崗位說明書的編寫

崗位闡明書的編寫編制崗位闡明書的前提——部門職能闡明書每個公司在編制各個崗位闡明書之前，必須先按照當代公司管理規(guī)定，把公司的戰(zhàn)略職能具體貫徹到公司中各部門，系統(tǒng)地界定公司各部門的核心職能，完畢公司現(xiàn)有部門的職能定位，明晰各部門的使命、責任、重要工作流程以及核心績效指標等，建立起各個部門職能闡明書；將部門擁有的工作業(yè)務流程在部門職能中逐個列出，建立了部門職能與公司核心工作流程之間的鏈接，為部門職能的實現(xiàn)提供了可靠的途徑，為崗位闡明書奠下了基礎(chǔ)，同時還將部門重要工作流程的輸出成果以部門核心績效指標（KPI）的方式擬定下來，引導部門組員圍繞核心績效指標開展工作，為部門績效管理建立根據(jù)。在這里，筆者不對部門職能闡明書的編寫進行具體地敘述，只對與本文有關(guān)的內(nèi)容稍做敘述。部門是組織職能實現(xiàn)的基本單位，而部門職能是組織設(shè)計部門化的成果；部門職能闡明書是部門職能管理的有效工具，是組織職能與公司核心業(yè)務流程實現(xiàn)的基礎(chǔ)。部門職能闡明書能夠根據(jù)公司性質(zhì)不同而不同，但都必須包涵基本內(nèi)容：部門使命、部門重要職責、內(nèi)部架構(gòu)圖、職位設(shè)立、職位編制、部門核心業(yè)績指標等等，如表1：表1XX部門職能闡明書編號NO：部門名稱部門負責人崗位直接領(lǐng)導職位部門職位設(shè)置部門職位編制職位名稱編制部門使命部門重要職責部門核心流程部門核心業(yè)績指標（KPI）其中，部門核心業(yè)績指標（KPI）指的是實現(xiàn)公司的戰(zhàn)略目的，本部門應承當哪些指標？大致能夠分為幾類進行敘述：1、財務類指標，如費用預算達成率、銷售收入達成率、投資收益率；2、客戶類指標，如客戶滿意度、客戶投訴解決解決的滿意度、公共關(guān)系效果評價、媒體正面爆光次數(shù)等；3、流程類指標，如差錯率、工作計劃達成率、安全性等；4、學習成長類指標，如培訓計劃達成率、員工建議數(shù)量與質(zhì)量等。如何編寫崗位闡明書崗位闡明書具體內(nèi)容的編寫是牽涉面最廣，涉及到全部員工，工作量十分浩大的文獻整頓匯編工作，大致可分為幾個環(huán)節(jié)來進行：準備階段、編寫、審核與修訂、定稿等。1、準備階段（1）組建編寫小組：負責具體編寫工作和協(xié)調(diào)有關(guān)事宜。編寫小構(gòu)組員由顧問公司（如有外聘）、人力資源部及其它部門指定的人員構(gòu)成。對小構(gòu)組員具體規(guī)定：對公司及本部門的經(jīng)營管理和業(yè)務狀況比較理解、有一定的影響力、能公平公正地解決問題、有一定的文字功底、小構(gòu)組員普通是各部門的負責人。（2）組建領(lǐng)導小組。負責審核編寫的成果和解決編寫中出現(xiàn)的有關(guān)問題，重要由公司資深、高層管理人員構(gòu)成。2、編寫階段（1）設(shè)計框架。由編寫小組重要組員共同設(shè)計出適合本公司的崗位闡明書框架，涉及崗位闡明書的樣式草本及有關(guān)內(nèi)容（如表2），并提交領(lǐng)導小組審定。表2崗位闡明書崗位名稱所在部門崗位定員數(shù)崗位編號部門編號薪酬等級直接上級直接下級崗位圖工作綜述崗位職責序號工作項目具體職責工作權(quán)重%績效指標12345678工作協(xié)作關(guān)系內(nèi)部外部任職資格任職資格項目規(guī)定教育程度專業(yè)（工種）工作經(jīng)驗知識規(guī)定上崗證/資格證對身體健康規(guī)定專業(yè)技能技能級別需求程度的級別：很強-5，強-4，較強-3，普通-2，無規(guī)定-1其它工作環(huán)境工作時間特征使用的重要工具設(shè)備述職簽字任職人任職人上級人力資源部（2）組織培訓。針對崗位闡明書的框架，由編寫小組的重要組員組織全體員工進行崗位闡明書編寫技能與技巧的培訓。（3）編寫。編寫小組輔導或者協(xié)助崗位任職人進行崗位闡明書的編寫，并完畢初稿，提交部門負責人進行審核與修訂。崗位闡明書內(nèi)容的具體如何編寫，普通分為幾大部分，下面對其中部分內(nèi)容作簡要闡明：●基本概況：崗位名稱指的是任職崗位的稱謂，名稱要反映工作崗位的性質(zhì)、突出崗位的職能，如招聘干事、教育干事等；崗位的編號普通由公司人力資源部統(tǒng)一規(guī)定；所在部門指本崗位附屬的部門名稱；直接上級指所描述崗位的直接主管崗位的名稱，普通一種崗位只有一種直接上級崗位；直接下級指所描述崗位直接領(lǐng)導的下屬崗位名稱；薪酬等級指根據(jù)崗位評價的成果，按照公司的管理制度確認的薪酬級別；崗位圖指的是部門內(nèi)部架構(gòu)圖?！