企業(yè)檔案管理編號規(guī)則（匯編1）

第31頁共11頁圖紙編號規(guī)則文件號：ZH/QE-C06-01版本：A/0受控：編制：日期：審核：日期：批準(zhǔn)：日期：2015-3-26發(fā)布2015-3-26實施文件修訂記錄修訂日期變更前版本變更后版本變更內(nèi)容摘要修訂者審核批準(zhǔn)2015.03.26A/0初版發(fā)行一、目的為規(guī)范圖紙編號及圖紙標(biāo)題欄的編制方法，統(tǒng)一編號形式和標(biāo)題欄的使用，特制訂本規(guī)定。二、范圍本規(guī)定適用于公司以下圖紙編號的編制和標(biāo)題欄的使用：1、零部件圖紙2、電氣圖紙3、結(jié)構(gòu)圖紙4、安裝布置圖5、外來圖紙6、任務(wù)單四、要求1、每種產(chǎn)品、部件、零件的圖紙應(yīng)遵循“一件一號”的原則，均應(yīng)有獨立的編號；2、同一產(chǎn)品、部件及零件的圖紙用數(shù)張圖紙繪出時，各張圖紙?zhí)枒?yīng)相同。3、通用件的編號可采用被通用件的圖紙編號。4、本公司出圖的外購件、外協(xié)件，其圖號由本廠給出；外購、外協(xié)件由外購、外協(xié)單位設(shè)計出圖要由公司技術(shù)質(zhì)保部給予驗證確認，并給出公司內(nèi)部圖號。 5、產(chǎn)品開發(fā)中如出現(xiàn)零、部件相互借用時，圖紙的編號應(yīng)按最先開發(fā)的產(chǎn)品圖紙編號為準(zhǔn)，借用關(guān)系應(yīng)借用最先開發(fā)的產(chǎn)品，不準(zhǔn)間接借用。6、產(chǎn)品中通用性高，使用范圍較廣的零部件應(yīng)盡快轉(zhuǎn)換為通用件。技術(shù)部門應(yīng)編制通用件目錄和通用件圖冊，供相關(guān)部門查閱使用。相關(guān)部門負責(zé)設(shè)計變更的申請與確認,并依技術(shù)部發(fā)布的設(shè)計變更通知單內(nèi)容配合相關(guān)工作的實施與落實。五、圖紙編號的編制規(guī)則1、電氣圖紙編號規(guī)則電氣圖紙編號按產(chǎn)品名稱分類編號的方法進行編號，分類編號其代號的基本部分由圖紙識別碼、特征號（圖紙分類代碼）、分類號（產(chǎn)品分類碼）、識別號（產(chǎn)品零部件順序號）四部分組成。圖紙編號區(qū)位及含義區(qū)位1圖紙識別碼2分類號3特征號4識別號含義圖紙分類加企業(yè)代碼產(chǎn)品類別代碼圖紙分類代碼產(chǎn)品圖紙順序號圖紙分類含產(chǎn)品合同記錄編號(《技術(shù)部工作流程記錄表》編號)和圖紙年份。產(chǎn)品類別代碼見表1。表1產(chǎn)品類別代碼產(chǎn)品代號產(chǎn)品名稱代號產(chǎn)品名稱GY高壓柜XB箱式變電站DY低壓柜、配電柜、三箱類HW高壓環(huán)網(wǎng)柜圖紙分類代碼用短橫線隔開，用于同一項目中相同產(chǎn)品的不同圖紙中圖號的區(qū)分，采用數(shù)字、字母或數(shù)字加字母的形式進行編號；圖紙序號用短橫線隔開,編號從01開始，依次順延。圖紙的初始版本號為A,第一次改動，其版本號為B，第二次改動版本號為C，依次順延。（圖紙版本號體現(xiàn)在標(biāo)題欄內(nèi)）電氣圖紙編號示例：ZH15001GY-01-01圖紙順序號圖紙分類代碼產(chǎn)品類別代碼合同記錄號圖紙年份企業(yè)代號2、結(jié)構(gòu)圖紙編號規(guī)則結(jié)構(gòu)圖紙分為標(biāo)準(zhǔn)圖紙和非標(biāo)準(zhǔn)圖紙，標(biāo)準(zhǔn)圖紙可以用于不同項目相同產(chǎn)品的設(shè)計中，非標(biāo)準(zhǔn)圖紙需要針對不同項目進行新的設(shè)計。2.1非標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)圖紙編號按產(chǎn)品名稱、零件、部件分類編號的方法進行編號，分類編號其代號的基本部分由圖紙識別號、分類號（產(chǎn)品分類碼）、大特征號（圖紙分類代碼）、小特征號（零部件圖代碼）、識別號（零部件圖順序號）四部分組成。圖紙編號區(qū)位及含義區(qū)位1圖紙識別碼2分類號3特征號(大)3特征號(小)4識別號含義圖紙分類加企業(yè)代碼產(chǎn)品類別代碼圖紙分類代碼零部件圖代碼零部件圖順序號圖紙分類含產(chǎn)品合同記錄編號和圖紙年份，大特征號為圖紙分類代碼，用短橫線隔開，用于同一項目中相同產(chǎn)品的不同圖紙中圖號的區(qū)分，采用數(shù)字、字母或數(shù)字加字母的形式進行編號；小特征號代碼為零件圖代碼LT、部件圖代碼BT，需用短橫線隔開。產(chǎn)品類別代碼見表2。表2產(chǎn)品類別代碼產(chǎn)品代號產(chǎn)品名稱代號產(chǎn)品名稱GY高壓柜PX低壓派接箱DY低壓柜DL動力配電柜XB箱式變電站DX配電箱HW高壓環(huán)網(wǎng)柜JX計量箱零部件圖序號部分需用短橫線隔開,零件圖編號從01開始，部件圖編號從00開始，依次順延。