公司檔案文件編碼規(guī)則

發(fā)文部門：人事行政部密級(jí)：S頁(yè)次：頁(yè)公司檔案文件編碼規(guī)則1 目的規(guī)范和統(tǒng)一公司制度文件的格式及管理，明確制度文件編制、審核、簽發(fā)程序及要求，維護(hù)制度文件的連貫性、權(quán)威性，保障管理組織有序、運(yùn)行有效。2 范圍適用于公司各部門，各駐外機(jī)構(gòu)可參照?qǐng)?zhí)行。3 職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司各類制度文件的審批。3.2副總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司各類制度文件的審核。3.3人事行政部是公司制度文件的歸口管理部門，負(fù)責(zé)公司制度建設(shè)的統(tǒng)籌規(guī)劃、綜合協(xié)調(diào)、組織實(shí)施與稽查落實(shí)；負(fù)責(zé)各類制度文件的初審；負(fù)責(zé)各類制度文件的檔案管理。3.4各部門負(fù)責(zé)本部門職能、職責(zé)范圍內(nèi)相關(guān)制度文件的起草與報(bào)批；負(fù)責(zé)按職責(zé)劃分執(zhí)行相關(guān)制度文件。4制度文件分類及編號(hào)規(guī)則（見下表）。4.1版本制度文件版本分為版本和版號(hào)兩部分：版本號(hào)用大寫英文字母組成，從A開始順次遞增；版次號(hào)用2位阿拉伯?dāng)?shù)碼組成，從00開始，順次遞增。4.2密級(jí)按制度文件保密程度，可將制度文件分為絕密文件（T）、機(jī)密文件（S）和一般文件。制度文件應(yīng)標(biāo)明密級(jí)，一般文件無(wú)需標(biāo)注。4.3正文格式正文一般包括：1.目的、2.范圍、3.職責(zé)、4.內(nèi)容、5.附則、6.相關(guān)文件與記錄、7.附件說(shuō)明、8.文件履歷說(shuō)明。4.3.1“內(nèi)容”一般指具體管理涉及的內(nèi)容，如涉及管理內(nèi)容、項(xiàng)目較多，可適當(dāng)擴(kuò)充章節(jié)，分類說(shuō)明。4.3.2涉及專業(yè)管理、技術(shù)問(wèn)題，或需經(jīng)特別解釋才能表達(dá)清晰，辨明歧義的，可適當(dāng)增加“定義”章節(jié)。4.3.3文件履歷說(shuō)明一般包括制定（人）、審核（人）、批準(zhǔn)（人），批準(zhǔn)、頒發(fā)和生效日期，以及閱文批示及會(huì)簽等內(nèi)容。4.3.4正文一般采用四號(hào)小標(biāo)宋體字（表格內(nèi)文字小四號(hào)，頁(yè)眉五號(hào)），A4紙，頁(yè)邊距上下左右均1.27cm，（標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用全角標(biāo)注，占1字間距）。4.3.5附件與附件說(shuō)明4.3.5.1制度文件如有附件，應(yīng)在正文之未尾，“文件履歷說(shuō)明書”之前進(jìn)行附件說(shuō)明。4.3.5.2附件一般包括：相關(guān)流程圖、相關(guān)表單和其他對(duì)正文內(nèi)容的說(shuō)明性材料。4.3.5.3凡具體管理流程應(yīng)編制流程圖，對(duì)各業(yè)務(wù)、管理環(huán)節(jié)進(jìn)行節(jié)點(diǎn)描述。4.3.5.4業(yè)務(wù)、管理過(guò)程中涉及的表單，應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)附后。4.3.5.5附件說(shuō)明應(yīng)按順序標(biāo)注，其順序號(hào)與附件順序一致。標(biāo)注時(shí)先標(biāo)附件名稱（不加標(biāo)點(diǎn)），再用括號(hào)括入編號(hào)。5制度文件編制、發(fā)布流程5.1各部門根據(jù)管理、業(yè)務(wù)需要，按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編制制度文件。5.1.1人事行政部每年11月份向各部門收集匯總制度建立、執(zhí)行情況，并編制《年度制度建設(shè)計(jì)劃》。5.1.2各部門編制制度文件原則上應(yīng)在上述“制度建設(shè)計(jì)劃”范圍內(nèi)按期完成；確因管理需要，需臨時(shí)增、刪、合并制度文件的，應(yīng)及時(shí)向人事行政部提出申請(qǐng)，由人事行政部對(duì)“制度建設(shè)計(jì)劃”作相應(yīng)調(diào)整。5.1.3各部門制定的制度文件初稿（套制度模板的打印件），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后統(tǒng)一交人事行政部初審。初審的主要內(nèi)容：5.1.3.1是否按計(jì)劃編制文件，是否符合編號(hào)規(guī)則；5.1.3.2是否按公司統(tǒng)一格式編制；5.1.3.3相關(guān)原則規(guī)定是否符合公司有關(guān)制度規(guī)定；5.1.3.4涉及跨部門事項(xiàng)是否與相關(guān)部門充分協(xié)商，相互間職責(zé)流程是否已清晰界定。5.2經(jīng)人事行政部初審的制度文件統(tǒng)一交副總經(jīng)理復(fù)核后，送總經(jīng)理簽批。5.3所有制度文件經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按審批發(fā)文范圍予以發(fā)布。5.4經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的制度文件原件由人事行政部文控文員留存，并按照發(fā)文范圍復(fù)印發(fā)放給相應(yīng)部門及人員。5.5制度文件發(fā)放時(shí)應(yīng)按受文部門在其“分發(fā)號(hào)”欄填寫對(duì)應(yīng)的分發(fā)號(hào)，并由受文部門相關(guān)人員在《文件發(fā)放及簽收記錄》上簽名確認(rèn)。