采購管理手冊

采購管理手冊1.綜述本手冊旨在規(guī)范采購業(yè)務(wù)流程，加強對政府采購活動管理，促進(jìn)采購業(yè)務(wù)有條不紊實施，提高資金的使用效益，保障采購質(zhì)量。2.適用范圍適用于全公司。3.主要職責(zé)分工（1）采購管理部門負(fù)責(zé)匯總審核各職能部門提交的采購預(yù)算建議數(shù)、采購計劃、采購申請；負(fù)責(zé)按照公司有關(guān)規(guī)定確定采購組織形式和采購方式；負(fù)責(zé)指導(dǎo)和督促各職能部門依法訂立和履行采購合同；負(fù)責(zé)組織采購驗收；處理采購糾紛；負(fù)責(zé)保管公司采購業(yè)務(wù)相關(guān)資料，定期分類統(tǒng)計和分析采購業(yè)務(wù)信息，并進(jìn)行內(nèi)部通報。（2）財務(wù)部負(fù)責(zé)匯總編制公司采購預(yù)算、計劃，報總經(jīng)辦批準(zhǔn)后，下達(dá)各職能部門執(zhí)行；及時轉(zhuǎn)發(fā)總經(jīng)辦的有關(guān)管理規(guī)定及相關(guān)采購信息；審核各職能部門申報采購的相關(guān)資料，確定資金來源；復(fù)核采購支付申請，辦理相關(guān)資金支付；根據(jù)采購合同和驗收證明以及國家統(tǒng)一的會計制度，進(jìn)行賬務(wù)處理；定期與供應(yīng)商溝通并核對采購業(yè)務(wù)執(zhí)行和結(jié)算情況。（3）各職能部門負(fù)責(zé)申報本部門的采購預(yù)算建議數(shù)，依據(jù)內(nèi)部審批下達(dá)的采購預(yù)算和實際工作需要編制采購計劃；進(jìn)行采購需求登記，提出采購申請；對采購項目的中標(biāo)結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，并根據(jù)成交通知書參與采購合同的簽訂；對采購合同和相關(guān)文件進(jìn)行備案；提出采購資金支付申請。4.流程劃分（1）實物資產(chǎn)采購：涉及實物資產(chǎn)采購預(yù)算編制與審批、采購計劃編制與審批、采購的申請與審核、采購方式選擇、采購合同簽訂、驗收與付款等。（2）服務(wù)采購：涉及服務(wù)采購預(yù)算編制與審批、采購計劃編制與審批、采購申請、采購方式選擇、采購合同簽訂、驗收與付款等。5.不相容職務(wù)分離表

6.控制矩陣流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔實物采購預(yù)算編合理各職能部門每年底提各職發(fā)生采購年度資產(chǎn)制不合理，未保證出下一年度采購需求能部時管理預(yù)算采購根據(jù)公司實資產(chǎn)并提交財務(wù)部，財務(wù)部門、制度及批際需求和相安全結(jié)合年度資金情況、各財務(wù)復(fù)關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定和使職能部門現(xiàn)有資產(chǎn)使部編制米購預(yù)用有用情況、報廢年限等事算，導(dǎo)致資產(chǎn)效項進(jìn)行計算平衡后編閑置或不足，制下一年年度預(yù)算，并資金浪費，甚將年度采購預(yù)算上報至違反國家公司相關(guān)負(fù)責(zé)人或集有關(guān)規(guī)定。團總部審核批準(zhǔn)。流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔實物公司未按照有效各職能部門在采購預(yù)各職發(fā)生采購采購

資產(chǎn)已批復(fù)的預(yù)防范算指標(biāo)批準(zhǔn)范圍內(nèi)，定能部時管理計劃采購算安排政府舞弊期提交本部門的米購門、制度采購計劃，采和預(yù)計劃，采購管理部門對財務(wù)購計劃不合防腐采購計劃的合理性進(jìn)部理或未經(jīng)恰敗行審核，財務(wù)部就采購當(dāng)審批，可能計劃是否在預(yù)算指標(biāo)導(dǎo)致采購執(zhí)額度之內(nèi)進(jìn)行審核，如行混亂。有需要，上級有關(guān)部門進(jìn)行審核。流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔實物采購、資產(chǎn)管有效公司建立預(yù)算編制、采采購發(fā)生采購資產(chǎn)理和預(yù)算編防范購和資產(chǎn)管理等部門管理時管理采購制部門之間舞弊之間的溝通協(xié)調(diào)機制，部、制度缺乏溝通協(xié)和預(yù)實現(xiàn)部門之間的信息資產(chǎn)調(diào)，導(dǎo)致采購防腐共享，確保預(yù)算編制部管理活動與業(yè)務(wù)敗門及時取得和運用于部、活動相脫節(jié)，采購預(yù)算編制相關(guān)的財務(wù)出現(xiàn)資金浪基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和重要信息，部費或資產(chǎn)閑有效匯總平衡預(yù)算建置等問題。議數(shù)，提高采購預(yù)算編

