集團(tuán)公司公文管理制度

集團(tuán)LOGO圖標(biāo)制度管理手冊(cè)編號(hào)：GTF-JT-HR02版本：A/1頁碼：PAGE13/12公文管理制度PAGE5第13頁共12頁未經(jīng)許可禁止未經(jīng)許可禁止外傳***投資集團(tuán)公文管理制度版本：A/1編制：集團(tuán)人事行政中心日期：___2012年月___審核：日期：_______________批準(zhǔn)：日期：________________制度主導(dǎo)部門：集團(tuán)人事行政中心發(fā)布日期：2012年月日生效日期：2012年月日目錄一、總則 1-2二、職責(zé) 2三、公文種類 ..2-3四、公文格式 3-6五、行文規(guī)則 6六、公文辦理 7-11七、公文立卷、歸檔和銷毀 12八、附表 1、廣東***投資集團(tuán)有限公司呈批件2、×××××××××有限公司呈批件3、廣東***投資集團(tuán)有限公司擬稿發(fā)文審批表4、廣東***投資集團(tuán)有限公司傳真件5、廣東***投資集團(tuán)有限公司收文處理專用紙6、廣東***投資集團(tuán)有限公司內(nèi)部文件傳閱單7、廣東***投資集團(tuán)有限公司公文收件登記表8、廣東***投資集團(tuán)有限公司會(huì)議紀(jì)要模板9、廣東***投資集團(tuán)有限公司發(fā)文模板（內(nèi)部行文）10、廣東***投資集團(tuán)有限公司發(fā)文模板（對(duì)外行文）

公文管理制度第一節(jié)總則1、為使集團(tuán)公司及各下屬子公司公文（以下簡(jiǎn)稱“公文”）處理工作進(jìn)一步規(guī)范化、制度化，提高公文質(zhì)量和公文處理效率，保證公文的嚴(yán)肅性，結(jié)合集團(tuán)公司的實(shí)際情況，特制定本制度。2、適用范圍：本制度適用于集團(tuán)公司及各下屬子公司、部門。3、集團(tuán)公司人事行政中心是公文處理工作的管理機(jī)構(gòu)，主管并負(fù)責(zé)指導(dǎo)集團(tuán)公司各部門及各下屬子公司的公文處理工作。4、公文的定義：（1）公文—指在集團(tuán)公司在經(jīng)營(yíng)管理過程中形成的具有管理效力和規(guī)范體式，以紙質(zhì)或電子方式為載體的文書。（2）公文處理—指公文編制、管理、整理、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。（3）外來公文—指政府部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外企事業(yè)單位（轉(zhuǎn)）發(fā)給集團(tuán)公司的公文。（4）內(nèi)部公文—指在集團(tuán)公司內(nèi)部使用的公文，包括集團(tuán)下發(fā)的或下屬各子公司下發(fā)的規(guī)章制度、計(jì)劃總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、通知、通告、通報(bào)、任命、決定和階段性規(guī)定等等。（5）上行文—是指各下屬子公司向集團(tuán)職能管理部門請(qǐng)求指示、匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問等所用的公文，文種有“請(qǐng)示、報(bào)告”。請(qǐng)示—是各下屬子公司向集團(tuán)職能管理部門請(qǐng)示某項(xiàng)工作中的問題、明確某項(xiàng)政策界限、審核批準(zhǔn)某事項(xiàng)時(shí)使用的請(qǐng)求性上行公文。報(bào)告—是各下屬子公司向集團(tuán)職能管理部門匯報(bào)工作、反映情況、提出建議、回答上級(jí)詢問的上行公文。（6）下行文—是集團(tuán)或集團(tuán)職能管理部門向各下屬子公司下發(fā)的文件，文種有“通知、通報(bào)、決定、批復(fù)”等。（7）平行文—是指沒有行政隸屬關(guān)系或職能管理關(guān)系的各下屬子公司用于聯(lián)系業(yè)務(wù)或往來活動(dòng)的知照性文件，文種有“函”。5、公文管理是指集團(tuán)及下屬子公司行政公文管理。具體包括：集團(tuán)下發(fā)的公文；各下屬子公司上報(bào)或下發(fā)的公文；集團(tuán)各部門上報(bào)或下發(fā)的公文；集團(tuán)及各下屬子公司對(duì)外（包括政府機(jī)關(guān)、其他事業(yè)單位）往來公文等。6、公文處理工作須嚴(yán)格執(zhí)行公司有關(guān)保密規(guī)定，確保公司機(jī)密安全。