圖紙的初始版本號為A,第一次改動，其版本號為B，第二次改動版本號為C，依次順延。（圖紙版本號體現(xiàn)在標(biāo)題欄內(nèi)）非標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)圖紙編號示例：ZH15001GY–01-LT01LT:零件/BT:部件+序號圖紙分類代碼產(chǎn)品類別代碼合同記錄號圖紙年份企業(yè)代號2.2標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)圖紙編號按產(chǎn)品名稱、零件、部件分類編號的方法進行編號，分類編號其代號的基本部分由圖紙識別號、分類號（產(chǎn)品分類碼）、特征號（零部件圖代碼）、識別號（零部件圖順序號）四部分組成。圖紙編號區(qū)位及含義區(qū)位1圖紙識別碼2分類號3特征號4識別號含義企業(yè)代碼加圖紙年份產(chǎn)品類別代碼零部件圖代碼零部件圖順序號圖紙分類含產(chǎn)品合同記錄編號和圖紙年份，特征號代碼為零件圖代碼LT、部件圖代碼BT，需用短橫線隔開。產(chǎn)品類別代碼見表3。表3產(chǎn)品類別代碼產(chǎn)品代號產(chǎn)品名稱代號產(chǎn)品名稱GY高壓柜PX低壓派接箱DY低壓柜DL動力配電柜XB箱式變電站DX配電箱HW高壓環(huán)網(wǎng)柜JX計量箱零部件圖序號部分需用短橫線隔開,零件圖編號從01開始，部件圖編號從00開始，依次順延。圖紙的初始版本號為A,第一次改動，其版本號為B，第二次改動版本號為C，依次順延。（圖紙版本號體現(xiàn)在標(biāo)題欄內(nèi)）結(jié)構(gòu)圖紙編號示例：ZH15GY-LT01LT:零件/BT:部件+序號產(chǎn)品類別代碼圖紙年份企業(yè)代號3、安裝布置圖紙編號規(guī)則布置圖紙編號按項目分類編號的方法進行編號，分類編號其代號的基本部分由圖紙識別碼、特征號(布置圖代碼)、識別號(布置圖順序號)三部分組成。圖紙編號區(qū)位及含義區(qū)位1圖紙識別碼2特征號3識別號含義圖紙分類加企業(yè)代碼布置圖代碼布置圖紙順序號圖紙分類含產(chǎn)品合同記錄編號和圖紙年份，特征號代碼為：BZ，識別號需用短橫線隔開,編號從01開始，依次順延。圖紙的初始版本號為A,第一次改動，其版本號為B，第二次改動版本號為C，依次順延。（圖紙版本號體現(xiàn)在標(biāo)題欄內(nèi)）布置圖紙編號示例：ZH15001BZ-01-A版本號圖紙順序號布置圖代碼合同記錄號圖紙年份企業(yè)代號4、外來圖紙編號規(guī)則非本公司出的所有圖紙統(tǒng)稱為外來圖紙，外來圖紙按照接收時間及外來單位代碼組合方式進行編制，圖號基本部分由外來圖紙代碼、外來單位代碼、順序號、接收日期組成。a、外來圖紙編號構(gòu)成：WL-□□□□□□-□□□□□□接收日期接收月份接收年份順序號外來單位代碼外來圖紙代號b、外來圖紙編號示例：WL-FQ01-150413外來圖紙-福清地產(chǎn)01號圖紙，接收日期15年4月13日5、任務(wù)單編號規(guī)則任務(wù)單包括電氣和結(jié)構(gòu)任務(wù)下發(fā)單，按照合同號和不同專業(yè)組合編號方式進行編制，圖號基本部分由任務(wù)單代碼、合同代碼、專業(yè)代碼、順序號組成。編號的基本部分由任務(wù)單識別碼、特征號（任務(wù)單分類代碼）、分類號（產(chǎn)品分類碼）三部分組成。圖紙編號區(qū)位及含義區(qū)位1任務(wù)單識別碼2分類號3特征號含義任務(wù)單分類產(chǎn)品類別代碼分類代碼任務(wù)單分類含產(chǎn)品合同記錄編號(《技術(shù)部工作流程記錄表》編號)和任務(wù)單年份。分類代碼用短橫線隔開，產(chǎn)品類別代碼見表4。表4產(chǎn)品類別代碼產(chǎn)品代號產(chǎn)品名稱代號產(chǎn)品名稱GY高壓柜(含環(huán)網(wǎng))XB箱式變電站DY低壓柜、配電柜、三箱類SG施工分類代碼用短橫線隔開，用于同一項目中相同產(chǎn)品的不同任務(wù)單的區(qū)分，采用數(shù)字、字母或數(shù)字加字母的形式進行編號。任務(wù)單的初始版本號為A,第一次改動，其版本號為B，第二次改動版本號為C，依次順延。任務(wù)單編號示例：RWD15001D-GY-01分類代碼產(chǎn)品類別代碼專業(yè)分類(D:電氣；J:結(jié)構(gòu))合同記錄號年份任務(wù)單代號六、標(biāo)題欄編制規(guī)則1、每張圖紙右下角必須設(shè)有標(biāo)題欄，標(biāo)題欄由名稱及代號區(qū)、簽字區(qū)組成。各區(qū)的內(nèi)容與尺寸見下圖標(biāo)準(zhǔn)格式。2、標(biāo)題欄的填寫2.1名稱及代號區(qū)a)單位名稱：填繪制圖紙的單位名稱及代號；b)圖紙名稱；填所繪制對象的名稱，如原理圖、布置圖等；c)圖號：填所繪制對象的代號，由數(shù)字和字母組成。代號按照上述圖號規(guī)則進行編寫。2.2簽字區(qū)按設(shè)計、校對、批準(zhǔn)、版本、比例、日期等，按照公司的審批程序手續(xù)簽字確認。