制的規(guī)范性和科學(xué)性。流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔實物采購需求有效資產(chǎn)米購需求部門，以批采購發(fā)生采購采購資產(chǎn)申請審核防范復(fù)的預(yù)算指標(biāo)和采購計需求時管理申請采購不嚴(yán)格，舞弊劃為依據(jù)，提出采購申部、制度單需求參數(shù)和預(yù)請，在申請文件中列明采采購不公允，防腐購項目名稱和采購金額，管理導(dǎo)致采購敗資金來源，采購項目分類部的貨物質(zhì)等要素。資產(chǎn)米購申請單次價高等經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核問題。后，逐級上報審批。流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔實物未選擇合有效采購資產(chǎn)須嚴(yán)格按照國資產(chǎn)發(fā)生采購招標(biāo)資產(chǎn)理有效的防范家及行業(yè)的有關(guān)規(guī)定及管理時管理文件采購采購組織舞弊公司的相關(guān)制度等，對須部制度形式和采和預(yù)以招標(biāo)方式采購的物資、購方式，防腐設(shè)備嚴(yán)格實行招標(biāo)程序，出現(xiàn)采購敗貨物集中采購由采購管

行為違反國家法律法規(guī)或公司規(guī)章制度，可能受到有關(guān)部門的處罰造成資產(chǎn)損失。理部門委托采購中心代理采購。如因?qū)嶋H情況確需采用其他方式，如競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等，需提供選取其他方式的理由和依據(jù)，報采購監(jiān)督管理部門審核通過后執(zhí)行，并將相關(guān)資料送至采購監(jiān)督管理部門備案。流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔實物未明確有效制度中明確規(guī)定采購業(yè)務(wù)范采購發(fā)生采購招標(biāo)資產(chǎn)規(guī)定需防范圍及招標(biāo)的業(yè)務(wù)流程。如果管理時管理過程采購招標(biāo)的舞弊自行采購，需各部門提出采部制度文件采購業(yè)和預(yù)購招標(biāo)申請，參加招標(biāo)文件務(wù)范圍防腐的編制，負(fù)責(zé)其中的技術(shù)文與招標(biāo)敗件和評分標(biāo)準(zhǔn)的編制工作；的業(yè)務(wù)采購招標(biāo)申請報至采購管理流程，部門后，由采購管理部門審不利于核并成立招標(biāo)小組負(fù)責(zé)對招

控制公司的采購成本、保證采購物資質(zhì)量。標(biāo)書的制定、修改、答疑工作，以及組織對潛在投標(biāo)人進(jìn)行現(xiàn)場勘察。如委托采購代理機構(gòu)，采購管理部門從公司規(guī)定的采購代理中選擇采購代理機構(gòu)，將本次采購的采購需求標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)資料交給采購代理機構(gòu)，由其制作招標(biāo)文件，招標(biāo)文件完成后需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人及財務(wù)部審核審批無誤后交由代理機構(gòu)。流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔實物未制定完善有效采購管理部門根據(jù)實際采購發(fā)生采購評標(biāo)資產(chǎn)的采購評標(biāo)防范的招標(biāo)需要，組織相關(guān)管理時管理文件采購流程，可能舞弊部門負(fù)責(zé)人組成評標(biāo)小部制度導(dǎo)致評標(biāo)過和預(yù)組，必要時委托招標(biāo)代程流于形防腐理機構(gòu)。評標(biāo)小組根據(jù)式，出現(xiàn)可敗需要制定適當(dāng)?shù)脑u標(biāo)方能的舞弊行案，進(jìn)行評標(biāo)工作，明