7、公司各部門及各下屬子公司應(yīng)當(dāng)指派專人具體負(fù)責(zé)公文處理工作，公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、各下屬子公司負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門、本公司公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第二節(jié)職責(zé)1、集團(tuán)人事行政中心為集團(tuán)公司公文的歸口管理部門。2、人事行政中心負(fù)責(zé)接收和處理外來文件及各下屬子公司對(duì)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示、報(bào)告，負(fù)責(zé)處理所有以集團(tuán)名義上報(bào)、下發(fā)的公文文件，并對(duì)集團(tuán)各下屬子公司的公文處理工作負(fù)有檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督責(zé)任，對(duì)不按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公文處理的子公司、部門及個(gè)人進(jìn)行處罰。3、各下屬子公司行政部負(fù)責(zé)本公司上報(bào)、下發(fā)文件的歸口管理，負(fù)責(zé)接收、處理、宣貫和落實(shí)集團(tuán)轉(zhuǎn)發(fā)的外來文件及集團(tuán)下發(fā)的規(guī)章制度、工作指令、通知、通報(bào)等文件。4、各下屬子公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要，設(shè)置專職或兼職行政文員，負(fù)責(zé)各類制度、公文等信息的傳遞、接收、處理、跟進(jìn)落實(shí)和編號(hào)保管存檔等工作；5、發(fā)文資格：集團(tuán)所屬一級(jí)部門（各下屬子公司）、二級(jí)部門（各人事行政、審計(jì)、財(cái)務(wù)等職能部門）為具備發(fā)文資格的主體，其它部門或單位一律禁止發(fā)文。集團(tuán)層面項(xiàng)目組及工程部經(jīng)授權(quán)后，各項(xiàng)目組、工程部門具備發(fā)文資格。6、發(fā)文效力：公文對(duì)接收對(duì)象具備約束力，對(duì)非接收對(duì)象不具備效力，但非接收對(duì)象必須對(duì)該公文在接收對(duì)象的執(zhí)行、落實(shí)時(shí)給予支持。第三節(jié)公文種類根據(jù)實(shí)際，公司日常使用公文種類有：1、決議：適用于經(jīng)董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等重要會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。2、決定：適用于重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)的確定性安排。3、通知：適用于發(fā)布規(guī)章；轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位、不相隸屬單位的公文，批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文；要求下級(jí)單位辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部；印發(fā)“規(guī)定”、“辦法”、“細(xì)則”等。4、通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。5、報(bào)告：適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，提出意見和建議，答復(fù)上級(jí)單位詢問。6、請(qǐng)示：適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。請(qǐng)示和報(bào)告要分開，請(qǐng)示問題應(yīng)做到一文一事，報(bào)告中不得帶請(qǐng)示問題。7、批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。8、函：適用不相隸屬單位間相互商洽工作，詢問或答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等。9、會(huì)議紀(jì)要：適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。