文員崗位職責(zé)崗位職責(zé)

文員崗位職責(zé)-崗位職責(zé)一:進(jìn)一步理解公司各個(gè)環(huán)節(jié)的管理規(guī)定,如果有脫節(jié)或不完善的管理制度,要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提出改善或補(bǔ)救方法,并起草書面文稿呈交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審視批示.

二,文員應(yīng)做好公司外部來(lái)函的接受,登記,報(bào)送,報(bào)批,復(fù)函,內(nèi)部發(fā)送,傳閱,,回收以及文獻(xiàn)起草等工作.

三:文獻(xiàn)資料校對(duì)是文員工作中比較重要的一種環(huán)節(jié),文獻(xiàn)格式書寫與否規(guī)范,文字,標(biāo)點(diǎn)與否對(duì)的....都直接印象公司的外部形象!應(yīng)特別注意校對(duì).

四:負(fù)責(zé)文獻(xiàn)資料的管理工作,可根據(jù)文獻(xiàn)來(lái)源對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行編號(hào),分類,歸檔等解決,以方便公司內(nèi)部人員查找,使用.

五:經(jīng)常對(duì)公司內(nèi)部有關(guān)事務(wù)進(jìn)行多方面,全方位的調(diào)查,歸納總結(jié)后,為領(lǐng)導(dǎo)提供某些真實(shí)的分析數(shù)據(jù).

六:負(fù)責(zé)本部門的日常工作,涉及清潔工作,外事接待,客戶聯(lián)系,日常打印,登記臺(tái)帳,考勤統(tǒng)計(jì),等事務(wù).

文員確實(shí)能夠稱為多面手甚至諸多公司的文員還發(fā)放員工工資,總之,文員是一份比較復(fù)雜的工作,上面這些只是最基本的職責(zé),其實(shí)文員因公司,公司不同,尚有諸多內(nèi)部職責(zé),我們?cè)诰唧w崗位上還需要嚴(yán)格執(zhí)行,認(rèn)真看待!

辦公室文員工作職責(zé)

辦公室文員（會(huì)議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文獻(xiàn)報(bào)紙收發(fā)）工作職責(zé)：

1.接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來(lái)訪人員，文員崗位職責(zé)。

2.負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整頓工作。

3.負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

4.做好會(huì)議紀(jì)要。

5.負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。

6.負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

7.負(fù)責(zé)辦公室倉(cāng)庫(kù)的保管工作，做好物品出入庫(kù)的登記。

8.做好公司宣傳專欄的組稿。

9.按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。

10.做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。

11.每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。

12.管理好員工人事檔案材料,建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。

13社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。

14統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。

15管理辦公多個(gè)財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,倡導(dǎo)節(jié)儉。

16.接受其它臨時(shí)工作.

人事文員工作職責(zé)

(1)、行政附屬

上級(jí)主管：行政部經(jīng)理

工作對(duì)象：各辦事處（區(qū)域）有關(guān)業(yè)務(wù)人員

(2)、重要職責(zé)

A．協(xié)助主管組織月度和季度考核，并及時(shí)完畢統(tǒng)計(jì)、整頓和公布工作。

B．負(fù)責(zé)營(yíng)銷系統(tǒng)員工的薪酬計(jì)算與統(tǒng)計(jì)工作，并將考核和薪酬調(diào)節(jié)成果記入檔案。

C．負(fù)責(zé)營(yíng)銷系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護(hù)工作。

D．協(xié)助主管解決員工考核和職位調(diào)節(jié)中發(fā)生的異議與糾紛。

E．辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調(diào)、獎(jiǎng)懲和離職等具體手續(xù)。

F．部門經(jīng)理交辦的其它事宜。

行政人事文員崗位職責(zé)

行政人事部文員在行政人事部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作，對(duì)行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)。推行下列職責(zé)：

一、負(fù)責(zé)公司文字印刷、文獻(xiàn)收發(fā)、資料整頓、印章的使用和保管。

二、負(fù)責(zé)辦理員工的進(jìn)廠、請(qǐng)假、調(diào)動(dòng)、辭工離廠手續(xù)；員工檔案資料建立。

三、全方面負(fù)責(zé)員工考勤工作。

四、負(fù)責(zé)員工的就醫(yī)和簡(jiǎn)樸醫(yī)療應(yīng)急解決。

五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的采購(gòu)申請(qǐng)、質(zhì)量驗(yàn)收、發(fā)放、登記、管理。

六、外來(lái)客人的接待和服務(wù)。

七、外來(lái)電話、傳真的接聽（受）、統(tǒng)計(jì)、傳達(dá)（送）。

八、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的管理和使用。

九、公司內(nèi)部其它事務(wù)性工作。

十、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作

行政文員在工作中應(yīng)含有的條件和規(guī)定:

