合同管理辦法

PAGE11PAGE12****股份有限公司制度編號：制度頁數(shù)：合同管理辦法編制人：責(zé)任人：審核人：批準(zhǔn)人：主辦單位：人事企劃行政處發(fā)布日期：**年*月*日生效日期：**年*月*日第一章總則第一條為規(guī)范集團(tuán)的合同管理,依法維護(hù)集團(tuán)合法權(quán)益，充分發(fā)揮合同在生產(chǎn)經(jīng)營和管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際，特制定本辦法。第二條本辦法適用于****股份有限公司（以下簡稱“集團(tuán)”）和各子公司的各種合同管理活動。第三條本辦法所稱“合同”是指集團(tuán)和各子公司在生產(chǎn)經(jīng)營過程中對外所簽訂的旨在確立、變更或終止與相對方民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的各類合同、協(xié)議（勞動合同除外）等，包括采購、銷售、建設(shè)工程、加工承攬、外協(xié)、借款、運(yùn)輸、倉儲、租賃、技術(shù)、服務(wù)等合同，還包括補(bǔ)充合同、補(bǔ)充協(xié)議、對外保函、備忘錄、訂貨單以及各類技術(shù)協(xié)議等其它具有合同性質(zhì)的法律性文件。本辦法所稱“合同管理”包括：合同簽訂前的市場調(diào)查、客戶信息管理、招投標(biāo)管理、合同談判和履行合同風(fēng)險評估，合同文本的起草、簽訂、履行、變更、解除、糾紛的處理，合同管理臺賬、合同檔案的管理等一系列活動。本辦法所稱“合同印章”是指以集團(tuán)及各子公司名義對外簽訂合同時所使用的公章、法定代表人名稱章及合同專用章等。第四條集團(tuán)對合同實(shí)行兩級管理，即集團(tuán)法務(wù)部門代表集團(tuán)進(jìn)行一級管理，集團(tuán)各業(yè)務(wù)部門和各子公司進(jìn)行二級管理。第二章合同管理職責(zé)第五條集團(tuán)業(yè)務(wù)部門在訂立、履行、變更或解除合同以及發(fā)生合同糾紛時，應(yīng)及時通知相關(guān)部門和一級合同管理部門，以保障集團(tuán)經(jīng)營活動的計(jì)劃性和整體協(xié)調(diào)性。第六條集團(tuán)法務(wù)部門為集團(tuán)合同一級管理專業(yè)機(jī)構(gòu)，其工作職責(zé)如下：1、審查合同的合法性和合規(guī)性，對合同文本提出修改意見；2、監(jiān)督檢查合同的履行情況；3、制定和發(fā)布常用合同示范文本或標(biāo)準(zhǔn)格式合同；4、對合同進(jìn)行收集、整理和歸檔，制定合同編碼規(guī)則，監(jiān)督管理各部門合同的統(tǒng)一編號、登記臺賬、分類歸檔執(zhí)行情況；（詳見附件一：《合同編碼規(guī)則》）5、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)合同承辦部門的合同管理工作并提供法律意見；6、制定并組織集團(tuán)合同承辦部門執(zhí)行集團(tuán)合同管理的規(guī)章制度；7、參與集團(tuán)重大合同、合作項(xiàng)目的談判、簽約；8、參與合同糾紛的處理，主導(dǎo)合同糾紛所致訴訟工作。9、負(fù)責(zé)法人授權(quán)委托代理人和業(yè)務(wù)部門的合同管理人員的法律培訓(xùn)。第七條相關(guān)業(yè)務(wù)部門是合同的二級管理專業(yè)機(jī)構(gòu)，是合同的擬定、執(zhí)行部門，具體責(zé)任人為合同業(yè)務(wù)人員、專（兼）職合同管理員和法定代表人或授權(quán)簽訂合同的受托人，其工作職責(zé)如下：1、業(yè)務(wù)人員職責(zé)：負(fù)責(zé)合同簽訂前的市場調(diào)查、客戶信息收集、組織招投標(biāo)會議、合同談判等相關(guān)工作；合同文本的起草、報批、履行、變更、解除、糾紛的處理等活動。2、專（兼）職合同管理員職責(zé)：建立合同管理臺賬（包括合同簽訂、變更、解除、履行、質(zhì)量異議的臺賬）、合同原始檔案、客戶信息資料、招投標(biāo)臺賬及資料的管理，同時對合同簽訂計(jì)劃、合同文本中標(biāo)的物、數(shù)量、金額等必備的條款內(nèi)容進(jìn)行核對，以及其他與合同有關(guān)的工作。