第四節(jié)公文格式1、公文版頭：現(xiàn)有公司公文版頭共二種：（1）公司名稱（對(duì)外上行文或平行文使用）。例“廣東***投資集團(tuán)有限公司”。（2）公司名稱+文件（集團(tuán)內(nèi)下行文以及集團(tuán)公司各部門使用）。例“廣東***投資集團(tuán)有限公司文件”。2、公文排版格式公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、成文時(shí)間、印章、附件、主題詞、抄送單位和印發(fā)份數(shù)等部分組成。為保證公文的嚴(yán)肅性、完整性、正確性及有效性，為公文處理工作提供方便，對(duì)公文排版格式統(tǒng)一規(guī)范如下：（1）眉首、版記公文首頁紅色反線以上各要素統(tǒng)稱眉首（上行文和平行文、下行文的眉首具體要求見附件二《公文排版格式》），包括秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)使用方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體字，用紅色標(biāo)識(shí)，字號(hào)以醒目、美觀為宜，一般應(yīng)小于22mm×15mm，聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)當(dāng)排列在前；發(fā)文字號(hào)居中。置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記，應(yīng)寫明主題詞、抄送單位及打印份數(shù)等事項(xiàng)，字體均為3號(hào)仿宋體，“主題詞”3字為3號(hào)黑體。秘密公文應(yīng)根據(jù)密級(jí)分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。緊急公文應(yīng)注明“特急”、“加急”、“平急”。秘密公文須在文件右上角注明，字體為3號(hào)黑體。（2）標(biāo)題標(biāo)題注意醒目、美觀。①文章標(biāo)題。一個(gè)完整的標(biāo)題應(yīng)包括發(fā)文單位、事由、文種三要素。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文主要內(nèi)容。排法應(yīng)視字?jǐn)?shù)多少而定，可排單、雙行（原則上不超過3行），12字以內(nèi)的標(biāo)題一般居中排1行。注意每行不要兩頭頂格，長(zhǎng)度最好不要超過正文的3/5。分行時(shí)不要把兩個(gè)字以上的詞分開，各行字?jǐn)?shù)可相等或不等。標(biāo)題字間距視長(zhǎng)短而定，字體用2號(hào)黑體。標(biāo)題與紅色反線之間空2行，標(biāo)題與主送機(jī)關(guān)之間隔開1行。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。②段落標(biāo)題。字體采用3號(hào)黑體，其字?jǐn)?shù)較多時(shí)建議與下文空開一行。③段落序號(hào)。應(yīng)按照主次順序在行頭分別列為：一、（一）、1、（1）等。3、發(fā)文字號(hào)包括單位代字、年份、順序號(hào)。公司公文發(fā)文字號(hào)：（1）公司文件（對(duì)外及對(duì)上行文）：***〔201×〕×號(hào)。如***〔2012〕1號(hào)其中：“***”代表發(fā)文單位“廣東***投資集團(tuán)有限公司”，〔2012〕為年份，“１號(hào)”為文件的順序號(hào)。（2）公司內(nèi)部文件（對(duì)公司內(nèi)部發(fā)文）：***×〔2012〕×號(hào)。例如***人〔2012〕1號(hào)，“***人”代表發(fā)文部門“廣東***投資集團(tuán)有限公司人事行政中心”。聯(lián)合發(fā)文的，只注明主辦單位發(fā)文字號(hào)，不得有兩個(gè)發(fā)文字號(hào)。（公司及各下屬子公司簡(jiǎn)稱和行政文件發(fā)文代字、發(fā)文字號(hào)規(guī)定待定）4、主送單位主送單位指公文的主要受理單位，置于標(biāo)題之下，正文之上，起頭頂格。主送單位名稱應(yīng)為全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱，排列順序力求相對(duì)統(tǒng)—。向上請(qǐng)示、報(bào)告公文，一般只有一個(gè)主送單位，不宜多頭主送，以免責(zé)任不明。如需同時(shí)送其他單位，可用抄送形式。5、正文正文是公文主體部分。要求情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、文字精煉。