文件編號原則一般公司這樣編號：

一層文件：質(zhì)量手冊公司英文縮寫+QM+序列號/版本號

二層文件：程序文件公司英文縮寫+QP+序列號/版本號

三層文件：作業(yè)指導(dǎo)書公司英文縮寫+WI+部門編號+序列號/版本號

四層文件：記錄表單公司英文縮寫+QR+部門編號+序列號/版本號一般開頭是以公司名稱拼音第一個字母組成：例三星SX－QM-001

QM質(zhì)量手冊文件

QP程序文件

WI三級文件WI-SOP產(chǎn)品作業(yè)指導(dǎo)書

WI-SIP檢驗類作業(yè)指導(dǎo)書

QF四級文件記錄表單類寫文件要根據(jù)貴公司的流程來編寫，下面有些例子？

如何編寫質(zhì)量體系文件

一.質(zhì)量體系文件的作用

1.質(zhì)量體系文件確定了職責(zé)的分配和活動的程序，是企業(yè)內(nèi)部的“法規(guī)”。

2.質(zhì)量體系文件是質(zhì)量體系審核的依據(jù)。

3.質(zhì)量體系文件是企業(yè)開展內(nèi)部培訓(xùn)的依據(jù)。

4.質(zhì)量體系文件使質(zhì)量體系改進有一個基礎(chǔ)。

二.質(zhì)量體系文件的層次

第一層:質(zhì)量手冊

第二層:程序文件

第三層:作業(yè)指導(dǎo)文件，通常又可分為:

第四層:質(zhì)量記錄表格

三.編寫質(zhì)量體系文件的基本要求

a）系統(tǒng)性

b）符合性

c）協(xié)調(diào)性

四.編寫質(zhì)量體系文件的文字要求

a）職責(zé)分明，語氣肯定

b）結(jié)構(gòu)清晰、文字簡明、文風(fēng)一致。；

c）遵循“最簡單、最易懂”原則編寫各類文件；

五.文件的通用內(nèi)容

a）文件名稱、編號；

b）受控狀態(tài)、版本號、分發(fā)號

c）編制、審核、批準(zhǔn)；

d）生效日期；

六.質(zhì)量手冊的編制

a)質(zhì)量手冊的常見結(jié)構(gòu):

l封面

—公司的名稱；

—手冊標(biāo)題；

—文件編號、手冊版本、受控章及分發(fā)號；

—起草人、批準(zhǔn)人簽名、生效日期；

l頒布令

—以簡練的文字說明本公司質(zhì)量手冊已按選定的標(biāo)準(zhǔn)編制完畢，并予以批準(zhǔn)發(fā)布和實施。頒布令必須以公司最高管理者的身份敘述，并予親筆手簽姓名、日期。

l手冊說明（適用范圍）

—適用的產(chǎn)品；

—生產(chǎn)該產(chǎn)品的組織領(lǐng)域或區(qū)域；

—手冊依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)；

l手冊目錄

—列出手冊所含各章節(jié)入題目。

l修訂頁

—用修訂記錄表的形式說明手冊中各部分的修改情況。

l定義部分（如需要）

—首先使用國家標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語定義；

—對特有術(shù)語和概念進行定義。

l組織概況（前言頁）

—公司名稱，主要產(chǎn)品；

—業(yè)務(wù)情況、主要背景、歷史和規(guī)模等；

—地點及通訊方法。

—組織結(jié)構(gòu)圖

l組織的質(zhì)量方針和目標(biāo)