5.6制度文件更版發(fā)放時(shí)，人事行政部文控文員應(yīng)同時(shí)回收舊版文件，并做好相應(yīng)記錄。5.7經(jīng)人事行政部編號(hào)發(fā)放的制度文件，原則上一號(hào)一部門，任何部門、人員不得擅自復(fù)制。確因工作需要需增發(fā)文件的，由需要部門申請(qǐng)，經(jīng)人事行政部經(jīng)理同意后，可復(fù)印增發(fā)，并按受文部門編號(hào)登記管理；原受文部門已發(fā)文件的，采用“部門編號(hào)+阿拉伯?dāng)?shù)碼”方式發(fā)放，如營(yíng)銷中心增發(fā)的第1份文件編號(hào)用“04-1”表示。6制度文件的宣貫與試運(yùn)行6.1制度文件一經(jīng)公司總經(jīng)理簽批即行生效，編制部門應(yīng)作好實(shí)施前的宣貫工作，并做好相應(yīng)培訓(xùn)（宣貫）記錄。6.1.1制度文件宣貫一般可利用早會(huì)時(shí)間進(jìn)行，文件涉及的相關(guān)部門人員均應(yīng)參加。6.1.2制度文件內(nèi)容較多，涉及面廣（包括需公司全員知曉）的，可由文件編制部門協(xié)商人事行政部另行安排時(shí)間進(jìn)行全員培訓(xùn)。6.1.3制度文件執(zhí)行過(guò)程中有不明確或不清楚的，可向文件編制部門咨詢，文件編制部門應(yīng)給予認(rèn)真解答。6.2制度文件試運(yùn)行6.2.1原則上制度文件自發(fā)放生效之日起一個(gè)月內(nèi)為試運(yùn)行階段，試運(yùn)行結(jié)束無(wú)需修訂的，自動(dòng)轉(zhuǎn)為正式生效文件。6.2.2試運(yùn)行階段，文件編制部門應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)、了解文件執(zhí)行情況，對(duì)相應(yīng)部門提出的問(wèn)題及建議進(jìn)行記錄和分析，并酌情進(jìn)行修訂與完善。6.2.3試運(yùn)行階段，制度文件相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行修訂、完善的，應(yīng)及時(shí)更新發(fā)放，并回收已發(fā)放的試運(yùn)行制度文件。7制度文件的修訂與廢止。7.1當(dāng)文件有下列情形之一者，應(yīng)予以修訂。7.1.1規(guī)定事項(xiàng)局部已不適用者；7.1.2規(guī)定事項(xiàng)與政府有關(guān)法令抵觸者；7.1.3相關(guān)文件內(nèi)容相互矛盾者；7.1.4與其它文件內(nèi)容有交叉或矛盾者；7.1.5所記載部門名稱已與實(shí)際不符，或原規(guī)定事項(xiàng)的主管、執(zhí)行部門已經(jīng)變更者；7.1.6條文文義含糊不明確，有必要重新修訂說(shuō)明者；7.1.7有其它修訂之必要者。7.2當(dāng)文件有下列情形之一者，應(yīng)予以廢止：7.2.1規(guī)定事項(xiàng)與現(xiàn)行經(jīng)營(yíng)方針不符或相悖者；7.2.2文件規(guī)定與事實(shí)情況完全不符者；7.2.3同一事項(xiàng)已有新文件（同一層次文件）規(guī)定并公布實(shí)施者；7.2.4主文件已廢止或變更，子文件已失去其執(zhí)行依據(jù)者；7.2.5因其它情形沒有保留或繼續(xù)使用必要者；7.3回收的作廢文件的副本可即時(shí)銷毀，但作廢文件的正文應(yīng)給予封存保留正常為一年時(shí)間，以便追索查詢。7.4如果文件達(dá)到修訂條件的，文件編制部門應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)對(duì)文件進(jìn)行修訂完善；如果文件符合廢止條件的，由文件編制部門申請(qǐng)，經(jīng)人事行政部初審，中心總監(jiān)審批后予以廢止。8制度文件檔案管理:見公司檔案管理規(guī)定.9文件執(zhí)行稽查9.1任何人不得在受控文件上涂改/亂畫；9.2未經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，任何人不得將受控文件私自外借/復(fù)印/打印/拷貝；9.3文件一經(jīng)生效發(fā)行或提出問(wèn)題還未正式修訂原版本之前，相關(guān)部門必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行；9.4人事行政部定期（首次稽查在文件發(fā)行一個(gè)月后，以后每季度一次稽查）對(duì)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行稽查，填寫《文件執(zhí)行稽查表》，有不合格項(xiàng)，必須有責(zé)任部門/人員簽署確認(rèn)；9.5稽查內(nèi)容包括；各相關(guān)單位是否按文件規(guī)定執(zhí)行工作；文件內(nèi)容是否符合現(xiàn)狀的需求，是否有不合理項(xiàng)需進(jìn)行改進(jìn)；10本制度自頒布之日起施行，原有相關(guān)文件作廢。11本制度由人事行政部負(fù)責(zé)解釋。相關(guān)文件：《檔案管理制度》12文件編號(hào)示例：行政類文件的編號(hào)，其代號(hào)組成：XX-XX-XX-XXXX—XXXXX：企業(yè)代號(hào)，以大寫的公司簡(jiǎn)體名稱拼音首字母“FG”表示。XX：文件一級(jí)類號(hào)，見下表。XX：文件二級(jí)類號(hào)，見下表XXXX：文件年份；XXX：同類別下文件流水號(hào)；文件編號(hào)例：FG-XZ05-2012-001-A/O版本號(hào)文件順序號(hào)年份文件類別公司簡(jiǎn)寫意為公司人事行政部通知通告類2012年001號(hào)文件12.1一級(jí)類號(hào)、二級(jí)類號(hào)、歸檔范圍一級(jí)類目（代碼）二級(jí)類目（代碼）歸檔范圍行政類

