ISO體系文件控制程序文件

品質(zhì)環(huán)境管理體系程序文獻文獻編號：FH-GP-版本：D頁數(shù)：共6頁文獻名稱：文獻控制管理程序修訂履歷版次文獻申請單號更改內(nèi)容修訂日期制定/簽名B/0C/0D/0ZL-XD-0043ZL-XD-0075修改文獻編號。修正3.0權(quán)責有關(guān)職能；增長4.0定義中對內(nèi)審有關(guān)名詞定義；以及修正5.1審核規(guī)劃：每六個月一次，原則上為6、12月份進行內(nèi)部審核視狀況可合適調(diào)整。等有關(guān)作業(yè)內(nèi)容。全面修訂.10.26-10-28-3-8受控狀態(tài)：本文獻為我司所有，非文控人員一概不得翻印或抄襲，否則您將違反我司《保密制度》，并承擔違法的風險。提示：請確認文獻與否為最新版本核準審核制定1.0目的對企業(yè)環(huán)境、質(zhì)量管理體系以及管理原則、工作原則中的各類文獻進行管理，保證各部門使用文獻的合適性及充足性,防止誤用作廢文獻。2.0范圍 合用于我司所有環(huán)境、質(zhì)量管理體系文獻以及管理原則、工作原則的（電子檔）的編制、審核、同意、發(fā)放、評審和變更。3.0職責3.1內(nèi)部文獻的編制、審核及同意權(quán)責表（1）文獻階層文獻類別編制審查核準收發(fā)控制質(zhì)量方針質(zhì)量目的管理者代表總經(jīng)理總經(jīng)理文控中心一階質(zhì)量手冊管理者代表總經(jīng)理總經(jīng)理文控中心二階程序文獻部門主管/經(jīng)理部門最高領(lǐng)導(dǎo)管理者代表文控中心三階作業(yè)規(guī)范或指導(dǎo)書有關(guān)部門部門主管/經(jīng)理部門最高領(lǐng)導(dǎo)文控中心技術(shù)圖紙有關(guān)部門部門最高領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理文控中心管理原則有關(guān)部門部門最高領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理文控中心職務(wù)闡明書有關(guān)部門部門主管/經(jīng)理部門最高領(lǐng)導(dǎo)文控中心四階表單隨對應(yīng)二，三階文獻一同審批文控中心其他外來文獻有關(guān)部門及部門主管文控中心3.2文控中心對企業(yè)環(huán)境、質(zhì)量管理系統(tǒng)中各階文獻的合理管控以及文獻的分類、編號、保管、發(fā)放、回收、銷毀及審查等工作。3.3有關(guān)單位3.3.1各部門須遵守本程序，并配合文控中心一同做好文獻的更新及維護；其部門主管需對文獻資料進行審簽，對所發(fā)行的文獻負責保管與執(zhí)行之責。3.3.2各部門需負責文獻的使用和保管，保證文獻的整潔、完整，不得在受控的文獻上隨意書寫涂改，也不得丟失。版本更新時，配合文控中心及舊版資料及時回收作業(yè)，防止誤用。4.0定義4.1文獻與資料企業(yè)環(huán)境和質(zhì)量文獻所包具有：手冊、程序、作業(yè)規(guī)范/指導(dǎo)書、表單；技術(shù)類文獻、測試檢查數(shù)據(jù)匯報、多種變更文獻以及企業(yè)各類經(jīng)營管理原則、工作原則等。4.2第一階文獻－—手冊環(huán)境管理手冊：環(huán)境管理系統(tǒng)最高指導(dǎo)原則，規(guī)定其關(guān)鍵內(nèi)容的整體方向、構(gòu)造和互相作用。質(zhì)量管理手冊：質(zhì)量管理系統(tǒng)最高指導(dǎo)原則，規(guī)定其關(guān)鍵內(nèi)容的整體方向、構(gòu)造和互相作用。4.3二階文獻－—程序4.3.1環(huán)境、質(zhì)量管理程序：環(huán)境、質(zhì)量作業(yè)運作過程的整體流程。4.4三階文獻－—作業(yè)規(guī)范、指導(dǎo)書、管理原則及工作原則。4.4.1作業(yè)指導(dǎo)書:指不波及詳細型號產(chǎn)品技術(shù)細節(jié)的作業(yè)指導(dǎo)書。如技術(shù)文獻編號措施、作業(yè)指導(dǎo)書，設(shè)備操作維護規(guī)程等。4.4.2技術(shù)性作業(yè)指導(dǎo)書:指波及詳細型號產(chǎn)品技術(shù)細節(jié)的作業(yè)指導(dǎo)書,如技術(shù)圖紙/BOM、工藝文獻、產(chǎn)品檢查文獻等。