數(shù)字檔案館與文件采購者角色認(rèn)知的對比研究

數(shù)字檔案館與文件采購者角色認(rèn)知的對比研究

信息存儲技術(shù)是指大多數(shù)專家和高度分散的專業(yè)，如文件管理員、圖書管理員、文檔管理員和ic（信息通信技術(shù)）專家。在信息管理領(lǐng)域工作的一些人員或許會想當(dāng)然認(rèn)為,同管理紙質(zhì)文件一樣,在開發(fā)電子文件解決方案時,這些職業(yè)群體毫無疑問會尊重彼此的專業(yè)領(lǐng)域,但是職業(yè)文化理論表明事情并非總是如此。1.合作未來的動機(jī)近年來,全球許多公共檔案機(jī)構(gòu)致力于開發(fā)管理電子文件的能力,如英國國家檔案館、澳大利亞國家檔案館和維多利亞的數(shù)字檔案公共記錄辦公室等。本研究的出發(fā)點(diǎn)源于新西蘭國家檔案館在2007-2008年開發(fā)數(shù)字檔案館的工作。當(dāng)時,在新西蘭部分政府機(jī)構(gòu)的電子文件形成和管理人員中開展了一系列試探性的訪問,用來調(diào)查電子文件轉(zhuǎn)換到數(shù)字檔案資源庫可能存在的障礙。被采訪者表明了對信任的顧慮,一個被采訪者表示,如果機(jī)構(gòu)的電子數(shù)據(jù)被轉(zhuǎn)成檔案保管,他們會考慮保留自己的記錄副本,以便檢索和以防萬一。從這些采訪中發(fā)現(xiàn)一個問題,盡管檔案工作者在管理紙質(zhì)文件時被賦予信任,但這一層級的信任并未自動帶入到電子文件管理中。被采訪者還指出,檔案工作者將主要和新的支持者群體———ICT人員合作,而不是文件管理、圖書館領(lǐng)域工作的人們,他們在專業(yè)知識上會更多地了解和擁有一定程度的信任。這就提出,職業(yè)文化的差異是電子文件管理研究必須注意的因素。調(diào)研結(jié)果也顯示了探索該主題的其他動機(jī),在數(shù)字檔案資源庫已經(jīng)開發(fā)的條件下,電子文件轉(zhuǎn)換為檔案保管沒有期望的那么好。目前項(xiàng)目研究的目標(biāo)是跟進(jìn)這些早期的問題點(diǎn)。尤其,我們著手調(diào)查ICT專業(yè)人員對檔案工作者和電子文件保管人員的看法,試圖確定電子文件保管員是否意識到和電子檔案管理有相關(guān)性。在檔案管理方面,珍妮特·巴斯蒂安提供了一個簡潔的、完整的保管角色報(bào)告,從古代直到20世紀(jì),由詹金遜先生和西奧多·謝倫伯格開發(fā)的方法。后保管理論及隨后開發(fā)的實(shí)踐已經(jīng)聚焦于支持“檔案工作者從保管者轉(zhuǎn)變?yōu)橛袆?chuàng)造力的管理員角色的演進(jìn)方法”。隨著電子文件的日益增加,促使重新考慮保管的概念,大衛(wèi)·比爾曼尤其提倡分布式的保管模型,他建議:檔案工作者能夠?qū)㈦娮訑?shù)據(jù)記錄接收到檔案館,是作為例外而不是遵循規(guī)則。常用的方法是在記錄創(chuàng)建時便在檔案館和代理機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)庫中生成ID,代理機(jī)構(gòu)以最初的形式維護(hù)記錄,或者有證據(jù)證明相同的格式,只要他們能對文檔化的功能負(fù)責(zé)。將要取消或功能發(fā)生轉(zhuǎn)換的代理機(jī)構(gòu),將送記錄到其他代理機(jī)構(gòu)或檔案館。從這一方面講,新西蘭政府電子數(shù)據(jù)記錄保管環(huán)境反映出了后保管理論的思想,檔案法規(guī)明確要求設(shè)立數(shù)字檔案公共記錄辦公室,來創(chuàng)建和維護(hù)完整的、準(zhǔn)確的商業(yè)交易記錄。此外,法規(guī)也要求對政府機(jī)構(gòu)中的檔案記錄加以審核(第一輪審核已于2010年開始進(jìn)行)。在后保管理論中有一個領(lǐng)域仍沒有被研究,即關(guān)于檔案工作者同信息技術(shù)領(lǐng)域其他人員的合作需要所引出的問題,尤其是在數(shù)字環(huán)境中沒有意識到電子數(shù)據(jù)記錄保管員的角色,或者沒有意識到隨時間推移需要對信息進(jìn)行維護(hù)。