項(xiàng)目管理流程

6/6項(xiàng)目管理流程目錄一．網(wǎng)絡(luò)拓建 2二．秘書處初審 2三．項(xiàng)目評(píng)審 2四．簽訂協(xié)議 3五．撥付款項(xiàng) 4六．項(xiàng)目跟進(jìn) 4七．匯報(bào)制度 5八．項(xiàng)目運(yùn)作期間的調(diào)整 5九．項(xiàng)目結(jié)束 5十．項(xiàng)目延期 6十一．項(xiàng)目續(xù)期 6十二．項(xiàng)目存檔 6本流程以項(xiàng)目資助為基礎(chǔ)，按照實(shí)際操作流程排列，主要包括以下幾個(gè)部分：網(wǎng)絡(luò)拓建、秘書處初審、項(xiàng)目評(píng)審、簽訂協(xié)議、撥付款項(xiàng)、項(xiàng)目跟進(jìn)、匯報(bào)制度、項(xiàng)目運(yùn)作期間調(diào)整、項(xiàng)目結(jié)束、項(xiàng)目續(xù)期、項(xiàng)目存檔。此流程適用于廣東省千禾社區(qū)公益基金會(huì)（以下簡(jiǎn)稱“千禾”）執(zhí)行的所有項(xiàng)目。一、網(wǎng)絡(luò)拓建1.每天閱讀本地報(bào)紙的社區(qū)版新聞，隨時(shí)了解政策走向、社區(qū)環(huán)境及民間公益組織的動(dòng)向。2.督促實(shí)習(xí)生每月更新“珠三角民間公益組織數(shù)據(jù)庫(kù)”。3.每月參加其他機(jī)構(gòu)活動(dòng)不少于三次，并在團(tuán)隊(duì)內(nèi)反饋活動(dòng)思考與收獲。二、秘書處初審收到項(xiàng)目申請(qǐng)意向書即視為申請(qǐng)成立。所有項(xiàng)目申請(qǐng)均由秘書處進(jìn)行初審。項(xiàng)目申請(qǐng)意向書初篩收到項(xiàng)目申請(qǐng)意向書后，項(xiàng)目官員將對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行核實(shí)和初篩，是否符合千禾資助方向。由項(xiàng)目官員對(duì)申請(qǐng)意向書撰寫反饋，秘書長(zhǎng)審批。初審機(jī)制，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的所有成員與秘書長(zhǎng)共識(shí)。如有需要，可向申請(qǐng)機(jī)構(gòu)的推薦人打電話了解情況。意向書反饋在收到意向書后5個(gè)工作日內(nèi)郵件或者電話確認(rèn)，確認(rèn)收到后10個(gè)工作日內(nèi)與申請(qǐng)機(jī)構(gòu)接觸并給予反饋。如不通過(guò)，需要用公郵發(fā)出正式的書面通知。相關(guān)文件須秘書長(zhǎng)簽字確認(rèn)，并存檔。填寫項(xiàng)目申請(qǐng)書如確定基本資助意向，協(xié)助合作伙伴填寫項(xiàng)目申請(qǐng)材料，并與合作伙伴進(jìn)一步確認(rèn)項(xiàng)目細(xì)節(jié)。此過(guò)程需要反復(fù)溝通，并盡可能到其社區(qū)走訪考察，做現(xiàn)場(chǎng)交流（或可為合作伙伴提供資金做前期需求調(diào)查和評(píng)估），取得進(jìn)一步的了解。三、項(xiàng)目評(píng)審按照不同的申請(qǐng)金額，項(xiàng)目評(píng)審包括秘書處審批、項(xiàng)目評(píng)審會(huì)和理事會(huì)審批三部分。秘書處審批秘書處有權(quán)審批項(xiàng)目資金在5萬(wàn)元及以下的申請(qǐng)。項(xiàng)目評(píng)審會(huì)審批項(xiàng)目評(píng)審會(huì)對(duì)項(xiàng)目資金在5萬(wàn)元以上的申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)審。項(xiàng)目評(píng)審小組有權(quán)審批項(xiàng)目資金在5萬(wàn)元至15萬(wàn)以下的申請(qǐng)。項(xiàng)目評(píng)審小組成員組成項(xiàng)目評(píng)審工作小組建議由理事、顧問(wèn)、秘書長(zhǎng)組成。最少5名評(píng)委出席，評(píng)審會(huì)議方才具有效力。