一、學(xué)歷：中專高中以上文化程度比較適宜；

二、工作經(jīng)驗(yàn)：有文獻(xiàn)管理工作經(jīng)驗(yàn),有一定的交流經(jīng)驗(yàn)會(huì)更加好；

三、應(yīng)含有的知識(shí)：

1、含有文秘方面的知識(shí)工作中經(jīng)常會(huì)碰到'秘書'方面的工作；

2、文獻(xiàn)管理,文檔知識(shí),這應(yīng)當(dāng)算文員基本規(guī)定了；

3、會(huì)做賬表也就是能操作辦公軟件,WORD,Excel之類的；

四、含有強(qiáng)烈的責(zé)任心與團(tuán)體意識(shí),你會(huì)經(jīng)常解決公司人力,員工崗位調(diào)動(dòng)等工作,沒有責(zé)任心是不行的；

五'工作內(nèi)容及辦法簡(jiǎn)述

1、負(fù)責(zé)公司各類文獻(xiàn)及外來(lái)文獻(xiàn)的收集、發(fā)放、存檔、借閱工作；

2、負(fù)責(zé)起草公司行政會(huì)議及其它例會(huì)的會(huì)議紀(jì)要；

3、負(fù)責(zé)各類文獻(xiàn)的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整頓、保管和統(tǒng)計(jì)工作，實(shí)施集中統(tǒng)一管理；

4、負(fù)責(zé)各類文獻(xiàn)檔案的入庫(kù)工作并做好統(tǒng)計(jì)；

5、負(fù)責(zé)檔案的借閱、復(fù)制和運(yùn)用，根據(jù)需要，編制必要的檢索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提供方便，認(rèn)真做好使用統(tǒng)計(jì)；

6、及時(shí)收集各類檔案，做好平時(shí)的立卷工作，并做好整頓、修復(fù)、裝訂、編目和歸檔工作；

7、負(fù)責(zé)歸檔文獻(xiàn)的驗(yàn)收、鑒定，做到歸檔文獻(xiàn)完整、訂立齊全、裝訂整潔、分類科學(xué)、使用方便；

8、負(fù)責(zé)定時(shí)清查檔案，及時(shí)催討借出的檔案，做到賬物相符；

9、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度統(tǒng)計(jì)，貫徹防盜、防火、防塵等安全方法，對(duì)損壞或變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制；

10、完畢部門經(jīng)理臨時(shí)交辦的有關(guān)任務(wù)。

1、對(duì)文獻(xiàn)數(shù)據(jù)的精確性負(fù)責(zé)；

2、對(duì)所保管的文獻(xiàn)安全保密負(fù)責(zé)；對(duì)工作程序的執(zhí)行效果負(fù)責(zé)。權(quán)利有權(quán)回絕不符合公司規(guī)定的部門或人員查閱文獻(xiàn)……所謂行政,是含有一定保密制度的崗位!

文員的接待工作規(guī)范與職責(zé)

文員的接待工作,顧名思義,也就是有關(guān)接待方面的工作規(guī)范,職責(zé),涉及對(duì)來(lái)訪者的某些基本狀況進(jìn)行登記,接洽來(lái)訪工作等.規(guī)定態(tài)度熱情,主動(dòng)問(wèn)好,問(wèn)清來(lái)訪意圖,并快速做出判斷,予以恰當(dāng)安排.

工作地點(diǎn)不同的文員可能根據(jù)工作內(nèi)容有某些區(qū)別,按照精細(xì)分工,我們下面分別介紹在前臺(tái)和在辦公室工作的文員如何進(jìn)行接待工作

一;負(fù)責(zé)前臺(tái)的清潔工作.

二:熱情接待來(lái)訪者,做到主動(dòng),熱情.大方,平等禮貌的看待每一位來(lái)客.

三:看到客人,必須起身,然后問(wèn)候,并點(diǎn)頭微笑.

四:如果是事先預(yù)約的客人,要確認(rèn)一下:您是XXX先生嗎?并帶其到接待室.

五:如果同時(shí)尚有別的客人訪問(wèn)其它負(fù)責(zé)人時(shí),要代為接待,引見.

六:如果是沒有約好而老訪的客人.要問(wèn)清客人姓名,公司,及來(lái)訪意圖等,再詢問(wèn)上級(jí)與否接見.如果同意才干進(jìn)入接待室!

七:負(fù)責(zé)報(bào)刊,信件,郵件的收發(fā)與保管.

八:負(fù)責(zé)下班后前臺(tái)電源的關(guān)閉和正門關(guān)閉.

九:檢查辦公設(shè)備,發(fā)現(xiàn)故障后及時(shí)報(bào)修.

十:領(lǐng)導(dǎo)接待重要客人時(shí),要根據(jù)服務(wù)規(guī)范規(guī)定,做好各項(xiàng)工作,不得馬虎!

