xiàng)工作其方法開啟MicrosoftProject由〔文件/新建〕或由〔任務(wù)窗格/新建項(xiàng)目〕中選取〔根據(jù)模板新建/通用模板〕最后選取〔Project模板〕此時(shí)便會(huì)出現(xiàn)許多模板供我們選擇，有模板中選擇〔項(xiàng)目管理辦公室〕。注意：如果MicrosoftProject2002沒(méi)有完全安裝這些模板將不會(huì)出現(xiàn)。10/3/202316項(xiàng)目管理軟件劉鵬首先需要關(guān)注是：項(xiàng)目的日程排定方式，由項(xiàng)目開始之日起或是由項(xiàng)目完成之日起。項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)的日歷由〔項(xiàng)目〕菜單選取〔項(xiàng)目信息〕，以便進(jìn)行上述信息調(diào)整10/3/202317項(xiàng)目管理軟件劉鵬由于老板要求能夠在兩個(gè)月內(nèi)完成，因此我們?cè)凇踩粘膛哦ǚ椒ā持性O(shè)定〔由項(xiàng)目完成之日起〕安排我們的計(jì)劃。10/3/202318項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著在〔完成日期〕中輸入為二個(gè)月后，其中，有紅色圓圈的地方按一下可以跳到今天的日期10/3/202319項(xiàng)目管理軟件劉鵬在〔日歷〕中設(shè)定自己公司的工作日歷。最后，按下〔確定〕這時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)我們的項(xiàng)目管理辦公室計(jì)劃已經(jīng)變成我們所需的時(shí)間了10/3/202320項(xiàng)目管理軟件劉鵬如果這樣的時(shí)間是老板不能接受的該怎么辦呢？試著改變自己在運(yùn)作上真正的時(shí)間，同時(shí)把不要的工作任務(wù)刪除，Project便會(huì)再自動(dòng)的幫我們計(jì)算最終的結(jié)果。試著利用鼠標(biāo)拖拽不要的任務(wù)，再按下右建后，選擇〔刪除任務(wù)〕。10/3/202321項(xiàng)目管理軟件劉鵬所需的工作時(shí)間又會(huì)重新計(jì)算了當(dāng)然，如果改變工期同樣也會(huì)重新計(jì)算的10/3/202322項(xiàng)目管理軟件劉鵬利用如此方式便能快速制作出一份真正屬于自己公司的項(xiàng)目管理辦公室建立計(jì)劃了10/3/202323項(xiàng)目管理軟件劉鵬二、從空白項(xiàng)目開始制作起－火速上線聯(lián)信公司計(jì)劃開發(fā)一款新穎的mp3產(chǎn)品，研制時(shí)間越早開始越好，項(xiàng)目經(jīng)理?xiàng)钶x洲已經(jīng)在頭腦中構(gòu)思好了一個(gè)行動(dòng)框架計(jì)劃，嗯，還是趕快開始，將它做出計(jì)劃向老板匯報(bào)吧10/3/202324項(xiàng)目管理軟件劉鵬具體步驟開啟MicrosoftProject。試著在〔任務(wù)窗格〕中找到并按下〔新建〕圖示這時(shí)，項(xiàng)目向?qū)Ь蜁?huì)出現(xiàn)在左窗格處10/3/202325項(xiàng)目管理軟件劉鵬那么，我們就按照項(xiàng)目向?qū)У奶崾鹃_始〔定義項(xiàng)目〕。既然希望越早開始越好，項(xiàng)目開始時(shí)間就確定在9月30日正式開始。定義好項(xiàng)目估計(jì)開始的日期之后，單擊〔保存并前往第2步〕10/3/202326項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著，項(xiàng)目向?qū)Ь蜁?huì)詢問(wèn)你是否在項(xiàng)目工作組中更新你的項(xiàng)目信息。如果你沒(méi)有在服務(wù)器上安裝MicrosoftProjectServer，或者目前你不希望發(fā)布你的項(xiàng)目信息，那么就請(qǐng)選擇〔否〕，反之，則選擇〔是〕。由于mp3新產(chǎn)品開發(fā)還處于構(gòu)思階段，項(xiàng)目工作組還沒(méi)有正式成立，目前還沒(méi)有考慮信息發(fā)布問(wèn)題，故此處選擇〔否〕。然后，單擊〔保存并前往第3步〕10/3/202327項(xiàng)目管理軟件劉鵬接下來(lái)要做的就是保存你的項(xiàng)目。請(qǐng)單擊〔保存〕。在彈出的文件保存窗口中，輝洲決定以〔開發(fā)mp3新產(chǎn)品〕作為他的文件名，保存在〔我的文檔〕夾中。單擊〔保存〕按鈕。然后，單擊〔保存并前往第4步〕10/3/202328項(xiàng)目管理軟件劉鵬現(xiàn)在，就是開始錄入你的項(xiàng)目任務(wù)和所需的時(shí)間的時(shí)候了這個(gè)mp3新產(chǎn)品開發(fā)包含以下內(nèi)容任務(wù)名稱工期立項(xiàng)7d策劃5d研發(fā)和工程化25d模具開發(fā)25dPCB開發(fā)15d軟件開發(fā)15d質(zhì)量評(píng)測(cè)10d量產(chǎn)10d產(chǎn)品上市2d10/3/202329項(xiàng)目管理軟件劉鵬此時(shí)在畫面右方的甘特圖便會(huì)自動(dòng)變長(zhǎng)10/3/202330項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著選擇任務(wù)4-6，按下〔降級(jí)〕圖示，使整個(gè)項(xiàng)目結(jié)構(gòu)變得更有結(jié)構(gòu)性。但是這還不夠，老板們都希望看見(jiàn)項(xiàng)目的整體情況，難道我們還需要將每一項(xiàng)加起來(lái)嗎？不用！MicrosoftProject早就為我們準(zhǔn)備好了。在菜單中選擇〔工具/選項(xiàng)〕，在彈出的〔選項(xiàng)〕窗口中選擇〔視圖〕頁(yè)10/3/202331項(xiàng)目管理軟件劉鵬10/3/202332項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著，在〔視圖〕頁(yè)找到〔顯示項(xiàng)目摘要任務(wù)〕，然后將其鉤選上。