每次項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議接受評(píng)委自由報(bào)名，入選的每個(gè)評(píng)委均享有投票權(quán)。項(xiàng)目評(píng)審工作小組組長(zhǎng)必須出席，并有權(quán)調(diào)整小組成員。前期準(zhǔn)備1.秘書處至少提前兩周提請(qǐng)?jiān)u審會(huì)。2.所有參評(píng)項(xiàng)目的審批一覽表須提前一周提交給項(xiàng)目評(píng)審工作小組組長(zhǎng)過(guò)目。3.準(zhǔn)備評(píng)審材料項(xiàng)目審批一覽表申請(qǐng)材料（申報(bào)書\預(yù)算\進(jìn)度\推薦表）機(jī)構(gòu)注冊(cè)文件上一年度參評(píng)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)報(bào)表\審計(jì)報(bào)告（如有）機(jī)構(gòu)自行提交的參考附件，可以是年報(bào)、宣傳冊(cè)等4.協(xié)助參評(píng)機(jī)構(gòu)準(zhǔn)備評(píng)審現(xiàn)場(chǎng)的陳述PPT（如有），需要關(guān)注以下幾點(diǎn)：立項(xiàng)原因、項(xiàng)目需要解決問(wèn)題或期望目標(biāo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及服務(wù)對(duì)象項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間、地點(diǎn)項(xiàng)目主要活動(dòng)內(nèi)容活動(dòng)預(yù)算會(huì)議流程按照議事規(guī)則進(jìn)行1．項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行項(xiàng)目陳述，或可選擇通過(guò)遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)連接或采用電話會(huì)議等形式進(jìn)行。2．評(píng)委現(xiàn)場(chǎng)提問(wèn)及答疑，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)評(píng)分。3．根據(jù)得分情況，評(píng)委集中討論并舉手表決，匯總意見(jiàn)至“項(xiàng)目評(píng)審意見(jiàn)”一欄，由項(xiàng)目評(píng)審工作小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。4．如評(píng)審會(huì)未通過(guò)全額預(yù)算，需確認(rèn)通過(guò)哪些部分的預(yù)算。5．會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)需進(jìn)行筆錄。結(jié)果公布項(xiàng)目評(píng)審會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)以公郵向各個(gè)參評(píng)機(jī)構(gòu)通知評(píng)審結(jié)果。如果通過(guò)評(píng)審，秘書處以郵件方式向受資助機(jī)構(gòu)發(fā)出資助確認(rèn)信及協(xié)議書。沒(méi)有通過(guò)評(píng)審的項(xiàng)目，如需根據(jù)評(píng)審意見(jiàn)進(jìn)一步完善材料，則再次以電子郵件方式進(jìn)行表決。15萬(wàn)元及以上資助金額的項(xiàng)目需要遞交理事會(huì)表決，并需及時(shí)告知合作伙伴進(jìn)一步的安排。理事會(huì)審批理事會(huì)對(duì)15萬(wàn)元及以上資助金額的項(xiàng)目進(jìn)行討論和表決，實(shí)行多數(shù)票通過(guò)制度。沒(méi)有通過(guò)表決的項(xiàng)目，如需根據(jù)理事會(huì)意見(jiàn)進(jìn)一步完善材料，秘書處需持續(xù)跟進(jìn)，并在指定時(shí)間內(nèi)再次以電子郵件方式發(fā)起表決。