采購管理辦法

采購管理辦法第一章總則第一條為加強采購管理，規(guī)范采購申報程序，嚴格控制成本，嚴明采購紀律，特制訂本辦法。第二條本制度適用于各類資產（含非資產類）、統(tǒng)一簽訂框架協(xié)議的工程類材料設備、負責供應給施工單位的工程類材料設備采購，包括年度采購、單項采購及緊急采購。第二章采購原則第三條嚴格遵守“誰使用、誰申購、誰保管”的原則。第四條嚴格遵守采購統(tǒng)一詢價定標的原則。第五條嚴格遵守“三個三”原則。1、選購三原則：（1）一種物品采購各部（參與部門或人員）分別找三家；（2）一種物品分別報三家；（3）一種物品最后定一～三家。2、定購三原則：（1）同類物品質量最優(yōu)；（2）同類物品價格最低；（3）同類物品的供應商服務最好。3、驗收三原則：（1）由采購部、使用部門等部門共同參與驗收；（2）經(jīng)參與驗收的各方代表簽字方能視為有效；（3）發(fā)現(xiàn)假冒偽劣產品，一票否決，堅決退換。第三章年度采購第六條年度采購的定義年度采購是指對有計劃、有持續(xù)需求的物資采購。第七條年度采購的范圍辦公耗材等物料用品（含非資產類）：辦公耗材、辦公文具、印刷制品、廣告制品、綠化租賃、飲用水、保潔服務、快遞、標準化的工程材料設備等。第八條需求部門/單位確定所申購物資的檔次及要求。第九條采購立項申購部門/單位填寫立項報告，按權限逐級審批后，交由地區(qū)公司采購部作為采購立項依據(jù)。第十條立項報告審批流程1、低值易耗品：申購部門/單位填寫《資產購置審批表》→申購部門/單位負責人審批→主管領導審批→負責人審批→采購部2、辦公文具、耗材類：（1）辦公文具立項流程：申購部門/單位每月初填寫“地區(qū)公司月份文具用品申購表”（辦公文具限額10元/人·月）→部門負責人審核→由行政人事部辦公室匯總審核后按年度合同實施采購、驗收并辦理相關結算手續(xù)。（2）耗材類立項流程：申購部門/單位每月初填寫“耗材申購表”→部門負責人審核→行政人事部辦公室匯總審核→公司負責人審批→行政人事部按年度合同實施采購、驗收并辦理相關結算手續(xù)。3、綠化、飲用水、印刷制品等的申購及租賃：申購部門/單位填寫呈批報告→部門負責人審核→行政人事部辦公室等有關部門匯總審核→公司負責人審批→采購部。4、營銷所需材料、廣告制品立項流程：營銷部填寫已確定標準的營銷活動方案及材料清單→公司主管領導審核→公司負責人審批→采購部。第十一條供應商的征召、資格審查和選擇1、供應商的資格要求：必須是行業(yè)或區(qū)域綜合實力強、國際知名的品牌或企業(yè)；確無相關排名的，入選企業(yè)應為規(guī)模大、實力強的企業(yè)。2、供應商的征召：年度供應商的征召由采購部、需求部門的人員按照“背靠背”的原則，分別在網(wǎng)上搜索10家以上單位密封后提交至公司負責人（或其授權人）。3、《聯(lián)系函》的發(fā)放：由公司負責人（或其授權人）獨立篩選出初選單位名單，親自或指定專人在一個小時內填寫加蓋公章的《聯(lián)系函》并密封寄出，寄出的《聯(lián)系函》由采購部建立臺帳?！堵?lián)系函》寄出三日后指定專人與初選入圍單位進行聯(lián)系，落實供應商投標意向及其詳細情況。4、供應商的資格審查：(1)公司負責人（或其授權人）根據(jù)聯(lián)系情況確定須考察的單位，并組織由征召小組部門人員所組成的考察小組，必要時邀請相關部門人員參加，對供應商進行考察；考察小組考察完畢后填寫《供應商考察情況表》，并向公司負責人（或其授權人）匯報考察情況。(2)公司負責人（或其授權人）根據(jù)聯(lián)系情況確定須約見單位的，其流程參照《公司招投標征召單位操作細則》執(zhí)行。5、入圍供應商的最終選擇：公司負責人（或其授權人）根據(jù)聯(lián)系情況匯報或考察結果確定至少3家最終入圍供應商名單。第十二條招標文件的編制及會審1、公司采購部負責招標文件的編制，招標文件原則上按公司的標準格式編制。招標文件必須附合同文本，合同文本原則上采用下發(fā)的標準合同范本。2、對于具備量化條件的項目由需求部門編制量化清單，并將其作為招標文件的重要組成部分。3、公司采購部根據(jù)需要可組織相關部門對招標文件進行會審，并報公司負責人（或其授權人）審批。第十三條發(fā)標、開標、定標1、公司負責人（或其授權人）指定專人向最終入圍供應商發(fā)放招標文件，并負責招標文件的答疑。2、年度采購的開標會須由公司負責人（或其授權人）主持，采購部2人、其它1人參加，可根據(jù)需要邀請相關部門人員參加。