十一:要有強(qiáng)烈的責(zé)任心,不得隨意離崗,要勤觀察,掌握接見狀況,及時(shí)配合領(lǐng)導(dǎo)的接待工作.

十二:嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度,不得隨意讓別人進(jìn)入接待室!

十三:負(fù)責(zé)各類文獻(xiàn)資料的打印,復(fù)印.整頓資料,文獻(xiàn).

十四:負(fù)責(zé)收發(fā)各類傳真,信函,郵件等

以上這些能夠合用于大多數(shù)不同崗位文員的接待工作,大家可具體看狀況而選擇.

采購(gòu)文員工作職責(zé)

(1)請(qǐng)購(gòu)單、驗(yàn)收單之登記。

(2)訂購(gòu)單與合約的登記。

(3)交貨統(tǒng)計(jì)及跟蹤。

(4)供應(yīng)商來(lái)訪的安排與接待。

(5)采購(gòu)費(fèi)用的統(tǒng)一申請(qǐng)與報(bào)支。

(6)進(jìn)出口商品文獻(xiàn)及手續(xù)之申請(qǐng)。

(7)電腦作業(yè)與檔案管理。

(8)承接保險(xiǎn)、公證事宜。

文員的工作權(quán)限

文員工作中要注意自己的權(quán)限范疇!除了解決公司行政事務(wù)或接受上司授權(quán)解決有關(guān)業(yè)務(wù)或事務(wù)之外重要要明白下列幾點(diǎn):

一:不能代表上司做決策,否則就是越權(quán)!

二:不能代表上司發(fā)號(hào)指令,否則會(huì)令上司反感,這也是一種對(duì)領(lǐng)導(dǎo)不尊重的行為!

三:不能在過(guò)做時(shí)間解決自己的私人問(wèn)題,這是一種起碼的公司規(guī)范,任何公司都是不允許的!

以上只是幾個(gè)大概的重要方面,作為文員最值得注意的是"越位行為"越位重要體現(xiàn)在幾個(gè)方面:

1:決策越位:

文員只能"謀"而不能'斷'有的文員混淆了決策和輔助決策的內(nèi)容,擅做主張,按照自己的想法去解決重大問(wèn)題!,有可能造成比較嚴(yán)重的失誤!即使僥幸沒有出什么問(wèn)題也是不值得倡導(dǎo)的,記住了,你的領(lǐng)導(dǎo)才是決策者,你只能提供參考!

2:表態(tài)越位:

表態(tài):是表面對(duì)一件事情可行的必定回復(fù),但是表態(tài)是需要一定的身份的作為文員,你必須要在有領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的狀況下才有講話權(quán),否則你的態(tài)度只能代表你自己而已!

3:工作越位:領(lǐng)導(dǎo)和文員都有自己的職責(zé)范疇,該由領(lǐng)導(dǎo)去完畢的工作盡量讓領(lǐng)導(dǎo)去做,作為文員,你能夠提供最全方面的協(xié)助,千萬(wàn)不要為了給領(lǐng)導(dǎo)留下工作主動(dòng),體現(xiàn)能力,或者認(rèn)為自己甚至比領(lǐng)導(dǎo)還能干,這是典型的出風(fēng)頭....不可取!

4:社交越位:

文員經(jīng)常會(huì)陪伴領(lǐng)導(dǎo)參加某些社交活動(dòng),應(yīng)當(dāng)注意的是盡量突出領(lǐng)導(dǎo)的地位,自己哪怕是口才超越領(lǐng)導(dǎo)也要退居二線,由于你是文員,場(chǎng)面上的應(yīng)酬你能應(yīng)付,一旦具體到公司具體事務(wù)后來(lái),你就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己仍然需要請(qǐng)示身邊被你冷落的領(lǐng)導(dǎo)!這會(huì)讓場(chǎng)面變得很糟糕,也會(huì)讓自己在領(lǐng)導(dǎo)眼里成為一種不懂得尊重自己的人!

文員工作中要注意自己的權(quán)限范疇!除了解決公司行政事務(wù)或接受上司授權(quán)解決有關(guān)業(yè)務(wù)或事務(wù)之外重要要明白下列幾點(diǎn):

前臺(tái)文員工作職責(zé)

1.負(fù)責(zé)前臺(tái)服務(wù)熱線的接聽和電話轉(zhuǎn)接，做好來(lái)電咨詢工作，重要事項(xiàng)認(rèn)真統(tǒng)計(jì)并傳達(dá)給有關(guān)人員，不遺漏、延誤；

2.負(fù)責(zé)來(lái)訪客戶的接待、基本咨詢和引見，嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服務(wù)規(guī)范，保持良好的禮節(jié)禮貌；

