行政人員日常培訓(xùn)

沙縣民間資本管理股份有限公司

行政人員日常工作培訓(xùn)行政人員日常工作1.常規(guī)性接待工作2.重要接待工作3.印章、重要證照的管理4.檔案的管理5.辦公用品的管理6.6S管理7.行政日常事務(wù)8.突發(fā)情況處理1.常規(guī)性接待工作接待工作概述接待，是對(duì)來訪者的迎送、接洽和招待等各項(xiàng)工作的統(tǒng)稱，是人們以及社會(huì)組織相互交往的一種方式，它是行政部門履行職能的重要體現(xiàn)。

接待工作可以分為多種類型：

按接待對(duì)象可分為外賓接待和內(nèi)賓接待；

按相互關(guān)系可分為上級(jí)來訪接待、下級(jí)來訪接待和平行單位來訪接待；

按接待內(nèi)容可分為工作接待、生活接待和事務(wù)接待。常規(guī)性接待工作--日常接待1)引導(dǎo)、接待來訪者或咨詢者訪客進(jìn)入接待廳，應(yīng)抬頭行注目禮“您好，請(qǐng)問您找誰？”、“您好,請(qǐng)問您要咨詢還是辦理業(yè)務(wù)?”,請(qǐng)示后引入相關(guān)區(qū)域，并請(qǐng)?jiān)L客入坐，在一分鐘內(nèi)端上茶水。（經(jīng)過燒開的茶水，保證客戶用水安全。）2)電話接聽，并登記來電與去電記錄；適當(dāng)處理來電信息

鈴響三聲內(nèi)必須接聽，“您好，‘XX公司‘。來電找領(lǐng)導(dǎo)或其他部門，判定是廣告類，應(yīng)婉拒；如確有其事，可把座機(jī)電話號(hào)碼告知；如無法判斷，則留下對(duì)方電話、姓名，記錄事情大概，及時(shí)為對(duì)方傳達(dá)信息。

3)接待頻繁往來的相關(guān)人員：

包括花店

；送水公司；科力達(dá)公司；電信、移動(dòng)等公司2.重要接待工作

1.

接待前準(zhǔn)備工作

會(huì)議前向相關(guān)負(fù)責(zé)人確認(rèn)來客人數(shù)，必要時(shí)電話或短信通知；為布置會(huì)議室準(zhǔn)備（電腦、相機(jī)、錄音筆、茶水、水果）；引導(dǎo)來客進(jìn)入會(huì)議室；

2.

會(huì)議中服務(wù)工作

1）為開會(huì)人員添加茶水；

2）按照領(lǐng)導(dǎo)要求提供會(huì)議支持；

3.

會(huì)議后完善工作

1）會(huì)議后清理工作，將剩余茶水及茶杯清理干凈，保持會(huì)議室衛(wèi)生清潔；

2）會(huì)議后器材的歸庫(kù)，將會(huì)議所用器材放回原處；3.印章、重要證照的管理印章與證照是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)的重要憑證和工具，行政部負(fù)責(zé)管理公司所有印章（財(cái)務(wù)章除外）、證照的安全使用及管理。加強(qiáng)印章制發(fā)、使用、廢止及證照管理，提高各相關(guān)使用環(huán)節(jié)的工作效率，才能保障公司的合法權(quán)益與經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常運(yùn)行。印章、重要證照的管理-印章、證照分類1.公司印章、證照的分類A.公司印章包括公章、法人代表私章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章、部門章、公司銀行U盾等。B.證照包括企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照（正本、副本）、組織機(jī)構(gòu)代碼證（正本、副本）、特種行業(yè)許可證、銀行開戶許可證、稅務(wù)登記證（國(guó)稅、地稅）、法人代表身份證（復(fù)印件）等。印章、重要證照的管理-印章、證照的使用1.所有涉及公司公章、法人代表私章、合同專用章的手續(xù)均要OA填寫申請(qǐng)表。2.按申請(qǐng)表內(nèi)容填寫完整，且由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，否則將不予審批蓋章。3.主要用印文件審批流程：業(yè)務(wù)部合同：OA申請(qǐng)→部門負(fù)責(zé)人OA確認(rèn)→公司執(zhí)行董事OA審核→行政部OA

確認(rèn)→蓋章→返回主辦部門。對(duì)外合同及證明：OA申請(qǐng)→部門負(fù)責(zé)人OA確認(rèn)→公司執(zhí)行董事OA審核→行政部OA

