項目文檔管理

項目文檔管理項目文檔管理項目文檔管理項目文檔管理文檔管理概述（一）、基本概念1、文檔包括文件、檔案和資料.2、文件是在項目中形成、接受和保存的所有記錄的信息.3、檔案是在項目中形成的有保存價值的歷史記錄.4、資料是在項目中通過各種途徑獲得的、對項目工作有參考價值的信息材料.5、文檔管理師對文件、檔案管理的統(tǒng)稱.(二）、文檔管理分類文檔管理包括以下四類：1、文件的收發(fā)/傳閱/歸檔管理;2、圖紙管理:圖紙是項目的重要文件，鑒于其重要性，單獨立類;3、檔案管理；4、資料管理。（三)文檔管理的基本要求1、隨項目進(jìn)展及時收集、分發(fā)、整理和歸類；2、認(rèn)證書寫，字跡清晰,項目齊全、準(zhǔn)確、真實,無未了事項。表格應(yīng)采用統(tǒng)一表格，因特殊要求需增加的表格統(tǒng)一歸類；3、落實專門部門或崗位責(zé)任文檔管理并實行分級管理,項目技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)全過程文檔組織管理工作并負(fù)責(zé)審核，文檔信息管理員負(fù)責(zé)文檔的收集、分發(fā)、整理和歸類;4、對文檔資料不應(yīng)該涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失等。二、重要的項目文件資料重要的項目資料、文件主要包括：（一）、合同；(二）、項目管理規(guī)劃；（三）、設(shè)計文件、圖紙及相關(guān)資料;（四）、升級的圖紙和規(guī)范；（五)、供應(yīng)商提供的設(shè)備圖紙和數(shù)據(jù)；(六）、設(shè)備操作手冊；（七）、經(jīng)確認(rèn)的各類文件；(八）、各類檢查報告;(九）、質(zhì)量保證書；(十）、計劃、進(jìn)度報告和會議紀(jì)要等。三、檔案管理基本內(nèi)容文檔管理的基本要求包括下述內(nèi)容：1、文檔管理的負(fù)責(zé)部門應(yīng)制定文件收發(fā)/傳閱/歸檔管理制度；2、對收文、發(fā)文、傳真、郵件的書面資料應(yīng)及時進(jìn)行登記；3、收到的文件及時整理并在項目管理部門進(jìn)行傳閱,保證項目管理部門內(nèi)部信息暢通；4、對已經(jīng)處理完畢的文件定期進(jìn)行標(biāo)注、編號和整理，并將文件書面和電子歸檔；5、文檔資料應(yīng)分類明確清晰，歸檔應(yīng)標(biāo)明文檔內(nèi)容和編號,并有完整的文件目錄。為簡明、精確而有條理地辦理與管理文件,有效地保證項目管理的服務(wù)質(zhì)量和水平,進(jìn)一步提高工作效率，特制定本文件管理制度.四、總則（一）、項目管理部門及監(jiān)理部門的所有文件資料，歸口信息綜合部統(tǒng)一管理。信息綜合部門安排專人(項目秘書)負(fù)責(zé)項目管理文件資料的收發(fā)，以及來往函件管理工作。(二）、項目秘書監(jiān)督、檢查各部門（崗位)之間以及對外文件資料的正常發(fā)送，催促有關(guān)部門(崗位）辦理應(yīng)答復(fù)的函件。（三）、項目文件的收發(fā)均應(yīng)進(jìn)行編號、登記、定期清理，并建立文件資料的收發(fā)臺賬。（四）、項目文件處理要做到準(zhǔn)確、及時，講究實效并保證有效地運用。對特殊文件做到急事急辦,一般文件不拖拉、不積壓。（五）、項目秘書必須嚴(yán)格保守公司的機密。一切機密文件,不得借給無關(guān)人員閱看，文件不得擅自攜帶外出。（六）、項目實施工程中,文件資料的管理應(yīng)符合國家及地方對建設(shè)工程檔案管理的要求，項目結(jié)束時，應(yīng)將全部項目文件進(jìn)行清理,并按要求整理歸檔.(七）、文件的借閱應(yīng)辦理文件借閱手續(xù)，閱后及時歸還.未辦理登記手續(xù)的不予借閱,文件丟失應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（八）、所有收發(fā)文辦理好后放置于臨時文件夾7天后及時歸檔。