3、法定代表人或授權(quán)簽訂合同的受托人，其主要職責(zé)是：（1）負(fù)責(zé)合同的簽訂、變更、解除、終止等有關(guān)手續(xù)的辦理，重大、復(fù)雜合同的簽訂，應(yīng)在本部門負(fù)責(zé)人或集團(tuán)法務(wù)部門的指導(dǎo)下進(jìn)行；（2）協(xié)調(diào)、督促承辦合同的履行，并及時將合同履行過程中出現(xiàn)的重大異常情況向本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行報告；（3）負(fù)責(zé)未進(jìn)入法律程序的合同糾紛處理，協(xié)助集團(tuán)法務(wù)部門處理進(jìn)入法律程序的合同糾紛案件。第三章合同類型第八條常用業(yè)務(wù)合同分類如下：1、工程勘測類合同：建設(shè)工程合同、供用電、水、氣、熱力合同、工程技術(shù)合同、報告書編制及評估合同、測量合同、設(shè)備調(diào)試及安裝合同等；2、人事企劃、行政類合同：勞務(wù)外協(xié)合同、勞務(wù)合同、教育培訓(xùn)合同、競業(yè)限制協(xié)議、保密協(xié)議、實(shí)習(xí)協(xié)議、返聘協(xié)議、贈與合同、租房合同（勞動合同除外）等；3、財(cái)務(wù)類合同：借貸款合同、融資租賃合同、擔(dān)保合同、并購重組合同、財(cái)產(chǎn)保險合同等；4、經(jīng)營、采購類合同：船舶建造合同、采購合同、銷售合同、委托合同、運(yùn)輸合同、保管合同、倉儲合同等；5、設(shè)計(jì)、技術(shù)類合同：設(shè)計(jì)合同、技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)咨詢合同、技術(shù)服務(wù)合同等；6、生產(chǎn)類合同：勞務(wù)外包合同、工程承攬合同、租賃合同等。第四章合同擬定、審批和簽訂第九條合同的簽訂應(yīng)采取書面形式，不得在簽署書面合同之前先行開展業(yè)務(wù)活動；合同內(nèi)容涉及技術(shù)問題的，合同審核時應(yīng)附相關(guān)專業(yè)技術(shù)意見。除集團(tuán)本部和各子公司內(nèi)各公司間交易外，合同簽訂時，以對方首先加蓋合同專用章或公章為原則；合同文本使用傳真件的，事后應(yīng)補(bǔ)齊對方蓋章原件，或針對合同傳真件與經(jīng)常性客戶簽訂確認(rèn)書。第十條合同中載明的我方被授權(quán)人必須經(jīng)集團(tuán)本部或各子公司書面授權(quán)，受托人簽訂合同及從事業(yè)務(wù)活動必須在集團(tuán)或各子公司的授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行。受托人超越授權(quán)范圍以及在授權(quán)期限屆滿后所簽訂的合同無效，由此所導(dǎo)致的法律責(zé)任由受托人自行承擔(dān)。（詳見附件二：《授權(quán)委托書》）第十一條凡集團(tuán)有標(biāo)準(zhǔn)格式合同或合同示范文本的，應(yīng)優(yōu)先采用；對于經(jīng)常性業(yè)務(wù)，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)，由集團(tuán)法務(wù)部門和各業(yè)務(wù)部門擬訂標(biāo)準(zhǔn)格式合同或合同示范文本。第十二條下列合同需經(jīng)集團(tuán)法務(wù)部門審核，并經(jīng)財(cái)務(wù)、成本及其他有關(guān)專業(yè)部門評審，合同評審分為書面會簽和召開專業(yè)評審會兩種形式。（詳見附件三：《合同評審會簽單》）1、以集團(tuán)名義對外簽訂的各類書面合同。2、根據(jù)集團(tuán)權(quán)責(zé)劃分等制度規(guī)定，各子公司需報集團(tuán)審核批準(zhǔn)的項(xiàng)目且以子公司名義對外簽訂的合同，應(yīng)提交集團(tuán)法務(wù)部門審核。任何人不得私自對合同標(biāo)的進(jìn)行分解，以掩蓋合同的真實(shí)性或越權(quán)審批合同。第十三條合同必須嚴(yán)格遵循逐級審批的原則，有條件的原則上應(yīng)通過辦公自動化系統(tǒng)審批。未通過辦公自動化系統(tǒng)逐級審批的，需在報送審批人批準(zhǔn)時填寫合同審批單。合同提交審批人審批時，需提交以下相應(yīng)的資料：1、合同審批單；2、合同文本；3、合同的技術(shù)附件；4、變更或解除合同對應(yīng)的原合同文本；5、外文合同必須有中文或英文譯本；6、其他要求提供的文件資料。