項(xiàng)目評(píng)審周期需要進(jìn)入下一審批流程的項(xiàng)目申請(qǐng)輪候不得超過(guò)3個(gè)月。5萬(wàn)元以下項(xiàng)目，原則上應(yīng)在3個(gè)月內(nèi)完成資助流程。5萬(wàn)元以上項(xiàng)目，原則上整個(gè)資助審批應(yīng)在4個(gè)月內(nèi)得到項(xiàng)目評(píng)審會(huì)的審批結(jié)果。四、簽訂協(xié)議1．千禾需與合作伙伴商榷協(xié)議書細(xì)節(jié)以示尊重，通知電郵發(fā)出5個(gè)工作日未收到任何電郵回復(fù)則視作同意協(xié)議條款。2．完成簽約雙方在完成上述細(xì)節(jié)后，千禾在3個(gè)工作日內(nèi)以快遞形式郵寄千禾單方已簽署的協(xié)議書文本一式兩份。受資助機(jī)構(gòu)收到后簽署蓋章，并寄還一份至千禾。3．賬戶信息確認(rèn)賬戶信息包括：銀行賬號(hào)、開(kāi)戶行、賬戶名。合作伙伴需要以郵件的形式將申請(qǐng)機(jī)構(gòu)\受資助機(jī)構(gòu)的賬戶信息發(fā)到千禾公共郵箱，因受資助方所提供的原始信息有誤而造成再次匯款的手續(xù)費(fèi)及其他風(fēng)險(xiǎn)由受資助方承擔(dān)，千禾不負(fù)任何責(zé)任。收到郵件后，需以郵件形式告知對(duì)方已收到回郵文本。4．協(xié)議存檔須于雙方完成簽署（即：雙方都已簽署的版本）當(dāng)日將協(xié)議掃描并存檔。撥付款項(xiàng)確認(rèn)撥款所需資料項(xiàng)目審批書一覽表（含最終審批負(fù)責(zé)人簽字，5萬(wàn)元以下秘書長(zhǎng)簽字，5-15萬(wàn)元評(píng)審小組組長(zhǎng)簽字，15萬(wàn)元以上須有理事長(zhǎng)簽字）項(xiàng)目資助協(xié)議【必須】請(qǐng)款單兩聯(lián)：一聯(lián)存于項(xiàng)目檔案；一聯(lián)存于千禾財(cái)務(wù)。賬戶信息核對(duì)：整理受資助項(xiàng)目賬戶信息，更新資助項(xiàng)目通訊錄。確認(rèn)撥款時(shí)間、額度及周期：撥款時(shí)間以資助協(xié)議上為準(zhǔn)；撥款額度依據(jù)項(xiàng)目所申報(bào)的周期而定，可分為一次撥款、分期撥款（通常情況下第一期占總額60%，具體需和受資助方商榷）；項(xiàng)目周期以項(xiàng)目審批書上為準(zhǔn)。撥款由財(cái)務(wù)處開(kāi)出匯款單（項(xiàng)目官員需準(zhǔn)備本流程所需的資料和信息以交財(cái)務(wù)人員過(guò)目檢閱，該步驟須在千禾收到回寄協(xié)議文本后2個(gè)工作日內(nèi)完成）。財(cái)務(wù)人員帶備匯款單到銀行匯款（匯款盡量在協(xié)議日期前一個(gè)工作日完成）。項(xiàng)目官員以電郵及短信通知受資助方撥款已發(fā)出，作撥款追蹤。5.對(duì)方確認(rèn)撥款1）受資助方在確認(rèn)查收接受賬戶及金額無(wú)誤后，須以電郵形式給千禾回復(fù)。2）受資助方在確認(rèn)收到撥款的5個(gè)工作日內(nèi)須完成以下事項(xiàng)：依照協(xié)議內(nèi)容及以“廣東省千禾社區(qū)公益基金會(huì)”為抬頭開(kāi)具發(fā)票開(kāi)具收款回執(zhí)并簽字【適用于個(gè)人資助項(xiàng)目，千禾提供模板】以快遞形式將發(fā)票/收款回執(zhí)寄予千禾6.項(xiàng)目官員負(fù)責(zé)回收發(fā)票/回執(zhí)，掃描后存入電子檔，原件交回財(cái)務(wù)部。7．更新項(xiàng)目資助一覽表，完成資助程序。六、項(xiàng)目跟進(jìn)項(xiàng)目協(xié)議書規(guī)定合作伙伴需定期分享活動(dòng)及媒體報(bào)道。每季度至少與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做一次交流，收集季度報(bào)告，并形成文件存檔。至少提前一周時(shí)間通知相關(guān)負(fù)責(zé)人做好正式評(píng)估的準(zhǔn)備。項(xiàng)目官員至少以一年一次的頻率參加各個(gè)受資助方的活動(dòng)，項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)考察至少每年一次，并形成訪點(diǎn)報(bào)告與所有同事分享。