采購控制程序文件

采購控制程序文獻(xiàn)1.目的對采購物資的全過程進(jìn)行管理控制，以確保其符合公司采購流程及規(guī)定規(guī)定。2.范疇合用于原材料、外購物料及服務(wù)等物資采購的控制。3．職責(zé)3.1采購部負(fù)責(zé)組織對供應(yīng)商的評價(jià)工作，并提供《合格供應(yīng)商一覽表》，負(fù)責(zé)對各部門提出采購申請程序進(jìn)行把控。3.2項(xiàng)目部或申請部門負(fù)責(zé)提供采購需求闡明或技術(shù)性文獻(xiàn)。3.3采購部收集匯總編制《月采購計(jì)劃報(bào)表》，于次月1日前提交月采購計(jì)劃，每月5日前（含5日）提交上月采購報(bào)表。以上表格分公司采購人員制作后、提交至集團(tuán)采購部各區(qū)域負(fù)責(zé)人處進(jìn)行審核，待審核通過后，方可采購。3.4收貨部門及使用部門負(fù)責(zé)采購物料的檢查、驗(yàn)證。3.5倉庫負(fù)責(zé)按公司規(guī)定對采購物資進(jìn)行管理（如配有倉庫此條有效）。4.采購工作程序4.1采購需求文獻(xiàn)及采購計(jì)劃4.1.1項(xiàng)目部負(fù)責(zé)編制采購需求文獻(xiàn)，普通涉及：名稱、數(shù)量、質(zhì)量規(guī)定、標(biāo)記辦法、交貨方式及交貨期等；4.1.2采購申請文獻(xiàn)分為三種：月度采購計(jì)劃申請、采購簽報(bào)申請、臨時(shí)物料采購申請。月度采購計(jì)劃：由需求部門申請后，發(fā)送至采購員處匯總，采購編制好月度采購計(jì)劃匯總表后，需由分公司財(cái)務(wù)、總經(jīng)理簽字后，另發(fā)送至集團(tuán)采購部進(jìn)行申批，集團(tuán)采購部審核通過后方可進(jìn)行采購配送。簽報(bào)申請：即在公司內(nèi)網(wǎng)OA系統(tǒng)由申請部門發(fā)起需求，經(jīng)由部門負(fù)責(zé)人、集團(tuán)采購、財(cái)務(wù)、總經(jīng)理、集團(tuán)辦公室、董事長同意后方可采購。簽報(bào)申請普通用于固定資產(chǎn)、臨時(shí)采購超出元原則時(shí)使用。臨時(shí)采購申請：即在月度計(jì)劃外采購（如：臨時(shí)進(jìn)場、墾荒、特殊規(guī)定等），且采購金額未超出元的，需由申請或使用部門填寫臨時(shí)材料申請單，再由部門經(jīng)理、分公司總經(jīng)理簽字后方可執(zhí)行采購。具體操作請參考“采購流程圖”。4.2采購具體操作流程及規(guī)定4.2.1新進(jìn)場采購操作流程4.2.1.1新項(xiàng)目成立，分公司采購人員到崗后首先按項(xiàng)目需求，擬定申請文獻(xiàn)模式，項(xiàng)目的作業(yè)車輛采購，如：灑水車、洗掃車等，這些車輛采購普通需要供貨周期，擬定好需求可直接走公司內(nèi)網(wǎng)OA簽報(bào)進(jìn)行申請，部門領(lǐng)導(dǎo)審批，再發(fā)至集團(tuán)車輛管理部有關(guān)人員、財(cái)務(wù)、集團(tuán)辦公室、董事長依次批復(fù)后由集團(tuán)車輛管理部人員負(fù)責(zé)車輛采購事宜。4.2.1.2新項(xiàng)目辦公家具及小型設(shè)備采購人員需進(jìn)行詢價(jià)比對，最少貨比三家，家具詢價(jià)內(nèi)容需提供圖片及材質(zhì)等信息；小型設(shè)備需提供有關(guān)參數(shù)；電腦、打印機(jī)等辦公設(shè)備需提供品牌及配備、保修條款等，京東采購是比對價(jià)格之一，以上詢價(jià)比對后，需走公司內(nèi)網(wǎng)ＯＡ簽報(bào)進(jìn)行申請，分公司采購在乎見欄內(nèi)需闡明詢價(jià)狀況、付款方式及采購意見，報(bào)請集團(tuán)采購部審批，按流程審批完畢后方可進(jìn)行采購，付款方式需采用月結(jié)對公轉(zhuǎn)賬，除網(wǎng)購?fù)?