這時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)你得到了項(xiàng)目的情況總覽10/3/202333項(xiàng)目管理軟件劉鵬由于開發(fā)mp3新產(chǎn)品，首先要做的是立項(xiàng)，成立Team小組，進(jìn)行初步市場(chǎng)研究等，然后才進(jìn)行項(xiàng)目具體行動(dòng)的策劃工作，因此，我們選擇“立項(xiàng)”以及“策劃”兩項(xiàng)任務(wù)按下工具欄中的〔連接任務(wù)〕圖示此時(shí)在甘特圖中出現(xiàn)一個(gè)連接線代表所選擇的第一個(gè)任務(wù)完畢后才會(huì)進(jìn)行第二選取的任務(wù)，同時(shí)，這兩個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間也會(huì)相應(yīng)的進(jìn)行自動(dòng)調(diào)整。10/3/202334項(xiàng)目管理軟件劉鵬重復(fù)連接任務(wù)，很快一份完美的計(jì)劃就呈現(xiàn)在輝洲的面前。包括項(xiàng)目的總工期，開始和完成時(shí)間都自動(dòng)計(jì)算出來(lái)了進(jìn)行一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃工作就是這么容易，不難吧10/3/202335項(xiàng)目管理軟件劉鵬三、了解〔項(xiàng)目信息〕更多功能在一開始出現(xiàn)〔項(xiàng)目信息〕對(duì)話窗口時(shí)實(shí)際上還有許多選項(xiàng)供我們?cè)O(shè)定，這些選項(xiàng)功能有些簡(jiǎn)易的項(xiàng)目計(jì)劃是較少使用的，接著，我們便一個(gè)一個(gè)詳細(xì)說(shuō)明10/3/202336項(xiàng)目管理軟件劉鵬項(xiàng)目信息對(duì)話框〔開始日期〕：如果項(xiàng)目的排定是由項(xiàng)目開始日來(lái)排定便可以在此輸入項(xiàng)目開始的日期?！餐瓿扇掌凇常喝绻?xiàng)目排定是由項(xiàng)目完成日來(lái)排定便可以在此輸入項(xiàng)目完成日期?！踩粘膛哦ǚ椒ā常涸O(shè)定項(xiàng)目是由項(xiàng)目開始之日來(lái)排定或是由項(xiàng)目完成之日來(lái)排定?！伯?dāng)前日期〕：通常指的為此Project文件開始建立的日期。〔狀態(tài)日期〕：由于項(xiàng)目規(guī)劃的初期，其所預(yù)估的時(shí)間、成本等等皆有可能根據(jù)實(shí)際的情形而需要修正，這時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理除了需要適當(dāng)修正外，也可能想要保留原本預(yù)估的信息以便于后期進(jìn)行比較時(shí)使用，此時(shí)，我們便可以在〔狀態(tài)日期〕中輸入想要保留的日期，再結(jié)合Project2002的〔存儲(chǔ)比較基準(zhǔn)〕的功能便可以追蹤比較同一個(gè)項(xiàng)目檔案在不同時(shí)機(jī)點(diǎn)的規(guī)劃時(shí)間、成本情形。如果將〔狀態(tài)日期〕設(shè)定為〔NA〕，那么MicrosoftProject便會(huì)將目前日期當(dāng)做狀態(tài)日期?！踩諝v〕：設(shè)定此項(xiàng)目的日歷，如果需要加入更多的日歷或變更其設(shè)定，我們將于下節(jié)中說(shuō)明?！矁?yōu)先順序〕：MicrosoftProject2002可以輕易的整合多個(gè)項(xiàng)目，當(dāng)多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行時(shí)，資源的分配便可能發(fā)生不足的情形，此時(shí)，當(dāng)資源在跨多個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行分配時(shí)，便可以在此設(shè)定優(yōu)先權(quán)限，其中，我們可以輸入0-1,000之間的數(shù)字；數(shù)字愈高表示任務(wù)具有較高的優(yōu)先權(quán)。MicrosoftProject會(huì)先考慮任務(wù)層級(jí)的優(yōu)先順序，然后再考慮項(xiàng)目層級(jí)的優(yōu)先順序。10/3/202337項(xiàng)目管理軟件劉鵬〔項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)〕：為MicrosoftProject2002新增功能，可以使你多緯度的一目了然的了解項(xiàng)目的開始及完成時(shí)間、工期、工時(shí)、成本以及項(xiàng)目完成百分比，隨著項(xiàng)目的進(jìn)展更會(huì)告知實(shí)際與計(jì)劃的差異情況10/3/202338項(xiàng)目管理軟件劉鵬四、定義項(xiàng)目工作時(shí)間在選擇〔日歷〕時(shí)不知大家是否有發(fā)覺(jué)，如果自己公司的日歷正巧在Project中沒(méi)有提供這該怎么辦呢？例如：項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)，他的項(xiàng)目時(shí)間跨度是9月－11月，可是公司因?yàn)槭粐?guó)慶節(jié)放假，有一個(gè)星期項(xiàng)目小組成員都不在，沒(méi)有關(guān)系，MircosoftProject2002提供了十分方便的修改工具10/3/202339項(xiàng)目管理軟件劉鵬具體步驟利用〔任務(wù)窗格〕的向?qū)椭瓿尚薷墓ぷ?，找到〔定義常規(guī)工作時(shí)間〕10/3/202340項(xiàng)目管理軟件劉鵬此時(shí)會(huì)出現(xiàn)〔定義項(xiàng)目的常規(guī)工作時(shí)間〕窗口。我們就選擇在〔標(biāo)準(zhǔn)〕日歷上作修訂。右邊窗格可以預(yù)覽〔標(biāo)準(zhǔn)〕日歷的工作日設(shè)置為：每周周一至周五8:00-12:00，13:00-17:00為工作時(shí)間。一共作五步操作即可，完成日歷設(shè)置，夠簡(jiǎn)單吧。接著結(jié)束第一步的工作，單擊〔保存并前往第2步〕10/3/202341項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著需要〔定義工作周〕，決定一周中的哪些天是工作日，缺省是周一到周五，正是聯(lián)信公司的每周工作日安排，故不用變更。