第十四條凡是國家規(guī)定需由政府有關(guān)部門、機(jī)構(gòu)審批或公證的合同，由業(yè)務(wù)部門辦理相關(guān)的審批手續(xù)。第十五條合同的內(nèi)容由雙方當(dāng)事人依照《中華人民共和國合同法》協(xié)商約定，根據(jù)示范文本要求填寫清楚，以確保合同全面履行。合同內(nèi)容應(yīng)包括以下內(nèi)容：當(dāng)事人的法定名稱和住所，合同標(biāo)的，標(biāo)的物的數(shù)量，標(biāo)的物的質(zhì)量，價款或報酬，履行期限、地點(diǎn)和方式，保密條款，違約責(zé)任，解決爭議方法。除以上條款外，可根據(jù)合同性質(zhì)以及當(dāng)事人的要求，協(xié)商約定其他條款。合同條款中，解決糾紛方式條款應(yīng)盡量選擇仲裁方式，并力爭約定我集團(tuán)所在地仲裁機(jī)構(gòu)仲裁。必須約定起訴方式的，力爭約定在我集團(tuán)所在地法院訴訟。合同簽訂時，以對方先行加蓋合同印章為原則。若因特殊原因需由我集團(tuán)先行蓋章的，由簽約人在《合同審批單》中注明，并由業(yè)務(wù)部門一級主管簽字確認(rèn)后，方可由印章管理部門予以蓋章。合同簽訂時，必須在合同的每一頁上簽字確認(rèn)或加蓋騎縫章，以保證合同完整性。第五章合同印章的使用與管理第十六條合同印章的使用與管理按照集團(tuán)《印章管理辦法》執(zhí)行。第十七條對于進(jìn)、出口合同，在對方及我方代表簽字后，我方必須加蓋合同專用章或公章，合同方能生效。第十八條在對外簽訂合同時，嚴(yán)禁在空白文本上蓋章。除國家法律、法規(guī)明文規(guī)定必須加蓋集團(tuán)公章外，其它合同加蓋合同專用章。單份合同文本達(dá)兩頁以上的應(yīng)加蓋騎縫章或在右下角雙方手簽。第六章合同的份數(shù)及存檔第十九條合同的具體份數(shù)按實(shí)際情況確定，我方至少留存一份，業(yè)務(wù)部門一份，集團(tuán)財(cái)務(wù)、成本和法務(wù)部門及檔案室各一份。第七章合同的履行、變更和解除第二十條依法簽訂生效的合同具有法律約束力，一切與合同有關(guān)的部門及人員均必須全面履行，不得擅自修改、變更、解除或終止。第二十一條合同業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)合同中規(guī)定的我方義務(wù)的全面履行，督促檢查、驗(yàn)收、確認(rèn)合同對方義務(wù)的履行。合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)隨時跟蹤合同的履行情況，并及時向本單位負(fù)責(zé)人匯報。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取解決措施。第二十二條合同簽訂后，若發(fā)現(xiàn)存在以下情形的，應(yīng)及時與對方協(xié)商變更或解除合同，必要時可請求仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院予以變更或解除。1、發(fā)現(xiàn)顯失公平、重大誤解或?qū)Ψ接衅墼p行為，嚴(yán)重?fù)p害我方利益的；2、我方實(shí)際履行確有不可克服的困難的；3、合同雙方發(fā)生名稱更名的；4、因不可抗力致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；5、履行期限屆滿之前，當(dāng)事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；6、當(dāng)事人一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；7、當(dāng)事人一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的；8、法律規(guī)定的其他情形。由于合同對方原因需要變更、解除合同的，應(yīng)從維護(hù)集團(tuán)合法權(quán)益出發(fā)，按照本辦法規(guī)定的合同管理流程謹(jǐn)慎處理。第二十三條變更或解除合同，一律采用書面形式。合同變更后，合同編號不予改變。變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分，合同變更部分與原合同具有同樣的法律效力。變更或解除合同的審批原則、審批權(quán)限及流程應(yīng)依據(jù)原合同進(jìn)行。變更或解除合同文本的，應(yīng)單獨(dú)登記流水號臺賬，以便于管理和查閱。