窆ぷ骶C述：即設(shè)立該崗位的最重要的因素，指對本崗位職能進行綜合、概括性的描述，普通用一句話，采用“三段論”的方式來描述，即“根據(jù)/按照……，做……（行動），達成……成果”?！駦徫还ぷ髅枋觯簫徫还ぷ髅枋錾婕肮ぷ黜椖?、工作描述、績效原則3部分。其中工作項目涉及崗位核心業(yè)務工作職責和崗位基礎(chǔ)工作職責；核心業(yè)務工作職責指為發(fā)揮本崗位職能必須承當?shù)木唧w業(yè)務模塊的工作職責，崗位基礎(chǔ)工作指各部門為完善本崗位的職能建設(shè)所承當?shù)墓残怨ぷ?；普通狀況下管理崗位才有必要描述基礎(chǔ)工作。工作描述指對工作項目的具體內(nèi)容進行描述，普通也采用“三段論”的格式。工作權(quán)重指本項工作的工作量占本崗位工作總量的比例，普通狀況下能夠用時間比例來替代，全部工作的總權(quán)重為100%?？冃г瓌t指衡量本項工作完畢狀況的指標及原則，重要從時間、數(shù)量、質(zhì)量和成本等方面來設(shè)立?！窆ぷ鲄f(xié)作關(guān)系：工作協(xié)作關(guān)系涉及對內(nèi)和對外兩部分。對內(nèi)重要指與直接上級或平級部門/崗位之間協(xié)作關(guān)系，普通填寫最常聯(lián)系的3-5個部門或崗位；對外協(xié)作關(guān)系重要從上級單位、政府有關(guān)部門，客戶及中介組織等方面來描述?！袢温氋Y格：任職資格的內(nèi)容涉及學歷規(guī)定、專業(yè)職稱、工作經(jīng)驗、職業(yè)資格證、專業(yè)知識、專業(yè)技能、專業(yè)工種及崗位對英語和計算機方面的規(guī)定。基本資格指要完畢本崗位工作職能任職者必須含有的資格，本欄必須全部填寫。崗位技能重要從招聘的角度出發(fā)，根據(jù)崗位工作的需要，并從工作性質(zhì)和工作內(nèi)容來判斷其需求程度的級別。●其它部分：包含工作環(huán)境和工作時間。工作環(huán)境指本崗位工作面臨的實際工作環(huán)境，如崗位與否面臨噪音、粉塵、有毒氣體、高溫等因素會帶來生命安全、職業(yè)病等危害的威脅；工作時間重要是指本崗位工作時間的規(guī)律性；使用的重要工具設(shè)備指完畢崗位職責所需要使用的工具或設(shè)備。3、審核與修訂部門負責人對崗位闡明書的初稿進行初步審核，及時提出審核中發(fā)現(xiàn)的問題；編寫小組提供崗位闡明書的審核技術(shù)和方法，負責審核的過程輔導，解決項目小組審核中碰到的技術(shù)問題,并負責收集審核意見，并修訂。4、定稿編寫小組將已初步修訂的崗位闡明書提交公司領(lǐng)導小組。領(lǐng)導小組對全部的崗位闡明書進行綜合性全方面審核，提出審核意見，并將審核中發(fā)現(xiàn)的問題與編寫小組共同探討，最后擬定修訂的方法，經(jīng)編寫小組再修訂后，崗位闡明書定稿。崗位闡明書定稿后，通過一定的程序進行下發(fā)執(zhí)行。崗位闡明書的定時審查和保管崗位闡明書并不是一成不變的，它應當隔一段時間進行一次修訂，在應用中動態(tài)地改善崗位闡明書的內(nèi)容，并且這種修訂是應當和公司的人力資源規(guī)劃結(jié)合在一起。這就是普通所說的規(guī)范化管理的系統(tǒng)性。1、常規(guī)性調(diào)節(jié)崗位闡明書普通實施會審制度，由公司人力資源部每年或定時組織對崗位闡明書進行分級審核，收集審核意見，綜合分析后，酌情調(diào)節(jié)。2、應根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略的調(diào)節(jié)而調(diào)節(jié)在公司發(fā)展戰(zhàn)略調(diào)節(jié)之后，可能會引發(fā)組織構(gòu)造的調(diào)節(jié)和變化，那么這時組織構(gòu)造就變了，職能變了，固然崗位也變了，會出現(xiàn)某些新的崗位，或者有某些老崗位消失，或者有些崗位的內(nèi)容職責、工作負荷也會有所變化，應重新修訂崗位闡明書。這項工作由人力資源部主持，和有關(guān)的部門來研究決定，研究后來要進行總的調(diào)節(jié)。3、崗位闡明書作為界定部門或崗位職責的重要靜態(tài)資料，應妥善保管崗位闡明書一式三份，任職人保管一份，用于對照工作完畢狀況；直接上級保管一份，用于檢查、督導員工的工作；人力資源部存檔一份，用于理解和跟蹤各部門對員工的績效評價等工作與否公平、公正和合理。崗位闡明書作為公司文獻，當任職人辭職、辭退、調(diào)出、離任時不得將其帶走，應移交給上級主管或繼任崗位人員?？傊?，崗位闡明書的編寫工作應當首先得到管理高層的承認，獲得高層對崗位職責