3.對(duì)客戶的投訴電話，及時(shí)填寫記錄表，并于第一時(shí)間傳達(dá)成客戶服務(wù)團(tuán)體，定時(shí)將客戶投訴統(tǒng)計(jì)匯總給副總經(jīng)理；

4.負(fù)責(zé)公司前臺(tái)或咨詢接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放，并保持整潔干凈；

5.接受行政經(jīng)理工作安排并協(xié)助人事文員作好行政部其它工作；

認(rèn)真執(zhí)行目的卡的管理規(guī)定，完畢本部門分派的工作和任務(wù)。

前臺(tái)文員服務(wù)規(guī)范

拜訪：

客戶或來(lái)訪者進(jìn)門，前臺(tái)立刻起身接待，并致以問(wèn)候或歡迎辭。如站著則先于客人問(wèn)話而致以問(wèn)候或歡迎辭。

單個(gè)人問(wèn)候原則語(yǔ)以下：

“先生，您好！”或“先生，早上好！”

“小姐，您好！”或“小姐，早上好！”

“您好！歡迎來(lái)到XX公司?！?/p>

來(lái)者是二人，原則問(wèn)候語(yǔ)則為：

“二位先生好！”

“二位小姐好”

“先生、小姐，你們好！”

來(lái)者為三人以上，原則問(wèn)候語(yǔ)則為：

“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好”

“大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！”

對(duì)已懂得客戶或來(lái)訪者姓名的，原則問(wèn)候語(yǔ)以下：

“X先生好！”

“X小姐好！”

對(duì)已是第二次或二次以上來(lái)公司的客戶、來(lái)訪者，在沿用“單個(gè)人問(wèn)候原則語(yǔ)”并看到客戶點(diǎn)頭或聽到客戶跟說(shuō)“你好”之后，還可選用以下原則問(wèn)候語(yǔ)：

“先生，我記得您前很快(以前)來(lái)過(guò)我們公司，今天光顧，再次表達(dá)歡迎！”

a)引導(dǎo)客戶或來(lái)訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營(yíng)銷宣傳資料；

b)當(dāng)場(chǎng)解答或電話告知有關(guān)業(yè)務(wù)接待人員出現(xiàn)，介紹時(shí)先介紹主人，后介紹客人；

c)引領(lǐng)客戶或來(lái)訪者接觸有關(guān)人員，行走時(shí)走在客戶或來(lái)訪者側(cè)前位置，并隨時(shí)用手示意。途中與同事相遇，點(diǎn)頭行禮，表達(dá)致意；

d)進(jìn)入房間，要先輕輕敲門，聽到回應(yīng)再進(jìn)。進(jìn)入后，回手關(guān)門；

e)介紹雙方，退出。如有關(guān)人員抽不開身回應(yīng)，則安撫客戶或來(lái)訪者稍等，退出。

當(dāng)值前臺(tái)為女性，著職業(yè)套裝，化淡妝。男性，則著西裝，打領(lǐng)帶。

禁忌：頭發(fā)臟且蓬亂；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪；口腔不衛(wèi)生。

電話：

1．聽到鈴響，最少在第三聲鈴響前拿起話筒；

2．聽話時(shí)先問(wèn)候，并自報(bào)公司、部門。原則語(yǔ)以下：

“您好，XX公司！”或“您好，這里是XX公司！”

對(duì)方講述時(shí)留心聽并記下要點(diǎn)，未聽清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方。隨即根據(jù)對(duì)方的初次問(wèn)話，快速判斷出他有何需求？作出原則回話。

咨詢家裝業(yè)務(wù)：先生(小姐)，有關(guān)這方面狀況(家裝咨詢)，讓我們公司客戶顧問(wèn)X先生為您服務(wù)吧，他能夠全方面、專業(yè)地解釋您所想理解的問(wèn)題，我把電話轉(zhuǎn)過(guò)去，請(qǐng)稍等。

聯(lián)系業(yè)務(wù)：與我司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接有關(guān)部門有關(guān)人員；無(wú)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，則直接回答：先生(小姐)，我們公司現(xiàn)在沒有這方面需要，請(qǐng)您聯(lián)系其它公司吧，謝謝！

找人：先生(小姐)，您找的X先生(小姐)名字叫什么？您跟他(她)預(yù)約了嗎？請(qǐng)您稍等。(然后接通我司X先生的電話，詢問(wèn)轉(zhuǎn)接與否。)

不指明的電話，判斷自己不能解決時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并立刻把電話轉(zhuǎn)給能解決的人，在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)要扼要地告訴接話人；

通話簡(jiǎn)要扼要，不應(yīng)長(zhǎng)時(shí)間占線。

結(jié)束時(shí)應(yīng)說(shuō)“謝謝！”，禮貌道別，待對(duì)方切斷電話，再放下聽筒。

商務(wù)文員工作職責(zé)與流程

文員隨從事務(wù)的類型諸多，諸如隨領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議、談判、商務(wù)出訪（出縣、出省、出國(guó)）。隨從事務(wù)，往往內(nèi)容不同，時(shí)間有短長(zhǎng)，但其工作程序都大致雷同。以隨從領(lǐng)導(dǎo)出訪為例，其工作程序大致可分為三個(gè)階段：