單擊〔保存并前往第3步〕10/3/202342項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著出現(xiàn)〔設(shè)置假日和倒休〕窗格，這就是我們此次日歷變更的關(guān)鍵之處。單擊〔更改工作時(shí)間…〕10/3/202343項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著便會(huì)出現(xiàn)〔更改工作時(shí)間〕對(duì)話框10/3/202344項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著，我們可以利用鼠標(biāo)＋Ctrl鍵進(jìn)行不連續(xù)選取，也可以利用鼠標(biāo)＋Shift進(jìn)行連續(xù)選取。十一放假為10月1日－10月7日，那么就把這一段時(shí)間選取上吧，再選擇設(shè)定為〔非工作日〕。而9月28日－9月29日為調(diào)休時(shí)間，故應(yīng)將其選擇上后，設(shè)定為〔非默認(rèn)工作時(shí)間〕，當(dāng)然還可以輸入〔從〕至〔到〕的工作時(shí)間。按下〔確定〕按鈕，回到〔項(xiàng)目工作時(shí)間〕窗格，這一步也完成了，那么我們就單擊〔保存并前往第4步〕10/3/202345項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著出現(xiàn)的就是〔定義時(shí)間單位〕窗口，需要我們決定每個(gè)工作日的工作工時(shí)，每周的工時(shí)，每月的工時(shí)。標(biāo)準(zhǔn)日歷的缺省為：每日工時(shí)：8小時(shí)；每周工時(shí)：40小時(shí)＝8小時(shí)/天×5天；每月工作日：20天，這個(gè)正好是聯(lián)信公司的工時(shí)安排，故不用變更，直接單擊〔保存并前往第5步〕10/3/202346項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著便會(huì)出現(xiàn)〔項(xiàng)目日歷已設(shè)置〕的提示窗格，告訴你，一切都大功告成了！等等還是一步，當(dāng)然是別忘了〔保存并完成〕。當(dāng)然如果你不希望在〔標(biāo)準(zhǔn)〕日歷上作修訂，你也可以通過(guò)按下〔定義附加日歷〕，創(chuàng)建屬于你們公司的或者你們項(xiàng)目自己的工作日歷。一個(gè)與前面〔項(xiàng)目工作時(shí)間〕設(shè)置類似的向?qū)Щ貛ьI(lǐng)你，輕松完成附加日歷的創(chuàng)建工作的。10/3/202347項(xiàng)目管理軟件劉鵬第四章項(xiàng)目工作的安排與設(shè)定聯(lián)信公司最近開發(fā)了一款新產(chǎn)品，而由于工作的需要，產(chǎn)品經(jīng)理要求負(fù)責(zé)推進(jìn)這項(xiàng)上市活動(dòng)項(xiàng)目，當(dāng)然，為了好好表現(xiàn)利用電腦來(lái)管理項(xiàng)目是必要的，在以往，利用最熟悉的Excel來(lái)繪制與管理項(xiàng)目，雖然，Excel的報(bào)表同樣也可以讓我們以類似甘特圖般的方式來(lái)觀看項(xiàng)目，然而，一旦計(jì)劃變更，天啦！你能想像嗎？光是重新調(diào)整報(bào)表，便要花上一天的功夫來(lái)進(jìn)行這項(xiàng)工作10/3/202348項(xiàng)目管理軟件劉鵬一、在任務(wù)名稱中輸入資料首先，我新建一份Project文件利用上章所述方法，使用項(xiàng)目向?qū)Ы⑿马?xiàng)目計(jì)劃。其中〔日程排定方法〕使用〔從項(xiàng)目開始之日起〕，而日歷使用〔標(biāo)準(zhǔn)〕接著，把所需任務(wù)輸入到Project環(huán)境中的〔任務(wù)名稱〕欄位中。在〔任務(wù)〕向?qū)е姓业讲聪隆擦谐鲰?xiàng)目中的任務(wù)〕10/3/202349項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著便會(huì)出現(xiàn)〔列出任務(wù)〕窗口，提示你有兩種方式可以錄入你的項(xiàng)目任務(wù)到Project環(huán)境中的〔任務(wù)名稱〕欄位中：其一為人工方式一一把所需的任務(wù)錄入；其二為從Excel導(dǎo)入任務(wù)10/3/202350項(xiàng)目管理軟件劉鵬手工方式只需在〔任務(wù)名稱〕欄位中逐列往下寫即可10/3/202351項(xiàng)目管理軟件劉鵬二、讀取來(lái)至Excel的資料實(shí)際上，有不少使用者在不懂Project時(shí)便是把資料建立在像是MicrosoftExcel中，一旦要調(diào)整時(shí)間進(jìn)度，少則幾小時(shí)，多則甚至高達(dá)一天，便是為了重新再繪制一份項(xiàng)目報(bào)表，因此，學(xué)習(xí)利用正確的工具來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目工作將可事半功倍，效率上也會(huì)提升不少?？墒侨绻Y料早已經(jīng)建立在Excel中了該怎么辦呢？重新輸入資料一次，還是有更好的辦法？當(dāng)然有！利用Excel導(dǎo)入向?qū)?0/3/202352項(xiàng)目管理軟件劉鵬具體步驟在〔列出任務(wù)〕窗口中，按下〔導(dǎo)入向?qū)А常纯蓮腅xcel中導(dǎo)入任務(wù)。接著就會(huì)出現(xiàn)打開文件對(duì)話框，選擇一個(gè)目標(biāo)Excel文件，單擊〔打開〕按鈕10/3/202353項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著出現(xiàn)〔導(dǎo)入向?qū)А硨?duì)話框，單擊〔下一步〕按鈕。10/3/202354項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著出現(xiàn)〔導(dǎo)入向?qū)В成洹硨?duì)話框。為了確保將Excel信息導(dǎo)入到MicrosoftProject的正確的域中，故而需要?jiǎng)?chuàng)建或編輯（選擇〔使用現(xiàn)有映射〕）導(dǎo)入映射。在此我們選擇〔新建映射〕。