為，造成公司資產(chǎn)損失。確評標(biāo)方法、程序、中標(biāo)條件及原則，保證評標(biāo)工作的合理、有效、公平。流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔實物競爭性談判、詢有效采購采用競爭性采購發(fā)生采購采購資產(chǎn)價、單一來源米防范談判、詢價、單管理時管理過程采購購等米購過程缺舞弊一來源米購等米部制度文件失，可能導(dǎo)致采和預(yù)購方式的，嚴(yán)格購物資價格不合防腐按照公司相關(guān)采理或質(zhì)量低下，敗購制度進(jìn)行，并不能滿足公司實保留采購的全過際經(jīng)營需求。程記錄。流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔實物采購定價機制有效采購定價嚴(yán)格實行采購發(fā)生采購價格資產(chǎn)不科學(xué)，定價防范不相容職務(wù)分離原管理時管理審批采購方式選擇不舞弊貝對于采購定價須部制度文件當(dāng)，可能導(dǎo)致和預(yù)由相關(guān)職能部門共

采購價格不合理，造成公司資金損失。防腐敗同商定，明確記錄詢價過程、比價記錄及定價意見。流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔實物未簽訂米合理采購管理部門按照法律采購發(fā)生采購合同資產(chǎn)購合同或保證法規(guī)規(guī)定起草合同文管理時管理及會采購簽訂合同經(jīng)濟本，并與財務(wù)部、政策部制度簽單不合理，活動法規(guī)部會簽，報公司相可能導(dǎo)致合法關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，與供雙方責(zé)權(quán)合規(guī)應(yīng)商簽訂合同。對于涉不清，影密資產(chǎn)采購項目，采購響公司運管理部門與相關(guān)供應(yīng)商營效率，或采購中介機構(gòu)簽訂保造成公司密協(xié)議或者合同中設(shè)定合法權(quán)益保密條款，加強涉密米受至侵購項目安全保密的管害。理。流程風(fēng)險事件描述對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及名稱目標(biāo)部門頻率制度文檔

實物未對采購過程合理米購需求部門及米采購發(fā)生采購合同資產(chǎn)進(jìn)行持續(xù)跟蹤，保證購管理部門對采購需求時管理履行采購未及時發(fā)現(xiàn)可資產(chǎn)物資過程進(jìn)行持續(xù)部、制度記錄能發(fā)生的影響安全跟蹤,及時了解供貨采購生產(chǎn)經(jīng)營進(jìn)度和使或提供服務(wù)情況。采管理的異常情況或用有購管理部門記錄合部異常情況未得效格供應(yīng)商的供貨情到有效處理，導(dǎo)況，對相關(guān)合格供應(yīng)致影響公司日商的信用等級進(jìn)行常經(jīng)營，造成資更新。產(chǎn)損失。流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔實物未建立采合理采購驗收按照下列方式采購發(fā)生采購驗收資產(chǎn)購驗收制保證進(jìn)行：自行組織采購的，需求時管理報采購度，未明資產(chǎn)由資產(chǎn)管理部門、采購需部、制度告、確各類采安全求部門，按照采購合同約采購實物購物資的和使定自行驗收；公司依法委管理帳驗收程用有托采購代理機構(gòu)組織采部序，采購效購的，由委托的采購代理物資質(zhì)量機構(gòu)按照采購合同約定

不符合公司需求，影響公司正常運行，造成公司資產(chǎn)資金損失。組織驗收；大型或者復(fù)雜的米購項目，邀請國家認(rèn)可的質(zhì)量檢測機構(gòu)辦理驗收。由采購執(zhí)行部門承擔(dān)驗收職責(zé)，驗收合格的物資，填制入庫憑證，登記實物帳，及時將入庫憑證傳遞給財務(wù)部。流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔實物采購付款審合理采購管理部門或需求采購發(fā)生采購付款資產(chǎn)核不嚴(yán)格，未保證部門提出貨款支付申需求時管理申請采購滿足支付條資產(chǎn)請，按照規(guī)定的審批權(quán)部、制度單、件支付貨款安全限和程序進(jìn)行審批，財采購財務(wù)或越權(quán)支付，和使務(wù)部依據(jù)采購計劃階管理憑證可能導(dǎo)致公用有段已明確的資金來源部、司資產(chǎn)資金效和賬戶類型，辦理具體財務(wù)損失。的資金支付業(yè)務(wù)并進(jìn)部行會計核算。流程風(fēng)險事件描對應(yīng)控制措施描述責(zé)任控制對應(yīng)涉及