3、經(jīng)濟標采用內部公開開標的方式，并當場由各投標單位單獨進行二次報價，開標人員在性價比分析的基礎上出具評標意見，由主持開標的領導當場確定中標單位或宣布招標無效。嚴禁確定中標單位后再次接受其他投標單位的價格調整。4、公司采購部將定標結果，按審批權限逐級報批。第十四條合同的簽訂1、公司自行采購的項目，由采購部根據(jù)定標審批結果，按權限逐級報批合同。2、由采購部簽訂供貨合同第十五條由公司負責采購的材料設備中，屬于設備類和公司自用的材料由公司直接與供應商簽訂供貨合同，屬于供應給施工單位的材料，必須簽訂代購代扣代付的三方協(xié)議，貨物驗收、結算辦理、各種單據(jù)的管理參照《材料物資采購供應管理制度》的相關規(guī)定執(zhí)行。第四章單項采購第十六條單項采購的定義單項采購是指對單項（批次）申報物資的采購。單項采購適用于各地區(qū)公司的辦公設備、辦公軟件、家具、服裝、電器、車輛、非標準化的工程材料等采購。第十七條單項采購立項1、單項采購立項同年度采購立項。2、工程材料：由工程部填寫《材料清單》→工程技術部審核→主管工程領導審核→采購部。3、固定資產：1）、10萬元以內（含10萬元）的固定資產審批流程申購部門/單位填寫《資產購置審批表》→主管領導審批→資產管理部門意見→公司負責人審批→采購部2）、10萬元以上的固定資產購置以及所有車輛（包括運輸車輛、工程車輛、商務車輛和小轎車）的購置必須報董事長審批。第十八條單項采購工作流程1、詢價（1）預算金額2萬元以下（含2萬元）的單項采購，由采購部采購員分別提交至少1家供應商的最終報價。（2）預算金額2萬元-10萬元（含10萬元）的單項采購，由采購部采購員按“背靠背”的原則，分別在網(wǎng)上搜索5家以上合格單位，密封提交至公司負責人（或其授權人）；公司負責人（或其授權人）獨立篩選出至少三家合格供應商后，由三名采購員分別提交供應商的最終報價。2、定標由公司主管采購的領導（或其授權人）主持，3名采購員參與，按照“公平、公正、公開”原則進行比價、定標，制作《定標審批表》并出具評標意見，報公司負責人審批。3、預算金額10萬元以上的單項采購，按年度采購方式進行。4、對已經(jīng)開標定價的10萬以下（含10萬）物資（IT產品除外），一個月內再次申購的，經(jīng)公司負責人審批后直接按定標價格進行采購。第十九條采購驗收1、采購部或立項部門根據(jù)定標資料，進行合同簽訂、采購、驗收并辦理結算手續(xù)。2、材料物資的驗收按驗收三原則執(zhí)行，工程材料由工程部組織驗收。第五章緊急采購第二十條議標由于特殊原因不能按正常程序實施招標，需議標的項目須按下列程序進行：1、議標審批權限：預算金額100萬以下（含100萬元）的報公司負責人審批。2、車輛采購由公司采購部負責人及行政人事部等相關人員共同到該品牌的4S店或總代理詢價、議價。3、議標項目的開標、評標、定標參照本制度第十三條執(zhí)行。第二十一條現(xiàn)金采購由于特殊原因需用現(xiàn)金采購的項目須按下列程序進行：1、現(xiàn)金采購審批權限：預算金額10萬元以下（含10萬元）的報公司負責人審批；10萬元以上的須報集團董事會審批。2、預算金額5000元以下（含5000元）的現(xiàn)金采購，必須由需求部門1人以上、采購部1人共同參與，原則上須在3家供應商有效報價的基礎上形成統(tǒng)一意見后進行采購；預算金額5000元以上的現(xiàn)金采購，必須由需求部門1人以上、采購部1人（含采購部負責人）共同參與，原則上須在3家供應商有效報價的基礎上形成統(tǒng)一意見并電話請示公司負責人后進行采購。第六章采購紀律第二十二條預算金額10萬元以上的采購項目，發(fā)標時須將招標文件提供一份給人事績效部；5000元以上的現(xiàn)金采購項目，采購前須提交一份相關資料給公司負責人備案。第二十三條所購工程材料種類（統(tǒng)配以外的）已有戰(zhàn)略供應商的，必須邀請其參與投標。第二十四條采購系統(tǒng)以外的任何人員不得干預采購工作。第二十五條參與采購工作的各部門獨立運作，禁止相互串通、干預。第二十六條所有參與采購工作的人員不得接受供應商的任何宴請、饋贈，不得與供應商發(fā)生任何經(jīng)濟往來。第二十七條所有參與采購過程的人員須嚴格保守機密，應對有關采購信息承擔保密責任，不得泄密、公開。第二十八條招標項目在開標期間，人事績效部負責開標現(xiàn)場所有工作人員手機集中存放。第二十九條采購人員必須注意