其中包括參與活動(dòng)、了解當(dāng)?shù)赝獠凯h(huán)境和機(jī)構(gòu)運(yùn)行狀況、抽查財(cái)務(wù)票據(jù)及真實(shí)性，訪談受益人等等。嚴(yán)格按照項(xiàng)目申請(qǐng)書、項(xiàng)目進(jìn)度表及項(xiàng)目預(yù)算表跟進(jìn)項(xiàng)目運(yùn)作。如實(shí)際情況有變動(dòng)，須及時(shí)跟進(jìn)匯報(bào)。七、匯報(bào)制度如遇重大公關(guān)事件，必須及時(shí)向理事會(huì)/資助人通報(bào)。項(xiàng)目官員每周在秘書處通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度，可通過(guò)郵件分享。每?jī)蓚€(gè)月與中山大學(xué)公民與社會(huì)發(fā)展研究中心（ICS）互通合作伙伴信息每季度協(xié)助編制千禾工作簡(jiǎn)報(bào)，向理事會(huì)發(fā)郵件匯報(bào)。對(duì)于委托人指定捐贈(zèng)項(xiàng)目，需要隨時(shí)向捐贈(zèng)人匯報(bào)八、項(xiàng)目運(yùn)作期間的調(diào)整如遇以下情況，合作伙伴需要向千禾提出書面申請(qǐng)：預(yù)算總額不變，細(xì)則變動(dòng)額度超過(guò)正負(fù)15%（項(xiàng)目官員審批）延遲交報(bào)告的日期（項(xiàng)目官員審批）項(xiàng)目活動(dòng)內(nèi)容變動(dòng)（項(xiàng)目官員審批）動(dòng)用不可預(yù)見(jiàn)開(kāi)支（項(xiàng)目官員審批）原則不超過(guò)3%，根據(jù)具體金額擬定提前獲得資金（秘書長(zhǎng)審批）項(xiàng)目延期（秘書長(zhǎng)審批）追加預(yù)算（按照原項(xiàng)目審批級(jí)別）不超過(guò)5%九、項(xiàng)目結(jié)束以下工作完成后，項(xiàng)目便正式結(jié)束：所有計(jì)劃的活動(dòng)已經(jīng)完成（或經(jīng)雙方協(xié)商決定不再實(shí)施）所有項(xiàng)目撥款或退款都已經(jīng)處理完畢千禾收到并接受所有工作報(bào)告和財(cái)務(wù)報(bào)告審計(jì)報(bào)告已經(jīng)完成所有跟進(jìn)行動(dòng)已經(jīng)完成每逢項(xiàng)目結(jié)束，項(xiàng)目官員需以項(xiàng)目報(bào)告形式向項(xiàng)目資助人/理事會(huì)匯報(bào)。以下結(jié)項(xiàng)文本應(yīng)妥善歸檔：總結(jié)報(bào)告（合作伙伴提交）財(cái)務(wù)報(bào)告（合作伙伴提交）評(píng)估報(bào)告（項(xiàng)目部或第三方）審計(jì)報(bào)告（財(cái)務(wù)部或第三方，由項(xiàng)目部推動(dòng)）活動(dòng)照片或視頻十、項(xiàng)目延期項(xiàng)目延長(zhǎng)期限不得超過(guò)原先項(xiàng)目期限的一半。十一、項(xiàng)目續(xù)期項(xiàng)目續(xù)期是指，項(xiàng)目在結(jié)束前提出申請(qǐng)下一年度的資助，原則上不超過(guò)3年。合作伙伴需在項(xiàng)目正式結(jié)束前兩個(gè)月提交下一年度資助申請(qǐng)。項(xiàng)目官員必須到項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考察和評(píng)估，并形成報(bào)告。必須在上期項(xiàng)目為秘書處認(rèn)可的情況下才可申請(qǐng)續(xù)期。審批流程同上。在申請(qǐng)續(xù)期的情況下，不需要交還上期項(xiàng)目的余款，但余款必須作為下一年度預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)的一部分。不申請(qǐng)續(xù)期的項(xiàng)目余款根據(jù)實(shí)際情況酌情處理，相關(guān)提案須向理事會(huì)通報(bào)。十二、項(xiàng)目存檔項(xiàng)目存檔