第八章合同糾紛的處理第二十四條合同糾紛由承辦部門及時協(xié)商處理，協(xié)商不成，需要訴訟或仲裁的，應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)以書面形式上報分管領(lǐng)導(dǎo)和合同主管部門，并在集團(tuán)的授權(quán)下配合集團(tuán)法務(wù)部門向法院起訴或仲裁機(jī)構(gòu)申請仲裁，不得私自對外委托有關(guān)部門或個人處理糾紛。（詳見附件四：《合同糾紛處理程序》）第二十五條合同違約必須依法承擔(dān)違約責(zé)任。對方違約要按規(guī)定索取違約金，如造成經(jīng)濟(jì)損失還應(yīng)索取賠償金；我方違約或給對方造成經(jīng)濟(jì)損失應(yīng)由業(yè)務(wù)單位查清原因，以書面形式上報承辦單位負(fù)責(zé)人和分管本業(yè)務(wù)的集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)批示后按規(guī)定辦理違約金和賠償手續(xù)。第二十六條通過協(xié)商或調(diào)解使合同糾紛得到解決的，必須形成書面協(xié)議，并由雙方代表簽字確認(rèn)，同時必須將對方簽字代表持有的授權(quán)委托書作為書面協(xié)議的組成部分進(jìn)行存檔。第九章合同臺賬及合同檔案管理第二十七條所有合同業(yè)務(wù)部門必須建立合同管理臺賬。對于合同簽訂計(jì)劃、合同簽訂、履行、變更、解除以及合同糾紛、客戶信息資料、招投標(biāo)項(xiàng)目的管理等應(yīng)單獨(dú)建立臺賬，以便管理與檢查，原則上合同管理臺帳每半年報送集團(tuán)法務(wù)部門備案。（詳見附件五：《合同管理臺帳》）第二十八條合同履行過程中業(yè)務(wù)人員應(yīng)妥善保管各種合同資料，合同履行完畢后及時將有關(guān)資料報本單位合同管理人員存檔，由合同管理員定期將合同資料移交集團(tuán)檔案部門。業(yè)務(wù)單位應(yīng)保留雙方蓋章的合同原件，如因特殊情況無法及時提供對方蓋章原件的，事后最遲在二十個工作日內(nèi)將對方蓋章原件歸檔留存；提供對方蓋章原件確有困難的，可以留存合同傳真件，但交易對方必須為經(jīng)常性客戶，且應(yīng)針對傳真件簽訂年度或定期確認(rèn)書。第十章合同管理的監(jiān)督檢查第二十九條合同管理部門應(yīng)著重從以下幾個方面對合同進(jìn)行監(jiān)督檢查：1、國家經(jīng)濟(jì)法規(guī)和本辦法的執(zhí)行情況；2、合同簽約人對客戶的資信調(diào)查情況，對合同資料的登記、保管情況。3、合同履約率；5、合同的履行狀況，未履行合同的原因、責(zé)任情況；6、合同產(chǎn)生糾紛的原因和對糾紛的處理情況。第三十條合同管理部門根據(jù)本辦法以不定期抽查的方式督促執(zhí)行，并以《合同管理調(diào)研報告》及《合同管理建議書》的形式向各級管理層報告合同管理情況。合同管理部門在檢查過程中，發(fā)現(xiàn)合同管理人員有違反法律法規(guī)和本辦法情況的，及時提出糾正和整改意見，合同管理人員應(yīng)積極整改。第十一章獎懲規(guī)則第三十一條合同審查、簽訂、履行、變更、解除過程中，存在下列情形之一，依據(jù)集團(tuán)員工獎懲條例相關(guān)規(guī)定，視情節(jié)輕重給予主要責(zé)任者、次要責(zé)任者相應(yīng)行政處分及經(jīng)濟(jì)處罰：1、違反規(guī)定簽訂合同，給集團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損失的；2、沒有對合同對方進(jìn)行資信審查，或?qū)彶椴徽J(rèn)真、不準(zhǔn)確，給集團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損失的；3、沒有按照本辦法規(guī)定留存客戶三證資料給集團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損失的；4、不負(fù)責(zé)任、玩忽職守，錯簽合同或購進(jìn)偽劣產(chǎn)品造成集團(tuán)經(jīng)濟(jì)損失的；5、應(yīng)采用而未采用書面形式訂立合同，給集團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損失的；6、濫簽人情合同，給集團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