中小型公司印章管理制度

中小型公司印章管理制度1總則1為加強(qiáng)集團(tuán)杭州各公司辦公管理，保證公司各類印章正確和規(guī)范使用，結(jié)合公司實際，制定本制度。1．1本制度所稱印章，是指在公司文件、合同、憑證、公涵及其它文書等與公司（或部門、企業(yè)法定代表人）權(quán)利、義務(wù)相關(guān)的書面材料上，需證明其合法性并起到認(rèn)可作用而使用的工具。1．1．1印章主要分為公章、鋼印章、專用章、名章和戳記章等，其說明如下：1．1．2公章：公司正式印章，刻有公司法定名稱，對外具有法律效力，有特定的規(guī)格、外形、尺寸。1．1．3專用章：只用于印章限定專門用途或部門權(quán)限范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)活動，另作他用則不具備法律效力，如“財務(wù)專用章”、“發(fā)票專用章”、“合同專用章”或部門章等。1．1．4名章：也稱“私章”、“手章”，一般指公司法定代表人姓名章或其他特定人員姓名章。1．1．5戳記章：一般刻有標(biāo)注名稱、作用等內(nèi)容的印章，主要作用是以印代寫，清晰規(guī)范，提高工作效率。1．2本制度所稱印章管理，是指對印章的刻制、保管、使用和處理一系列的程序規(guī)定。1．3印章管理應(yīng)當(dāng)遵循“嚴(yán)格控制、專人保管、規(guī)范使用”的原則。1．4印章的綜合協(xié)調(diào)與職能管理部門為公司辦公室。結(jié)合工作實際需要，各類印章根據(jù)管理需要分別由專人進(jìn)行保管。1．5本制度適用于如下人員：1．5．1印章刻制人員；1．5．2印章保管、登記人員；1．5．3印章使用人員；1．5．4印章處理人員；1．5．5其它與印章管理有關(guān)的人員。2印章刻制與廢止處理2．1公司各類印章的刻制申請由有關(guān)公司或有關(guān)人員提出后，必須經(jīng)各公司總經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）同意，并報備上一級后方可進(jìn)行。2．2申請公司或申請人員，在有關(guān)報告中應(yīng)當(dāng)將需刻印章的名稱、使用范圍及管理權(quán)限等方面加以說明。2．3印章的刻制工作由集團(tuán)杭州辦公室指定專人辦理。2．4除名章外，其它所有印章如有需要更換或廢止的，由辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)或上級領(lǐng)導(dǎo)指示將舊印章統(tǒng)一進(jìn)行更換或封存。2．5對因各種原因發(fā)生印章停止使用的情況，其處理辦法作如下規(guī)定：2．5．1對原由工商、公安部門批準(zhǔn)核定的印章，按規(guī)定需交還的，應(yīng)交還的，應(yīng)交有關(guān)行政管理部門處理。2．5．2其它印章統(tǒng)一送交公司辦公室封存或根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行銷毀。特殊情況，根據(jù)指示進(jìn)行。2．5．3根據(jù)實際工作情況，由公司辦公室專門發(fā)文通知有關(guān)印章停用事宜。2．5．4做好印章停用登記，并寫明停用時間和停用原因等相關(guān)事項。3印章登記、領(lǐng)用與保管3．1公司所有印章在啟用前須進(jìn)行登記，公司辦公室有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)將每個印章登入《印章檔案登記卡》（附表1）內(nèi)?！队≌聶n案登記卡》應(yīng)和長期保存，以作備查。3．2因特殊情況印章需申請在外地刻制時，有關(guān)經(jīng)辦人員和印章保管人員也應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行登記，并及時報至公司辦公室備案。3．3公司印章刻制后正式啟用前，印章保管人員必須填寫《印章領(lǐng)用移交申請單》（附表2）。3．4公司辦公人員因工作需要外出必須攜帶印章的，須填寫《印章臨時外帶申請單》（附表3），經(jīng)所在公司負(fù)責(zé)人和集團(tuán)杭辦主任簽字同意后方可外帶。