電子文件歸檔工作管理優(yōu)化

電子文件歸檔工作管理優(yōu)化推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的實際出發(fā)，順應其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序中，并建立良好的歸檔制度。一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量。簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡移交歸檔，并利用光盤存貯，網(wǎng)絡移交的途徑有兩條：1、借助計算機信息管理網(wǎng)開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件反映了各業(yè)務管理部門職能活動的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉換，在一定的程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對一些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，應該編目整理，也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但格式不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件格式。2、選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標準化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負責規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件，負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，是最佳途徑之一。計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求進行鑒定、編目整理。通過網(wǎng)絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。無論采取何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自選從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收電子文件一律應存入光盤，最好不用磁盤存貯。二、建立、健全電子文件歸檔制度辦公自動化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運作過程在計算機和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須以機讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。這些信息的內(nèi)容可能來自不同的機讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。提供有價值的檔案信息，必須有一個“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實性、有價值性。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢。電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入相關管理崗位的工作程序中。與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，要發(fā)揮把關和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中具有舉足輕重的地位。三個部門的職能應相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。三、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在的技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁性、光性介質(zhì)兩種形式的文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄的“備注”欄中注明相應的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄的“備注”欄中注明相應的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。在磁性和光性介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間，但從長遠看，在電子檔案存儲介質(zhì)的技術條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大，價值高的檔案，采取以磁性、光性介質(zhì)歸檔為主