1、準(zhǔn)備階段

當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)擬定出訪后，文員要在出發(fā)前做好充足的準(zhǔn)備工作，涉及思想、組織、物質(zhì)和資料等方面的準(zhǔn)備工作。

（1）思想準(zhǔn)備。文員要理解商務(wù)出訪的意圖、目的；出訪的內(nèi)容和重點(diǎn)；邀請(qǐng)單位和對(duì)象；參加出訪的有關(guān)人員；出訪的大致日程安排；但愿邀請(qǐng)單位做哪些準(zhǔn)備工作等。

（2）組織準(zhǔn)備。文員要做到：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示擬制出訪方案；告知有關(guān)部門擬定參加出訪的隨從人員名單，并進(jìn)行編組和分工；組織全部人員參加預(yù)備會(huì)，聽取領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)預(yù)備工作的批示，學(xué)習(xí)有關(guān)文獻(xiàn)，布置具體任務(wù)；印發(fā)出訪方案和日程安排；與邀請(qǐng)單位聯(lián)系，使其有所準(zhǔn)備。

（3）資料準(zhǔn)備。文員要收集：邀請(qǐng)單位的歷史沿革，領(lǐng)導(dǎo)班子，現(xiàn)在工作發(fā)表及評(píng)價(jià)的資料；同出訪工作有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)批示政策，法規(guī)性文獻(xiàn)；同出訪中心內(nèi)容有關(guān)的理論和典型經(jīng)驗(yàn)方面的資料；出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通狀況以及風(fēng)土人情方面的資料。

（4）物質(zhì)準(zhǔn)備。文員要攜帶：辦公用品、慣用藥品、差旅費(fèi)以及攝影機(jī)、收錄機(jī)等文化用品，崗位職責(zé)《文員崗位職責(zé)》(https://unjs)。

2、出訪階段

（1）做好組織安排。領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)出訪免不了有察看商品生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)，召開座談會(huì)或個(gè)別訪問(wèn)等形式。這就規(guī)定隨從文員為之安排好時(shí)間、地點(diǎn)和有關(guān)人員。無(wú)論哪種活動(dòng)，隨從文員都要做好統(tǒng)計(jì)，方便事后分析、研究。

文員看到、聽到的狀況要及時(shí)、精確地向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。

（2）主動(dòng)提出建議。在出訪階段，隨從文員如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)提出如何解決的建議。

（3）及時(shí)同公司聯(lián)系。在領(lǐng)導(dǎo)出訪期間，文員要同原公司及時(shí)溝通信息。如將外出領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)狀況及時(shí)用通訊工具告知公司，使公司留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外出領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)。同時(shí)也要從公司內(nèi)部獲取信息，使外出領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)理解領(lǐng)導(dǎo)的重要批示，以及原公司的工作動(dòng)向，確保領(lǐng)導(dǎo)信息靈通，以利實(shí)施不間斷的指揮。

（4）解決好日常事務(wù)。隨從文員要主動(dòng)解決日常的事務(wù)工作。在組織安排中碰到人事、時(shí)間、地點(diǎn)等方面的矛盾，要主動(dòng)協(xié)調(diào)，盡量做好事半功倍，提高效率。還要盡量確保首長(zhǎng)的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。

3、結(jié)束階段

隨從文員要做好出訪活動(dòng)的善后工作，這個(gè)階段重要有：

（1）做好返程安排。聯(lián)系安排好返程的交通工具，預(yù)定好車、船、機(jī)票，安排好途中食宿，確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。

（2）整頓調(diào)查資料。回公司后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題整頓歸納成條，提出改善工作、解決問(wèn)題的建議。

（3）抓緊有關(guān)問(wèn)題的貫徹。在出訪時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事，回公司后文員要及時(shí)告知、督促有關(guān)部門抓好貫徹，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。

（4）報(bào)銷差旅費(fèi)。隨從文員要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)算開支、報(bào)銷差旅費(fèi)、償還預(yù)借款。

（5）回想總結(jié)。隨從文員工作要對(duì)自己跟隨領(lǐng)導(dǎo)出訪期間的工作進(jìn)行回想總結(jié)，主動(dòng)征求領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)、協(xié)助，這對(duì)文員本身的提高不失為一種有效的方法。

文員在整個(gè)跟隨領(lǐng)導(dǎo)外出活動(dòng)期間要時(shí)刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，執(zhí)行政策，恪守紀(jì)律，謙虛謹(jǐn)慎，平易近人，為領(lǐng)導(dǎo)、也為文員本身樹立良好的形象。