然后，單擊〔下一步〕按鈕10/3/202355項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著出現(xiàn)〔導(dǎo)入向?qū)В瓕?dǎo)入模式〕對(duì)話框。根據(jù)我們已經(jīng)建立的Excel情況主要為任務(wù)方面的數(shù)據(jù)，故選擇要導(dǎo)入的任務(wù)數(shù)據(jù)為〔任務(wù)〕。有三種導(dǎo)入文件的方式，在此我們選擇〔作為新項(xiàng)目〕。然后單擊〔下一步〕按鈕10/3/202356項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著出現(xiàn)〔導(dǎo)入向?qū)В蝿?wù)映射〕對(duì)話框。這時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)讀出我們要導(dǎo)入的Excel文件的工作表，由于產(chǎn)品經(jīng)理馬強(qiáng)的任務(wù)數(shù)據(jù)都放置在〔任務(wù)計(jì)劃〕表中，故映射任務(wù)數(shù)據(jù)時(shí)，選擇〔源工作表名稱〕時(shí)選取〔任務(wù)計(jì)劃〕工作表10/3/202357項(xiàng)目管理軟件劉鵬系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將〔任務(wù)計(jì)劃〕工作表中的列名稱〔一覽無(wú)疑清涼秀〕讀入〔從：Excel域〕中，并可以從下面的〔預(yù)覽〕中看見(jiàn)該列的信息情況。接著我們要將任務(wù)信息〔從：Excel域〕映射〔到：MicrosoftProject域〕。從〔到：MicrosoftProject域〕選擇要映射的MicrosoftProject域〔名稱〕，按“回車鍵”即可選定10/3/202358項(xiàng)目管理軟件劉鵬如果還有其他信息需要〔從：Excel域〕映射〔到：MicrosoftProject域〕，則改變工作表中的域，重復(fù)步驟8的操作即可以上映射完畢之后，單擊〔下一步〕按鈕，結(jié)束本對(duì)話框操作到此，我們的數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作便大功告成了！單擊〔完成〕按鈕關(guān)閉對(duì)話框10/3/202359項(xiàng)目管理軟件劉鵬最后映射來(lái)至Excel的任務(wù)10/3/202360項(xiàng)目管理軟件劉鵬三、周期性任務(wù)除了直接輸入或是讀取來(lái)至Excel的任務(wù)資料外，如果我們的任務(wù)是一項(xiàng)重復(fù)發(fā)生的任務(wù)，如：月例會(huì)或是連續(xù)幾次的相同而重復(fù)的工作，便可以定義為周期性任務(wù)10/3/202361項(xiàng)目管理軟件劉鵬要輸入周期性任務(wù)的方法由菜單中選擇〔插入/周期性任務(wù)〕，此時(shí)便會(huì)出現(xiàn)〔周期性任務(wù)信息〕對(duì)話框10/3/202362項(xiàng)目管理軟件劉鵬在〔任務(wù)名稱〕欄中鍵入此任務(wù)名稱，如：周例會(huì)。在〔工期〕方塊中鍵入此任務(wù)發(fā)生所需要的時(shí)間。在〔重復(fù)發(fā)生方式〕下按一下〔每天〕、〔每周〕、〔每月〕、或〔每年〕，并指定任務(wù)發(fā)生的頻率。最后，在〔重復(fù)范圍〕中設(shè)定反復(fù)次數(shù)或是結(jié)束的日期。按下〔確定〕按鈕便完成了輸入周期性任務(wù)的工作10/3/202363項(xiàng)目管理軟件劉鵬四、輸入與設(shè)定任務(wù)工期輸入完任務(wù)名稱后，接著便是估計(jì)并輸入此任務(wù)所需要花費(fèi)的時(shí)間。而在輸入時(shí)，Project2002提供許多彈性的功能讓我們輸入工期，這些方式包括了：直接估計(jì)并在〔工期〕欄中輸入數(shù)據(jù)資料0天＝里程碑利用〔周期性任務(wù)〕方式輸入任務(wù)工期利用〔任務(wù)信息〕功能來(lái)設(shè)定條件以〔任務(wù)分隔〕進(jìn)行更彈性設(shè)定10/3/202364項(xiàng)目管理軟件劉鵬（一）直接估計(jì)并輸入輸入工期最簡(jiǎn)易的方式便是在〔工期〕欄中輸入數(shù)據(jù)信息，雖然如此，Project還提供了許多彈性的功能供我們輸入，例如：如果在數(shù)值后面加上一個(gè)問(wèn)號(hào)，便是代表估計(jì)的意思此外，還有的輸入方法如下工作時(shí)間24小時(shí)制時(shí)間Min＝分鐘Emin＝24小時(shí)制分鐘Hr＝小時(shí)Ehr＝24小時(shí)制小時(shí)Day＝天Edays＝24小時(shí)制天Wk＝周Ewk＝24小時(shí)制周Mo＝月Emo＝24小時(shí)制月10/3/202365項(xiàng)目管理軟件劉鵬整個(gè)操作方式如下：按一下〔視圖〕菜單中的〔甘特圖〕命令。在要變更的任務(wù)的〔工期〕欄中鍵入所需工期。我們可以輸入工期的月份、星期、工作日、小時(shí)或分鐘。若要表明此新工期是估計(jì)值，可在其后面鍵入一個(gè)問(wèn)號(hào)。按“Enter鍵”完成輸入工作10/3/202366項(xiàng)目管理軟件劉鵬（二）里程碑里程碑為標(biāo)記項(xiàng)目中主要事件的參照點(diǎn)，并用于檢查項(xiàng)目的進(jìn)度以及標(biāo)識(shí)計(jì)劃中的重要事件。任何工期為零的任務(wù)都自動(dòng)顯示成里程碑；我們也可以將其他任何任務(wù)或任何工期特別標(biāo)識(shí)成里程碑。例如：某主要階段的完成。因此，當(dāng)我們?cè)O(shè)定一項(xiàng)任務(wù)輸入的工期為零，MicrosoftProject將在〔甘特圖〕中為其顯示里程碑符號(hào)。要建立里程碑的方法為：按下〔視圖〕菜單中的〔甘特圖〕命令。在要變更的任務(wù)的〔工期〕欄中鍵入工期為0。按“enter鍵”完成輸入工作10/3/202367項(xiàng)目管理軟件劉鵬（三）利用〔任務(wù)信息〕功能來(lái)設(shè)定條件有時(shí)候我們實(shí)在很難估計(jì)這項(xiàng)工作到底需要花費(fèi)多少時(shí)間，然而，倒是可以確定的是：老板要求我們?cè)谀囊惶烨耙欢ㄒ瓿煞駝t就來(lái)不及了；或是這項(xiàng)工作需要在哪些時(shí)間點(diǎn)后才可以開始，這時(shí)，我們?cè)撛趺摧斎肽?？