會(huì)計(jì)檔案管理辦法

中華人民共和國(guó)財(cái)政部國(guó)家檔案局令第79號(hào)——會(huì)計(jì)檔案管理方法《會(huì)計(jì)檔案管理方法》已經(jīng)財(cái)政部部務(wù)會(huì)議、國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議修訂通過(guò),現(xiàn)將修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理方法》公布,自1月1日起施行。中華人民共和國(guó)財(cái)政部部長(zhǎng)樓繼偉國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華12月11日會(huì)計(jì)檔案管理方法

第一條為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,有效保護(hù)和運(yùn)用會(huì)計(jì)檔案,根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī),制訂本方法。第二條國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、公司、事業(yè)單位和其它組織(下列統(tǒng)稱(chēng)單位)管理睬計(jì)檔案合用本方法。第三條本方法所稱(chēng)會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接受或形成的,統(tǒng)計(jì)和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,含有保存價(jià)值的文字、圖表等多個(gè)形式的會(huì)計(jì)資料,涉及通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。第四條財(cái)政部和國(guó)家檔案局主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作,共同制訂全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度,對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)施監(jiān)督和指導(dǎo)?？h級(jí)以上地方人民政府財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作,并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)施監(jiān)督和指導(dǎo)。第五條單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整頓、保管、運(yùn)用和鑒定銷(xiāo)毀等管理制度,采用可靠的安全防護(hù)技術(shù)和方法,確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(下列統(tǒng)稱(chēng)單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位也能夠委托含有檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理睬計(jì)檔案。第六條下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:(一)會(huì)計(jì)憑證,涉及原始憑證、記賬憑證;(二)會(huì)計(jì)賬簿,涉及總賬、明細(xì)賬、日志賬、固定資產(chǎn)卡片及其它輔助性賬簿;(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,涉及月度、季度、六個(gè)月度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;(四)其它會(huì)計(jì)資料,涉及銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其它含有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。第七條單位能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理睬計(jì)檔案。第八條同時(shí)滿(mǎn)足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范疇的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案:(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠精確、完整、有效接受和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國(guó)標(biāo)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接受、管理、運(yùn)用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長(zhǎng)久保管規(guī)定,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與有關(guān)聯(lián)的其它紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;(四)采用有效方法,避免電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?能夠有效防備自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于含有永久保存價(jià)值或者其它重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。第九條滿(mǎn)足本方法第八條規(guī)定條件,單位從外部接受的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。第十條單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(下列統(tǒng)稱(chēng)單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范疇和歸檔規(guī)定,負(fù)責(zé)定時(shí)將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整頓立卷,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。第十一條當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超出三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。第十二條單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理睬計(jì)檔案移交時(shí),應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文獻(xiàn)格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。單位檔案管理機(jī)構(gòu)接受電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的精確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),符合規(guī)定的才干接受。第十三條單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照有關(guān)制度運(yùn)用會(huì)計(jì)檔案,在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)推行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。單位保存的會(huì)計(jì)檔案普通不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理有關(guān)手續(xù)。會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和運(yùn)用借入的會(huì)計(jì)檔案,確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)償還。第十四條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定時(shí)兩類(lèi)。定時(shí)保管期限普通分為和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。第十五條各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本方法附表執(zhí)行,本方法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱(chēng)如有同本方法附表所列檔案名稱(chēng)不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類(lèi)似檔案的保管期限辦理。第十六條單位應(yīng)當(dāng)定時(shí)對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿(mǎn),確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,能夠銷(xiāo)毀。第十七條會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。第十八條經(jīng)鑒定能夠銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照下列程序銷(xiāo)毀:(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),列明擬銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上訂立意見(jiàn)。(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作,并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章。電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。第十九條保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其它未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷(xiāo)毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。第二十條單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或其它因素而終止的,在終止或辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。第二十一條單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其它方能夠查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方能夠查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)有關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務(wù)移交其它單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位能夠查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十二條單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其它方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。第二十三條建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十四條單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理睬計(jì)檔案交接手續(xù)。移交會(huì)計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢查,確保所接受電子會(huì)計(jì)檔案的精確、完整、可用和安全。第二十五條單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的,應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十六條單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的,應(yīng)當(dāng)在訂立的書(shū)面委托合同中,明確會(huì)計(jì)檔案的管理規(guī)定及對(duì)應(yīng)責(zé)任。第二十七條違反本方法規(guī)定的單位和個(gè)人,由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)解決處分。第二十八條預(yù)算、計(jì)劃、制度等文獻(xiàn)材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書(shū)檔案管理規(guī)定,不合用本方法。第二十九條不含有設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶(hù),其會(huì)計(jì)檔案的收集、整頓、保管、運(yùn)用和鑒定銷(xiāo)毀等參考本方法執(zhí)行。第三十條各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門(mén)、檔案行政管理部門(mén),新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局、檔案局,國(guó)務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門(mén),中國(guó)人民解放軍總后勤部,能夠根據(jù)本方法制訂具體實(shí)施方法。第三十一條本方法由財(cái)政部、國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋,自1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國(guó)家檔案局公布的《會(huì)計(jì)檔案管理方法》(財(cái)會(huì)字〔1998〕32號(hào))同時(shí)廢止。附表：1.公司和其它組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表2.財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表附表1公司和其它組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào)檔案名稱(chēng)保管期限備注一會(huì)計(jì)憑證1原始憑證30年2記賬憑證30年二會(huì)計(jì)賬簿3總賬30年4明細(xì)賬30年5日志賬30年6固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年7其它輔助性賬簿30年三財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告8月度、季度、六個(gè)月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告9年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久四其它會(huì)計(jì)資料10銀行存款余額調(diào)節(jié)表11銀行對(duì)賬單12納稅申報(bào)表13會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)30年14會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久15會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久16會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)永久

附表2財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào)檔案名稱(chēng)保管期限備注財(cái)政總預(yù)算行政單位事業(yè)單位稅收會(huì)計(jì)一會(huì)計(jì)憑證1國(guó)家金庫(kù)編送的多個(gè)報(bào)表及繳庫(kù)退庫(kù)憑證2各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表3行政單位和事業(yè)單位的多個(gè)會(huì)計(jì)憑證30年涉及：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表4財(cái)政總預(yù)算撥款憑證和其它會(huì)計(jì)憑證30年涉及：撥款憑證和其它會(huì)計(jì)憑證二會(huì)計(jì)賬簿5日志賬30年30年6總賬30年30年30年7稅收日志賬（總賬）30年8明細(xì)分類(lèi)、分戶(hù)賬或登記簿30年30年30年9行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年三財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告10政府綜合財(cái)務(wù)報(bào)告永久下級(jí)財(cái)政、本級(jí)部門(mén)和單位報(bào)送的保管2年11部門(mén)財(cái)務(wù)報(bào)告永久所屬單位報(bào)送的保管2年12財(cái)政總決算永久下級(jí)財(cái)政、本級(jí)部門(mén)和單位