廣東工業(yè)大學校友服務中心的策劃與推廣(策劃書)

廣東工業(yè)大學校友服務中心的策劃與推廣（校內服務、廣東工業(yè)大學）營銷颶風小組相關定義1、校友：高校校友，英文翻譯為AlumniCollegesandUniversities，是高等教育這一傳授知識、培養(yǎng)人才的特殊行業(yè)所特有的資源，大多數定義是指曾在同一所高校工作或學習的師生員工，包括學校的領導、教師、一般干部和職工、歷屆畢業(yè)的大學生。狹義的定義是指在同一所學校接受過系統(tǒng)教育的學生。從廣義的范圍來講，可以包括所有在學校學習和工作過的人士，甚至可以將那些對學校發(fā)展做出貢獻的人士稱為榮譽校友，這種定義方法越來越受到世界各地大學的認同?！?】孫健對于校友的定義是強調“校友有廣義和狹義之分，廣義的校友是指曾經在學校學習過的各種層次和各種類別的學生，以及在學校工作過的教授、兼職教授和教職員工等人。狹義的校友就是指各類各級高校畢業(yè)生。"強調高校校友作為一個整體，是由接受過高等教育的人群組成，是一個知識分子群體?！?】簡單來說，校友就是在同一高校的在校生、畢業(yè)生以及工作人員的總和。【1】高澎、胡佩農，基于個人、高校及社會和諧發(fā)展的工作思考——高校校友工作應以促進“三個發(fā)展”為目標。科學·經濟·社會。2005(4)【2】孫健，淺談我國高校校友丁作，新余高專學報。2003(1)2、校友資源的功能和作用：清華大學的賀美英指出“校友資源是校友自身作為人才資源的價值，以及校友所擁有的財力、物力、信息、文化和社會影響力資源的總和”?！?】顧寅生、宋桂蘭把校友資源的功能和作用主要歸納為：“教學育人資源、產業(yè)合作資源、信息發(fā)展資源、媒體形象資源、校友的發(fā)展可以為學校贏得聲譽、熱心校友還會學校人才培養(yǎng)和教學改革獻計獻策、為學校建設和發(fā)展提供物質資源、并在幫助學校服務社會、協(xié)助進行學生教育等方面做出了重大貢獻。”【4】校友資源是一種特殊的人際資源，它具備一般人際資源的功能和作用，能夠對人與人之間的交往和發(fā)展有著互補和促進，特別地，它和高校聯系在一起，能夠形成人與事物的關系和發(fā)展，另外，它也能夠形成社會的資源的特殊整合?！?】賀美英．對高{交校友資源的再認識．清華大學教育研究．2004(3)【4】賀美英．對高校校友資源的再認識．清華大學教育研究．2004(3)3、校友服務中心：根據王曉英的定義，校友會，英文翻譯為AlumniAssociation，是由校友群體自發(fā)組成的民間性、自治性的服務機構。一般意義上，它是不以盈利為目的的非生產經營單位。“它雖以法人資格參與經濟法律活動，但其經費來源不是靠政府財政部門撥款，而是靠組織自身的活動，實現其經費的自收自支。"校友會必須在遵守國家憲法、法律、法規(guī)和國家政策，遵守社會道德風尚的前提下進行交流聯誼、合作發(fā)展?！?】與其他民間組織最大的不同是，它有母校這個核心母體，它的中心任務之一就是為母校建設和發(fā)展服務。同時，作為廣大校友成員參加的組織，它的另一個中心任務是為校友服務。因此，國內有校友工作者認為：“校友會是為母校服務、為校友服務、為社會服務的一個廣泛靈活、可發(fā)展的良性機體。"【6】校友服務中心的意義跟校友會是一致的，只是，我們要策劃的校友服務中心是屬于管理學院的，就是院系的校友服務機構，它會和校級的校友會機構相輔相成，共同提供校友服務、輔助學校的建設?！?】王曉英，做好新時期校友會工作的探討。東北大學學報(社會科學版)。2003(5)【6】王樹入，高校校友工作研究。吉林大學出版社。2001．44、校友服務：校友服務是由校友服務機構實現校友資源的籌集、利用和更新的一種職能。不同的校友服務機構的服務重點不同，可能是就業(yè)服務、信息服務、招生服務、資金服務等等。