辦公電子文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

辦公電子文檔管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

1資料管理策略與技術(shù)長期從事科學(xué)研究任務(wù)的科研人員必須收集大量的科研數(shù)據(jù)、圖像、文件、文件等書面數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)資源，如紙張數(shù)據(jù)和電子數(shù)據(jù)。隨著時(shí)間的推移,這些資料積累越來越多,由于存儲分散,造成用戶使用時(shí)查找困難,甚至因?yàn)楣芾聿划?dāng)而造成各種文件、資料的丟失和損壞的事也時(shí)有發(fā)生。為了便于管理資料,并提高查詢、編輯文檔的效率,有必要開展對這些資料的數(shù)字化工作,建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料庫進(jìn)行管理,以便資料的保存、檢索和查閱。本文運(yùn)用辦公自動(dòng)化技術(shù),現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和基于Client/Server結(jié)構(gòu)的關(guān)系數(shù)據(jù)庫技術(shù)開發(fā)了電子文檔管理系統(tǒng)。由于文檔的保密需要,將文檔統(tǒng)一保存成PDF格式并入庫,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的存儲和管理,并為電子文檔資料提供了科學(xué)高效、安全的管理方法。2系統(tǒng)的全球設(shè)計(jì)2.1功能模塊的圖像系統(tǒng)功能模塊圖如圖1所示。2.2模塊功能描述2.2.1數(shù)據(jù)表的修改。數(shù)據(jù)庫添加資料:導(dǎo)入資料內(nèi)容(PDF文件),錄入資料信息(名稱、作者、摘要、出版日期、關(guān)鍵字、作者機(jī)構(gòu)、資料內(nèi)容、密級等數(shù)據(jù)),添加資料到數(shù)據(jù)庫中。修改資料:選中要修改的資料,打開該資料的詳細(xì)信息窗口,修改資料內(nèi)容,修改后的資料覆蓋原來的數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)表將做相應(yīng)的更新。資料刪除:打開資料報(bào)表,選中要?jiǎng)h除的資料,刪除該資料,數(shù)據(jù)庫和報(bào)表隨即刷新。2.2.2數(shù)據(jù)訪問通過關(guān)鍵字查詢資料,查詢后符合條件的文件以列表的形式供用戶瀏覽,通過PDF控件查閱文件內(nèi)容。2.2.3修改用戶信息后的數(shù)據(jù)表添加用戶:生成一個(gè)新的系統(tǒng)賬號。用戶修改:修改用戶信息,修改后的信息覆蓋原來的數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)表將做相應(yīng)的更新。刪除用戶:刪除一個(gè)已經(jīng)存在的系統(tǒng)賬號。2.2.4打印管理打印資料統(tǒng)計(jì)表,依據(jù)用戶權(quán)限打印PDF文件。2.2.5數(shù)據(jù)安全機(jī)制系統(tǒng)登錄:主要對要登錄用戶的用戶名和密碼進(jìn)行檢查,決定用戶是否有權(quán)限登錄,防止非法用戶登錄系統(tǒng)。密碼修改:要求輸入原始密碼和新密碼并對原始密碼進(jìn)行判斷,禁止非法用戶修改密碼。備份還原數(shù)據(jù):備份和還原數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù),保證數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)安全。日志管理:記錄用戶登錄系統(tǒng)的信息,包括用戶名、IP地址、MAC地址、登入時(shí)間、登出時(shí)間等。2.3系統(tǒng)用戶表nmist電子文檔數(shù)據(jù)庫主要有六類數(shù)據(jù)表,即系統(tǒng)用戶表(SysUser)、用戶訪問日志表(UserLog)、期刊文件表(TecReportsTable)、雜志文件表(MagazinesTable)、書籍文件表(BooksTable)、備份文件信息表(StoreInfo)。系統(tǒng)用戶表用來記錄系統(tǒng)用戶的信息,包括用戶ID、單位、名稱、密碼、用戶級別等字段;用戶訪問日志表用來記錄系統(tǒng)用戶的操作信息,包括用戶ID、IP地址、客戶端MAC地址、登錄時(shí)間、登出時(shí)間等字段;期刊文件表期刊ID號、期刊名稱、作者姓名、關(guān)鍵字、文章摘要、作者機(jī)構(gòu)、刊物名稱、出版日期、密級、國別、期刊內(nèi)容等字段。雜志文件表與書籍文件表和期刊文件表類似,這里不再贅述。備份文件信息表包括備份文件ID、文件名、備份日期、備份說明等字段。3系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)系統(tǒng)采用Client/Server結(jié)構(gòu),C/S是目前計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中較常用的體系結(jié)構(gòu),也是一個(gè)低成本的體系結(jié)構(gòu),更重要的是它還是一個(gè)開放的體系結(jié)構(gòu)。C/S體系結(jié)構(gòu),不僅包括OA系統(tǒng)目前及未來的業(yè)務(wù)發(fā)展所需要的各種規(guī)模與處理能力的服務(wù)器、工作流管理及其相應(yīng)的操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫,還包括系統(tǒng)中的各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),主機(jī)系統(tǒng),客戶端等,有機(jī)地構(gòu)成數(shù)字化管理信息系統(tǒng)?？