確認(rèn)→檢查并蓋章→返回主辦部門→行政部留底歸檔。4.營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證年檢印章、重要證照的管理-印章、證照的使用要求1.印章或證照管理人員對(duì)不符合用印手續(xù)、用印文件內(nèi)容與審批件不符的，或不符合證照辦理程序的，有權(quán)拒絕辦理并及時(shí)告知部門負(fù)責(zé)人。2.蓋章確保規(guī)范、清晰，上不壓正文，下騎年蓋月。對(duì)外使用證照，一般使用復(fù)印件，并注明只限于當(dāng)次使用范圍；如必須使用證照原件，需由證照保管部門授權(quán)相當(dāng)人員陪同前往辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。3.公司不允許開具蓋有公司公章的空白介紹信、證明。印章、重要證照的管理-附則1.嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)私自刻制公章或挪用證照，否則無論用于何種目的，都要嚴(yán)肅追究責(zé)任。任何人員必須嚴(yán)格依照本制度和程序使用印章或辦理證照借用。2.未嚴(yán)格履行印章、證照的保管與使用規(guī)定，由于保管不慎而導(dǎo)致印章、證照丟失，將追究保管人員及相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。3.若因擅自用印導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，由其承擔(dān)全部賠償責(zé)任并由公司對(duì)違紀(jì)者予以行政處分；造成嚴(yán)重?fù)p失或情節(jié)嚴(yán)重的，移送有關(guān)機(jī)關(guān)處理。4.檔案的管理公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理、財(cái)務(wù)以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。檔案的管理-歸檔范圍1、重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單何來往的文書3、本公司的各項(xiàng)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。4、本公司有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。檔案的管理-檔案的管理和使用1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，并填寫借閱記錄。重要文件的借閱需報(bào)部門或公司負(fù)責(zé)人審批。2、對(duì)借出的檔案，借出部門要及時(shí)催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)報(bào)辦公室處理。有損壞或者遺失的，辦公室應(yīng)當(dāng)要求借閱人修復(fù)完整，或者配合借出部門補(bǔ)辦新的文檔。3、檔案參閱人不準(zhǔn)隨意泄露檔案材料的內(nèi)容。4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。5、參閱人必須愛護(hù)檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號(hào)等。6、借閱人不準(zhǔn)隨意轉(zhuǎn)借檔案，必須專人專用。7、借閱人應(yīng)當(dāng)按時(shí)歸還檔案，如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。5.辦公用品的管理

行政辦公物品分三類：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)、辦公用品。辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實(shí)物形態(tài)，單位價(jià)值在2000元及以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。辦公低值資產(chǎn)是指使用期限較長(zhǎng)，在使用過程中不易損耗，單位價(jià)值在2000元以下500元以上的各種辦公家具及辦公設(shè)備。辦公用品是指使用期限較短，價(jià)值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產(chǎn)。辦公用品的管理–流程辦公用品申購(gòu)

根據(jù)辦公用品庫(kù)存量情況以及消耗水平，價(jià)值較高的需向領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)購(gòu)買（日常辦公用品除外）辦公用品采購(gòu)

采購(gòu)要本著節(jié)約、合理、適用的原則。貨比三家，經(jīng)過對(duì)比、協(xié)商價(jià)格后購(gòu)買。辦公用品入庫(kù)

所有購(gòu)買的辦公用品、辦公耗材需及時(shí)入庫(kù)，并記錄時(shí)間、價(jià)格、數(shù)量等。辦公用品領(lǐng)用

領(lǐng)用人上OA申請(qǐng)，行政部OA審核確認(rèn)后進(jìn)行發(fā)放。辦公用品盤點(diǎn)辦公用品倉(cāng)庫(kù)應(yīng)定期清點(diǎn)。清點(diǎn)工作由行政人員負(fù)責(zé)。清點(diǎn)要求做到賬物一致，如果不一致必須查找原因，然后調(diào)整清單，使兩者一致。辦公用品報(bào)廢

對(duì)決定報(bào)廢的辦公用品，要作好登記，在報(bào)廢處理冊(cè)上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。6.6S管理

6S就是指：清理、清潔、整理、整頓、安全、素養(yǎng)；

目的：為創(chuàng)造整潔、舒適、有序的工作、學(xué)習(xí)環(huán)境，改善和提升員工工作效率，延伸企業(yè)文化教育，保障員工在一個(gè)健康、舒暢、安全工作環(huán)境下工作。6S管理

6S管理的內(nèi)容：

⑴

整理：首先，對(duì)工作現(xiàn)場(chǎng)物品進(jìn)行分類處理，區(qū)分為必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和貴重物品等；

⑵

整頓：對(duì)非必要物品果斷丟棄，對(duì)必要物品要妥善保存，使工作現(xiàn)場(chǎng)秩序昂然、井井有條；并能經(jīng)常保持良好狀態(tài)。這樣才能做到想要什么，即刻便能拿到，有效地消除尋找物品的時(shí)間浪費(fèi)和手忙腳亂；

⑶

清掃：對(duì)各自崗位周圍、辦公設(shè)施進(jìn)行徹底清掃、清洗，保持無垃圾、無臟污；

⑷

清潔：維護(hù)清掃后的整潔狀態(tài)；

⑸

修養(yǎng)：將上述四項(xiàng)內(nèi)容切實(shí)執(zhí)行、持之以恒，從而養(yǎng)成習(xí)慣；

⑹

安全：上述一切活動(dòng)，始終貫徹一個(gè)宗旨：安全第一；6S管理

標(biāo)準(zhǔn)：

1辦公室內(nèi)干凈無垃圾。垃圾得到及時(shí)收集、清除,

無破舊、過期、不用物品

2室內(nèi)外地面和立面平整干凈，無蛛網(wǎng)、無污、無洞、無剝落

3室內(nèi)通道暢通、干凈，線纜、網(wǎng)線排列整齊

4室內(nèi)通風(fēng)良好、無異味

5玻璃透明、光潔、無塵、無污、無損

6墻壁懸掛張貼物牢固、端正、整齊、美觀

7光線良好，燈具正常照明

8辦公桌椅、設(shè)施排列整齊、合理

9物品文件分類擺放整齊、無堆積、無積塵

6S管理

10消防設(shè)施齊全有效

11設(shè)施、物品、工具定位擺放，隨時(shí)可找到

12設(shè)施、器材使用說明清楚，有目視化標(biāo)簽指示

13辦公電器保持良好使用狀態(tài)