圍繞學校的工作任務和宗旨，根據社會政策的要求，根據校友的特點和需求，我們可以確定機構的工作范圍和重心。二、選題背景由于歷史和體制原因，中國的高校校友工作起步較晚，且長期處于自發(fā)狀態(tài)，校友資源的開發(fā)和管理沒有得到系統(tǒng)開展?，F在，高校越來越認識到開展校友工作的迫切性和重要性，高校領導逐漸認識到應當充分發(fā)揮校友資源的作用，注意依靠校友的力量來支持學校的發(fā)展，開始重視校友資源開發(fā)，系統(tǒng)開展校友工作，依靠校友力量支持學校發(fā)展。建立校友會是全國高校普遍開展的工作。目前，全國已有數百所高校設置了校友工作辦公室，校友聯絡處，校友會等工作機構，從廣度和深度上推進了校友工作的開展。高校與校友的關系決不是單向的回報關系，也是精神上的互動互求關系，隨著高校的校友工作深入發(fā)展，也就需要建立這種良性互動關系，更好地為校友開展服務，形成“雙贏”?！?】校友代表著學校的聲譽和品牌，是學校最寶貴的人才資源和教育資源，是學校事業(yè)最為堅定的支持者和實現戰(zhàn)略目標的重要推動力量，希望校友工作堅持圍繞學校中心工作和服務校友的宗旨，進一步發(fā)揮“窗口、橋梁、紐帶、平臺”作用，進一步加強學校與校友在學科建設、科研工作、人才培養(yǎng)、學生就業(yè)等方面的合作，共同為母校實現綜合性、有特色、研究型世界知名高水平大學的辦學目標而努力奮斗?！?】我校作為華南地區(qū)規(guī)模宏大的理工名校，已有50余年的辦學歷史，以培養(yǎng)出畢業(yè)生10余萬，遍布世界各地。順應時勢，我校也成立了一個頗具規(guī)模的校友會，該校友會是在校友總會的統(tǒng)領下以學院、地方為單位設立校友分會，以理事會的組織形式來開展工作的非盈利性組織。據了解，現有校友分會如下：1985年5月，機電工程學院校友會（原廣東工學院機械工程系校友會）正式成立，在學校校友會的指導下，積極開展校友活動。2009年12月26日，廣東工業(yè)大學MBA校友會正式成立。我校的校友會由于規(guī)模比較宏大，校友活動呈現出來的狀態(tài)還是以校友分會開展活動的形式比較多，而且校友服務項目還是比較單一，難以適應當今高校的發(fā)展。校友會是學校持續(xù)發(fā)展、實現人才培養(yǎng)延續(xù)、人才回饋的重要途徑，所以，我們擬定策劃廣東工業(yè)大學的校友會服務機構，為校友會的發(fā)展表達自己的看法和建議?！?】黃旭俊，《中國高校校友信息資源管理與服務研究—以中山大學為例》，2010.6【8】《堅持圍繞學校中心工作和服務校友宗旨充分發(fā)揮窗口橋梁紐帶平臺的重要作用服務母校育才偉業(yè)2008年校友工作取得積極成果》《北京師范大學校報》

2008.12.10選題意義和目的策劃出一套有效的校友服務中心建設體系對于廣東工業(yè)大學而言，可以盤活我們龐大的校友資源，讓校友資源這種人力資源得以充分發(fā)展，加強校友與在讀學生的深層次交流，為在讀大學生提供一個開闊視野、吸收經驗的平臺，也為廣大校友提供一個展示個人風采、抒發(fā)愛校情感的平臺，為學校的良性發(fā)展做出了非常好的導向。研究內容和方法文獻研究法：通過在網頁搜索引擎和廣工工業(yè)大學的圖書情報數字圖書館的幫助，搜集有關校友服務的資料，進行整理、分析和運用。2、采訪調查法：通過訪問學校領導，了解廣工的校友服務工作。3、問卷調查法：了解校友對校友信息的需求方向和多數愿意公開的信息以及他們想要從校友服務中心獲得哪些服務、愿意參與哪些服務于活動，還有他們對校友服務中心建設的提議。4、數據統(tǒng)計分析法：整理統(tǒng)計問卷的信息，得出相關數據圖表，輔助校友服務中心的合理策劃。研究現狀根據了解，廣工管院成立了MBA校友會，但是本科生校友服務中心的研究尚未進行。