，其它均需簽定采購合同?.2.1.3新項(xiàng)目常規(guī)物料采購普通在本地進(jìn)行采購配送，選擇供應(yīng)商應(yīng)按《供應(yīng)商管理程序》文獻(xiàn)進(jìn)行操作，初次采購需在本地進(jìn)行最少三家比對詢價(jià)（都市規(guī)模大最佳五家），詢價(jià)內(nèi)容涉及：單價(jià)、與否含稅（專票或是普票，專票需注明抵扣稅點(diǎn)）、支付方式等。詢價(jià)完畢后需走內(nèi)網(wǎng)ＯＡ進(jìn)行簽報(bào)申請并報(bào)集團(tuán)采購部進(jìn)行審核，依次批復(fù)后方可進(jìn)行合作，并與供應(yīng)商簽定框架合同。4.2.1.4新項(xiàng)目費(fèi)用支付如房屋租金、油卡充值費(fèi)用等，均需走采購簽報(bào)申請。4.2.4.5采購人員根據(jù)采購計(jì)劃，應(yīng)以合同訂貨、對公賬務(wù)往來為主，市場零星采購為輔原則，在《合格供應(yīng)商一覽表》內(nèi)選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購。4.2.2常規(guī)采購、物控具體操作流程4.2.2.1訂單：采購人員收到物料申請單后（需有部門經(jīng)理及分公司總經(jīng)理簽字），首先進(jìn)入ERP系統(tǒng)錄入訂單（具體操作參考《采購ERP操作手冊》），訂單打印后給直屬部門經(jīng)理簽字，簽字后傳真或掃描給供應(yīng)商(原件采購按月裝訂存檔備查)，供應(yīng)商收到訂單后打印兩份，一份蓋章確認(rèn)與當(dāng)月送貨單一起送交我公司采購員，采購員登記采購合同臺賬，支付付款時(shí)需作為附件一并附在付款申請單中，另一份供應(yīng)商存檔備查。4.2.2.2送貨單：供應(yīng)商需提供一式三聯(lián)的送貨單需蓋章（打印件最佳），如果送貨直接到項(xiàng)目上，由項(xiàng)目接受人核算物料無誤后在送貨單上簽字，簽字后的送貨單一份留存項(xiàng)目，另一份隨訂單配送或郵寄給分公司物控或財(cái)務(wù)部會計(jì)處；送貨到倉庫則倉管人員核對無誤后在送貨單上簽字，簽字后一份留存?zhèn)}管人員，另一份與訂單一起配送（或郵寄）到分公司物控或財(cái)務(wù)部會計(jì)處，送貨單是財(cái)務(wù)入庫及付款的根據(jù)，支付貨款時(shí)需作為附件一并附在付款申請單中。4.2.2.3入庫單：物控或財(cái)務(wù)部會計(jì)到供應(yīng)商提供我司項(xiàng)目或是倉管人員簽字后的送貨單后，需與訂單核對與否有誤，如果數(shù)量有誤需做訂單變更（后期訂單變更或因特殊狀況可無需蓋章），也能夠在訂單未關(guān)閉狀況下找集團(tuán)采購做反審核解決，特殊狀況也能夠手動制作入庫單（具體操作可參考《采購ERP操作手冊》）；如果訂單與送貨單核對無誤，物控或財(cái)務(wù)部會計(jì)在ERP系統(tǒng)將此張訂單下推成入庫單（具體操作參考《采購ERP操作手冊》），生成入庫單打印一式三份，物控（或采購）與倉管（如果有）與部門經(jīng)理簽字后，財(cái)務(wù)留一聯(lián)（蘭色）用于核對應(yīng)付入賬、物控（或倉管）一聯(lián)（白色）按月裝釘存檔，采購一聯(lián)（黃色）做為支付貨款附件附在付款申請單中。4.2.2.4出庫單：材料入庫后，物控（或采購）將送到現(xiàn)場項(xiàng)目入庫材料出庫至各項(xiàng)目（出庫單能夠用入庫單下推，也可手動制作出庫單，具體操作參考《采購ERP操作手冊》）；送貨到倉庫需要領(lǐng)用物料，則需打印出庫單一式三聯(lián)，領(lǐng)料人簽字后，物控留存一聯(lián)按月裝釘存檔備查，交財(cái)務(wù)一聯(lián)做成本核算，領(lǐng)料人一聯(lián)提交至倉管進(jìn)行出庫。4.2.3分公司采購大型施工、大型設(shè)備超出100萬元需走招投標(biāo)或竟?fàn)幮哉勁蟹绞竭M(jìn)行。首先填寫“招標(biāo)需求申請表”，按表上所需內(nèi)容進(jìn)行審批，提供招標(biāo)所需文獻(xiàn)上報(bào)集團(tuán)采購部按招標(biāo)流程進(jìn)行采購。