合同管理制度標(biāo)準(zhǔn)版

廣州市展航物流有限公司合同管理規(guī)范化制度第一章

總

則第一條

為依法經(jīng)營管理，規(guī)范市場競爭行為，樹立依法為本，維護(hù)當(dāng)事人正當(dāng)權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》、《廣東省合同監(jiān)督條例》、《廣州市展航物流有限公司章程》及有關(guān)法律、行政法規(guī)及規(guī)章規(guī)定，特制訂《廣州市展航物流有限公司合同管理規(guī)范化制度》。公司對外訂立的各類合同一律合用本制度。第二條

合同管理的總目的：機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化，制度系列化，行為規(guī)范化、經(jīng)營管理和合同管理一體化。第三條

合同管理是公司管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，搞好合同管理，對于公司經(jīng)濟(jì)活動的開展和經(jīng)濟(jì)利益的維護(hù)，都有主動的作用。各級部門經(jīng)理、法人委托人以及其它有關(guān)人員，都必須嚴(yán)格恪守，切實(shí)執(zhí)行本制度。各有關(guān)部門必須互相配合，共同努力，做好以“守合同重信用”為核心的合同管理工作。第二章

合同的訂立制度第四條

訂立合同，必須恪守國家法律、法規(guī)及公司有關(guān)規(guī)定。第五條

對外訂立合同，除法定代表人外，必須是持有法人委托書的法人委托人。法人委托人必須對本公司負(fù)責(zé)，對本職工作負(fù)責(zé)，在授權(quán)范疇內(nèi)行使簽約權(quán)。超越代理權(quán)限和非法委托人均無對外簽約權(quán)。第六條

建立合同信用評價體系，簽約人在訂立合同之前，必須認(rèn)真理解對方當(dāng)事人的資信狀況。涉及：簽約方與否含有法人資格、有無經(jīng)營權(quán)、有無履約能力及其信用狀況；堅(jiān)持對合作伙伴資信調(diào)查制度，著重理解對方公司（單位）年檢等級，守重等級，合同信用、稅務(wù)信用、質(zhì)量信用狀況，進(jìn)行公司信用綜合評定，減少交易風(fēng)險，避免上當(dāng)被騙，避免訂立無效合同，確保所簽合同有效、有利。第七條

訂立合同，必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則和效益原則。第八條

訂立合同，如涉及公司內(nèi)部其它單位的，應(yīng)事先在內(nèi)部進(jìn)行協(xié)商，互相協(xié)調(diào)，然后簽約。第九條

合同除即時清結(jié)者，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。應(yīng)當(dāng)采用國家和省制訂的示范文本，公司確實(shí)需要能夠參考示范文本制訂合同文本，但不得含有損害當(dāng)事人利益的格式條款，對公司單位自制的合同文本必須認(rèn)真審查，避免“霸王條款”以及“合同陷阱”。盡量避免使用對方公司單位自制的合同文本。第十條

合同對方當(dāng)事人權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定必須明確、具體，文字體現(xiàn)要清晰、精確。對方在合同中每一項(xiàng)應(yīng)負(fù)擔(dān)的義務(wù)均應(yīng)與違約責(zé)任相對應(yīng)。合同內(nèi)容應(yīng)審查的重要問題是：1、部首部分，注意寫明雙方的全稱、簽約時間和簽約地點(diǎn)。2、正文部分，注意：價金必須執(zhí)行現(xiàn)行的國家定價或國家指導(dǎo)價、市場調(diào)節(jié)價；違約責(zé)任有法定違約金的按規(guī)定寫明，法律沒規(guī)定或規(guī)定不具體的，應(yīng)具體寫明商定的違約金數(shù)額、比例及計(jì)算辦法。3、結(jié)尾部分雙方都必須使用合格的印章——公章或合同專用章，不得使用財(cái)務(wù)章、部門章或業(yè)務(wù)章等不合格印章，注明合同使用期限。第十一條

訂立合同，除合同推行地在我方住所所在地外，簽約時應(yīng)力求合同合同由我方所在人民法院管轄或選擇仲裁機(jī)構(gòu)仲裁。第十二條

訂立合同付款盡量采用托收承付，訂立合同應(yīng)以現(xiàn)款為主，不準(zhǔn)賒銷；確需賒銷或代銷的，由公司法定代表人審批。第十三條

任何人對外訂立合同，都必須以維護(hù)我司正當(dāng)權(quán)益和提高經(jīng)濟(jì)效益為宗旨，決不允許在訂立合同時假公濟(jì)私、損公肥私、謀取私利，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失，依法追究刑事責(zé)任。第三章