XZ證照01各種證照（營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本，組織機(jī)構(gòu)代碼證正副本，稅務(wù)登記證，生產(chǎn)許可證，注冊(cè)證，獲獎(jiǎng)證，商標(biāo)證等）。公司戰(zhàn)略

02企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、決策、發(fā)展規(guī)劃、管理目標(biāo)等文件材料，董事會(huì)決議等。制度

03公司各項(xiàng)規(guī)章制度。合同

04合同、協(xié)議、公證書、意向書、招投標(biāo)及有關(guān)談判材料、律師函等。通知通告05紅頭文件，通知，通報(bào)、通告等。辦公文件

06通聯(lián)文件（上級(jí)下達(dá)的文件，下級(jí)上報(bào)的文件，平行部門往來(lái)文件等）；各職能部門工作總結(jié)，報(bào)告，計(jì)劃等文件。會(huì)議

07公司級(jí)會(huì)議文件（報(bào)告，紀(jì)要，記錄，簡(jiǎn)報(bào)，發(fā)言材料等。）政府文件

08公司申請(qǐng)、批復(fù)等有關(guān)材料（項(xiàng)目文件，產(chǎn)品注冊(cè)文件等）?；顒?dòng)

09公司印刷、匯編材料、大事記等。公司大型活動(dòng)的議程，領(lǐng)導(dǎo)講話，照片、錄音、錄像等資料。其它10其它類型文件。銷售類

XS市場(chǎng)

01新市場(chǎng)開拓、新項(xiàng)目論證、評(píng)價(jià)、市場(chǎng)調(diào)查、分析、預(yù)測(cè)等文件材料。銷售政策

02促銷、產(chǎn)品銷售價(jià)格及調(diào)價(jià)政策等有關(guān)材料。其它03其它銷售類文件。技術(shù)類

JS分析報(bào)告

01研發(fā)產(chǎn)品市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告、產(chǎn)品質(zhì)量分析報(bào)告，樣品問(wèn)題反饋報(bào)告等。項(xiàng)目

02研發(fā)項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等產(chǎn)品設(shè)計(jì)定型、改型、改進(jìn)報(bào)告、批復(fù)。其它技術(shù)相關(guān)文件。生產(chǎn)類

SC生產(chǎn)01生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)告，發(fā)貨統(tǒng)計(jì)報(bào)告，庫(kù)存盤點(diǎn)報(bào)告，質(zhì)量統(tǒng)計(jì)報(bào)告等。其它與生產(chǎn)相關(guān)文件。流程類LC流程01所有流程類文件12.2分發(fā)號(hào)：根據(jù)發(fā)文