沒(méi)有關(guān)系，利用〔任務(wù)信息〕的功能便可以輕易做到，同時(shí)，一旦設(shè)定完畢后，Project還會(huì)自動(dòng)幫我們換算成所需日期哦！要進(jìn)行這項(xiàng)工作其方法為：按下〔視圖〕菜單中的〔甘特圖〕命令。選擇要變更的任務(wù)。首先，先設(shè)定開始日期為今天，或是你決定至少何時(shí)開始這項(xiàng)工作。連續(xù)按兩下鼠標(biāo)左鍵或是由工具欄中選取〔任務(wù)信息〕圖示。此時(shí)便會(huì)出現(xiàn)〔任務(wù)信息〕對(duì)話況，選擇〔高級(jí)〕頁(yè)10/3/202368項(xiàng)目管理軟件劉鵬在〔限制類型〕中輸入想要的條件，像是：〔不得晚于…完成〕、〔不得早于…開始〕等等，最后在〔限制日期〕中輸入限制日期按下〔確定〕按鈕，這樣便完成了10/3/202369項(xiàng)目管理軟件劉鵬（四）以〔任務(wù)拆分〕進(jìn)行彈性工期設(shè)定在微調(diào)計(jì)劃時(shí)，你也許發(fā)現(xiàn)需要中斷任務(wù)的工時(shí)。例如，項(xiàng)目中可能包括一項(xiàng)任務(wù)，其所需的材料已經(jīng)訂購(gòu)卻無(wú)法在兩個(gè)星期內(nèi)到貨，或者計(jì)劃中同時(shí)存在兩個(gè)任務(wù)，而且使用同一個(gè)資源。如果計(jì)劃允許的話，我們拆分其中一個(gè)任務(wù)，以便在另一項(xiàng)任務(wù)開始執(zhí)行前一段工時(shí)，然后在該任務(wù)完成再次開始先前的任務(wù)10/3/202370項(xiàng)目管理軟件劉鵬要利用〔任務(wù)拆分〕來(lái)進(jìn)行彈性工期設(shè)定的方法為：按一下〔視圖〕菜單中的〔甘特圖〕命令。選擇要變更的任務(wù)，并且輸入預(yù)期工期。在工具列中按一下〔任務(wù)拆分〕圖示。在任務(wù)的甘特圖中的長(zhǎng)條圖上，按一下要開始拆分日期的長(zhǎng)條圖區(qū)域，并將第二部分長(zhǎng)條圖拖至要再次開始工作的日期如果要移除任務(wù)中的某個(gè)拆分，可以拖曳甘特圖中長(zhǎng)條圖的一部分，直到與另一部合并10/3/202371項(xiàng)目管理軟件劉鵬（五）調(diào)整任務(wù)的階層為了讓我們將要追蹤的任務(wù)分成明晰層級(jí)，對(duì)于工作范圍過(guò)大的任務(wù)便應(yīng)該更進(jìn)一步的細(xì)分，例如：“預(yù)先籌備階段”下的工作有：“舉行籌備會(huì)議”、“討論會(huì)議內(nèi)容”、“徽選模特兒”，便可以利用Project建立成摘要任務(wù)與子任務(wù)10/3/202372項(xiàng)目管理軟件劉鵬具體步驟依然從〔任務(wù)向?qū)А橙胧?，按下〔將任?wù)分成階段〕10/3/202373項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著，便會(huì)出現(xiàn)〔組織任務(wù)〕窗格，通過(guò)此處的向?qū)崾?，建立摘要任?wù)和子任務(wù)10/3/202374項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著，我們可以利用拖曳鼠標(biāo)的方式選擇其屬于子任務(wù)的工作按下〔組織任務(wù)〕窗格中的〔降級(jí)〕圖示10/3/202375項(xiàng)目管理軟件劉鵬此時(shí)，便會(huì)產(chǎn)生摘要任務(wù)與子任務(wù)之間的關(guān)系值得一提的是，如果我們覺(jué)得其中一項(xiàng)任務(wù)不想屬于此摘要任務(wù)中的子任務(wù)，便可額外選擇該任務(wù)，再利用〔升級(jí)〕方式改變其關(guān)系全部調(diào)整完畢后，可再利用工具列中的〔顯示子任務(wù)〕與〔隱藏子任務(wù)〕的功能來(lái)顯示或是隱藏子任務(wù)10/3/202376項(xiàng)目管理軟件劉鵬最后，我們的項(xiàng)目便會(huì)變得更加結(jié)構(gòu)化了全部調(diào)整完畢，按下〔完成〕關(guān)閉本向?qū)?0/3/202377項(xiàng)目管理軟件劉鵬（六）設(shè)定任務(wù)間的關(guān)聯(lián)性當(dāng)我們輸入好任務(wù)名稱、設(shè)定好工期，并且調(diào)整好階層之后，最后便是設(shè)定任務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性，什么是關(guān)聯(lián)性呢？舉例而言：地基要先建好才能蓋房子；墻先建設(shè)好時(shí)才能粉刷墻面等等，因此，我們?cè)谕瓿芍疤岬降脑O(shè)定工作后，最后便是設(shè)定任務(wù)間的關(guān)聯(lián)性，實(shí)際上，Project一共提供4種任務(wù)的相依性，這4種的特色如下所示任務(wù)相關(guān)性范例描述完成-開始（FS）只有在任務(wù)

A完成后任務(wù)

B才能開始。開始-開始（SS）只有在任務(wù)

A開始后任務(wù)

B才能開始。完成-完成（FF）只有在任務(wù)

A完成后任務(wù)

B才能完成。開始-完成（SF）只有在任務(wù)

A開始后任務(wù)

B才能完成。10/3/202378項(xiàng)目管理軟件劉鵬不同的相關(guān)性，其工作應(yīng)用的情形也有不同，以下為應(yīng)用的范例：任務(wù)相關(guān)性例子完成-開始（FS）地基要先建好才能蓋房子開始-開始（SS）所有的人員都到齊后會(huì)議才能開始完成-完成（FF）所有的資料全部準(zhǔn)備齊全后才能結(jié)案開始-完成（SF）站崗時(shí)，下一個(gè)站崗的人來(lái)了，原本站崗的人才能回去10/3/202379項(xiàng)目管理軟件劉鵬要設(shè)定其任務(wù)間的相關(guān)性的方法從〔任務(wù)向?qū)А橙胧?，按下〔排定任?wù)日程〕10/3/202380項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著出現(xiàn)〔排定任務(wù)日程〕窗格，根據(jù)向?qū)崾窘⑷蝿?wù)的關(guān)聯(lián)性10/3/202381項(xiàng)目管理軟件劉鵬選取〔任務(wù)名稱〕欄中要按所需順序連接在一起的兩項(xiàng)或多項(xiàng)任務(wù)，其中，當(dāng)我們要選取不相鄰的任務(wù)，可以按住Ctrl鍵并按一下任務(wù)名稱；要選取相鄰的任務(wù)，則按住Shift鍵并按一下希望連接的第一項(xiàng)和最后一項(xiàng)任務(wù)。