合同的評審與同意制度第十四條

合同正式訂立前，必須按規(guī)定上報領(lǐng)導(dǎo)審查同意后，方能正式訂立。第十五條

合同審批權(quán)限以下：1、下屬公司、公司對外訂立的合同，除按規(guī)定須上報公司審查同意者外，由公司、公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2、下列合同由總經(jīng)理或其授權(quán)人審批：預(yù)付定金或預(yù)付款超出總金額的30%；聯(lián)營、合資、合作合同；重大涉外合同。3、法務(wù)部負(fù)責(zé)對下列合同進(jìn)行審查：總經(jīng)理委托審查的合同；內(nèi)容復(fù)雜、較難掌握，由外聘律師審查。法律部重要負(fù)責(zé)審查合同條款、內(nèi)容的正當(dāng)性、嚴(yán)密性、可行性，提出意見供決策部門參考。第十六條

合同評審的要點(diǎn)是：1、合同的正當(dāng)性。涉及：當(dāng)事人有無訂立、推行該合同的權(quán)利能力和行為能力；合同內(nèi)容與否符合國家法律、政策和本《制度》規(guī)定；權(quán)利、義務(wù)與否平等；訂約程序與否符正當(dāng)律規(guī)定。2、合同的嚴(yán)密性。涉及：合同應(yīng)含有的條款與否齊全；當(dāng)事人雙方的權(quán)利、義務(wù)與否具體、明確；文字表述與否確切無誤。3、合同的真實(shí)性。涉及對方推行合同的意愿與否誠懇，意思表達(dá)與否真實(shí)、一致。4、合同的可行性。涉及：當(dāng)事人雙方特別是對方與否含有推行合同的能力、條件；預(yù)計(jì)獲得的經(jīng)濟(jì)效益和可能承當(dāng)?shù)娘L(fēng)險；合同非正常推行時可能受到的經(jīng)濟(jì)損失。第十七條

根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同還應(yīng)當(dāng)或能夠呈報上級主管機(jī)關(guān)同意、備案。第十八條

合同的審批程序以下：1、申報。各公司的法人委托人在授權(quán)范疇內(nèi)對外訂立合同，應(yīng)事先填寫“合同訂立申報表”（一式二份），報我司的領(lǐng)導(dǎo)審查同意。（凡先經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)口頭同意簽約的，簽約后需補(bǔ)辦手續(xù)）。需報總經(jīng)理審批的，應(yīng)由該公司領(lǐng)導(dǎo)訂立意見，隨合同初稿及有關(guān)資料、附件等，一并上報。2、審核。對送審的合同，應(yīng)按本《制度》規(guī)定的審批權(quán)限，由主管人員或有關(guān)人員認(rèn)真審視，必要時可進(jìn)行調(diào)查研究，最后作出：同意、不同意；告知申報單位補(bǔ)報材料或進(jìn)一步談判（應(yīng)提出談判的具體規(guī)定和注意事項(xiàng)）。主管人員在“申報表”上批寫意見后，“申報表”一份及合同初稿留底，另一份“申報表”連同其它材料發(fā)還申報單位，由承接人按同意的意見辦理。上述審批程序普通為1至2天，特殊狀況，經(jīng)同意或授權(quán)的可不受審批程序的約束。第四章

合同的推行制度第十九條合同依法成立，即含有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“守合同、重信用”的原則，嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實(shí)際推行和全方面推行。第二十條

合同推行完畢的原則，應(yīng)以合同條款或法律規(guī)定為準(zhǔn)。沒有合同條款或法律規(guī)定的，普通應(yīng)以物資交清。第二十一條

各部門領(lǐng)導(dǎo)及簽約人應(yīng)隨時理解、掌握合同的推行狀況，發(fā)現(xiàn)對方無法推行合同義務(wù)時應(yīng)當(dāng)及時提出先推行，同時推行和不安抗辯權(quán)以及保全方法。第五章

合同的變更、解除制度第二十二條

在合同推行過程中碰到困難，各部門首先應(yīng)盡一切努力克服困難，極力保障合同的推行。如實(shí)際推行或適宜推行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商。第二十三條