職業(yè)文化的差異可能對協(xié)同努力的成功呈現(xiàn)出明顯的障礙。一個職業(yè)團(tuán)體會生成相似的世界觀,在我們考慮合作企業(yè)或制定合作戰(zhàn)略時,需要重視職業(yè)文化的差異。職業(yè)文化的六個維度是:對人VS對事,專家VS多面手,守紀(jì)VS獨(dú)立,有組織VS無組織,理論VS實(shí)踐,規(guī)范VS實(shí)用主義。盡管電子數(shù)據(jù)記錄保管員和ICT專業(yè)人員在第一維度可能有相同的結(jié)果,對事不對人,但在其他維度上可能有明顯的差異。安·佩德森根據(jù)澳大利亞和北美相關(guān)研究成果,總結(jié)出檔案工作者有以下五大性格特征:精準(zhǔn)、可靠并值得信賴;維護(hù)穩(wěn)定、連貫和傳統(tǒng);擁有從屬、程序化、守則與偏向于細(xì)節(jié)的價值觀;和與人打交道相比,更喜歡和事物打交道;現(xiàn)實(shí)生活誠信、有愛心“做對”的事。在圖書館工作研究文獻(xiàn)中,已經(jīng)有專家探討了圖書館員和ICT專業(yè)人員合作的問題。在20世紀(jì)90年代,高校圖書館將信息技術(shù)融合到他們的服務(wù)中去,大學(xué)圖書館和計(jì)算機(jī)中心不同的組織文化,所導(dǎo)致的問題已經(jīng)引起學(xué)者關(guān)注。同樣,檔案研究已經(jīng)傾向于關(guān)注技術(shù),而不是人和數(shù)字信息相關(guān)的問題。在關(guān)于電子文件管理的調(diào)查研究中,我們首要的挑戰(zhàn)是如何確保主題和問題依照我們的目的被理解。另一個挑戰(zhàn)是管轄權(quán)的競爭,在信息管理領(lǐng)域這一競爭很普遍。根據(jù)安德魯·艾伯特的定義,職業(yè)是作為系統(tǒng)失調(diào)出現(xiàn)的,然后在問題上建立管轄權(quán)?，F(xiàn)在這個管轄權(quán)的競爭已經(jīng)成為我們研究的重要主題。2.回歸系統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集起初采用公開的LineSurvey在線問卷管理系統(tǒng),開展了一個有17個問題的在線調(diào)查。我們的一個主要目的在于確保調(diào)查盡可能的簡單,花費(fèi)最少的時間來完成。調(diào)查在ICT同事中試點(diǎn),根據(jù)反饋對問題的措辭進(jìn)行了部分修改,以確保術(shù)語能被ICT人員所理解,尤其是“records”和“archives”這兩個詞用在文件管理和ICT領(lǐng)域是完全不同的意思。我們第一次試圖收集數(shù)據(jù)的目標(biāo)是一個特殊的群體———國際信息系統(tǒng)協(xié)會郵件討論列表人員。盡管有調(diào)查時間短的原因,但在延長了截止時間后,回答率仍低的令人失望,有效完整答卷僅有13份。為了避免看起來只是聚焦于我們的國家檔案館,我們對部分問題進(jìn)行了修改。經(jīng)各種嘗試,調(diào)研最終通過GOVIS展開,GOVIS是一個混合團(tuán)體,成員限于新西蘭國家機(jī)構(gòu),他們有一個共同的目標(biāo),就是鼓勵討論信息技術(shù)相關(guān)的問題。3.關(guān)于電子文件的信任度情況,調(diào)查對象認(rèn)為文件管理人員已經(jīng)調(diào)查通過GOVIS郵箱名單進(jìn)行分發(fā)。由于個人(只針對新西蘭政府機(jī)構(gòu)雇員)可以申請多個郵箱,閑置的郵箱地址保持訂閱,這就不可能統(tǒng)計(jì)確切的總?cè)藬?shù)。名單的負(fù)責(zé)人估計(jì)有225人。我們收到54份完整的調(diào)查問卷,基于估計(jì)的總?cè)藬?shù),回答率在24%。被調(diào)查對象的性別分布相對平均,男28名,女26名,男性人數(shù)稍占優(yōu)勢。