主要研究內容通過校友資料分析、借鑒，以及對本校管理學院在校生進行問卷調查和采訪獲取相關領導的意見和建議，策劃廣工校友服務中心，包括其組織架構的設計、辦公室部門以及部門職能設計、運作設計，還有推廣設計。校友服務中心的職能設計弘揚母校精神，擴大母校的社會影響力宣傳母校發(fā)展的歷史進程和辦學成就，宣傳杰出校友的校園成就或社會成就，增強校友對母校的自豪感，激勵校友繼承母校傳統(tǒng)，弘揚母校精神，擴大母校的社會影響力，吸引更多優(yōu)秀學子，提升母校的形象和辦學質量。搭建校友和母校的溝通橋梁組織主體鮮明的校友活動，積極邀請廣大校友參與活動，保持校友與母校的聯絡，凝聚和延續(xù)校友和母校的感情，強化校友的愛校情懷，敞開母校的親自關懷。了解校友需求，服務廣大校友積極關系校友的學習、工作和生活，了解校友的需求，落實服務計劃，積極改善和提升校友工作的質量，使學校和校友會成為在校生從校園走向社會的導師，成為校友事業(yè)發(fā)展的堅強后盾，幫助校友實現自身價值。合理利用母校資源與校友資源，促進校友與母校的共同發(fā)展充分利用母校與校友的資源優(yōu)勢，促進兩者文化教育和科技、經濟的合作，促進學校與校友、學校與社會之間的“產學研”相結合，促進校友與母校共同發(fā)展。管理學院校友服務中心的組織架構設計組織機構的性質應當建立獨立型的校友服務組織架構。所謂獨立型是指校友工作機構作為學校專門處理校友事務的一個獨立部門而存在。校友會的業(yè)務工作直接對學校負責。獨立型的校友機構能自主統(tǒng)籌安排校友工作，全面規(guī)劃校友工作藍圖，具有完整性、連貫性以及前瞻性的特點。在內部管理上實行專職管理，權責分明，對外則以學校校友會的機構名義開展或者參與活動。但是，建立獨立型的校友機構需具備或者創(chuàng)造一下幾個條件：學校領導的高度重視。領導的重視程度決定機構的地位以及話語權力度；暢通的溝通渠道。要成為學校和校友的優(yōu)秀紐帶，機構管理層和執(zhí)行部門要信息暢通，部門間要及時相互反饋工作信息。要有出色的校友服務工作成績。這樣才能體現出校友服務中心存在的重要性和必要性，才能真正地獨立工作。人員編制作為獨立的校友工作機構，應當配備合理數量的專職人員，實現校友工作的順利進行。作為基層的辦公室部門，應當各配備1-2名專職人員，可從校友中招聘人才，實行全日制工作。而機構的管理層，則可選舉部分校友，實行長期管理，一般每屆1-2年任職期限。組織架構模型校友會員代表大會校友會員代表大會榮譽會長榮譽會長名譽理事名譽理事理事會理事會常務理事會常務理事會秘書處秘書處宣宣傳部項目部活動部會員部財務項目部活動部會員部財務部學生部人力資源部人力資源部校友會的最高權力機構。職權：章程訂立和變更；會員除名；理事選舉或罷免；理事會報告、提議以及會員提案審議通過；年度工作計劃及經費預算審議通過；財產處分；團隊解散；其他重要事項決定。榮譽會長：由理事會聘請，為義務職，代表校友會出席重要會議、活動。一般為1-3人。名譽理事：由理事會聘請，為義務職，代表校友會。為理事會提供決策建議。名額不得超過理事會名額的三分之一。理事會：校友會的最高行政機構。負責主持全面工作；制定校友會的工作規(guī)劃；召集校友會員大會、理事會，以及對校友會的各項工作進行研究、審議及表決；督促檢查校友大會和理事會的各項決議的落實情況；負責校友會與母校的協(xié)調、溝通；代表本會簽署重要文件。常務理事會：由理事會選舉產生，在理事會閉會期間，代表理事會行使職能。秘書處：常設機構。負責組織各部門落實理事會的各項活動和決議；協(xié)調各部門的工作，負責管理和督促各部門；負責校友會的日常運作和代表校友會對外聯絡；負責理事會、會員大會以及日常會務的協(xié)調與管理。