外貿(mào)跟單員的職責(zé)

跟單員的重要工作是在公司業(yè)務(wù)流程運(yùn)作過(guò)程中，以客戶定單為根據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運(yùn)作流向并督促定單貫徹的專業(yè)人員，是各公司開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報(bào)關(guān)等綜合知識(shí)。

國(guó)際商務(wù)單證員解決的是國(guó)際間的商品買賣過(guò)程中的單證制作、驗(yàn)審等工作（解決單證從無(wú)到有的過(guò)程）。他的工作范疇是涉及收證、審證、制單、審單、交單、歸檔等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)。

外銷員是指在含有進(jìn)出口經(jīng)營(yíng)權(quán)的公司從事進(jìn)出口貿(mào)易工作的專業(yè)人員，重要工作內(nèi)容有從事國(guó)際貿(mào)易交流活動(dòng)、外貿(mào)立項(xiàng)、談判、合同的制作、簽定、執(zhí)行等。

報(bào)關(guān)員的重要工作就是根據(jù)國(guó)家的法律法規(guī)、海關(guān)的辦事程序判斷某些貨品需要何種手續(xù)并準(zhǔn)備有關(guān)文獻(xiàn)，按規(guī)定制作報(bào)關(guān)單等并向海關(guān)申報(bào)，還要配合海關(guān)查驗(yàn)、繳納有關(guān)稅費(fèi)等。他的工作的重要目的是為了能讓貨品順利出口，而單證員的工作則是為了制作符合信用證，合同規(guī)定的單證，實(shí)現(xiàn)順利結(jié)匯、收匯。

生產(chǎn)跟單員職責(zé)

一、首先是從板單跟起

1接到HK客人板單先對(duì)進(jìn)行文字解決，翻譯成中文。

2進(jìn)行逐項(xiàng)檢查板單，看清晰客人規(guī)定：A.首先是主料，如面料的品種、紗支、組織、克重、顏色，搞清晰與否有特別規(guī)定，例如磨毛、絲光，防靜電、防皺等解決；然后注明規(guī)定下單給布廠訂板布（或者提供面料小樣給布廠分析組織成分要對(duì)方報(bào)價(jià)提供板布）B.看需要何種輔料，涉及底面縫紉線、拉鏈（與否特指，如YKK）、紐扣、雞眼、人字帶、花邊、丈巾、羅紋、主標(biāo)、水洗標(biāo)、吊牌、裝飾牌等。整頓清晰查尋本廠與否有倉(cāng)存物料可用，如沒有速下單訂購(gòu)。

3.根據(jù)客戶板單規(guī)定，研究與否有不合理的地方，著重看一下有無(wú)特殊規(guī)定，如有批示不明的地方要及時(shí)和客戶溝通，如客戶無(wú)特別規(guī)定則可按照常規(guī)操作自行設(shè)計(jì)工藝和制作規(guī)定，制訂自己的工藝單。

4.工藝單要注明面輔料規(guī)定，洗水方式，用線規(guī)定，縫制規(guī)定，印、繡花及其它解決，交板日期等，（如果客戶板單中對(duì)印、繡花方面沒有具體的資料和明確批示，僅僅是規(guī)定有繡花或印花，但效果要好，那么跟單員就要揣測(cè)客戶的心態(tài)，自己主動(dòng)去創(chuàng)新設(shè)計(jì)某些東西，聯(lián)系印花和繡花廠盡快出樣供客戶選擇批核）。

5.完整的樣板工藝生產(chǎn)告知單+齊全的面輔料交給樣板房起頭板

6.板房做好樣衣后交給跟單員安排洗水，跟單員查看樣衣符合各項(xiàng)規(guī)定后交給聯(lián)系好的洗水廠并交代清晰洗水規(guī)定。如果有特別規(guī)定的要事先車好褲筒確認(rèn)洗水OK后才能夠洗樣衣。洗水回來(lái)由跟單員檢查核對(duì)符合規(guī)定后交給板房做后整，（如不合規(guī)定需要再返洗或重新做板）。

7.板房整頓好樣衣檢查輔料齊全，尺寸無(wú)誤后交給跟單員。跟單員要自己在檢查核對(duì)（并做好度尺統(tǒng)計(jì)）無(wú)誤寄給客人。

二、送樣跟進(jìn)核價(jià)

1.跟單員寄出樣板同時(shí)要安排進(jìn)行核價(jià)，并填寫核價(jià)單，在填寫核價(jià)單時(shí)一定要認(rèn)真，清晰、力求精確（核價(jià)單資料后附）涉及面料、紗支、克重、幅寬，用量，單價(jià)，印、繡花價(jià)格和多個(gè)物料價(jià)格和用量；加工費(fèi)，洗水費(fèi)，出貨運(yùn)輸文獻(xiàn)費(fèi)，以及利潤(rùn)等一覽表。