超過63%(34人)的調(diào)查對象擁有研究生學(xué)歷,最高的資質(zhì)是取得碩士學(xué)位。78%的人年齡超過46歲。87%的人熟悉調(diào)查問卷中定義的文件和檔案館的概念。超過一半的調(diào)查對象(54%)表明他們工作在與信息管理相關(guān)的領(lǐng)域,其中9個明確他們工作在圖書館、檔案館或文件管理領(lǐng)域。10個完全工作于ICT行業(yè),含編程和開發(fā)、通訊、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等。12個調(diào)查對象是管理職位。鑒于在新西蘭公共辦公室有明確要求創(chuàng)建和維護(hù)公共記錄,即將開始的政府審核又強(qiáng)調(diào)了電子文件管理的重要性,所以不奇怪多數(shù)調(diào)查對象稱他們使用機(jī)構(gòu)內(nèi)部的辦公自動化系統(tǒng)來歸檔和檢索信息。但令人擔(dān)憂的是,仍有5個人(主要是ICT人員)稱不使用單位的辦公系統(tǒng)歸檔文件。和假設(shè)一致,90%的調(diào)查對象認(rèn)為本單位對保存自身形成和收到的有長期保存價值的紙質(zhì)文件有明確規(guī)定,大多數(shù)人(85%)認(rèn)為對電子文件也有類似規(guī)定。調(diào)查中的其他問題,是想確認(rèn)文件保管單位對紙質(zhì)和電子文件信任度的差異。87%(47人)的調(diào)查對象同意或強(qiáng)烈同意“文件管理員知道如何保管紙質(zhì)文件”。然而,同意文件管理員知道如何保管電子文件的人要少得多(33%,18人),超過1/3的調(diào)查對象仍不確定,約28%的人不同意或強(qiáng)烈反對該觀點(diǎn)。接下來的問題繼續(xù)這一主題,調(diào)查對象表現(xiàn)出相同的模式。調(diào)查對象被問到他們是否同意或不同意下面的觀點(diǎn):“文件管理員知道紙質(zhì)文件最好的存放條件”,“文件管理員知道電子文件最好的存放條件”。40人(74%)同意或強(qiáng)烈同意文件管理員知道最好的紙質(zhì)文件保存條件,對于電子文件,只有12人(22%)同意或強(qiáng)烈同意。值得注意的是,從職業(yè)角度回顧這些答卷,在回答關(guān)于管理數(shù)字信息的問題時,ICT專業(yè)人員更傾向于選擇要么同意,要么反對。在這一領(lǐng)域,我們檔案工作者仍缺少參與意識。接下來的三個問題設(shè)計(jì)用來評估對檔案館能力的理解程度?！叭绻闼跈C(jī)構(gòu)將電子文件移交到檔案館,你建議內(nèi)部保留副本嗎?”只有19個人(35%)不同意或強(qiáng)烈不同意保留副本。根據(jù)被調(diào)查者的職業(yè),值得注意的是,多數(shù)位于管理角色的調(diào)查對象同意這一主張,持反對意見的多數(shù)是文件管理員角色。關(guān)于對檔案館信息檢索能力的信心,答卷再次顯示(見下圖),對紙質(zhì)文件的檢索能力更有信心,有34人(63%)同意或強(qiáng)烈同意;對電子文件,只有24人(44%)同意或強(qiáng)烈同意。值得一提的是,對有需求時檔案館信息檢索能力的信心,不管紙質(zhì)還是電子文件,都不是壓倒性的正面。根據(jù)一個機(jī)構(gòu)的說法,看一個檔案館信息檢索的能力是他們一個最重要的考慮點(diǎn)。對此,檔案工作者必須對信息檢索的要求給予高度重視,這一點(diǎn)很重要。倒數(shù)第二個問題的目的在于找出電子文件外包(要么是商業(yè)形式,要么是政府主辦)保管解決方案中,提升信任級別的因素。給調(diào)查對象提供了9種因素,可以多選。排名最高的要求是具有IT技能的專家,緊接著是具有文件管理資質(zhì)的專家,第三位的是擁有可信數(shù)字倉儲認(rèn)證資質(zhì)。調(diào)查對象也有機(jī)會提出其他會提升信任級別的因素。