根據(jù)任務(wù)之間的關(guān)系〔完成－開始〕或者〔開始－開始〕或者〔完成－完成〕，單擊相應(yīng)的鏈接。從而建立任務(wù)之間的相關(guān)性10/3/202382項(xiàng)目管理軟件劉鵬重復(fù)上面的步驟，直到把所有的任務(wù)建立了相關(guān)性別忘了，點(diǎn)擊〔完成〕關(guān)閉本向?qū)?0/3/202383項(xiàng)目管理軟件劉鵬可是如果這時(shí)你又想起需要改變或是刪除任務(wù)的相關(guān)性，我們當(dāng)然可以再回〔排定任務(wù)日程〕向?qū)нM(jìn)行，不過(guò)也可以直接在線條上連續(xù)按兩下鼠標(biāo)左鍵，便會(huì)出現(xiàn)〔任務(wù)相關(guān)性〕對(duì)話框10/3/202384項(xiàng)目管理軟件劉鵬有趣嗎？當(dāng)設(shè)定完畢后，Project會(huì)馬上告訴我們這個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行所需的時(shí)間與完成日期。利用這種方式便可以找到安全而有最好的計(jì)劃安排方式，利用Project來(lái)管理時(shí)間便是如此的有效率10/3/202385項(xiàng)目管理軟件劉鵬（七）為項(xiàng)目任務(wù)加入更多信息當(dāng)我們把任務(wù)資料――輸入后，有時(shí)為了能夠更清楚的描述此任務(wù)的內(nèi)容，我們便可以適當(dāng)?shù)脑谌蝿?wù)旁加入像是備注來(lái)說(shuō)明。MicrosoftProject2002可以讓我們?cè)谌蝿?wù)旁輸入文字或是插入一個(gè)圖片來(lái)進(jìn)行更仔細(xì)的說(shuō)明或是干脆以超鏈接方式連接到其他的檔案或是網(wǎng)頁(yè)中10/3/202386項(xiàng)目管理軟件劉鵬1.加入備注從〔任務(wù)向?qū)А橙胧?，按下〔鏈接或者附加其他任?wù)信息〕10/3/202387項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著便會(huì)出現(xiàn)〔添加信息〕窗口，這個(gè)向?qū)⒅笇?dǎo)我們添加關(guān)于任務(wù)的支持信息；或鏈接到有關(guān)任務(wù)的信息10/3/202388項(xiàng)目管理軟件劉鵬選取要加入備注的任務(wù)。按下〔添加信息〕中的〔添加備注〕。接著便會(huì)出現(xiàn)〔任務(wù)信息〕對(duì)話框，接著在〔備注〕頁(yè)中我們可以針對(duì)此任務(wù)加入相關(guān)文字說(shuō)明10/3/202389項(xiàng)目管理軟件劉鵬如有必要我們還可以按下〔插入對(duì)象〕圖示，此時(shí)便會(huì)出現(xiàn)〔插入對(duì)象〕對(duì)話框10/3/202390項(xiàng)目管理軟件劉鵬其中當(dāng)我們選擇〔自文件中建立〕并且加入像是圖片資料，便會(huì)在任務(wù)信息中顯示圖片的樣子10/3/202391項(xiàng)目管理軟件劉鵬當(dāng)我們按下〔確定〕之后便可以在此任務(wù)中加入了一些文字說(shuō)明，同時(shí)也會(huì)在標(biāo)記欄中出現(xiàn)一個(gè)備注的圖示，下次，一旦我們將鼠標(biāo)移到此圖示上時(shí)，還會(huì)自動(dòng)顯示出文字的相關(guān)內(nèi)容10/3/202392項(xiàng)目管理軟件劉鵬2.超鏈接利用備注功能的確可以方便我們?cè)谌蝿?wù)中加入說(shuō)明信息，然而，有些信息可能多到不是幾行文字可以說(shuō)明清楚的，甚至有些還需要參考到一些文件，例如：一般專案進(jìn)行時(shí)都會(huì)產(chǎn)生許多文件，這些文件是許多團(tuán)隊(duì)小組成員都需要相互分享的，此時(shí)，我們便可以利用超鏈接的功能鏈接到此項(xiàng)目文件庫(kù)的網(wǎng)站中，接著，我們便一同試著練習(xí)如何在項(xiàng)目任務(wù)中加入超鏈接10/3/202393項(xiàng)目管理軟件劉鵬選取要加入超鏈接的任務(wù)。按下〔添加信息〕中的〔添加超鏈接〕。接著便會(huì)出現(xiàn)〔插入超鏈接〕對(duì)話框，我們可以在此對(duì)話框中選擇要插入的文件，如：MicrosoftWord、ExcelPowerPoint文件或是Web網(wǎng)頁(yè)名稱10/3/202394項(xiàng)目管理軟件劉鵬另外，當(dāng)我們按下〔電子郵件地址〕還可以直接鏈接到指定人的電子郵件中10/3/202395項(xiàng)目管理軟件劉鵬此外，由于MicrosoftProject提供了許多的視圖模式，如：甘特圖、日歷、資源圖、網(wǎng)絡(luò)圖等等，為了能夠讓我們互相參照任務(wù)之間的關(guān)系，也可以按下〔本文檔中的位置〕來(lái)鏈接到其他的視圖中10/3/202396項(xiàng)目管理軟件劉鵬最后，當(dāng)我們?cè)O(shè)定完畢后便會(huì)在標(biāo)記欄中出現(xiàn)一個(gè)超鏈接圖示，下次，一旦我們將鼠標(biāo)移動(dòng)到此圖示上并利用鼠標(biāo)按一下，便會(huì)自動(dòng)開啟這個(gè)鏈接的文件10/3/202397項(xiàng)目管理軟件劉鵬如果想要變更或是刪除超鏈接的內(nèi)容該怎么做呢？很簡(jiǎn)單的！在有超鏈接的任務(wù)中按下鼠標(biāo)右建再選擇〔超鏈接〕最后選擇〔編輯超鏈接〕或是〔移除超鏈接〕即可完成工作10/3/202398項(xiàng)目管理軟件劉鵬第五章項(xiàng)目工作分派與設(shè)定了解如何進(jìn)行上市活動(dòng)工作分派了解如何建立資源如何將資源分派到任務(wù)中了解項(xiàng)目的資源分派情形10/3/202399項(xiàng)目管理軟件劉鵬一、將項(xiàng)目任務(wù)分派給小組成員項(xiàng)目是眾多工作的集合，因此一項(xiàng)項(xiàng)目勢(shì)必有許多工作需要進(jìn)行，這些工作絕大部分不可能交由一個(gè)人完全包辦，也因此，項(xiàng)目中的任務(wù)需要以分派方式交由許多人共同來(lái)完成。