名稱述目標(biāo)部門頻率制度文檔服務(wù)服務(wù)采購無合理公司明確服務(wù)采購歸采購發(fā)生采購采購歸口處理進(jìn)保證口管理部門，負(fù)責(zé)在采管理時管理行管理，導(dǎo)致資產(chǎn)購工作中協(xié)調(diào)公司各部制度采購工作缺安全部門和采購中心的相乏計劃與管和使關(guān)工作，確保公司的采理，影響米購用有購工作順利開展。的成本與質(zhì)效量。流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔服務(wù)未制定服務(wù)采購有效各職能部門每年各職發(fā)生采購需求采購計劃與預(yù)算，或防范底提出下一年度能部時管理計劃者采購計劃和預(yù)舞弊服務(wù)采購需求至門、制度采購算與公司實際經(jīng)和預(yù)財務(wù)部。財務(wù)部結(jié)財務(wù)預(yù)算營情況不匹配差防腐合年度資金情況部異較大，可能導(dǎo)敗等事項進(jìn)行平衡致公司資金使用后編制下一年年風(fēng)險并且影響公度預(yù)算，按規(guī)定程司正常運營。序逐級上報審批。

流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔服務(wù)服務(wù)采購需有效服務(wù)采購需求部門以采購發(fā)生采購采購采購求申請審核防范批復(fù)的預(yù)算指標(biāo)和米需求時管理申請不嚴(yán)格，需舞弊購計劃為依據(jù)，提出服部、制度單求參數(shù)不公和預(yù)務(wù)采購需求，填與采購采購允，導(dǎo)致采防腐申請單交財務(wù)部，采購管理購的服務(wù)質(zhì)敗申請確定服務(wù)采購的部、次價咼等問經(jīng)費預(yù)算、采購方式、財務(wù)題。資金渠道后，按規(guī)定程部序逐級上報審批。流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔服務(wù)未選擇合有效服務(wù)采購需嚴(yán)格按照國采購發(fā)生采購采購采購理有效的防范家及行業(yè)的有關(guān)規(guī)定及管理時管理過程服務(wù)采購舞弊公司的相關(guān)制度等，對須部制度資料組織形式和預(yù)以招標(biāo)方式采購的嚴(yán)格和采購方防腐實行招標(biāo)程序；集中采購式，出現(xiàn)敗由采購管理部門委托采采購行為購中心代理采購。如因?qū)嵾`反國家際情況確需采用其他方

法律法規(guī)或公司規(guī)章制度，可能受到上級主管部門的處罰。式，如競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等，需提供選取其他方式的理由和依據(jù)，報采購監(jiān)督管理部門審核通過后執(zhí)行，并將相關(guān)資料送至采購監(jiān)督管理部門備案。流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔服務(wù)未經(jīng)過有效服務(wù)需求部根據(jù)預(yù)算指標(biāo)及采購發(fā)生采購招標(biāo)采購詢比價防范米購需求，提出米購標(biāo)的相需求時管理文件或招投舞弊關(guān)具體標(biāo)準(zhǔn)，提交給采購管部、制度標(biāo)，可和預(yù)理部門。采購管理部門匯總采購能導(dǎo)致防腐提交的采購要求及相關(guān)資料管理采購的敗后，從公司規(guī)定的采購代理部、服務(wù)質(zhì)機構(gòu)中選擇，與其簽訂米購財務(wù)次價高代理合同后，由其制作招標(biāo)部或發(fā)生文件。部門負(fù)責(zé)人審核招標(biāo)商業(yè)舞文件并簽字確認(rèn)，再交由采弊，影購代理機構(gòu)發(fā)布招標(biāo)公告。響公司服務(wù)采購管理部根據(jù)實際的

資金資產(chǎn)安全和日常運營效率。招標(biāo)需要，組成相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成評標(biāo)小組，必要時可委托招標(biāo)代理機構(gòu)。評標(biāo)小組根據(jù)需要制定適當(dāng)?shù)脑u標(biāo)方案，進(jìn)行評標(biāo)工作，明確評標(biāo)的方法、程序、中標(biāo)條件及原則，保證評標(biāo)工作的合理、有效、公平。流程名稱風(fēng)險事件描述對應(yīng)目標(biāo)控制措施描述責(zé)任部門控制頻率對應(yīng)制度涉及文檔服務(wù)未簽訂服務(wù)合理公司與供應(yīng)商簽訂服務(wù)采購發(fā)生采購合同采購采購合同，保證采購合同并按合同訂立管理時管理文本采購合同條經(jīng)濟與審批流程進(jìn)行審核審部制度及會款存在疏漏活動批。對于涉密服務(wù)米購簽單或歧義，可合法項目，采購管理部與相能引發(fā)相關(guān)合規(guī)關(guān)供應(yīng)商或米購中介機法律風(fēng)險，構(gòu)簽訂保密協(xié)議或者在導(dǎo)致公司利合同中設(shè)定保密條款，益受損。加強涉密米購項目安