對方當(dāng)事人提出變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)本公司正當(dāng)權(quán)益出發(fā)，從嚴(yán)控制。第二十四條

變更、解除合同，必須符合《合同法》的規(guī)定，并應(yīng)在公司內(nèi)辦理有關(guān)手續(xù)。第二十五條

變更、解除合同的手續(xù)，應(yīng)按審批權(quán)限和程序執(zhí)行。經(jīng)上報主管機(jī)關(guān)同意備案的合同，在達(dá)成變更、解除合同前，應(yīng)報原機(jī)關(guān)同意。經(jīng)公證機(jī)關(guān)公證的合同，在達(dá)成變更、解除合同后，必須報公證機(jī)關(guān)重新公證，才含有法律效力。第二十六條

變更、解除合同，必須采用書面形式（涉及當(dāng)事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。第二十七條

變更、解除合同的合同在未達(dá)成或未同意之前，原合同仍有效，仍應(yīng)推行。但特殊狀況經(jīng)雙方一致同意的例外。第二十八條

因變更、解除合同而使當(dāng)事人的利益遭受損失的，除法律允許免責(zé)的以外，均應(yīng)承當(dāng)對應(yīng)的責(zé)任，并在變更、解除合同的合同書中明確規(guī)定。第二十九條

以變更、解除合同為名，行以權(quán)謀私、假公濟(jì)私之實(shí)，損公肥私的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司追究其經(jīng)濟(jì)責(zé)任。第六章

合同糾紛的解決制度第三十條

合同在推行過程中如與對方當(dāng)事人發(fā)生糾紛的，應(yīng)按《合同法》等有關(guān)法規(guī)和本《制度》規(guī)定妥善解決。第三十一條

合同糾紛由簽約公司負(fù)責(zé)解決。涉及內(nèi)部幾個公司或幾個部門的，能夠協(xié)商或由公司擬定一種公司為主負(fù)責(zé)解決。簽約人對糾紛的解決必須具體負(fù)責(zé)終究。第三十二條

解決合同糾紛的原則是：1、堅(jiān)持以事實(shí)為根據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩，法律未規(guī)定的，以國家政策或合同條款為準(zhǔn)。2、首先以雙方協(xié)商解決為基本方法。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時與對方當(dāng)事人和諧協(xié)商，在既維護(hù)本公司正當(dāng)權(quán)益，又不侵犯對方正當(dāng)權(quán)益的基礎(chǔ)上，互諒互讓，達(dá)成合同，解決糾紛。3、因?qū)Ψ截?zé)任引發(fā)的糾紛，應(yīng)堅(jiān)持原則，保障我方正當(dāng)權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引發(fā)的糾紛，應(yīng)尊重對方的正當(dāng)權(quán)益，主動承當(dāng)責(zé)任，并盡量采用補(bǔ)救方法，減少我方損失；因雙方責(zé)任引發(fā)的糾紛，應(yīng)實(shí)事求是，分清主次，合情合理解決。第三十三條

各部門在解決糾紛時，應(yīng)加強(qiáng)聯(lián)系，及時通氣，主動主動地做好應(yīng)做的工作，不互相推委、指責(zé)、埋怨、統(tǒng)一意見，統(tǒng)一行動，一致對外。第三十四條

法務(wù)部解決合同糾紛的范疇是：1、總經(jīng)理交辦的；2、經(jīng)各有公司解決解決不了的；3、其它應(yīng)由法律部解決的。第三十五條

提請解決合同糾紛的程序是：1、承接人填寫“對外合同糾紛申報表”，按本《制度》的規(guī)定報批。2、審批單位可根據(jù)狀況，在1天內(nèi)作出由上報單位負(fù)責(zé)解決；由法務(wù)部負(fù)責(zé)解決。3、法務(wù)部對經(jīng)協(xié)商仍無法解決或認(rèn)為有必要的合同糾紛，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，可提交上級主管機(jī)關(guān)、仲裁部門或人民法院依法解決。第三十六條

合同糾紛的提出，加上由我方與對方當(dāng)事人協(xié)商解決糾紛的時間，應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進(jìn)行，并必須考慮有申請仲裁或訴訟的足夠時間。第三十七條

