2022年單證員考試輔導(dǎo)：?jiǎn)巫C機(jī)構(gòu)設(shè)置與單證管理

2022年單證員考試輔導(dǎo)：?jiǎn)巫C機(jī)構(gòu)設(shè)置與單證管理單證工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置，各地外貿(mào)企業(yè)不盡全都。有的單證工作歸屬業(yè)務(wù)部，有的在儲(chǔ)運(yùn)部，有的儲(chǔ)運(yùn)、業(yè)務(wù)部門各有分工，有的還專設(shè)單證部。盡管分工所轄不盡一樣，但單證工作的要求、內(nèi)容和根本原則是一樣的。

從外貿(mào)系統(tǒng)內(nèi)各個(gè)專業(yè)公司的單證制作程序來(lái)看，大致有以下3種形式：

1.分段法業(yè)務(wù)部門繕制分析單，由單證部門負(fù)責(zé)繕制各種結(jié)匯單證及送銀行結(jié)匯。

2.流水法繕制分析單→繕制各種結(jié)匯單證→交單結(jié)匯。由各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)分別負(fù)責(zé)，流水操作。

3.一條龍法即從繕制分析單→繕制各種托運(yùn)單證、結(jié)匯單證→送銀行議付，均由同一單證員操作完成。

從上述3種形式來(lái)看各有利弊，但從提高工作效率動(dòng)身還是第三種比擬抱負(fù)。

由于前面兩種形式，一份單證要流轉(zhuǎn)多人之手就不易查找，而且單證員學(xué)問面相對(duì)狹窄，遇有問題，往往聯(lián)系隔膜，不利于了解和把握單證全面的業(yè)務(wù)學(xué)問。

而第三種形式，一竿子究竟，除了能培育成多功能型的單證員外，還可以兼顧到經(jīng)辦單證的輕、重、緩、急。單證員經(jīng)過長(zhǎng)期業(yè)務(wù)活動(dòng)，能摸索出自己負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的規(guī)律，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，從而能建立起一套科學(xué)化的工作秩序。

二、單證治理的意義

對(duì)外貿(mào)易單證是對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)活動(dòng)的資料，是商品流通的原始憑證。它反映了整個(gè)商品流轉(zhuǎn)過程，在肯定的時(shí)間內(nèi)是一套重要的業(yè)務(wù)檔案資料，具有重要的查考價(jià)值。因此，交單以后各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)單證的檔案治理。

1.為統(tǒng)計(jì)供應(yīng)原始資料

在對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)活動(dòng)中，通過對(duì)單證的整理分類，登記統(tǒng)計(jì)，做到心中有數(shù)，對(duì)把握貨源、組織貨源，連接打算進(jìn)貨、摸清外銷進(jìn)程、促進(jìn)貿(mào)易任務(wù)的完成有著親密的關(guān)系。特殊是對(duì)外貿(mào)企業(yè)打算的編制、檢查打算完成進(jìn)度、為實(shí)現(xiàn)打算精確性有重要的意義。

2.為分析外貿(mào)工作質(zhì)量供應(yīng)資料

檢查外貿(mào)企業(yè)各項(xiàng)工作指標(biāo)完成進(jìn)度，均需要資料，如對(duì)外貿(mào)打算精確性、履約率、資金周轉(zhuǎn)率、費(fèi)用指標(biāo)以及流通費(fèi)用等各項(xiàng)指標(biāo)的資料積存等。由此可見，外貿(mào)單證是供應(yīng)這些數(shù)據(jù)的牢靠依據(jù)，從而促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)治理的改善。

3.為查詢和處理業(yè)務(wù)過失事故供應(yīng)資料

在外貿(mào)業(yè)務(wù)活動(dòng)中，過失事故時(shí)有發(fā)生。特殊對(duì)商品數(shù)量溢缺，品名規(guī)格(等級(jí))不符，國(guó)別(地區(qū))互串等錯(cuò)收、錯(cuò)運(yùn)、多裝、少裝等過失事故的發(fā)生，必需查明緣由，分清責(zé)任，吸取教訓(xùn)，加強(qiáng)訓(xùn)練，實(shí)行措施，防范今后，以到達(dá)安全優(yōu)質(zhì)，不斷提高外貿(mào)工作質(zhì)量。這些均要求外貿(mào)單證供應(yīng)必要的資料。

三、單證的治理方法

外貿(mào)業(yè)務(wù)中各項(xiàng)單證經(jīng)過多環(huán)節(jié)的操作流轉(zhuǎn)，反映了商品流轉(zhuǎn)的全過程，為業(yè)務(wù)上的測(cè)算和考核供應(yīng)了依據(jù)，可供有關(guān)部門的查詢核實(shí)。在業(yè)務(wù)成交后，單證要全面收集匯總，并進(jìn)展仔細(xì)的檢查核對(duì)，整理裝訂，編號(hào)歸類，列檔存查，妥當(dāng)保管。

外貿(mào)單證保管的形式一般有兩種：即分散歸檔和集中歸檔。前者由各經(jīng)辦部門分別自行保管，后者由特地部門負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一保