—組織的質(zhì)量方針與質(zhì)量目標(biāo)；

—最高領(lǐng)導(dǎo)簽名。

l支持性資料附錄

如:程序文件一覽表

其編號方式為附錄A、附錄B，以此順延。

l質(zhì)量體系要素描述

—質(zhì)量體系要素描述的原則；

1.符合所選定的標(biāo)準(zhǔn)的要求；

2.符合實際運作的需要。

3.職責(zé)落實

4.滿足相關(guān)法規(guī)要求、合同要求。

—質(zhì)量體系要素描述各章的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容

目的—闡明實施要素要求的目的。

適用范圍—闡明實施要素要求適用的活動。

職責(zé)—闡明實施要素要求過程中所涉及到的部門或人員的責(zé)任。

實施概要—闡明實施要素要求的全部活動原則和要求。

相關(guān)文件—列出實施要素要求所需的各類文件。包括:

程序文件、作業(yè)程序、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及管理標(biāo)準(zhǔn)；

七.程序文件的編制

1.程序文件描述的內(nèi)容

往往包括5W1H:開展活動的目的（Why）、范圍；做什么（What）、何時（When）何地（Where）誰（Who）來做；應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進行控制和記錄（How）等。

2.程序文件結(jié)構(gòu)（參考）:

--封面

--正文部分:

1.目的

2.范圍

3.職責(zé)

4.程序內(nèi)容

5.質(zhì)量記錄

6.支持性文件

7.附錄

3.程序文件內(nèi)容概述

n封面:程序文件封面格式類同質(zhì)量手冊。

n正文:

目的:說明為什么開展該項活動。

范圍:說明活動涉及的（產(chǎn)品、項目、過程、活動）范圍。

職責(zé):說明活動的管理和執(zhí)行、驗證人員的職責(zé)。

程序內(nèi)容:詳細闡述活動開展的內(nèi)容及要求。

支持性文件:列出支持本程序的第三層文件。

質(zhì)量記錄:列出活動用到或產(chǎn)生的記錄。

附錄:本程序文件涉及之附錄均放于此，其編號方式為附錄A、附錄B，以此順延。

4.ISO9001:2000明確要求的程序文件:

l文件控制程序

l質(zhì)量記錄控制程序

l內(nèi)審控制程序

l不合品控制程序

l糾正措施控制程序

l預(yù)防措施控制程序

5.程序文件示例

內(nèi)部質(zhì)量審核控制程序

1.目的

通過實施內(nèi)部質(zhì)量審核來確認質(zhì)量體系的符合性和有效性，以便持續(xù)改進體系。

2.適用范圍

適用于本公司質(zhì)量體系所覆蓋的所有部門工作審核。

3.職責(zé)

3.1管理者代表負責(zé)策劃內(nèi)審活動并任命審核組長

3.2審核組長負責(zé)制定內(nèi)部質(zhì)量審核計劃并負責(zé)組織相關(guān)人員組成審核小組實施審核活動。

3.3各部門負責(zé)配合審核小組對本部門質(zhì)量活動進行審核。

4.工作程序

4.1內(nèi)部質(zhì)量審核活動是本企業(yè)一項定期舉行的、正式的質(zhì)量管理體系審核活動，每年舉行兩次，上下半年各一次。管理者代表可視下列情況增加審核次數(shù):

l質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)變更

l管理機構(gòu)變更

l客戶有較嚴(yán)重投訴

l質(zhì)量體系運作中有較嚴(yán)重的異常情況

4.2審核對象為本公司質(zhì)量體系所覆蓋的所有部門，審核小組成員由內(nèi)部質(zhì)量審核培訓(xùn)合格取得資格的人員組成，審核員與被審核的質(zhì)量活動不得有直接的責(zé)任關(guān)系。

4.3審核前準(zhǔn)備

4.3.1管理者代表策劃內(nèi)審時機，任命審核組長組織內(nèi)審組實施審核活動。

4.3.2審核小組責(zé)在審核之前一個月提出內(nèi)部質(zhì)量審核計劃報管理者代表審批。獲得批準(zhǔn)后，審核組在審核前兩周將審核計劃正式遞交有關(guān)部門準(zhǔn)備。