凡由法務(wù)部解決的合同糾紛，有關(guān)公司必須主動提供下列證據(jù)材料（原件或影印件）：1、合同的文本（涉及變更、解除合同的合同）以及與合同有關(guān)的附件、文書、電報、圖表郵件、傳真等；2、發(fā)票等有關(guān)憑證；3、有關(guān)財(cái)務(wù)帳目；4、有關(guān)違約的證據(jù)材料；5、其它與解決糾紛有關(guān)的材料。第三十八條

對于合同糾紛經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致意見的，應(yīng)訂立書面合同，由雙方代表簽字并加蓋雙辦法人公章或合同專用章。第三十九條各部門對雙方已經(jīng)訂立的解決合同糾紛的合同書，上級主管機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，應(yīng)復(fù)印若干份，分別送與該糾紛解決及推行有關(guān)的部門收執(zhí)，各部門應(yīng)由專人負(fù)責(zé)該文書的推行。對于對方當(dāng)事人在規(guī)定時限屆滿時沒有執(zhí)行上述文書中有關(guān)規(guī)定的，承接人應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)和法務(wù)部報告。第四十條

對當(dāng)事人逾期不推行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，由法務(wù)部配合各單位向人民法院申請執(zhí)行。第四十一條

在向人民法院提交申請執(zhí)行書之前，有關(guān)單位應(yīng)認(rèn)真檢核對方的執(zhí)行狀況，避免差錯。執(zhí)行中若達(dá)成和解合同的，應(yīng)制作合同書并按合同書規(guī)定辦理。第四十二條

合同糾紛解決或執(zhí)行完畢的，應(yīng)及時告知有關(guān)單位，并將有關(guān)資料匯總、歸檔，以備查考。第七章

合同的管理制度第四十三條

設(shè)立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組（委員會）重要職責(zé)是：一、貫徹執(zhí)行《合同法》及有關(guān)法律法規(guī)，組織有關(guān)人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。二、制訂合同管理章程、制度。并貫徹實(shí)施。三、負(fù)責(zé)各類合同的訂立、推行、變更、轉(zhuǎn)讓和終止，并審核公司對外訂立的重大合同。四、審查合同，建立合同臺帳和檔案，管理合同文本、合同專用章、《授權(quán)委托書》，進(jìn)行合同統(tǒng)計(jì)，做出統(tǒng)計(jì)分析。五、決定合同評定、評審、審批、登記、備案、咨詢事宜；決定格式合同制作、合同鑒證、合同催告、合同撤銷事宜；決定合同擔(dān)保及抵押等事宜。六、協(xié)調(diào)單位內(nèi)部和外部合同關(guān)系，解決合同問題和解決合同糾紛。七、領(lǐng)導(dǎo)開展“守合同重信用”活動。八、開展合同調(diào)研活動。第四十四條

合同管理員及其職責(zé)一、合同管理員應(yīng)含有一定的文化水平和語言文字能力，含有對應(yīng)的合同法律、法規(guī)知識，懂業(yè)務(wù)，懂管理，工作認(rèn)真細(xì)致。二、合同管理員除搞好本身的學(xué)習(xí)外，應(yīng)對有關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行合同知識培訓(xùn)，實(shí)施持證上崗制度。三、參加合同的會商、評審。根據(jù)委托訂立合同，進(jìn)行變更和解除。四、檢查合同的訂立與推行，辦理合同公證，辦理抵押物登記等。五、管理合同文本、合同專用章和法人授權(quán)委托書并按規(guī)定使用。登記臺帳，填報統(tǒng)計(jì)報表，建立合同檔案。登記、保管與合同有關(guān)的文字、單證材料。六、清理債務(wù)，追討欠款，參加仲裁、訴訟活動。七、合同管理員調(diào)崗，應(yīng)認(rèn)真辦理檔案、資料移交等手續(xù)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后離任。第四十五條

我司對合同實(shí)施分級管理、專業(yè)歸口制度，法人委托書制度，合同專用章制度及基礎(chǔ)管理制度。第四十六條

法人委托制度。法人委托人的重要職責(zé)是：1、在授權(quán)范疇內(nèi)負(fù)責(zé)談判、訂立合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；2、對所訂立合同的正當(dāng)性、完整性和可行性負(fù)責(zé)；3、對須報請上級領(lǐng)導(dǎo)審批的合同，辦理申報手續(xù)，提出本人意見并對本人意見負(fù)責(zé)；4、對所簽合同的全方面推行具體負(fù)責(zé)，推行中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立刻上報、并主動想方法解決，對發(fā)生的合同糾紛負(fù)責(zé)解決好或協(xié)助有關(guān)部門解決好；5、負(fù)責(zé)保管好本人所簽合同的一切資料；合同推行完畢后應(yīng)立刻將資料上交歸檔。第四十七條