正文起于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，字體采用3號(hào)仿宋體。字距、行距要清晰。頁面四周要留出適當(dāng)空白，上頁邊距為3厘米，下頁邊距為3.5厘米，左、右頁邊距各為6、附件附件是正文的補(bǔ)充說明，或有關(guān)參考資料。在正文下空1行，左空2字，用3號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí)“附件”，附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼，名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致，并和正文一起裝訂。7、發(fā)文單位標(biāo)注在正文下面偏右。要寫全稱，并加蓋單位印章。8、日期、印章發(fā)文日期標(biāo)注于發(fā)文單位下面。須用漢字寫明年、月、日。發(fā)文日期以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。日期、印章二者不得放在與正文脫節(jié)的空白頁上，以保證公文的嚴(yán)肅性。排印或繕寫時(shí)，盡量不要使前頁正好寫在正文結(jié)束，即印章版面應(yīng)有1行以上的正文；尤其是上行文不得再采取標(biāo)識(shí)“此頁無正文”的解決方法。此時(shí)，落款應(yīng)提至頁面中心線以上位置，避免中心空白太大。印章上弦一般不得壓正文，下弦壓在日期適中位置。9、主題詞反映文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞性詞組。標(biāo)注在發(fā)文日期和印發(fā)說明之間，并按照規(guī)定標(biāo)引，最多不超過五個(gè)。10、印發(fā)說明公文的最后組成部分。包括印發(fā)范圍和公文印數(shù)。11、頁眉、頁腳頁眉、頁腳與邊界距各1.5厘米；總頁碼數(shù)及頁碼（居中），均采用512、用紙及裝訂按規(guī)定采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙張（長(zhǎng)297毫米，寬210毫米）。裝訂時(shí)，公文紙右側(cè)與下邊對(duì)齊，統(tǒng)一在左側(cè)裝訂，訂2顆訂書釘，書釘位置距左側(cè)邊沿1CM和距上、下邊5CM的交匯處。張貼公文用紙大小視實(shí)際需要而定。（公文格式排版規(guī)定見附件二）行文規(guī)則1、行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長(zhǎng)可短的公文要短。2、凡是通過口頭、電話或其他便捷方式能夠解決的問題，原則上不再發(fā)文。3、某項(xiàng)工作方針已經(jīng)明確，執(zhí)行過程中不需要采取新的措施，只是一般性號(hào)召或重申已有的規(guī)定、要求，原則上不再發(fā)文。4、發(fā)布相關(guān)制度或規(guī)定時(shí)，必須注意與已發(fā)布的同類制度或規(guī)定相銜接，內(nèi)容不得抵觸。若有新的規(guī)定，必須在發(fā)文時(shí)注明對(duì)原發(fā)布制度或規(guī)定修改或廢止，在已有的制度或規(guī)定未廢止前，原則上不得重復(fù)發(fā)布同類制度或規(guī)定。5、集團(tuán)公司各部門無權(quán)對(duì)上級(jí)政府機(jī)關(guān)直接行文，該類行文均應(yīng)以公司或集團(tuán)的名義。6、集團(tuán)公司的行文關(guān)系，應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。（1）集團(tuán)可以對(duì)集團(tuán)各部門、各下屬子公司各部門行文。（2）各下屬子公司各部門在其職權(quán)范圍內(nèi)，可以互相行文，也可以根據(jù)集團(tuán)授權(quán)，向其他各公司職能部門行文。注：各下屬子公司各職能部門向其他各公司業(yè)務(wù)部門的行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送本公司行政部，需要集團(tuán)審批或備案的，抄報(bào)集團(tuán)人事行政中心；7、各下屬子公司各部門及人員一般不得越級(jí)行文；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的上級(jí)公司部門或領(lǐng)導(dǎo)。8、集團(tuán)各下屬子公司、各部門可以聯(lián)合行文。