如100萬元下列采購，則視具體狀況在分公司本地進(jìn)行招標(biāo)采購或是邀標(biāo)進(jìn)行“競爭性談判”，采購人員需提供“招標(biāo)計(jì)劃表”“招標(biāo)邀請函”“招標(biāo)文獻(xiàn)”等報(bào)備集團(tuán)采購部審核，招標(biāo)成果出來需上報(bào)集團(tuán)采購部，意見達(dá)成一致后需走內(nèi)網(wǎng)ＯＡ簽報(bào)審批進(jìn)行采購實(shí)施。4.2.4采購合同簽定4.2.4.1采購合同是按《采購控制程序》對采購全部物料及服務(wù)進(jìn)行管理，各公司采購設(shè)備、工衣、施工勞務(wù)和臨時(shí)采購金額超出五萬元或有質(zhì)保金及售后服務(wù)條款的物品，必須訂立采購合同。合同內(nèi)容涉及單價(jià)（專票抵扣點(diǎn)）、供貨周期、付款方式（與否有質(zhì)保金）、售后條件等。4.2.4.2，經(jīng)集團(tuán)確認(rèn)常規(guī)物料采購合格的供應(yīng)商，分公司采購人員需與之簽定長久合作框架合同，合同內(nèi)容需包含：服務(wù)承諾、付款條件、供貨規(guī)定等細(xì)節(jié)，具體可參考“集團(tuán)公司框架合同模版”。4.2.4.3采購合同審批程序按規(guī)定需簽定采購合同的隨采購簽報(bào)一起將合同提交審批。采購簽報(bào)之后訂立合同的要在蓋章前將合同提交至集團(tuán)采購和法務(wù)審核。4.2.5采購物資的驗(yàn)收及檢查4.2.5.1采購物資、服務(wù)等驗(yàn)收及檢查，應(yīng)實(shí)施與采購職責(zé)相分離的原則。既采購人員不允許單獨(dú)驗(yàn)收，應(yīng)由使用部門或倉管員進(jìn)行驗(yàn)收或檢查。4.2.5.2當(dāng)物資檢查合格后，由項(xiàng)目部或倉庫保管員在送貨單上簽收，據(jù)此單清點(diǎn)入庫；4.2.5.3經(jīng)驗(yàn)收及或檢查不合格的物料，項(xiàng)目部或是倉管應(yīng)做好標(biāo)記，由采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系辦理退、換貨等有關(guān)手續(xù)。4.2.5.4大型機(jī)器設(shè)備及施工服務(wù)驗(yàn)收，需項(xiàng)目需用部門、采購人員聯(lián)合驗(yàn)收，驗(yàn)收合格，各部門在接受單上確認(rèn)簽字；如有問題需及時(shí)規(guī)定供應(yīng)商整治，至使驗(yàn)收合格確認(rèn)。4.2.6采購價(jià)格穩(wěn)定性及變動的有關(guān)闡明4.2.6.1各分、子公司應(yīng)與選定合作供應(yīng)商簽定合同，合同一年一簽，合同中應(yīng)規(guī)定供應(yīng)商報(bào)價(jià)在合同使用期內(nèi)、價(jià)格不予變動。4.2.6.2對通過招標(biāo)、競爭性談判、單一來源及詢價(jià)采購方式擬定的供應(yīng)商，通過雙方最后談判后，價(jià)格方面不予變動（采購部參加的議價(jià)過程應(yīng)當(dāng)有有關(guān)統(tǒng)計(jì)文獻(xiàn)）。4.2.6.3對于市場上受整體行業(yè)影響因素而造成物品或物料在一定時(shí)期價(jià)格波動不穩(wěn)定，且價(jià)格起落較大的（如：電瓶、輪胎等）、價(jià)格不應(yīng)進(jìn)行鎖死，采購部應(yīng)根據(jù)市場行情及時(shí)理解掌握與收集市場信息并對價(jià)格進(jìn)行復(fù)核，以確保所需采購的物品或物料價(jià)格在特殊狀況下不高于市場供應(yīng)價(jià)格。4.2.6.4雙方供需合作期間，供應(yīng)商單方提出的調(diào)價(jià)申請、供應(yīng)商需要向采購方提出書面申請函并加蓋公章。