臨時外帶印章應(yīng)當(dāng)及時歸還。3．5印章中的公章、鋼印章一般由杭辦主任保管；部門章由部門負(fù)責(zé)人保管；名章按工作方便及使用安全原則指定人員進(jìn)行保管；財務(wù)專用章由指定財務(wù)人員保管；戳記章由各部門指定人員保管。3．6印章人員平時應(yīng)當(dāng)將印章妥善存放于專用保密場所，使用時方便取出，若在用章過程中暫時離開，應(yīng)將印章及時妥善保存。用畢后即刻存放好。3．7印章使用應(yīng)當(dāng)注意如下事項：3．7．1不得擴(kuò)大印章使用范圍，不得用公章代替專用章或其他印章使用。3．7．2加蓋印章時，保證印章環(huán)形字組或橫排字體端正、清晰；3．7．3文件材料蓋印應(yīng)當(dāng)做到騎年壓月，即把印章蓋在落款和發(fā)文時間的年、月、日中間；蓋騎縫章，應(yīng)當(dāng)蓋在材料、條據(jù)、證書必須連接處，或其他應(yīng)用文書與存根連接的地方。3．7．4同時加蓋幾個單位的印章，印跡盡量不要相互重疊，不得蓋出紙邊，以免造成殘缺不全。3．8印章保管人員使用印章時，應(yīng)當(dāng)堅持原則，認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格控制，不濫用，不循私，對所有用印必須親自處理，不準(zhǔn)隨便將印章交于他人使用。特殊情況，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意方可蓋章。3．9印章保管人員因公出差、病假等原因，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，方可將印章用于公司領(lǐng)導(dǎo)事先指定的人員保管。3．10印章保管人員離職時，應(yīng)當(dāng)將有關(guān)印章及相關(guān)材料移交清楚，填寫《印章保管移交單》（附表4），有移交對象的直接移交，沒有移交對象的由上級領(lǐng)導(dǎo)指定人員保管。根據(jù)《印章保管移交單》，辦公室負(fù)責(zé)及時填寫《印章保管人員變動登記表》（附表5）。3．11如發(fā)生印章丟失、損毀或被盜情況，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)職能部門報告，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示查明原因，做出書面處理意見。4印章使用范圍及手續(xù)4．1公章使用范圍：4．1．1以公司名義向國家機(jī)關(guān)、各省市、自治區(qū)黨政機(jī)關(guān)發(fā)出的重要公函和文件；4．1．2以公司名義與有關(guān)單位的業(yè)務(wù)往來、公函、文件和聯(lián)合發(fā)文；4．1．3以公司名義發(fā)布的其它文件、材料。4．2公司專用章使用范圍：合同專用章用于以公司名義簽定有關(guān)業(yè)務(wù)方面的協(xié)議和合同；財務(wù)專用章用于處理公司內(nèi)外各往來帳務(wù)活動時所需蓋章。4．3名章使用范圍：以公司法定代表人或其特定人員的名義在發(fā)文、憑證、文書、票據(jù)等方面需使用名章。名章一般與公司其它印章配合使用。4．4戳記章使用范圍：一般用于公司往來文件收閱時需標(biāo)注有關(guān)內(nèi)容的蓋章。（公司目前暫未啟用）4．5若印章管理人員臨時不在或有其它原因不能親自處理用印情況的，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，擅自交由代理用印人或印章使用人員用印的，發(fā)生意外情況由印章管理人員負(fù)責(zé)承擔(dān)一切責(zé)任。4．6嚴(yán)格控制在空白合同、空白介紹信或其他可能涉及公司債權(quán)債務(wù)的空白文檔上簽蓋公章，如確實需要，必須事先填寫有關(guān)審批單（附表6），并經(jīng)所在公司總經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）、上級領(lǐng)導(dǎo)（或授權(quán)）簽字同意。4．