實(shí)際上，一個(gè)好的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人除了可以將項(xiàng)目中的任務(wù)計(jì)劃得十分詳細(xì)，懂得善加分派工作給小組成員并掌握小組成員的工作進(jìn)度也是十分重要的工作。聯(lián)信公司的產(chǎn)品經(jīng)理自從利用MicrosoftProject將項(xiàng)目所需的任務(wù)規(guī)劃好了以后，接著，便需要擬定如何有效的把這些工作交辦由其他同事們通力協(xié)作完成，因此，他找來(lái)了所有需要參與這項(xiàng)工程的所有小組成員進(jìn)行了一個(gè)會(huì)議，在這個(gè)會(huì)議中，經(jīng)過(guò)大家溝通后，決定了何人做哪些事情……而你，便是與產(chǎn)品經(jīng)理一起把所需的工作分派到Project的項(xiàng)目之中，如此一來(lái)，我們不但可以追蹤到哪些人作了哪些事情，工作分派是否超出負(fù)載，我們都可以輕易由Project的功能輕易了解10/3/2023100項(xiàng)目管理軟件劉鵬當(dāng)我們將項(xiàng)目進(jìn)行分配，我們能夠輕易掌握哪些人進(jìn)行哪些工作、是否有超出工作負(fù)載10/3/2023101項(xiàng)目管理軟件劉鵬二、建立項(xiàng)目所需的資源在進(jìn)行工作分配之前，首先，我們要做的便是設(shè)定這次項(xiàng)目中要用到哪些資源，這些資源可能包含了像是：參與這次項(xiàng)目的人員、這次項(xiàng)目中所需使用的設(shè)備等等10/3/2023102項(xiàng)目管理軟件劉鵬打開之前建立好的上市發(fā)布活動(dòng)項(xiàng)目――“一覽無(wú)疑清涼秀.mpp”在MicrosoftProjec的〔項(xiàng)目向?qū)А彻ぞ邫谥姓业健操Y源〕快捷圖示10/3/2023103項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著，我們便可以在〔資源〕向?qū)У奶崾鞠逻M(jìn)行與此項(xiàng)目有關(guān)的相關(guān)資源輸入了。首先，在〔資源〕窗格中找到并按一下〔為項(xiàng)目指定人員和設(shè)備〕10/3/2023104項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著就會(huì)出現(xiàn)〔指定資源〕窗格，要求你指定一種資源的添加方式。一共提供四種選擇方式。如果項(xiàng)目中的資源參與人員，正巧也是我們MicrosoftOutLook通訊簿中的成員，此時(shí)，由于MicrosoftProject已經(jīng)很方便的自動(dòng)集成了MicrosoftOutLook通訊簿的所有內(nèi)容，所以我們可以很方便的〔從公司“通訊簿”中添加資源〕。另外我們也可以通過(guò)〔從公司目錄中添加資源〕讀取MicrosoftExchangeServer中的通訊名單，或者〔從MicrosoftProjectServer中添加資源〕。我們現(xiàn)在〔手動(dòng)輸入資源〕10/3/2023105項(xiàng)目管理軟件劉鵬按下〔手動(dòng)輸入資源〕，然后就在右邊的窗格中輸入項(xiàng)目所需資源的情況。首先，我們可以在〔資源名稱〕中輸入資源的名稱，如項(xiàng)目參與者的姓名、項(xiàng)目外包的廠商的名稱、甚至項(xiàng)目所需的材料如：水泥、石材等接著，便是設(shè)定此資源的類型。Project2002提供兩種類型分別是：〔工時(shí)〕的成本計(jì)算方式；〔材料〕的成本計(jì)算方式，像是本范例中，很明顯的水泥便是材料。錄入完畢，按一下向?qū)Т案裰械摹餐瓿伞臣纯?0/3/2023106項(xiàng)目管理軟件劉鵬三、將資源分配到任務(wù)中了解如何在項(xiàng)目中建立資源后，接著，便是將建立好的資源分配到相對(duì)應(yīng)的任務(wù)中。在一覽無(wú)疑清涼秀的產(chǎn)品發(fā)布會(huì)這個(gè)項(xiàng)目中“舉行籌備會(huì)議”和“徽選模特兒”都需要用到資源“黃又剛”和“楊輝洲”，那么我們?nèi)绾螌⑺麄兎峙涞较鄳?yīng)的任務(wù)中呢？10/3/2023107項(xiàng)目管理軟件劉鵬要進(jìn)行任務(wù)分配其方法為在〔資源〕窗格中找到并按一下〔向任務(wù)分配人員和設(shè)備〕10/3/2023108項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著就會(huì)出現(xiàn)〔分配資源〕窗格10/3/2023109項(xiàng)目管理軟件劉鵬按下〔分配資源〕就會(huì)出現(xiàn)〔分配資源〕對(duì)話框10/3/2023110項(xiàng)目管理軟件劉鵬點(diǎn)選要進(jìn)行分配的任務(wù)，其中，如果我們按下鍵盤中的“Ctrl”鍵并配合著鼠標(biāo)按一下可以進(jìn)行不連續(xù)的選取，而利用鼠標(biāo)拖曳則可以連續(xù)選取多個(gè)任務(wù)10/3/2023111項(xiàng)目管理軟件劉鵬同樣利用鼠標(biāo)選擇其選定的任務(wù)要分配哪些資源，其中按下鍵盤中的Ctrl鍵并配合者鼠標(biāo)按一下可以進(jìn)行不連續(xù)選取，而利用鼠標(biāo)則可以連續(xù)選擇多個(gè)任務(wù)10/3/2023112項(xiàng)目管理軟件劉鵬按下〔分配〕按鈕。喔，這樣這個(gè)活動(dòng)的人事安排就好了！當(dāng)任務(wù)被分配時(shí)，預(yù)設(shè)在甘特圖中將會(huì)出現(xiàn)此項(xiàng)任務(wù)分配給哪些資源來(lái)進(jìn)行，同時(shí)資源名稱前面也會(huì)鉤選當(dāng)所有的資源分配任務(wù)完畢之后，按一下向?qū)Т案裰械摹餐瓿伞臣纯?0/3/2023113項(xiàng)目管理軟件劉鵬四、掌握資源分配狀況當(dāng)我們一一的將資源分配到工作之后，接著，我們便可能需要了解哪些人分配了哪些任務(wù)？