權限與會議制度會員權力選舉權與被選舉權表決權與罷免權參加本會所舉辦各種活動其他公共應享之權會員義務遵守本會章程擔任本會所指派職務繳納會費理事會職權通過會員入會召開會員大會并執(zhí)行其決議選舉或者罷免理事長聘任或解任會務工作人員擬定年度工作計劃以及經費預算、項目撥款決算任期制度理事會成員和常務理事會的任期為3年，一次為限。秘書處成員的任期為5年，可連任。會議制度會員大會分定期會議于臨時會議兩種，由理事會召集。定期會議每年召開一次，臨時會議由理事長認為必要，或經由會員五分之一以上請求時召開。理事會每年舉行兩次，會議出席半數理事、出席人半數贊同時，可通過相關決議。管理學院校友服務中心的部門職能設計（一）財務部部門概述：負責校友會的會計核算和管理工作。主要職責：1.負責校友會的會計核算工作；2.負責校友會的財務管理工作；3.負責校友會的財務年度計劃并組織實施；4.負責校友會的財務分析并定期提交財務報告。權限：1.有權自主決策校友會的日常工作財務開支；2.有權知悉企業(yè)合作的數據資料并進行財務分析，但無權決策。考核指標：1.是否如實反應校友工作的財務狀況；2.是否如實記錄校友捐贈；3.年度工作計劃的執(zhí)行情況；4.上級及其他部門的評價。任職資格：1.具有會計師從業(yè)資格證；2.有3年以上的工作經驗；3.為廣工校友。（二）宣傳部部門概述：負責校友會的形象和活動宣傳工作。主要職責：1.負責為校友會活動部舉辦的活動進行宣傳的策劃；2.負責執(zhí)行活動宣傳的策劃方案；3.負責校友會的網站管理和更新；4.負責學校和校友會形象宣傳策劃并執(zhí)行策劃方案。權限：1.根據校友會的工作任務和活動部的活動策劃，策劃宣傳方案；2.有權要求某有關部門配合完成宣傳工作?？己酥笜耍?.是否做好每次活動的宣傳工作，并總結完成質量；2.是否做好學校和校友會的形象推廣；3上級及其他部門的評價。任職資格：1.有2年以上的宣傳工作經驗；3.為廣工校友。（三）學生部部門概述：負責聯系校外校友，為在校學生提供資金或者信息服務。主要職責：1.負責聯系校外校友，為學生舉辦校友座談會；2.負責管理校友獎學金管理，審核和發(fā)放獎學金；3.負責聯系校外校友，為學生提供兼職與就業(yè)的等。權限：1.設計座談會規(guī)模與形式；2.設計和完善獎學金制度的具體內容與形式；3.自主篩選兼職與就業(yè)的信息?？己酥笜耍?.是否做好對學生的服務工作；2.是否完善學生獎學金制度并真正落實；3.上級及其他部門的評價；4學生對該部門工作完成質量的評價與反映。任職資格：1.有良好工作安排能力，為人真誠，有責任心；2.具有3年以上的工作經驗；3為廣工校友。（四）會員部部門概述：負責校友會的會員管理工作。主要職責：1.負責校友會的會員資料的輸入和更新；2.負責校友會會員資料的保密；權限：1.不可擅自公開校友會會員的個人信息；2.可在校友會網站更新校友會員信息?？己酥笜耍?.是否有序做好校友會會員資料的輸入工作；2.是否做好會員資料的保密工作；3是否做好擴展會員人數的工作；4.上級及其他部門的評價。任職資格：1.有良好資料整理能力，為人老實，誠實守信，有責任心；2.具有2年以上的資料管理工作；3.為廣工校友。（五）活動部部門概述：負責校友會的活動策劃工作。主要職責：1.負責校友會的活動策劃；2.負責活動策劃的實時實地開展工作；3.負責校友會活動所需物資的購買。權限：1.自主完成校友會各類活動的策劃工作；2.自主安排活動所需人員和需購買的物資；3.與宣傳部溝通對活動的前后期宣傳工作時間?？己酥笜耍?.是否做好校友會活動的策劃工作；2.舉辦的活動是否能正常進行；3.是否與宣傳部溝通好工作時間；4上級及其他部門的評價。任職資格：1.有良好的活動策劃能力；2.具有3年以上工作經驗；3.為廣工校友。（六）項目部部門概述：負責校友會與企業(yè)項目的合作的展開工作主要職責：1.負責校友會與企業(yè)項目合作工作；2.