損失及不良影響的；7、由于合同承辦部門或合同簽約人的原因造成我方承擔(dān)違約責(zé)任或被法律程序確認(rèn)為我方違約而給集團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損失的；8、合同履行過程中，因部門之間相互推諉影響合同的履行，而給集團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損失的；9、簽訂的合同條款不完備或不規(guī)范給合同履行造成障礙或引發(fā)合同糾紛給集團(tuán)聲譽(yù)造成極壞影響的；10、因相關(guān)合同資料保管不善，造成證據(jù)缺失、舉證不能或者敗訴而給集團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損失的；11、對方違約給集團(tuán)造成較大經(jīng)濟(jì)損失而未及時行使追償權(quán)的；12、合同無法履行沒有及時簽訂解除協(xié)議或者補(bǔ)充協(xié)議給集團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損失的；13、集團(tuán)各部門、子公司違反規(guī)定以部門、子公司的名義獨(dú)立對外簽訂合同導(dǎo)致合同無效而給集團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損失的；14、合同簽約人員及合同管理人員違反集團(tuán)制度規(guī)定泄露集團(tuán)秘密給集團(tuán)聲譽(yù)造成極壞影響或給集團(tuán)造成重大經(jīng)濟(jì)損失者；15、其它違反本辦法給集團(tuán)造成較大損失和不良影響的。第三十二條在合同簽訂、履行和合同糾紛案件的處理過程中，避免或挽回?fù)p失，或檢舉、揭發(fā)違法合同有功的員工，集團(tuán)將根據(jù)《員工獎懲條例》給予獎勵。第十二章附則第三十三條集團(tuán)各部門和子公司已制定的相關(guān)合同管理規(guī)定與本辦法相抵觸的，以本辦法為準(zhǔn)。第三十四條本辦法經(jīng)總裁批準(zhǔn)后發(fā)布，修訂時亦同。第三十五條本辦法由集團(tuán)法務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。第三十六條本辦法附件：附件一：《合同編碼規(guī)則》附件二：《授權(quán)委托書》附件三：《合同評審會簽單》附件四：《合同糾紛處理程序》附件五：《合同管理臺帳》附件六：《合同管理流程》附件一：《合同編碼規(guī)則》編碼名稱合同編碼使用范圍普會系統(tǒng)、報支系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、、應(yīng)收系統(tǒng)、應(yīng)付系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)、設(shè)備系統(tǒng)、工程系統(tǒng)、外協(xié)系統(tǒng)位數(shù)7位編碼構(gòu)成：位數(shù)1234567項(xiàng)目屬性NNNNXXX例子1003001編碼方式：年份后2位月份后2位流水號3位備注：屬性中用N表示阿拉伯?dāng)?shù)字，X表示英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字均可以。示例：如2012年1月份簽訂了第一份合同，則合同編碼為“1201001”。附件二：授權(quán)委托書編號：委托單位:委托人：，受托人：姓名；性別；身份證號；職務(wù)；電話茲委托并授權(quán)上述受托人于以下期間在以下授權(quán)范圍內(nèi)就以下事項(xiàng)代理委托人履行職權(quán)：委托事項(xiàng)：授權(quán)范圍：三、有效期：此授權(quán)委托書自簽發(fā)之日起生效，有效期至：[]1、上述委托事項(xiàng)完成之日；[]2、在此前委托人書面撤銷受托人的代理權(quán)之日止；[]3、截至于年月日；委托人（簽章）：受托人（簽章）：簽發(fā)日期：附件三：合同評審會簽單表單編號：YF610JM009-A-001記錄編號：合同信息合同名稱合同編號合同概述合同金額合同相對方合同類別主辦部門合同確定方式□招標(biāo)□議標(biāo)□指定□其它合同形成過程經(jīng)辦人：年月日部門主管：年月日相關(guān)部門審核評審部門評審意見評審人□同意□須修改□同意□須修改□同意□須修改□同意□須修改集團(tuán)法務(wù)