會(huì)不會(huì)有太多的工作在某一個(gè)人的手中，如此一來(lái)，可能會(huì)出現(xiàn)工作負(fù)荷太高而無(wú)法及時(shí)將任務(wù)完全的情況所幸，為了能夠更系統(tǒng)的了解誰(shuí)被分配了哪些任務(wù)，MicrosoftProject能夠在任務(wù)分配的同時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生資源分配情形的報(bào)表，接著，我們便來(lái)瞧一瞧當(dāng)任務(wù)完畢后所產(chǎn)生的資源分配狀況報(bào)表10/3/2023114項(xiàng)目管理軟件劉鵬五、資源分配狀況報(bào)表在菜單中選擇〔視圖/資源使用狀況〕。此時(shí)Project便會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生資源分配狀況報(bào)表10/3/2023115項(xiàng)目管理軟件劉鵬其中，我們可以知道哪些人分配了哪些工作外，像是哪些任務(wù)還沒(méi)有分配，我們都可以在這個(gè)報(bào)表中一覽無(wú)疑。另外，如果我們想要知道哪些任務(wù)交辦分配給哪些人來(lái)進(jìn)行，便只需在菜單中選擇〔視圖/任務(wù)分配狀況〕，便可以以任務(wù)視圖方式來(lái)了解資源分配情形10/3/2023116項(xiàng)目管理軟件劉鵬六、資源調(diào)配當(dāng)我們過(guò)度分配某一個(gè)人或是資源時(shí)我們?cè)凇操Y源工作表〕或是〔資源分配狀況報(bào)表〕時(shí)便會(huì)發(fā)覺(jué)系統(tǒng)會(huì)利用紅色的方式標(biāo)識(shí)該資源，同時(shí)在〔標(biāo)記〕出也會(huì)出現(xiàn)一個(gè)驚嘆號(hào)要求我們進(jìn)行資源調(diào)配的工作10/3/2023117項(xiàng)目管理軟件劉鵬方法由菜單中選擇〔工具/調(diào)配資源〕，此時(shí)便會(huì)出現(xiàn)〔調(diào)配資源〕對(duì)話框10/3/2023118項(xiàng)目管理軟件劉鵬在此對(duì)話框中我們可以設(shè)定由電腦尋找資源過(guò)度分配而自動(dòng)調(diào)配還是設(shè)定由人工自行來(lái)進(jìn)行、要進(jìn)行資源調(diào)配的范圍等等，一旦選擇好時(shí)按下〔開始調(diào)配〕。接著設(shè)定要調(diào)配的為整個(gè)資源庫(kù)的資源還是選定資源，按下〔確定〕10/3/2023119項(xiàng)目管理軟件劉鵬如果順利，資源便會(huì)調(diào)配成功，同時(shí)原本的紅色也會(huì)變更為黑色；相對(duì)的，如果條件設(shè)定得太緊，如：一個(gè)人同時(shí)分配4項(xiàng)任務(wù)，而每項(xiàng)任務(wù)都需要8小時(shí)，這4項(xiàng)任務(wù)需要一起開始同時(shí)完成。由于每個(gè)人一天最多只有24小時(shí)，而4項(xiàng)任務(wù)各需8小時(shí)一共需要32小時(shí)，因此再怎么調(diào)配也無(wú)法讓他一個(gè)人完成，此時(shí)，我們進(jìn)行了〔調(diào)配資源〕后系統(tǒng)依舊無(wú)法解決的10/3/2023120項(xiàng)目管理軟件劉鵬第六章項(xiàng)目成本設(shè)定與監(jiān)控雖然聯(lián)信公司順利的利用MicrosoftProject建立了項(xiàng)目進(jìn)行時(shí)的時(shí)間計(jì)劃表，然而，老板所關(guān)心的可不僅僅只是想要了解項(xiàng)目最后何時(shí)完成的時(shí)間表，甚至這項(xiàng)項(xiàng)目所需的成本、每個(gè)項(xiàng)目所需的花費(fèi)，相信無(wú)論是老板或是項(xiàng)目經(jīng)理都會(huì)有興趣了解的。實(shí)際上，MicrosoftProject的設(shè)計(jì)便是能夠幫助我們有效的監(jiān)控時(shí)間與成本，現(xiàn)在，你將要與產(chǎn)品經(jīng)理一同試著將制作好的項(xiàng)目作為每個(gè)任務(wù)加入成本，以便讓他的主管能夠輕易掌握產(chǎn)品上市時(shí)的成本花費(fèi)10/3/2023121項(xiàng)目管理軟件劉鵬一、為項(xiàng)目加入估計(jì)成本首先，我們可以開啟一份已經(jīng)制作好項(xiàng)目規(guī)劃的Project檔案，像是我們之前所制好的上市活動(dòng)項(xiàng)目10/3/2023122項(xiàng)目管理軟件劉鵬在MicrosoftProject的〔視圖欄〕中利用鼠標(biāo)按一下〔甘特圖〕或是由菜單中選擇〔視圖/甘特圖〕。在預(yù)設(shè)狀況下甘特圖的畫面中所呈現(xiàn)的域并不包括〔成本〕這個(gè)域，因此，首先，我們得試著將此域找到并呈現(xiàn)在工作頁(yè)面中。還是利用〔任務(wù)〕向?qū)?lái)指導(dǎo)我們方便快捷的完成任務(wù)。找到并按一下〔添加自定義信息列〕10/3/2023123項(xiàng)目管理軟件劉鵬接著就會(huì)出現(xiàn)〔添加列〕窗格，由于默認(rèn)域中并不包括成本域，所以，我們需要選擇〔顯示自定義域〕。拖動(dòng)滾動(dòng)條，在找到〔成本〕后按下〔插入此域〕10/3/2023124項(xiàng)目管理軟件劉鵬此時(shí)我們便會(huì)在頁(yè)面上多了一個(gè)〔成本〕域。此域會(huì)加入到最后一列，故我們可以通過(guò)單擊并拖動(dòng)列標(biāo)題來(lái)重新安排列。接著，我們可以針對(duì)每一項(xiàng)任務(wù)可能所需的費(fèi)用一一的加以輸入進(jìn)去10/3/2023125項(xiàng)目管理軟件劉鵬其中摘要任務(wù)，例如：“預(yù)先籌備階段”、“公共關(guān)系部分”的數(shù)值是無(wú)法輸入的，因?yàn)?，這些資料會(huì)自動(dòng)的將子任務(wù)中的成本總和后計(jì)算在這里，而摘要任務(wù)中的更大摘要，例如：“一覽無(wú)疑清涼秀”則成本信息便自動(dòng)來(lái)自所有摘要任務(wù)的總計(jì)了10/3/2023126項(xiàng)目管理軟件劉鵬二、更多項(xiàng)目成本的探討在之前的練習(xí)中我們已經(jīng)學(xué)會(huì)了如何為項(xiàng)目中的個(gè)別任務(wù)加入成本資料，實(shí)際上一個(gè)項(xiàng)目的總成本包括了資源、任務(wù)或工作分配輸入的所有基于比率的成本、每次使用成本和固定成本。而我們之前所輸入的成本實(shí)際上的公式為：成本＝實(shí)際成本＋剩余成本＋固定成本10/3/2023