4.3.3審核組根據(jù)審核計劃制定檢查清單，必要時對體系文件進行審核。

4.4審核實施

4.3.1見面會:現(xiàn)場審核活動開始前由審核組與各相關(guān)部門主管開一個簡短的見面會，對本次審核的事項進行交代和再次確認。

4.3.2現(xiàn)場審核

現(xiàn)場審核應(yīng)在被審核部門負責(zé)人在場情況下進行，審核應(yīng)盡可能不影響被審核部門工作的原則進行。

審核員通過提問、觀察、抽查記錄、檢查或檢測產(chǎn)品等方法對體系審核員應(yīng)以下述規(guī)則判斷不符合項:

A:嚴(yán)重不符合項——質(zhì)量活動嚴(yán)重不符合ISO—9002標(biāo)準(zhǔn)要求或可能導(dǎo)致系統(tǒng)失效。

B:輕微不符合項——與質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)要求輕微不符合。

C:觀察項——程序文件實施沒能取得預(yù)期效果和需引起注意的某項活動。

現(xiàn)場審核結(jié)束后審核組開一個小結(jié)會對審核情況進行交流和匯總。

4.4總結(jié)會:

現(xiàn)場審核結(jié)束，審核組長負責(zé)召集審核組成員及被審核部門負責(zé)人召開審核總結(jié)會。

a.審核組長報告本次審核情況；

b.被審核部門確認不符合項及觀察項

c.雙方確認糾正不符合項所需的時間。

4.5實施糾正及跟蹤驗證

4.5.1《不符合項報告》中所指出的存在問題，由責(zé)任部門主管負責(zé)依據(jù)《糾正和預(yù)防措施控制程序》組織制定相應(yīng)糾正和預(yù)防措施并記入《不符合項報告》中。

4.5.3審核組成員按期對糾正措施的實施情況跟蹤驗證其有效性。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與部門主管進行溝通處理。

4.5.4跟蹤驗證結(jié)束后，審核組組長整理資料完成《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》，審核報告應(yīng)包括完整的《不符合項報告》和《觀察項報告》記錄。并將其提交給管理者代表審批。

4.4.5審批后，審核組長將本次內(nèi)審的所有文件、資料匯總交文控室存檔。

5.相關(guān)文件

5.1《糾正和預(yù)防措施控制程序》

6.質(zhì)量記錄

6.1《內(nèi)部質(zhì)量審核計劃》

6.2《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》

6.3《不符合項報告》

6.4《觀察項報告》

6.5《內(nèi)審核查表》

6.6《不符合項分布表》

6.7《會議簽到表》

八.第三層文件的編制要求

1.應(yīng)符合“三”、“四”、“五”條款要求；

2.正文格式隨文件性質(zhì)不同而采用不同格式。可行時，可適當(dāng)參考程序文件格式；

九.質(zhì)量記錄表格

1.對標(biāo)準(zhǔn)提到的21處記錄要評審是否必須采用；

2.表格應(yīng)規(guī)范，統(tǒng)一風(fēng)格

3.表格內(nèi)容應(yīng)充實，填寫的內(nèi)容有針對性

十.質(zhì)量體系文件的編號（示例）:

1.體系文件根據(jù)發(fā)放分?jǐn)?shù)進行編號

分發(fā)號:在受控章里標(biāo)注分發(fā)序號，用01、02、標(biāo)注，并在文件分發(fā)記錄中記錄。

2.修改狀態(tài)

手冊:“修改次數(shù)版本號”，其中:版本號用“0、1、2”表示，修改次數(shù)用“1—9”表示，如01表示為0版第一次修訂。修改到第9次時換版（有重大修改可提前換版）

程序文件:修改、版本號用直接用“0、1、2”表示。寫文件要根據(jù)貴公司的流程來編寫，下面有些例子希望能幫到您？

如何編寫質(zhì)量體系文件

一.質(zhì)量體系文件的作用

1.質(zhì)量體系文件確定了職責(zé)的分配和活動的程序，是企業(yè)內(nèi)部的“法規(guī)”。

2.質(zhì)量體系文件是質(zhì)量體系審核的依據(jù)。

3.質(zhì)量體系文件是企業(yè)開展內(nèi)部培訓(xùn)的依據(jù)。

4.質(zhì)量體系文件使質(zhì)量體系改進有一個基礎(chǔ)。

二.質(zhì)量體系文件的層次

第一層：質(zhì)量手冊

第二層：程序文件

第三層：作業(yè)指導(dǎo)文件，通常又可分為：

第四層：質(zhì)量記錄表格

三.編寫質(zhì)量體系文件的基本要求

a）系統(tǒng)性

b）符合性

c）協(xié)調(diào)性

四.編寫質(zhì)量體系文件的文字要求

a）職責(zé)分明，語氣肯定

b）結(jié)構(gòu)清晰、文字簡明、文風(fēng)一致。；

c）遵循“最簡單、最易懂”原則編寫各類文件；

五.文件的通用內(nèi)容

a）文件名稱、編號；

b）受控狀態(tài)、版本號、分發(fā)號

c）編制、審核、批準(zhǔn)；

d）生效日期；

六.質(zhì)量手冊的編制

a)質(zhì)量手冊的常見結(jié)構(gòu)：

l封面

—公司的名稱；

—手冊標(biāo)題；

—文件編號、手冊版本、受控章及分發(fā)號；

—起草人、批準(zhǔn)人簽名、生效日期；

l頒布令

—以簡練的文字說明本公司質(zhì)量手冊已按選定的標(biāo)準(zhǔn)編制完畢,并予以批準(zhǔn)發(fā)布和實施。頒布令必須以公司最高管理者的身份敘述,并予親筆手簽姓名、日期。