9、各下屬子公司、各部門不能直接向集團(tuán)董事長(zhǎng)報(bào)送公文，均須通過集團(tuán)人事行政中心登記轉(zhuǎn)呈。第六節(jié)公文辦理發(fā)文辦理1、集團(tuán)人事行政中心為發(fā)文管理部門，所有發(fā)文依據(jù)集團(tuán)人事行政中心“發(fā)文流程”進(jìn)行：（1）各下屬子公司、各部門可針對(duì)本公司部門情況提出業(yè)務(wù)需求,自行擬訂公文，并填寫《擬稿發(fā)文審批表》。（2）集團(tuán)人事行政中心或各下屬子公司行政部根據(jù)相關(guān)制度對(duì)初稿的行文、內(nèi)容進(jìn)行審核。如需要會(huì)簽的可組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，擬稿部門根據(jù)會(huì)簽意見修改完善公文。（3）對(duì)需要集團(tuán)董事長(zhǎng)或各下屬子公司總經(jīng)理審批的公文，集團(tuán)公司人事行政中與各下屬子公司行政部根據(jù)公文規(guī)范要求制作正式公文。2、擬稿：非部門業(yè)務(wù)范圍的綜合性重要文件，由集團(tuán)公司人事行政中心擬稿；內(nèi)容屬各部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件，由部門擬稿；相關(guān)公司部門聯(lián)合行文，由主辦部門擬稿。3、擬稿的基本要求是：（1）符合國(guó)家和地方政府的法律、法規(guī)、方針和政策；符合集團(tuán)公司的章程及有關(guān)規(guī)定；（2）文稿必須情況確實(shí)、觀點(diǎn)明確、表達(dá)準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、條理清楚、直述不曲、字詞規(guī)范、標(biāo)點(diǎn)正確；（3）公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文公司的職權(quán)和與主送公司的行文關(guān)系確定;（4）人名、地名、數(shù)字、時(shí)間、引文、印發(fā)及抄送范圍準(zhǔn)確；4、文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱；5、擬稿必須符合集團(tuán)公司公文格式要求。6、核稿：以集團(tuán)名義發(fā)文的由集團(tuán)人事行政中心負(fù)責(zé)人核稿；以集團(tuán)下屬子公司名義發(fā)文，由行政部主管核稿；以部門名義發(fā)文，由部門經(jīng)理或公司分管領(lǐng)導(dǎo)核稿；相關(guān)公司部門聯(lián)合行文，由主辦部門負(fù)責(zé)人或公司主管領(lǐng)導(dǎo)核稿。7、核稿的重點(diǎn)是：（1）內(nèi)容是否符合有關(guān)政策、規(guī)定，與其它有關(guān)公文有無重復(fù)或矛盾；（2）涉及其他公司或部門的問題是否協(xié)商一致；（3）文種使用是否妥當(dāng)；（4）文字表達(dá)是否準(zhǔn)確，格式是否規(guī)范；（5）是否符合行文規(guī)則和擬稿的其它要求。8、會(huì)簽聯(lián)合行文的公司部門應(yīng)予會(huì)簽，再送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。9、簽發(fā)：以集團(tuán)名義行文，由董事長(zhǎng)或其授權(quán)人員簽發(fā)，以集團(tuán)人事行政中心或集團(tuán)其他部門名義行文，由董事長(zhǎng)助理簽發(fā)；以董事長(zhǎng)或總經(jīng)理名義行文，由其本人簽發(fā)；以各下屬子公司部門名義行文，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，特殊行文上報(bào)集團(tuán)簽發(fā)。（1）簽發(fā)權(quán)限：①涉及集團(tuán)管理制度、辦法及規(guī)定性文件，由集團(tuán)董事長(zhǎng)簽發(fā)；②集團(tuán)重要對(duì)外文件（如對(duì)政府函件），由集團(tuán)董事長(zhǎng)簽發(fā)；③各下屬子公司重要對(duì)外文件（如對(duì)政府函件），由集團(tuán)董事長(zhǎng)簽發(fā)；④集團(tuán)總部各職能部門間知會(huì)性函件，由董事長(zhǎng)助理簽發(fā)；⑤各下屬子公司對(duì)內(nèi)發(fā)文，由該公司總經(jīng)理簽發(fā)；⑥人事任免通知，按人事管理權(quán)限簽發(fā)。（2）對(duì)會(huì)簽有不同意見者，經(jīng)整理后再送簽發(fā)人，文件一經(jīng)簽發(fā)，不再改動(dòng)。