負責校友會與企業(yè)項目的溝通工作；3.負責校友會對企業(yè)提供資金與人才的工作；4.幫助校友對企業(yè)項目的經營與開展。權限：1.自主與企業(yè)項目進行交流，但又義務讓校友會知悉溝通情況；2.自主展開與企業(yè)項目合作工作，人員不足可向其他部門求助；3.自主決策·········（資金多少問題）··················考核指標：1.是否做好校友會與企業(yè)項目的合作工作；2.是否盡職配合企業(yè)項目，提供所需資金和人才；3.上級及其他部門的評價。任職資格：1.具有3年以上與項目合作的工作經驗；2.為廣工校友。（七）人力資源部部門概述：負責校友會人力資源的管理與運用主要職責：1.負責校友會的人力資源的管理與安排；2.安排人員配合宣傳部，活動部，會員部，項目部等部門的展開工作；3.定期舉辦各方面的人才培訓，提高人力資源的水平；4.定期進行人力資源調整，讓資源更合理化。權限：1.自主安排配合其他部門工作的人員人數及具體事項；2.自主確立良好的培訓周期；3.自主做好人力資源的分類。考核指標：1.是否合理管理與安排校友會的人力資源；2.是否盡責配合好其他部門的展開工作；3.是否定期舉辦必需的培訓；4.是否做好資源分類；5.上級及其他部門的評價。任職資格：1.具有良好的資源管理與安排的能力；2.具有3年以上人力資源管理工作的經驗；3.為廣工校友。管理學院校友服務中心的運營設計部門的運營設計旨于簡要地說明各部門的日常工作、各部門的相互關系及辦公室相關運營管理，便于提高工作效率及工作部門的協(xié)調性。1、處理各部門關系明確各部門的權限與職責以及各部門之間的聯系。1）財務部：為各部門以及整個校友服務中心的財務費用進行核算和統(tǒng)計，審核、發(fā)放各部門的經費。如宣傳部的宣傳費用、活動部的籌劃費用、辦公室辦公用品費用以及外出辦公經費等等。管理校友或社會捐款，這方面主要與會員部合作，清晰記錄并妥善運用捐款。2）宣傳部：首先，宣傳并維持校友服務中心的形象，這除了宣傳部自身的宣傳策劃，還有配合活動部、項目部進行宣傳活動，這時候宣傳部是作為一個助手的角色，要服從安排并全力支援活動部或項目部。第二，管理校友中心的官方網站的日常運作及相關刊物，主要是與刊登內容相關的部門的合作，其他部門必須整理好資料以配合宣傳部。3）會員部：管理廣東工業(yè)大學校友中心的會員資料，定期整理好杰出會員或特別會員的資料遞交給項目部;與會員保持聯系，定時對會員發(fā)放廣東工業(yè)大學的訊息,這要求與活動部、宣傳部要有默契，強調信息文件交接順暢，避免信息重復或遺漏。會員繳納的會員費移給財務部管理，，協(xié)助活動部評選杰出會員/校友。4）學生部：負責校內的學生服務，致力于使在校生的校園生活更精彩。與活動部共同策劃、組織學生活動，此時兩個部門可看作是暫時的合并。與學生部合作較多的還有宣傳部，學生部可以說是代表校友中心在校內的形象部門，因此，學生部還有與宣傳部緊密合作，為校友中心在在校生的心目中樹立良好形象。5）活動部：為校友中心策劃各種活動，使校友中心的形象更具活力，創(chuàng)新能力的要求較高。宗旨是沒有最精彩，只有更精彩。與宣傳部和人力志愿部的聯系比較緊密，要求宣傳部與人力志愿部全力配合活動部的策劃，做到溝通到位，合作無間?；顒硬窟€涉及到活動預算問題，即與財務部相關的工作，一般兩者都會堅持自己的立場，如若發(fā)生沖突，此時，要求兩個部門充分的互相理解，以校友中心利益為重，通過溝通而得到最好的結果。由于，活動部的跨部門合作是比較多的，所以要求的協(xié)調性比較高。6)人力志愿部：招募志愿者及人才的招聘，為各部門提供人力資源。人力志愿部大部分時候是配角的角色，主要與宣傳部和活動部合作，在人數的控制和人員的安排管理上要得當，通常合作部門會派指定人員與人力志愿部合作跟進，做好各種準備與應急方案，以達到人力的恰當分配和活動的順利進行。