l手冊說明（適用范圍）

—適用的產(chǎn)品；

—生產(chǎn)該產(chǎn)品的組織領(lǐng)域或區(qū)域；

—手冊依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)；

l手冊目錄

—列出手冊所含各章節(jié)入題目。

l修訂頁

—用修訂記錄表的形式說明手冊中各部分的修改情況。

l定義部分（如需要）

—首先使用國家標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語定義；

—對特有術(shù)語和概念進行定義。

l組織概況（前言頁）

—公司名稱，主要產(chǎn)品；

—業(yè)務(wù)情況、主要背景、歷史和規(guī)模等；

—地點及通訊方法。

—組織結(jié)構(gòu)圖

l組織的質(zhì)量方針和目標(biāo)

—組織的質(zhì)量方針與質(zhì)量目標(biāo)；

—最高領(lǐng)導(dǎo)簽名。

l支持性資料附錄

如:程序文件一覽表

其編號方式為附錄A、附錄B,以此順延。

l質(zhì)量體系要素描述

—質(zhì)量體系要素描述的原則；

1.符合所選定的標(biāo)準(zhǔn)的要求；

2.符合實際運作的需要。

3.職責(zé)落實

4.滿足相關(guān)法規(guī)要求、合同要求。

—質(zhì)量體系要素描述各章的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容

目的—闡明實施要素要求的目的。

適用范圍—闡明實施要素要求適用的活動。

職責(zé)—闡明實施要素要求過程中所涉及到的部門或人員的責(zé)任。

實施概要—闡明實施要素要求的全部活動原則和要求。

相關(guān)文件—列出實施要素要求所需的各類文件。包括:

程序文件、作業(yè)程序、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及管理標(biāo)準(zhǔn)；

七.程序文件的編制

1.程序文件描述的內(nèi)容

往往包括5W1H：開展活動的目的（Why）、范圍；做什么（What）、何時（When）何地（Where）誰（Who）來做；應(yīng)采用什么材料、設(shè)備和文件，如何對活動進行控制和記錄（How）等。

2.程序文件結(jié)構(gòu)（參考）：

--封面

--正文部分：

1.目的

2.范圍

3.職責(zé)

4.程序內(nèi)容

5.質(zhì)量記錄

6.支持性文件

7.附錄

3.程序文件內(nèi)容概述

n封面：程序文件封面格式類同質(zhì)量手冊。

n正文：

目的：說明為什么開展該項活動。

范圍：說明活動涉及的（產(chǎn)品、項目、過程、活動．．．．．．）范圍。

職責(zé)：說明活動的管理和執(zhí)行、驗證人員的職責(zé)。

程序內(nèi)容：詳細闡述活動開展的內(nèi)容及要求。

支持性文件：列出支持本程序的第三層文件。

質(zhì)量記錄：列出活動用到或產(chǎn)生的記錄。

附錄：本程序文件涉及之附錄均放于此，其編號方式為附錄A、附錄B，以此順延。

4.ISO9001:2000明確要求的程序文件:

l文件控制程序

l質(zhì)量記錄控制程序

l內(nèi)審控制程序

l不合品控制程序

l糾正措施控制程序

l預(yù)防措施控制程序

5.程序文件示例

內(nèi)部質(zhì)量審核控制程序

1.目的

通過實施內(nèi)部質(zhì)量審核來確認質(zhì)量體系的符合性和有效性，以便持續(xù)改進體系。

2.適用范圍

適用于本公司質(zhì)量體系所覆蓋的所有部門工作審核。

3.職責(zé)

3.1管理者代表負責(zé)策劃內(nèi)審活動并任命審核組長

3.2審核組長負責(zé)制定內(nèi)部質(zhì)量審核計劃并負責(zé)組織相關(guān)人員組成審核小組實施審核活動。

3.3各部門負責(zé)配合審核小組對本部門質(zhì)量活動進行審核。

4.工作程序

4.1內(nèi)部質(zhì)量審核活動是本企業(yè)一項定期舉行的、正式的質(zhì)量管理體系審核活動，每年舉行兩次，上下半年各一次。管理者代表可視下列情況增加審核次數(shù)：

l質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)變更

l管理機構(gòu)變更

l客戶有較嚴(yán)重投訴

l質(zhì)量體系運作中有較嚴(yán)重的異常情況

4.2審核對象為本公司質(zhì)量體系所覆蓋的所有部門，審核小組成員由內(nèi)部質(zhì)量審核培訓(xùn)合格取得資格的人員組成，審核員與被審核的質(zhì)量活動不得有直接的責(zé)任關(guān)系。