如確需修改，須經(jīng)簽發(fā)人同意。10、文稿經(jīng)簽發(fā)后，即成定稿，原則上不得再做修改，若確需修改，需征得簽發(fā)人同意。簽批公文應(yīng)使用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用鉛筆、彩色筆及圓珠筆等。11、繕?。阂约瘓F(tuán)及集團(tuán)各部門名義行文，由集團(tuán)人事行政中心負(fù)責(zé)打??；以各下屬子公司部門名義行文，由該公司行政部負(fù)責(zé)打印。12、用印：以集團(tuán)及集團(tuán)各部門名義行文，由集團(tuán)人事行政中心負(fù)責(zé)蓋章；以董事長(zhǎng)名義行文，由其本人簽章；以各子公司各部門名義行文及聯(lián)合上報(bào)公文，由各公司行政部負(fù)責(zé)蓋章；同時(shí)各用印和印章管理部門做好用印審批程序和嚴(yán)格管理。13、發(fā)送：以集團(tuán)及集團(tuán)各部門名義行文，由集團(tuán)人事行政中心文員負(fù)責(zé)發(fā)送；以各下屬子公司各部門名義行文及相關(guān)部門聯(lián)合行文，由各下屬子公司行政部負(fù)責(zé)發(fā)送；對(duì)于實(shí)效性較強(qiáng)的如會(huì)議紀(jì)要等公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)發(fā)送并抄送相關(guān)所有參會(huì)人員。14、集團(tuán)人事行政中心與各下屬子公司行政部有權(quán)力和責(zé)任對(duì)文件所載內(nèi)容的執(zhí)行情況予以催辦、監(jiān)督，而且有義務(wù)適時(shí)予以提醒，提供必要的幫助，并將事情進(jìn)展?fàn)顩r以口頭或書面方式匯報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，以保證有關(guān)公司、部門、人員依照指示按時(shí)、按質(zhì)、按量完成任務(wù)，為下一步工作提供條件。15、為使發(fā)文有備可查，公文的發(fā)送必須登記備查，所有以集團(tuán)公司部門名義下發(fā)的正式公文均須到人事行政中心備案，以下屬子公司部門名義下發(fā)的正式公文均須到下屬子公司行政部備案。16、公文的發(fā)文流程：（1）集團(tuán)公文簽發(fā)流程：編制（文件起草部門）→部門外會(huì)簽（可缺?。鷮徍耍瘓F(tuán)人事行政中心負(fù)責(zé)人）→會(huì)審（董事長(zhǎng)助理會(huì)審）→審批（集團(tuán)董事長(zhǎng)）→編號(hào)下發(fā)（集團(tuán)人事行政中心）→備案（集團(tuán)人事行政中心）。（2）各下屬子公司各部門公文簽發(fā)流程：編制（文件起草部門）→部門外會(huì)簽（可缺?。鷮徍耍ü拘姓控?fù)責(zé)人）→會(huì)審（分管副總會(huì)審）→審批（公司總經(jīng)理）→編號(hào)下發(fā)（公司行政部）→備案（公司行政部）。注：各下屬子公司各部門下發(fā)公文，必須同時(shí)抄報(bào)集團(tuán)董事長(zhǎng)/董事長(zhǎng)助理/常務(wù)副總/人事行政中心及業(yè)務(wù)相關(guān)部門，以便協(xié)辦或查考。收文辦理1、所有外來文件，包括上級(jí)主管部門、平行公司、下級(jí)公司部門的來文，首先送交各級(jí)行政職能部門登記。2、各類抄閱件、資料、信息及個(gè)人信函，不納入收文登記。3、署名“***集團(tuán)負(fù)責(zé)人”、“***集團(tuán)辦公室”、“***公司負(fù)責(zé)人”、“***公司辦公室”收的信件，由人事行政中心或各下屬子公司行政部主管拆封。凡署名部門的信件，由人事行政中心或行政部分發(fā)至各部門，由部門負(fù)責(zé)人自行拆封。4、集團(tuán)公司各部門收到來文需送到人事行政中心登記，下屬子公司各部門收到來文需送到行政部登記，嚴(yán)禁橫向傳送、處理。5、集團(tuán)人事行政中心及各下屬子公司行政部收文的辦理程序：（1）行政文員填寫《公文收件登記表》簽收，并填寫《收文處理專用紙》。（2）呈送集團(tuán)人事行政中心總監(jiān)或各下屬子公司行政主管或被授權(quán)人在《收文處理專用紙》上提出擬辦意見，明確主辦與協(xié)辦部門、辦理要求、時(shí)限及具體處理意見。（3）行政文員按擬辦意見進(jìn)行處理。（4）對(duì)領(lǐng)導(dǎo)閱示后有批示的公文，行政文員按領(lǐng)導(dǎo)批示送有關(guān)單位或人員辦理，有關(guān)公司或人員須履行簽收手續(xù)。