這個數(shù)據(jù)很有趣:訪問的合法參量,如果對表現(xiàn)不滿意有能力轉(zhuǎn)到另一個提供商;具有檢索歸檔信息的經(jīng)驗(yàn);有能力維護(hù)電子文件,允許未來一定時間可以用新技術(shù)(未知)訪問這些信息;我要看下他們在其他客戶處的表現(xiàn),詢問他們關(guān)于可靠性、數(shù)據(jù)管理過程和訪問完整性的問題。我當(dāng)然贊同由專業(yè)人士提供存放解決方案,但是我不依附于根據(jù)資質(zhì)保證某人執(zhí)行任務(wù)的看法;有能力訪問并利用歸檔材料;外部直接的或有限的訪問數(shù)字檔案,不需要檔案館作為媒介;基于開放式標(biāo)準(zhǔn)的解決方案(如:非微軟office辦公軟件)。最后一個問題“對于電子文件管理,你有其他的看法嗎?”給調(diào)查對象評價電子文件保管的機(jī)會。答卷顯示,實(shí)際工作者已意識到數(shù)字保存的內(nèi)在挑戰(zhàn),并需要實(shí)踐指導(dǎo)。例如:相關(guān)的數(shù)字歸檔指導(dǎo)準(zhǔn)則不足;對新技術(shù)的關(guān)注較多,以至于忽視了有效的數(shù)字歸檔方式;關(guān)于何種方式、何時捕捉電子文件仍缺乏透明度;指導(dǎo)準(zhǔn)則/標(biāo)準(zhǔn)需要通過管理機(jī)構(gòu)制定;電子文件保管的想法和概念很好,但怎么才能落到實(shí)處?在新西蘭缺乏權(quán)威部門提供實(shí)際的建議,這是個主要的問題。有一份答卷提到,特別需要關(guān)注的是不同機(jī)構(gòu)在一致性上的缺乏:如果新西蘭政府有一個電子文件管理系統(tǒng)供所有的機(jī)構(gòu)使用就太好了,我們知道應(yīng)該依照《公共記錄法案》以電子方式保護(hù)它們,但因成本和商業(yè)沖擊等因素卻無法落到實(shí)處。50個公共部門只能是各行其是。最后,需要向那些對將來讀取電子檔案有所顧慮的被調(diào)查者說明的是:原來檔案工作者所服務(wù)的檔案館的主要任務(wù)是妥善安全保存檔案,現(xiàn)在建設(shè)中的數(shù)字檔案館首要且最重要的任務(wù)是保證利用。4.單位檔案員和文件管理人員利用數(shù)字檔案的能力本調(diào)查的結(jié)論不能推論到整個群體。因?yàn)檫@是一個小范圍的調(diào)查,意在通過收集數(shù)據(jù),從調(diào)查中對較早的結(jié)論進(jìn)行進(jìn)一步的探索。但從兩方面看,本次研究也具有重要意義。首先,來自方法論的觀點(diǎn)。尤其是在本次調(diào)研的初期,多次失敗證明了探索ICT領(lǐng)域工作人員對歸檔和電子文件管理問題的態(tài)度和觀點(diǎn)非常困難。同檔案一線工作者一樣,我們也需要和這個團(tuán)體緊密合作,但是目前我們做得不夠好。其次,從新西蘭政府部門收集到的數(shù)據(jù)提供了進(jìn)一步的證據(jù),信息技術(shù)相關(guān)領(lǐng)域的人們,根據(jù)他們管理電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)文件的經(jīng)驗(yàn),認(rèn)為單位檔案員管理紙質(zhì)文件的能力優(yōu)于電子文件。相比電子文件,調(diào)查對象對在檔案館(室)中檢索紙質(zhì)文件的能力給予了更多的信任,盡管事實(shí)上,檢索已歸檔電子文件的能力并沒有被檢驗(yàn)。總的來說,調(diào)研結(jié)果提供了新西蘭政府部門、信息技術(shù)相關(guān)領(lǐng)域工作的人們對單位檔案員和文件管理人員的看法。我們期望被調(diào)查的群體在一定程度上理解數(shù)字檔案保存的問題。但是,從各單位保管電子文件,及有利用需求時信息被檢索到的能力來看,調(diào)查對象沒有顯出較高的信心。盡管被調(diào)查對象職業(yè)文化差異明顯,但都對將來電子檔案的利用給予了高度重視。正如珍妮特·巴斯蒂安所說,利用是檔案管理的組成部分,不管在發(fā)布式還是集中式的記錄環(huán)境中,后保管理論都認(rèn)為利