4.3審核前準(zhǔn)備

4.3.1管理者代表策劃內(nèi)審時機，任命審核組長組織內(nèi)審組實施審核活動。

4.3.2審核小組責(zé)在審核之前一個月提出內(nèi)部質(zhì)量審核計劃報管理者代表審批。獲得批準(zhǔn)后，審核組在審核前兩周將審核計劃正式遞交有關(guān)部門準(zhǔn)備。

4.3.3審核組根據(jù)審核計劃制定檢查清單，必要時對體系文件進行審核。

4.4審核實施

4.3.1見面會:現(xiàn)場審核活動開始前由審核組與各相關(guān)部門主管開一個簡短的見面會，對本次審核的事項進行交代和再次確認。

4.3.2現(xiàn)場審核

現(xiàn)場審核應(yīng)在被審核部門負責(zé)人在場情況下進行，審核應(yīng)盡可能不影響被審核部門工作的原則進行。

審核員通過提問、觀察、抽查記錄、檢查或檢測產(chǎn)品等方法對體系審核員應(yīng)以下述規(guī)則判斷不符合項：

A：嚴(yán)重不符合項——質(zhì)量活動嚴(yán)重不符合ISO—9002標(biāo)準(zhǔn)要求或可能導(dǎo)致系統(tǒng)失效。

B：輕微不符合項——與質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)要求輕微不符合。

C：觀察項——程序文件實施沒能取得預(yù)期效果和需引起注意的某項活動。

現(xiàn)場審核結(jié)束后審核組開一個小結(jié)會對審核情況進行交流和匯總。

4.4總結(jié)會：

現(xiàn)場審核結(jié)束，審核組長負責(zé)召集審核組成員及被審核部門負責(zé)人召開審核總結(jié)會。

a.審核組長報告本次審核情況；

b.被審核部門確認不符合項及觀察項

c.雙方確認糾正不符合項所需的時間。

4.5實施糾正及跟蹤驗證

4.5.1《不符合項報告》中所指出的存在問題，由責(zé)任部門主管負責(zé)依據(jù)《糾正和預(yù)防措施控制程序》組織制定相應(yīng)糾正和預(yù)防措施并記入《不符合項報告》中。

4.5.3審核組成員按期對糾正措施的實施情況跟蹤驗證其有效性。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與部門主管進行溝通處理。

4.5.4跟蹤驗證結(jié)束后，審核組組長整理資料完成《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》，審核報告應(yīng)包括完整的《不符合項報告》和《觀察項報告》記錄。并將其提交給管理者代表審批。

4.4.5審批后，審核組長將本次內(nèi)審的所有文件、資料匯總交文控室存檔。

5.相關(guān)文件

5.1《糾正和預(yù)防措施控制程序》

6.質(zhì)量記錄

6.1《內(nèi)部質(zhì)量審核計劃》

6.2《內(nèi)部質(zhì)量審核報告》

6.3《不符合項報告》

6.4《觀察項報告》

6.5《內(nèi)審核查表》

6.6《不符合項分布表》

6.7《會議簽到表》

八.第三層文件的編制要求

1.應(yīng)符合“三”、“四”、“五”條款要求；

2.正文格式隨文件性質(zhì)不同而采用不同格式?？尚袝r，可適當(dāng)參考程序文件格式；

九.質(zhì)量記錄表格

1.對標(biāo)準(zhǔn)提到的21處記錄要評審是否必須采用；

2.表格應(yīng)規(guī)范,統(tǒng)一風(fēng)格

3.表格內(nèi)容應(yīng)充實,填寫的內(nèi)容有針對性

十.質(zhì)量體系文件的編號（示例）：

1.體系文件根據(jù)發(fā)放分?jǐn)?shù)進行編號

分發(fā)號:在受控章里標(biāo)注分發(fā)序號，用01、02、……標(biāo)注，并在文件分發(fā)記錄中記錄。

2.修改狀態(tài)

手冊：“修改次數(shù)版本號”,其中：版本號用“0、1、2”表示，修改次數(shù)用“1—9”表示，如01表示為0版第一次修訂。修改到第9次時換版（有重大修改可提前換版）