（5）對(duì)涉及兩個(gè)或兩個(gè)以上部門的工作，應(yīng)落實(shí)有關(guān)部門牽頭承辦。（6）文件分送要做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，急件隨到隨辦。（7）政府及相關(guān)機(jī)要部門文件由行政主管分送，法律文件由法務(wù)專員處理分送，其它各類文件由行政文員分送。（8）承辦人或閱件人應(yīng)在限定時(shí)間內(nèi)辦理完畢并反饋集團(tuán)人事行政中心或各下屬子公司行政部，以備存檔查閱。（9）收到下屬子公司或部門上報(bào)的需要辦理的公文，人事行政中心進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：是否應(yīng)由集團(tuán)公司辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或公司職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范等。6、除公司有明確規(guī)定的辦結(jié)時(shí)限要求的公文或者其他文件外，對(duì)公文轉(zhuǎn)呈和辦結(jié)時(shí)限的規(guī)定如下：（1）一般公文，集團(tuán)人事行政中心或各下屬子公司行政部應(yīng)在簽收時(shí)刻起24小時(shí)內(nèi)轉(zhuǎn)呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，承辦人須在收到轉(zhuǎn)呈公文后三日內(nèi)做出批復(fù)（對(duì)下屬公司或部門的書面請(qǐng)示等批注意見答復(fù)）。（2）加急公文，集團(tuán)人事行政中心或各下屬子公司行政部應(yīng)在簽收時(shí)刻起3小時(shí)內(nèi)轉(zhuǎn)呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，承辦人須在收到轉(zhuǎn)呈公文后一日內(nèi)做出批復(fù)或反饋。（3）緊急公文，集團(tuán)人事行政中心或各下屬子公司行政部應(yīng)在簽收后立刻轉(zhuǎn)呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，承辦人須在收到轉(zhuǎn)呈公文后即時(shí)做出批復(fù)或反饋。領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后，緊急公文和加急公文需即刻反饋來文公司/單位，一般公文應(yīng)在批復(fù)后不超過三日內(nèi)予以反饋。7、集團(tuán)人事行政中心按照督辦流程，對(duì)各下屬子公司、各部門承辦、閱辦的文件在限定的時(shí)間內(nèi)未報(bào)告辦理結(jié)果的，要及時(shí)催辦，防止漏辦、延誤。8、對(duì)因內(nèi)容表述不明確、所需背景資料不齊備或不具備批示條件的文件，可由承辦人予以口頭說明，集團(tuán)人事行政中心或各下屬子公司行政部予以整理后以書面形式反饋至來文公司或部門人員。9、若遇承辦人出差或其他情況，在沒有授權(quán)的情況下集團(tuán)人事行政中心或各下屬子公司行政部應(yīng)當(dāng)在以上規(guī)定時(shí)間內(nèi)電話匯報(bào)情況，根據(jù)承辦人口頭指示予以轉(zhuǎn)達(dá)，但事后須提請(qǐng)承辦人追加簽字確認(rèn)。如有授權(quán)，則由被授權(quán)人履行職責(zé)。10、送領(lǐng)導(dǎo)批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，行政文員負(fù)責(zé)催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。11、對(duì)因集團(tuán)人事行政中心或各下屬子公司行政部轉(zhuǎn)呈不及時(shí)導(dǎo)致沒有按規(guī)定時(shí)限轉(zhuǎn)呈而延誤批復(fù)時(shí)限或因公文批復(fù)后集團(tuán)人事行政中心或各下屬子公司行政部沒有按規(guī)定時(shí)限下發(fā)的，集團(tuán)公司將按有關(guān)規(guī)定對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理；除集團(tuán)公司有辦結(jié)時(shí)限規(guī)定的公文或者不具備批復(fù)條件的公文外，對(duì)因承辦者原因?qū)е聸]有按規(guī)定時(shí)限進(jìn)行批復(fù)，被請(qǐng)示事項(xiàng)將被默認(rèn)為自動(dòng)生效，由此所導(dǎo)致的一切后果由承辦者負(fù)責(zé)。