4.4.3管理原則：指各類管理規(guī)定、管理制度、管理措施等用于規(guī)范管理及人員行為的法規(guī)性文獻。4.4.4工作原則：指各類崗位職責及職務(wù)闡明書等文獻。4.5四階文獻－—表單使用固定格式的單據(jù)，有表單編號及版本管控，用以質(zhì)量、環(huán)境及環(huán)境的數(shù)據(jù)搜集、傳遞資訊，控制作業(yè)流程或證明作業(yè)已符合規(guī)定的資料記錄。4.6外來文獻與資料。各單位因業(yè)務(wù)需求所使用的各類法律法規(guī)、國標、行業(yè)原則、地方原則及行業(yè)各類技術(shù)資料等。4.7文獻原則用紙各單位送至文控中心所有需要發(fā)行的文獻原則型一般為A4紙張，嚴禁用“二手紙”。5.0工作程序5.1文獻的編制5.1.1書寫規(guī)定5.1.1.15.1.1.2文獻頁次格式：第*頁，共*頁代表，以此類推。5.1.1.3各標題內(nèi)的小標題次序如下格式：1→1.1→1.1.1→以此類推。2→2.1→2.1.1→以此類推。5.1.2文獻經(jīng)3.1權(quán)責主管核準后方可制定，以保證文獻的充足、完整并合用。5.2文獻編碼原則5.2.1文獻類型代碼5.2.1.1質(zhì)量管理體系文獻QM——質(zhì)量手冊QP——程序文獻WI——三階文獻QR——四階文獻WL——外來文獻SOP——作業(yè)指導(dǎo)書5.2.1.2環(huán)境管理體系文獻JM——環(huán)境手冊JP——程序文獻JWI——三階文獻JR——四階文獻JWL——外來文獻5.2.1.3共用文獻GP——程序文獻GR——四階文獻MS——管理原則WS——工作原則5.2.2部門代碼MP——生產(chǎn)部QA——品質(zhì)部PM——PMC部AF——售后部SD——營銷中心HR——人力中心RD——研發(fā)中心MC——管理者代表DC——原則辦AC——財務(wù)中心IT——信息部2F——殼部ERP——ERP系統(tǒng)EL——電子商務(wù)部5.2.3文獻編號手冊/程序文獻編號用二位阿拉伯數(shù)字表達，三階文獻/四階表單/行政管理/SOP文獻編號用三位阿拉伯數(shù)字表達。文獻編號體現(xiàn)文獻歸檔的次序，以便文獻的登記和查找，如：01代表該文獻編號為第一號。5.3版本/版次管理5.3.1版本管理：手冊/程序/三階文獻/管理原則及工作原則的版本以01表達初版，換版時變更為02，……以此類推。四階表單只有版本，新版時用Rev.01表達，修訂時用Rev.02，以此類推。5.3.2版次管理：手冊/程序/三階文獻/管理原則及工作原則的版次修訂次數(shù)規(guī)定為5次及一次性修訂內(nèi)容超過文獻總量的30%須升級版本，各頁版次可不一樣，但能于首頁看出各修訂頁之狀況，00為初版發(fā)行的版次；如：文獻為01版,本次是第2次修訂，此文獻版本與版次是版本01/版次02，依次類推。5.4各類型文獻編碼規(guī)則：5.4.1質(zhì)量手冊：QM-01；環(huán)境手冊：JM-015.4.2程序文獻：5.4.3三階文獻（原則）5.4.4四階表單：

5.4.5管理原則：5.4.6工作原則：5.4.75.4.85.4.95.4.10技術(shù)文獻編碼詳見《技術(shù)文獻編號措施》5.5文獻的修訂5.5.1各部門對體系文獻如質(zhì)量手冊、程序文獻、管理性作業(yè)指導(dǎo)書認為需更改時，填寫《文獻申請單》并注明更改內(nèi)容經(jīng)管理代表確認后，按3.1的規(guī)定進行修改并重新審批后發(fā)放。其他文獻需更改時由權(quán)責部門直接按需要進行修改，并將修改后的文獻重新審批后交文控中心按本程序有關(guān)規(guī)定重新發(fā)放，質(zhì)量/環(huán)境手冊采用換頁修改。5.5.2文獻更改時應(yīng)將更改的重要內(nèi)容記錄于修訂頁的“修訂記錄”欄，文獻更改的版本和版次按本程序5.3的規(guī)定執(zhí)行。5.5.3質(zhì)量/環(huán)境手冊修訂時其修訂狀況、日期、頁次及版次等記錄于“修訂頁”中；二、三階文獻修訂時應(yīng)在首頁的修訂欄里反應(yīng)修訂狀況、日期、頁次及版次。