五、收文（一）、項目管理部門內(nèi)部文件，進(jìn)行收文和發(fā)文兩個方面的運行處理，來自公司、業(yè)主、設(shè)計單位、監(jiān)理部門、施工單位、材料設(shè)備供應(yīng)單位及外部其它單位的文件作收文處理。（二）、收文處理程序,包括簽收、登記、分送、擬辦、承辦、催辦、歸檔等.（三）、項目秘書負(fù)責(zé)文件的簽收,按不同特征進(jìn)行分類編號和登記.需要承辦的文件，由項目秘書提出擬辦意見，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)提出的批辦意見,分送到相關(guān)部門去辦理，文件辦理完畢，由相關(guān)部門返回到信息綜合部;不需要擬辦的文件,可由項目秘書直接呈交或通知到有關(guān)人員.（四）、重要文件應(yīng)進(jìn)行橫向傳閱，為避免文件遺失，有關(guān)人員閱后要在閱辦單的閱簽欄上簽字。一般文件可由項目秘書直接辦理傳閱。重要文件要及時、迅速、想方設(shè)法傳遞給有關(guān)人員。（五）、按批辦意見需要回復(fù)的文件，有相關(guān)部門辦理或項目秘書送相關(guān)部門辦理.文件返回信息綜合部歸檔時應(yīng)注明“已回復(fù)"字樣，所回復(fù)的文件按發(fā)文相關(guān)規(guī)定處理。（六)、工程設(shè)計圖紙及制造商的圖紙資料由工程技術(shù)人員按《圖紙管理辦法》執(zhí)行。(七）、項目秘書應(yīng)建立書面的分類收文臺賬,并建立所有收文臺賬電子文檔。(八）、應(yīng)建立所有的收文臺賬Excel電子文檔，包括序號、管理號、來文單位代碼、來文日期、主體內(nèi)容、份數(shù)、備注(注明來文的處理情況或結(jié)果）、歸檔情況。所有的收文臺賬Excel電子文檔在項目秘書的電腦中應(yīng)處于共享狀態(tài)，以便于項目管理人員及時查閱，保證文件資料的有效運用.六、發(fā)文發(fā)文處理程序包括擬稿、審稿、簽發(fā)、蓋印、登記、發(fā)出、歸卷等。（一）、項目管理部的發(fā)文由項目經(jīng)理簽字或經(jīng)其批準(zhǔn)后蓋印發(fā)出。（二）、正式文件發(fā)出之前，應(yīng)將正式的電子文件（含附件)交信息綜合部項目秘書歸檔。(三)、文件的發(fā)出由信息綜合部送達(dá)相關(guān)收文單位。收文單位必須在收文簿上簽字。（四）、所發(fā)文件要求相關(guān)收文單位回復(fù)的，項目秘書應(yīng)協(xié)助督促收文單位及時回復(fù)。(五)、項目秘書應(yīng)建立書面的分類發(fā)文臺賬，并同時建立所有發(fā)文臺賬電子文檔.項目管理部的分類發(fā)文臺賬及所有收文臺賬電子格式按公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、圖紙管理項目管理機構(gòu)的技術(shù)部門負(fù)責(zé)制定圖紙管理制度，并具體負(fù)責(zé)圖紙管理，包括圖紙收發(fā)、加曬、整理歸檔、借閱等。圖紙管理的目標(biāo)是：（一）、為采購招標(biāo)提供足夠數(shù)量的圖紙;（二）、為工程施工準(zhǔn)備足夠的圖紙；（三）、在項目施工工程中保證圖紙的最新有效版本，及時將變更圖紙發(fā)給相關(guān)部門。八、檔案管理(一）、在與項目勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位簽訂協(xié)議、合同時，對項目文件的套數(shù)、費用、質(zhì)量、移交時間等提出明確要求；（二）、收集和整理項目準(zhǔn)備、實施、竣工驗收階段形成的文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔工作；（三）、負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督施工和監(jiān)理等單位的工作文件的形成、積累和立卷歸檔;（四）、收集和匯總施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的工程檔案;（五）、在組織工程竣工驗收前,提請城建檔