蛻舳藨?yīng)用微軟VisualStudio2010開發(fā)工具,采用C#編程語言開發(fā)。數(shù)據(jù)庫服務(wù)器軟件采用SQLServer2008。所有功能模塊以服務(wù)器端的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)。3.1數(shù)據(jù)庫的實(shí)現(xiàn)資料管理功能最主要是將資料的信息存入數(shù)據(jù)庫中,以便統(tǒng)一管理。C#具有豐富的數(shù)據(jù)庫功能,可對多種數(shù)據(jù)庫進(jìn)行讀寫操作,可以通過C#編程實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建、讀取、修改SQLServer等數(shù)據(jù)庫的操作。C#在數(shù)據(jù)庫程序設(shè)計(jì)方面,使用ADO.NET作為訪問數(shù)據(jù)庫的接口。要實(shí)現(xiàn)資料入庫操作,先要連接數(shù)據(jù)庫,在ADO.NET中使用SQLConnection對象創(chuàng)建和管理連接。當(dāng)數(shù)據(jù)庫接連成功后,訪問數(shù)據(jù)庫通過SQLDataAdapter(數(shù)據(jù)適配器)對象,實(shí)現(xiàn)資料信息和內(nèi)容入庫。由于各種文檔的大小不一,在數(shù)據(jù)庫中,文檔通常被視為二進(jìn)制數(shù)據(jù)塊,也稱作BLOBs(二進(jìn)制大對象);在SQLServer中,存儲BLOBs的數(shù)據(jù)格式有Binary,Varbinary和Image。Binary存儲固定長度的二進(jìn)制數(shù)據(jù),大小不超過8KB,Varbinary與Binary不同是可變長度。Image存儲可變長度字符型數(shù)據(jù),大小為0~2GB。由于文檔的大小一般都超過8KB,因此,我們一般用Image類型來存儲BLOBs。通過如下代碼實(shí)現(xiàn)文件的入庫。資料管理界面圖2所示。3.2用戶查詢功能根據(jù)業(yè)務(wù)的分工,將系統(tǒng)的管理權(quán)限和角色關(guān)聯(lián),即角色的權(quán)限只定義和系統(tǒng)功能相關(guān)聯(lián)的權(quán)限,通過角色權(quán)限的管理控制用戶對系統(tǒng)的入庫、編輯、查詢、刪除、打印等權(quán)限的控制。將用戶分為一般用戶、特殊用戶、超級用戶、管理員用戶。其中,一般用戶可查詢公開和內(nèi)部級資料;特殊用戶可查詢比一般用戶更多的秘密級資料;超級用戶查詢包括機(jī)密級的所有資料;管理員用戶可查詢所有資料,具有對資料以及用戶進(jìn)行添加、刪除、修改的權(quán)限,并且具有口令修改、系統(tǒng)權(quán)限管理、系統(tǒng)日志管理。根據(jù)如上描述,設(shè)計(jì)了用戶管理界面,管理員可通過此界面添加新用戶,包括用戶名、用戶密碼、用戶級別以及用戶密碼等,并且可對如上用戶信息進(jìn)行修改,當(dāng)一個(gè)賬戶不再需要時(shí),可將其刪除。如圖3所示。3.3查詢結(jié)果的檢測通過文檔標(biāo)題、關(guān)鍵詞、摘要、作者姓名、發(fā)表日期、作者機(jī)構(gòu)、刊物名稱、國別等屬性查閱文檔資料,并且每個(gè)用戶都有各自的權(quán)限,對于不是用戶權(quán)限內(nèi)的資料,不在查詢結(jié)果中羅列。當(dāng)用戶點(diǎn)擊查詢結(jié)果列表中的任意一項(xiàng),打開該P(yáng)DF文檔。通過西安優(yōu)看電子公司的PDFView控件閱讀PDF文檔。該控件提供打印、跳轉(zhuǎn)頁面、縮放、頁面布局、旋轉(zhuǎn)視圖、顯示目錄等常用功能。PDF文檔閱讀界面如圖4所示。所有打開的文檔都是從服務(wù)器中實(shí)時(shí)調(diào)出,在本地生成臨時(shí)文件,并在用戶關(guān)閉瀏覽窗口時(shí)刪除該臨時(shí)文件,有權(quán)限下載功能的用戶才可以保存文檔,最大限度地確保數(shù)據(jù)的安全性。3.4數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)3.4.1數(shù)據(jù)庫的知識視角,提高用戶體驗(yàn)感數(shù)據(jù)庫的備份與還原是信息系統(tǒng)中必不可少的功能,盡管SQLServer數(shù)據(jù)庫提供了備份與還原的功能,但操作較復(fù)雜,需要有數(shù)據(jù)庫的專業(yè)知識,用程序?qū)崿F(xiàn)起來給用戶提供簡便、可靠的操作。數(shù)據(jù)庫備份是將庫中的記錄備份到指定的文件或設(shè)備,誤操作也不會產(chǎn)生嚴(yán)重后果。備份方式有完全備份、差異備份、日志備份、文件或文件組備份。連接數(shù)據(jù)庫后,調(diào)用數(shù)據(jù)庫命令即可備份操作。代碼如下所示:3.4.2數(shù)據(jù)安全行數(shù)據(jù)庫還原數(shù)據(jù)庫還原是一個(gè)裝載數(shù)據(jù)庫的備份,然后應(yīng)用事務(wù)日志重建的過程。在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫還原時(shí),必須使備份的數(shù)據(jù)庫是靜態(tài)的,即數(shù)據(jù)庫還原時(shí)不允許用戶繼續(xù)操作數(shù)據(jù)庫,所以我們首先把使用數(shù)據(jù)庫的所有進(jìn)程殺死。在殺死所有的進(jìn)程之后,確保了要還原的數(shù)據(jù)庫是靜態(tài),則我們可以對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行還原。4政府系統(tǒng)中主流的計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)和應(yīng)用本系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了電子文檔