凡含有下列條件的，能夠發(fā)給法人委托證書：1、品格思想好。能自覺恪守國家的法律政策，恪守公司各項(xiàng)規(guī)章制度；能拒腐蝕，不貪污受賄，不假公濟(jì)私、損公肥私。2、業(yè)務(wù)工作好。熟悉本職工作，能夠良好地完畢本人業(yè)務(wù)工作，并以公司利益為重，擇優(yōu)簽約，嚴(yán)格履約，節(jié)省資金，增加收益，獲得一定成績，無遺留問題。3、法律意識強(qiáng)。對《合同法》等經(jīng)濟(jì)法規(guī)認(rèn)真學(xué)習(xí)，初步掌握并能運(yùn)用有關(guān)法規(guī)。第四十八條

公司根據(jù)各部門和下屬公司、公司的實(shí)際狀況，決定法人委托人的設(shè)立及數(shù)額，具體人選由各單位擬定，經(jīng)培訓(xùn)考核合格后，才干獲得法人委托書，委托人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范疇內(nèi)進(jìn)行有效代理。第四十九條

法人委托證書應(yīng)妥善保管，避免遺失。普通實(shí)施一事一委托，不準(zhǔn)將法人委托證書轉(zhuǎn)借別人或用作其它證明，否則，要追究對應(yīng)的責(zé)任。第五十條

合同專用章制度。公司及下屬公司對外訂立合同所加蓋的印章，除各公司的公章外，一律使用公司統(tǒng)一編號的合同專用章，其它印章一律不準(zhǔn)替代使用。否則，財(cái)務(wù)部門有權(quán)回絕辦理結(jié)算手續(xù)，由此所引發(fā)的責(zé)任由有關(guān)人員承當(dāng)，還能夠予以處分。第五十一條合同專用章由有關(guān)公司統(tǒng)一刻制、編號和頒發(fā)；嚴(yán)禁任何人私自刻制、使用。第五十二條合同專用章應(yīng)嚴(yán)格按照授權(quán)的范疇使用，不準(zhǔn)混用、代用或借用。第五十三條合同專用章應(yīng)妥善保管，若有遺失，除立刻登報聲明作廢外，還要追究有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任和行政責(zé)任。第五十四條

合同檔案管理制度1、合同檔案的管理，應(yīng)做到規(guī)范化、科學(xué)化、統(tǒng)一化。2、建立合同檔案。每一份合同都必須有一種編號，不得重復(fù)或遺漏。每一份合同涉及合同正本、副本及附件，合同文本的簽收統(tǒng)計(jì)，合同分批推行的狀況統(tǒng)計(jì)，變更、解除合同的合同（涉及文書、電傳等），均應(yīng)妥善保管。3、合同檔案還應(yīng)當(dāng)涉及：合同臺帳；合同文本；合同專用章使用登記；授權(quán)委托登記；合同窗習(xí)、培訓(xùn)狀況；幫扶狀況統(tǒng)計(jì)；重疊同守信用狀況統(tǒng)計(jì)；合同糾紛卷宗材料等。4、合同檔案可實(shí)施微機(jī)管理，但必須含有機(jī)讀和文字記載相結(jié)合。5、合同檔案應(yīng)裝訂成冊，實(shí)施一份一檔，由專人管理備查。6、查閱合同檔案需通過同意并進(jìn)行登記。第五十五條

合同臺帳制度1、合同臺帳涉及合同登記臺帳、合同檢查臺帳、合同統(tǒng)計(jì)臺帳、合同法律法規(guī)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)臺帳、合同專用章使用登記臺帳、合同文本領(lǐng)用登記臺帳、《授權(quán)委托書》使用登記臺帳。2、建立合同臺帳，旨在通過合同管理，管理本單位的生產(chǎn)經(jīng)營行為，使決策者理解本公司的生產(chǎn)、銷售狀況。3、合同綜合管理部門按合同類別建立健全合同匯總臺帳，分管單位（部門）應(yīng)建立健全分類臺帳。4、建立合同管理臺帳。各