7）項目部：是一個充滿挑戰(zhàn)性的部門，致力于校外的商業(yè)活動合作以及協(xié)助在校生的項目開發(fā)，同時，關注社會動態(tài)發(fā)展，為校友提供一個實踐的平臺和鍛煉的機會。主要聯系在外工作的校友，希望與其合作，所以，會員部的聯系較密切，根據會員部定期遞交的特別會員資料，了解到與會員合作的可能性。項目部也涉及到項目預算的問題，與財務部合作時，盡量提供詳細的項目資料好讓財務部的人員進行核算，讓項目數據化，評估項目的可行性。2、建立定期會議部門會議，每周一次，由部長召開，主要部門內進行的工作討論、工作分配、存在問題的提出、部員的工作匯報以及工作總結。部門會議相對輕松，重點是部長與部員以及部員之間的交流，不需記錄。管理層例會，即各部門的部長會議，間隔為每兩周一次，定于星期一，采用部長輪班制，由輪班部長召集，每次例會由輪班部長主持，主要進行工作總結和匯報，工作計劃的提出以及跨部門工作的布置和協(xié)調，要進行決議時，采用不記名投票方式，可棄權，不可對投票結果有異議。當票數相同時，輪班部長有決定權。會議結束，由輪班部長撰寫會議記錄并上交管理層。每月一次全體會議，采用部門輪班制，即每月由不同的部門，該部門部長指定部門內的人員召集并主持召開，主要總結工作的不足和值得鼓勵的地方，提出部門內或部門之間存在的問題，再共同討論，提出解決方法。還可以激勵部員士氣，交流新的想法和方案等等。會議結束后，由召集人兼主持人撰寫報告上交管理層。每個學期一次總結大會，由秘書處相關人員召集并召開，要求辦公室全員參加，總結一個學期以來的工作，表彰優(yōu)秀部門和優(yōu)秀個人，還有對校友中心的展望，即校友中心接下來的發(fā)展方向?？偨Y：會議的作用：加強工作人員之間的交流，促進各部門的溝通與合作，通過大家集思廣益，共同探討以尋求解決問題的最佳方案；成功經驗的分享，促進部門團隊人員的工作能力的全面提升。最終目的是提高工作效率與質量以取得校友中心的利益最大化。3、加強部門管理制度1）負責人：辦公室所有部門由秘書處副秘書長管理，所有部門的工作最終上報到副秘書長處并由其監(jiān)管，重要文件必須經由副秘書長簽署。辦公室所有的重大事件（如人事調動、任命、懲處等）的最終決定權屬于副秘書長。2）建立匯報機制（溝通渠道）1、當上級下達工作任務后，任務受領人須在明確完成時間內或受領人自定預期完成的工作時間內，督促相關工作人員合作完成。在工作進程中可實時請示匯報，同時要求在規(guī)定完成的時間內必須回報工作完成情況。未完成的必須說明未完成的原因及下一步的工作計劃。2．上級負有監(jiān)管執(zhí)行、協(xié)調各資源幫助下屬完成任務的責任。3．下屬在工作進程中有任何超出職權及能力范圍等的問題可即時向上級回（匯）報以求得協(xié)助。4、通過“下達—受領—回報”形成一個完整的回路溝通機制。以提升貫徹執(zhí)行力，從而達到追求更高工作效率的目的。5、部門之間的溝通渠道：除了定期會議部門之間可以得到溝通之外，平時部門之間更需要一種快捷的溝通渠道。建立辦公室公共郵箱。主要用于部門之間資料文件的交流和查看，除此之外，每個部門人員必須有自己的郵箱，便于工作上的個人溝通。建立辦公室電話短號群。這是最快捷的溝通渠道，主要應用應用于日常聯絡和緊急聯絡。3）完善辦公室合理化建議制度合理化建議制度是管理的民主化制度，是一種較為成熟和規(guī)范的企業(yè)內部溝通制度。主要作用是鼓勵辦公室員工直接參與管理，并可以通過上情下達讓辦公室管理和員工保持經常性的溝通。1．設立意見箱2．員工及各部門管理人員可采取匿名和署名的方式提供建議。辦公室負責人每周六統(tǒng)一歸納交副秘書長審批，在下星期一以板報等形式公布批復內容及建議采納情況。