5.5.4文獻編制或修訂完畢后由文控中心對5.6文獻的會審5.65.65.7文獻的收、發(fā)、廢流程5.7.15.7.1.1手冊和程序文獻的文本文獻分發(fā)到營銷中心、研發(fā)中心、人力中心5.7.1.2發(fā)行到各有關(guān)部門使用的文獻由文控中心復(fù)印所需份數(shù)，并于復(fù)印件的每頁正面右上角位置上蓋紅色“受控文獻”章并編出分發(fā)號，在文獻原稿的背面蓋上《文獻分發(fā)記錄》統(tǒng)一分發(fā)，接受人在《文獻分發(fā)記錄》5.7.1.3文獻原件由文控中心在文獻的背面加蓋紅色“文獻原稿”5.7.1.4各部門收到新版文獻后應(yīng)在一種工作日內(nèi)將舊版文獻交回文控中心，文控中心應(yīng)在需要回收的舊版文獻原稿背面加蓋《文獻回收記錄》并對回收到的文獻進行簽收,對未能回收舊版5.7.25.7.2.1如所使用的文獻不慎丟失或破損而影響使用時，應(yīng)由部門負責人員以《文獻申請單》提出5.7.2.2對于發(fā)放數(shù)量不夠及增長工作臺或生產(chǎn)設(shè)施時，生用部門負責人根據(jù)需要，評估申請增發(fā)之文獻類型、數(shù)量之適合性，提出申請交至文控中心，文控中心應(yīng)在2個工作日內(nèi)，5.7.2.3各部門因任何原因決定取消或廢止某文獻時應(yīng)填寫《文獻申請單》經(jīng)部門負責人審核，體系文獻經(jīng)管理代表同意、其他文獻經(jīng)總經(jīng)理同意后,交文控中心告知有關(guān)部門收回被取消的文獻并取出其原稿在正面蓋紅色“作廢文獻”5.7.2.4需向企業(yè)以外的組織提供體系文獻時,應(yīng)填寫《文獻申請單》經(jīng)管理代表審批后交文控中心發(fā)放，發(fā)放時文獻正面應(yīng)蓋“非受控文獻”5.8文獻評審當企業(yè)的組織架構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程等內(nèi)外部環(huán)境發(fā)生變化時，有關(guān)部門應(yīng)對有關(guān)文獻進行評審。管理代表應(yīng)每年對質(zhì)量手冊、程序文獻和管理性作業(yè)指導(dǎo)書評審一次，確定文獻與否需要更改。5.9文獻保管5.9.1所有質(zhì)量/環(huán)境管理體系文獻的原件由文控中心保管，受控副本由各使用部門負責保管,各部門應(yīng)保證文獻幅面清潔易于識別，不準亂劃、亂改、亂寫。各部門應(yīng)分類寄存受控文獻并編制《文獻目錄》文獻應(yīng)寄存于合適的場因此免損壞或丟失5.9.2文獻借閱：企業(yè)員工需臨時借閱文獻時，文控中心負責辦理借閱手續(xù)，并登記在《文獻借閱登記表》上，任何人不得私自復(fù)印受控文獻5.10外來文獻管理5.1外來文獻包括法律法規(guī)、原則類及行業(yè)技術(shù)資料等文獻，與產(chǎn)品直接有關(guān)的外來文獻由總經(jīng)理識別并確認其合用性，交文控中心登記在《外來文獻登記表》上,與產(chǎn)品無直接關(guān)系的外來文獻由管理者代表識別并確認其合用性,交文控中心登記在《外來文獻登記表》上；發(fā)放時應(yīng)參照5.55.1外來文獻原件由文控中心保留，總經(jīng)理和管理者代表負責對有更新規(guī)定的有關(guān)外來文獻每年跟蹤一次最新有效版本，保證企業(yè)內(nèi)使用的外來文獻為最新有效版本。5.11作廢文獻的處理5.12對承載媒體不是紙張的文獻的控制也應(yīng)參照上述規(guī)定執(zhí)行，電子文檔應(yīng)有備份且規(guī)定使用權(quán)限和修改權(quán)限，應(yīng)對備份的電子文檔進行標識且編制《文獻目錄》。5.12.1文控中心將按本程序3.1文獻（技術(shù)圖紙和職務(wù)闡明書等機密文獻除外）5.12.5.13記錄保留：按《記錄控制程序》規(guī)定進行保留。6.0有關(guān)文獻6.1《記錄控制程序》GP-DC-026.2《技術(shù)文獻編號措施》WI-QA-0076.3《文控管理制度》MS-DC-0017.0有關(guān)表單7.1《文獻申請單》GR-DC-0027.2《外來文獻登記表》GR-DC-0037.3《文獻借閱登記表》GR-DC-0047.4《文獻總表》GR-DC-0057.5《文獻目錄》GR-DC-0067.6《文獻會審意見表》GR-DC-0088.0附錄：8.1附錄一：各類印章8.2附錄二：內(nèi)部文獻流程圖8.3附錄三：外部文獻流程圖8.0附錄一各類印章文獻原稿章受控文獻章非受控文獻章文獻原稿文獻原稿非受控文獻受控文件非受控文獻受控文件作廢文獻章外來文獻章文獻發(fā)放/回收記錄章作廢文獻作廢文獻外來外來文件文獻編號：附錄二：內(nèi)部文獻流程圖流程有關(guān)部門負責人有關(guān)記錄編制/修訂文獻編制/修訂文獻NG文獻會審NG文獻會審OKOKNG審核NG審核OKOK編號/登錄PDF格式OKOK編號/登錄