2.核算板單上客戶規(guī)定的紗支、克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的

產(chǎn)難易度，重要是與布廠同事溝通，貫徹?cái)M定后明確面料價(jià)格資料，方便用料的價(jià)格核算。由裁床核算樣板用量或者跟單員自己核算。

3跟單員要對(duì)輔料狀況（特別是有些客戶對(duì)輔料指定供應(yīng)廠家的，要對(duì)輔料的價(jià)格進(jìn)一步貫徹好，以免后來(lái)大貨投產(chǎn)后出現(xiàn)價(jià)格上的差別）進(jìn)行具體理解，要廣泛謀求輔料供應(yīng)商進(jìn)行尋價(jià)，避免報(bào)價(jià)失誤，造成不必要的損失。

4跟單員提供板單及樣衣給生產(chǎn)部對(duì)照，進(jìn)行生產(chǎn)量及加工費(fèi)的計(jì)算和報(bào)價(jià)。

5.有關(guān)洗水印花（繡花）問(wèn)題的價(jià)格問(wèn)題一定要在做板時(shí)就和各加工廠確認(rèn)談好價(jià)格，避免落單后做貨價(jià)格有出入。

6.匯總資料，核算價(jià)格。如果客戶有特殊規(guī)定的時(shí)候，一定要有明確批示，如面料有特殊規(guī)定或牽扯到面料檢測(cè)及成衣檢測(cè)、跟單員一定要特別注意，尚有輔料比較奇特的（例如需要起模的），印、繡花，洗水價(jià)格等。全部這一切,都必須具體精確的寫到核價(jià)資料里,以備后查.

跟單員的職責(zé)

跟單員的職責(zé)1:跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動(dòng)的接受訂單，而是要主動(dòng)的進(jìn)行業(yè)務(wù)開拓，對(duì)準(zhǔn)客戶實(shí)施推銷跟進(jìn)，以達(dá)成訂單為目的，既進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。因此，跟單員要：

（1）尋找客戶：通過(guò)多個(gè)途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。

（2）設(shè)定目的：重要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點(diǎn)及分派的工作時(shí)間。

（3）傳輸信息：將公司產(chǎn)品的信息傳輸出去.fromtop-sales

（4）推銷產(chǎn)品：主動(dòng)與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。

（5）提供服務(wù)：產(chǎn)品的售后服務(wù)，及對(duì)客戶的服務(wù)。

（6）收集信息：收集市場(chǎng)信息，進(jìn)行市場(chǎng)考察。

（7）分派產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時(shí)先分派給重要客戶。

跟單員的職責(zé)2:跟單員是業(yè)務(wù)助理；跟單員在許多時(shí)候扮演業(yè)務(wù)經(jīng)理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待，管理，跟進(jìn)客戶，因此跟單員要：

（1）函電的回復(fù)：

（2）計(jì)算報(bào)價(jià)單

（3）驗(yàn)訂立單

（4）填對(duì)帳表

（5）目錄，樣品的寄送與登記

（6）客戶檔案的管理

（7）客戶來(lái)訪接待

（8）主管交辦事項(xiàng)的解決

（9）與有關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系

跟單員的職責(zé)3:跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對(duì)客戶所訂產(chǎn)品的交貨進(jìn)行跟蹤，即進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點(diǎn)是生產(chǎn)進(jìn)度，貨品報(bào)關(guān)，裝運(yùn)等。因此，在小公司中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生產(chǎn)計(jì)劃員，物控員，還可能是采購(gòu)員。在大公司，則代表公司的業(yè)務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤出貨。

跟內(nèi)單的流程

跟單除了專業(yè)技術(shù)之外，尚有的就是要注意和工廠的關(guān)系解決，這是一種很重要的核心。

跟單的環(huán)節(jié)涉及：產(chǎn)前樣確實(shí)認(rèn)，船樣確實(shí)認(rèn)，生產(chǎn)中工廠和公司之間的銜接溝通，原料的質(zhì)量鑒定，生產(chǎn)技術(shù)，產(chǎn)品包裝方式，交期的跟催和跟進(jìn)，等等，總之涉及生產(chǎn)的全過(guò)程。

尚有的一種跟單是業(yè)務(wù)跟單，多為外貿(mào)公司，對(duì)技術(shù)的知識(shí)規(guī)定不是太高，重要是負(fù)責(zé)生產(chǎn)工廠和客人的聯(lián)系，并安排出貨方式和船期，付款等。固然對(duì)于面料（服裝）的質(zhì)量也相稱重要。