12、對(duì)因外來文件直接發(fā)送到各部門、各公司沒往集團(tuán)人事行政中心或各下屬子公司行政部轉(zhuǎn)送，造成丟失或沒及時(shí)處理的，由收文部門承擔(dān)責(zé)任并通報(bào)批評(píng)。13、考慮到集團(tuán)公司實(shí)際情況，集團(tuán)公司范圍內(nèi)的往來行文不僅限于公文種類，對(duì)于公司專有文本，如：各種呈批件、傳閱單、款項(xiàng)支付呈批表等涉及簽批的文件，不受公文轉(zhuǎn)呈制度約束，本著節(jié)約時(shí)間成本的原則，來文直接送達(dá)業(yè)務(wù)受理部門，由受理部門按照有關(guān)轉(zhuǎn)呈和辦結(jié)時(shí)限的要求辦理。業(yè)務(wù)受理部門沒人或呈送給主管領(lǐng)導(dǎo)的各種文件可由經(jīng)辦人同送達(dá)人聯(lián)系確認(rèn)，由集團(tuán)人事行政中心或各下屬子公司行政部代簽收，待業(yè)務(wù)部門來人后及時(shí)轉(zhuǎn)呈；14、收文辦結(jié)后，將文件材料歸檔。需要答復(fù)的，由呈辦部門起草答復(fù)意見，經(jīng)集團(tuán)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后簽發(fā)下文。15、重大事項(xiàng)，需經(jīng)集團(tuán)辦公會(huì)議研究決定后，再由各部門辦理。16、以上文件處理時(shí)間不得超過來文要求時(shí)限。第七節(jié)公文立卷、歸檔和銷毀1、公文辦理完畢后，應(yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，由集團(tuán)公司人事行政中心及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷，歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。其他部門承辦的文件由承辦部門立卷、歸檔。公文歸檔，應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征、年度、機(jī)構(gòu)、問題等分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，以便于保管和利用。（1）凡經(jīng)集團(tuán)公司繕印發(fā)出的公文，其定稿與相關(guān)附件一律由集團(tuán)公司人事行政中心統(tǒng)一收集歸檔，擬文單位僅保留發(fā)文正本。（2）凡外部及集團(tuán)內(nèi)部來文，均由集團(tuán)公司人事行政中心統(tǒng)一簽收，并按其來文時(shí)間的順序進(jìn)行內(nèi)部編號(hào)后登記《公文收件登記表》（附表一），同時(shí)粘貼《***投資集團(tuán)有限公司文件呈批件》（呈批件格式一）送分管領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)簽批后直接退呈報(bào)部門辦理。屬于分管領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限之外的，則由行政人事中心呈報(bào)總經(jīng)理閱批，批后經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)閱后退呈報(bào)部門或根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示處理。主辦部門辦理完畢后，必須在《***投資集團(tuán)有限公司文件呈批件》（呈批件格式一）注明辦理結(jié)果，來文及相關(guān)資料留主辦單位。2、以集團(tuán)公司名義辦理的公文，集團(tuán)人事行政中心負(fù)責(zé)歸檔；各部門、各下屬子公司的行文自行歸檔；聯(lián)合行文，主辦部門負(fù)責(zé)歸檔，原件由主辦單位立卷，其他單位保存復(fù)印件，原件次年移交集團(tuán)人事行政中心管理。3、集團(tuán)或上級(jí)單位的公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)下屬子公司負(fù)責(zé)人及集團(tuán)人事行政中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以翻印。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)人和印發(fā)范圍等。公文復(fù)印件作為正式文件使用時(shí)，應(yīng)加蓋復(fù)印件單位證明章，視同