7為簡化用印審批手續(xù)，常規(guī)用印或事先已明確需要再次用印的文件，如事前已經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，印章管理人員可不必再次要求當(dāng)事人向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請示。任何用印辦公司人員應(yīng)予以登記（附表7）。5違反制度責(zé)任 5．1違反本制度規(guī)定，公司印章的刻制事先未經(jīng)各公司總經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）或上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的，對有關(guān)責(zé)任人和當(dāng)事人處以1000元以上的罰款。5．2違反本制度規(guī)定，停用印章未按規(guī)定進(jìn)行處理并給公司造成損失的，有關(guān)責(zé)任人承擔(dān)一切責(zé)任。5．3違反本制度規(guī)定，印章未按規(guī)定專人保管，或存放非保密場所且屢教不改的，對當(dāng)事人處以1000元以上的罰款。5．4違反本制度規(guī)定，未按規(guī)定注意事項使用印章的，對當(dāng)事人處以50～200元的罰款。5．5違反本制度規(guī)定，濫用印章、擅自增刻印章、隨便將印章交于他人或未經(jīng)各公司總經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）及上級領(lǐng)導(dǎo)同意的將公章帶離公司的，對當(dāng)事人處以1000元以上的罰款。情節(jié)嚴(yán)重者，予以調(diào)離崗位、內(nèi)部待崗、留用察看直至除名處理。5．6違反本制度規(guī)定，印章保管人員因公出差、病假等原因或離職時在無特殊情況下，未按規(guī)定將印章及相關(guān)材料移交清楚的，對當(dāng)事人和有關(guān)責(zé)任人處以100～500元的罰款，給公司造成重大損失的，追究法律責(zé)任。5．7違反本制度規(guī)定，發(fā)生印章丟失、損毀、被盜時有關(guān)人員未及時查明原因或未上交原因報告的，對當(dāng)事人和有關(guān)責(zé)任人處以200～500元的罰款。6附則6．1本制度由集團(tuán)公司修訂并負(fù)責(zé)解釋。6．2本制度如有未盡事宜，根據(jù)實際情況經(jīng)上級批準(zhǔn)后，集團(tuán)公司辦公室進(jìn)行修改或另行補(bǔ)充規(guī)定。6．3本制度自發(fā)布之日起施行。附表如下附表1印章檔案登記卡編號：印章刻制經(jīng)辦人：印鑒圖樣批準(zhǔn)部門啟用日期：年月日變動原因備注變動情況年月日年月日年月日年月日（此表為長期性保存，請妥善保管）登記人：登記時間：年月日印章檔案登記卡編號：印章刻制經(jīng)辦人：印鑒圖樣批準(zhǔn)部門啟用日期：年月日變動原因備注變動情況年月日年月日年月日年月日（此表為長期性保存，請妥善保管）登記人：登記時間：年月日附表2印章領(lǐng)用移交申請單印章刻制經(jīng)辦人：領(lǐng)用人所在部門領(lǐng)用原因領(lǐng)用時間印鑒圖樣移交人（本表一式2份，移交人、印章管理部門各1份）印章領(lǐng)用移交申請單印章刻制經(jīng)辦人：領(lǐng)用人所在部門領(lǐng)用原因領(lǐng)用時間印鑒圖樣移交人（本表一式2份，移交人、印章管理部門各1份）附表3印章臨時外帶申請單申請時間：年月日申請人所在部門帶出時間月日點歸還時間月日點外帶原因部門意見外帶印鑒圖樣公司領(lǐng)導(dǎo)意見上級領(lǐng)導(dǎo)意見備注（本表一式2份，印章管理部門1份，經(jīng)辦人1份）印章臨時外帶申請單申請時間：年月日申請人所在部門帶出時間月日點歸還時間月日點外帶原因部門意見外帶印鑒圖樣公司領(lǐng)導(dǎo)意見上級領(lǐng)導(dǎo)意見備注（本表一式2份，印章管理部門1份，經(jīng)辦人1份）附表4印章保管移交單印章名稱印章管理部門移交日期年月日印鑒圖樣移交人接收人審批人備注（本表一式3份，印章管理部門1份備案，移交人、接收人各執(zhí)1份）印章保管移交單印章名稱印章管理部門移交日期年月日印鑒圖樣移交