跟內(nèi)單的大致流程以下：從客戶下單到簽定完合同，根據(jù)排料室提供的排幅員進(jìn)行前期的面料準(zhǔn)備工作，同時(shí)可著手下投產(chǎn)資料單給各個(gè)部門（涉及計(jì)劃辦、品質(zhì)部、技術(shù)部、采購(gòu)部）。面料到廠后可根據(jù)工廠的實(shí)際狀況到車間跟蹤一下生產(chǎn)進(jìn)度，方便更加好的與客人溝通，并及時(shí)讓客人理解工廠的大貨操作狀況，以備在出現(xiàn)特殊狀況下（如交期不及時(shí)、不能準(zhǔn)時(shí)交貨等）讓客人在第一時(shí)間得到消息，避免出現(xiàn)客人提前訂好船期或空運(yùn)，因退倉(cāng)不及時(shí)而給工廠造成不必要的損失。

外貿(mào)跟單文員具體工作職責(zé)與流程

外貿(mào)跟單員事實(shí)上已經(jīng)能夠稱為"高級(jí)文員了"相對(duì)薪資比較豐厚,但是規(guī)定也相稱高,但愿大家能不停充實(shí)自己!挑戰(zhàn)自己!

1、“要做老板，先做業(yè)務(wù)員；要做總經(jīng)理，先做跟單員?！比绻阆雽W(xué)管理，最佳的就是從跟單員開始。毫不夸張的講：“在一種工廠里，相對(duì)而言，除跟單員外，幾乎全部的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的，唯跟單員工作是計(jì)劃性、管理性的。-------奇怪嗎？不奇怪。一種工廠全部的工作都是以客戶和訂單為中心去展開，作為站在‘訂單的高度上’去工作的跟單員，固然就沒有誰(shuí)比他更抽象、更有管理性了！！”

2、跟單員的工作其實(shí)真的很重要：

A．面對(duì)客戶、面對(duì)訂單開展工作的跟單員，在當(dāng)今社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，重要性不停突顯出來(lái)，在諸多公司，跟單員成了老板們的“特別助理”

B．跟單員是公司與市場(chǎng)、業(yè)務(wù)員與客戶之間聯(lián)系的紐帶

C．隨著商品市場(chǎng)的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加緊，跟單員工作質(zhì)量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和公司形象

D．跟單員工作是一項(xiàng)非常“綜合性”和“邊沿性”的“學(xué)科”：對(duì)外要有業(yè)務(wù)員的素質(zhì)，對(duì)內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。

E．作為一種公司的接單、跟單、出貨的窗口，跟單員不理解工廠生產(chǎn)環(huán)節(jié)的運(yùn)作狀況，那是難以想象的

F．在訂單的生產(chǎn)來(lái)說(shuō)，執(zhí)行者是生產(chǎn)部門，跟單員對(duì)客戶負(fù)責(zé)而追求的交期達(dá)成率就幾乎“掌握在”生產(chǎn)部門的手里了。于是，溝通、跟催等能力就特別致命。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。

G．有些時(shí)候，跟單員是業(yè)務(wù)經(jīng)理的助理；有些時(shí)候，跟單員是業(yè)務(wù)部門全部業(yè)務(wù)人員的助理；有些時(shí)候，跟單員是老板的助理；更多的時(shí)候，跟單員是客戶的助理。

3、跟單員這個(gè)崗位是對(duì)傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越：它可能掛在業(yè)務(wù)部，也可能掛在總經(jīng)理室或廠長(zhǎng)室，但它的工作卻是跨部門的，它似乎要去“指揮”諸多部門。------于是它不只是對(duì)傳統(tǒng)組織形式的一種超越，同時(shí)更是對(duì)傳統(tǒng)“官本位”組織作風(fēng)的一種超越。是的，能夠不必夸張的說(shuō)：自從有了跟單員這個(gè)崗位，中國(guó)公司的管理似乎也上了一種新的臺(tái)階。

（1）一種公司之存在，一種公司之生存與發(fā)展，都是以訂單為根本條的，作為訂單的跟進(jìn)者，跟單員的工作跨越了一種公司運(yùn)作體系的每一種環(huán)節(jié)！中國(guó)文員

（2）站在訂單和客戶規(guī)定的角度，跟單員的“官”即使小，但是，“權(quán)力”卻大著呢！----問(wèn)題的核心只在于，你與否能把它用好。

（3）跟單員的“權(quán)力”是做事做出來(lái)的：事是別人在做，而你又不是別人的頂頭上司，于是，你的溝通技巧、借力使力、四兩搏千斤的能力和手法就特別重要！

（4）一種公司的客戶資料，對(duì)公司里的諸多人都會(huì)保密，但是不可能對(duì)跟單員保密---事實(shí)上，跟單員每日都在經(jīng)手著公司的客戶資料。于是：首先規(guī)定跟單員對(duì)公司忠誠(chéng)，另首先，老板、總經(jīng)理們對(duì)跟單員自然會(huì)“疼愛有加”！

（5）在公司