采購部在接到供應(yīng)商的調(diào)價(jià)申請函后，應(yīng)在本地市場進(jìn)行價(jià)格復(fù)核并形成書面報(bào)告呈報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)逐級審批意見。待最后審批通過后，方可回復(fù)供應(yīng)商調(diào)價(jià)事宜（供應(yīng)商申請調(diào)價(jià)函及采購部市場核價(jià)調(diào)查意見及建議報(bào)告需存檔備案）。4.2.6.5價(jià)格遇市場階段性波動時(shí)，經(jīng)采購部核價(jià)后，浮動后的價(jià)格不應(yīng)高于當(dāng)時(shí)市場的供應(yīng)價(jià)格。采購部需定時(shí)進(jìn)行市場價(jià)格情行調(diào)查，以保障物品或物料價(jià)格始終處在平穩(wěn)，以充足保障公司利益。4.3供應(yīng)商的評定4.3.1供應(yīng)商評價(jià)內(nèi)容4.3.1.1評價(jià)供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、服務(wù)能力；4.3.1.2對供應(yīng)商定時(shí)進(jìn)行評定（一年二次），對其過往產(chǎn)品質(zhì)量、交貨準(zhǔn)時(shí)度、價(jià)格、服務(wù)態(tài)度等幾個(gè)方面來評定打分，并填寫《供應(yīng)商業(yè)績評價(jià)表》，80分下列為不合格供應(yīng)商。4.3.1.3定時(shí)審核供應(yīng)商提供的材料與否過期、變更等，需及時(shí)更新。4.3.2供應(yīng)商的選擇4.3.2.1采購部負(fù)責(zé)供應(yīng)商的提名，摸底、調(diào)查初選工作，對供應(yīng)商的組織狀況、經(jīng)營范疇、生產(chǎn)狀況等進(jìn)行審查，并填寫《供應(yīng)商評鑒表》；《供應(yīng)商能力考察評價(jià)表》；4.3.2.2聯(lián)合管理部、品管部或項(xiàng)目部對其質(zhì)保能力進(jìn)行現(xiàn)場查看評審。4.3.3初選供應(yīng)商的檢查評定。4.3.3.1采購部對批量產(chǎn)品采購物料按采購技術(shù)規(guī)定，初選供應(yīng)商采購樣品；并填寫《供應(yīng)商審查表》；4.3.3.2采購部對采購的樣品，按管理部及品質(zhì)部申請需求，做出結(jié)論并將結(jié)論作為評價(jià)根據(jù)，經(jīng)鑒定合格方可納入初選名單；4.3.3.3若需要樣品試制，樣品試制工作由采購部牽頭管理部確認(rèn)，樣品的數(shù)量視具體狀況擬定。4.3.3．4批量產(chǎn)品與零星產(chǎn)品常規(guī)物資采購以供應(yīng)商提供質(zhì)保書與合格證為準(zhǔn)；4.3.4供應(yīng)商的擬定4.3.4.1評價(jià)后符合規(guī)定的供應(yīng)商經(jīng)管理部承認(rèn)，總經(jīng)理同意，集團(tuán)采購部審核后，擬定為合格供應(yīng)商；4.3.4.2采購部建立《合格供應(yīng)商一覽表》存檔，并且錄入供應(yīng)鏈系統(tǒng)；4.3.4.3采購部負(fù)責(zé)對供應(yīng)商評價(jià)過程質(zhì)量統(tǒng)計(jì)、資料的整頓、保存，并建立合格供應(yīng)商檔案。4.3.5對供應(yīng)商的動態(tài)質(zhì)量控制。4.3.5.1為確保供應(yīng)商能長久，穩(wěn)定地提供合格產(chǎn)品，采購部應(yīng)組織有關(guān)部門每年對其進(jìn)行一次復(fù)審；4.3.5.2對供貨質(zhì)量下降的供應(yīng)商，采購部規(guī)定限期整治。對不重視質(zhì)量或質(zhì)量問題無明顯改善的供應(yīng)商，采購部以內(nèi)網(wǎng)郵件形式報(bào)備集團(tuán)采購部，通過審批后取消其合格供應(yīng)商資格，從《合格供應(yīng)商一覽表》中去除，并告知有關(guān)職能部門。4.4對于同種采購物資盡量選擇兩家或兩家以上的供應(yīng)商，以使所采購物料的質(zhì)量、價(jià)格、