程序文件：修改、版本號用直接用“0、1、2”表示

目的與使用范圍為規(guī)范質(zhì)量管理體系文件的編號，便于日常管理工作，特制定本編號規(guī)則。本編號規(guī)則適用于質(zhì)量管理體系的所有文件.文件編號規(guī)則2.1《質(zhì)量手冊》和程序文件編號規(guī)則XXXX/□□□□□□-□□□□文件分類順序號文件分類順序號文件類型代號文件類型代號公司英文名稱簡寫文件頒發(fā)年份代號公司英文名稱簡寫文件頒發(fā)年份代號2.1.1《質(zhì)量手冊》代號為“QM”（英文為“qualitymanual”）。公司《質(zhì)量手冊》的編號為“XXXX/QM0001-2001”。2.1.2程序文件代號為“QP”（英文為“qualityprocedure”）。如《不合格品控制程序》的編號為“XXXX/QP0000-2016”。2.2管理類工作文件編號規(guī)則按照《公司內(nèi)部文件編號編制規(guī)則》（XXXX/ZD0000-2016）執(zhí)行。2.3工藝類工作文件編號規(guī)則按照《工藝文件的編號方法》（AAA001）執(zhí)行。2.4技術(shù)類文件編號規(guī)則按照《XXXX企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)編號辦法》（XXXX/ZD00000-2016）。3質(zhì)量記錄表格編號規(guī)則3.1一般質(zhì)量記錄表格編號規(guī)則質(zhì)量記錄的代號為“QR”（英文為“qualityrecord”）QR□□-□□□-□如：《文件控制程序》（文件編號“XXXX/QP0001-2001”）中《文件更改申請表》的質(zhì)量記錄表格編號為“QR01-003”。當(dāng)該表格編號為“QR01-003-A”。3.2借用的外來表格和外用的表格可不予編號。4文件的格式見《公文處理辦法》。本制度由XXXX提出本制度由XXXX歸口并解釋本制度起草人：本制度修改人：本制度（A/0版）自年月日起實施

體系文件編號規(guī)則公司代碼：JDDSY模塊代碼:研究論證：YJ規(guī)劃設(shè)計：GH營銷企劃：YQ招商管理：ZS工程管理：GC營運管理：YY客服管理：KF安全管理：AQ消防管理：XF保潔管理：BJ財務(wù)管理：CW收銀管理：SY信息管理：XX人力資源：RL行政管理：XZ審計管理：SJ文件類型代碼:流程：LC指引：ZY制度/規(guī)范/辦法：ZD表單/附件：R組織管控：GK編號示例流程：公司代碼-流程模塊代碼-LC-順序號JDDSY-YJ-LC-01指引：公司代碼-流程模塊代碼–ZY-順序號JDDSY-YJ–ZY-01制度：公司代碼-流程模塊代碼-ZD-順序號JDDSY-YJ-ZD-01表單/附件：JDDSY-R-模塊名稱-順序號某一模塊中涉及到的表單：JDDSY-R-模塊名稱-順序號注：如果一個表單在多個流程/指引中出現(xiàn)，按照價值鏈的順序，以在第一個流程中出現(xiàn)的表單編號為準(zhǔn)，在其他流程中出現(xiàn)的該表單也用上一流程中出現(xiàn)的編號,保證每個表單的編號唯一。某一模塊中涉及到的表單統(tǒng)一放在同一個文件夾中“相關(guān)記錄”，加上“00模塊名稱表單記錄目錄”。（如：00行政管理表單記錄目錄）組織管控：公司代碼-GK-順序號JDDSY-GK-01

公司文件編號規(guī)范為規(guī)范公司文檔管理，特制定本文件編號規(guī)范。一、文件編號結(jié)構(gòu)文件編號由四部分組成，每部分之間用“—”連接。第一部分：表明發(fā)文機構(gòu)第二部分：表明文件的密級程度第三部分：表明文件的屬性，即文件的類型及當(dāng)年文件發(fā)文的順序號。第四部分：表明文件的狀態(tài)，即反映對原文件所作的修改。各部分表示方法第一部分：發(fā)文機構(gòu)發(fā)文機構(gòu)表達符號AdministrationDept行政部ADLab實驗室LSalesDept銷售部SDLogistics/CustomerServiceepartment物流/客服部LCS第二部分：文件的密級密級表達符號控制發(fā)放和使用的范圍特別說明R.01限于高層管理人員董事會、總經(jīng)理R.02限于中層以上管理人員部門以上經(jīng)理R.03限于涉及的某個人或某部門R.00無任何限制第三部分：文件類型類型表達符號文件類型說明CRP.文件關(guān)鍵詞會議室文件重要會議討論提綱或草案文件INF.文件關(guān)鍵詞資料性文件搜集的有參考價值的市場信息、政府政策等RUS.文件關(guān)鍵詞規(guī)章制度和決議發(fā)布的規(guī)章制度和會議決議SR.文件關(guān)鍵詞會議簡要記錄重要會議的會議紀(jì)要WP.文件關(guān)鍵詞工作文件工作流程和規(guī)范DH．文件關(guān)鍵詞公司大事記公司的重大活動及重大事項的編撰第四部分：文件狀態(tài)狀態(tài)表達符號文件狀態(tài)說明Add.版本號增編Corr.版本號更正Rev.版本號發(fā)布