3、被采納的建議提供者（有署名的），視建議的重要性給予人民幣50元—100元的獎勵，此項獎勵不設封頂，獎金隨薪資一并發(fā)放。4）建立懲處機制當有員工作出長期偷懶、涉露機密或者重要文件、明顯的工作失誤、故意惹起事端、不服從上級安排等等影響辦公室工作秩序、工作質量甚至校友中心形象的行為，視其嚴重程度進行懲處。分別有扣薪、停職、降職、革職以及交由司法機關處理等等，具體交由辦公室負責人或上級管理層決定。管理學院校友服務中心的推廣關于校友服務中心的推廣，有兩個層面：第一個層面是就我們學校的校友服務中心這個實體機構的宣傳和推廣。在校內，要本著為學生服務宗旨開展活動，讓這個機構深入人心；在校外，通過聯系歷屆校友宣傳和推廣校友服務中心，增強校友的凝聚力。第二個層面是將我們策劃出來的一種校友服務中心的創(chuàng)新模式通過品牌輸出的一種形式推廣出去。前者是后者的基礎，后者是前者的最終目標，因為是只有通過自身的實踐與不斷探索，走出一條成功的校友服務中心創(chuàng)新之路，才有資格將成功的模式進行推廣。下面就校友服務中心的推廣提幾點策劃意見：（一）、運營模式的創(chuàng)新：校友服務中心的辦公室以學生機構的方式運營現階段，大部分高校的校友會在組織架構和運營模式上都比較單一和僵化，甚少允許在讀學生參與到校友服務中心的建設當中，在就導致校友服務中心缺乏對校內在讀學生的溝通和了解，更談不上能開展符合在校學生需求的活動，這樣會導致在讀學生與校友之間隔著一面墻，難以進行有效的信息溝通。將校友服務中心的辦公室以學生機構的方式運營，將辦公室分成7個部門，每個部門除了部門主管是全職工作人員或者老師兼任以外，其他的學生干部均以校內招聘的形式招募。由于學生機構已經在我們學校運營了很長一段時間，我校也形成一套成熟的學生機構管理經驗，這樣做不僅能保證校友服務中心工作有條不紊地開展，而且能讓在讀學生真正地參與到校友服務中心的建設和管理，讓校友服務中心更加深入地了解在讀學生的需求，為校友服務中心注入一股新鮮的血液，使校友服務中心在校內能深入人心，對促進校友服務中心的推廣和培養(yǎng)在讀學生的愛校情操起到了積極作用。（二）、運用各種現代傳媒手段凝聚校友力量要有效地進行校友服務中心的推廣，來自五湖四海的校友是這項工作的中堅力量，所以宣傳部要善于利用各種現代傳媒手段來凝聚校友力量。1、建立校友電子信息庫。首先對學?，F存的校友電子檔案按照年級學院班級這樣的一個邏輯順序進行整理，然后通過網絡、電視、報紙等形式聯系校友填寫電子表格，進行宣傳部統(tǒng)一回收，不斷地完善和更新電子信息庫，最后將校友電子信息庫植入到校友服務中心的官方網站，通過發(fā)放賬戶名和密碼的方式供校友查看。這樣，在掌握大量校友信息的情況下，更有利于學校與校友的聯系和校友之間的聯系。2、建立及完善校友服務中心的官方網站。宣傳部要善于利用校內的資源，可以聯系計算機學院提高技術支持，不斷優(yōu)化校友服務中心的官方網站，在官方網站上及時發(fā)布學校的最新動態(tài)，校友的最新動態(tài)以及校友服務中心的基本信息。網站內部的大致模塊分為：工大發(fā)展、基金會、校友動態(tài)、物資捐贈、班級錄、校友活動。管理方面，由宣傳部安排值班管理。通過不斷完善官方網站為學校與校友提供一個有效的溝通與交流平臺，通過這個高效的傳播的方式節(jié)省推廣的費用。3、建立和妥善管理校友服務中心的官方微博。微博作為現在流行的一種網絡傳播手段，它具有很強的時效性和草根性。宣傳部可以通過微博將校內的一些有趣的資訊發(fā)布出去，讓各位校友重溫當年的青春生活，重拾青春時代的美好回憶。校友也可以通過@校友服務中心的官方微博發(fā)布一些社會實用類資訊，如一些兼職信息、就業(yè)信息等，這樣校友與學校，校友與在讀學生就有一個比較良性的互動，促進雙方的認同感。4、創(chuàng)辦校友?？?。校友?？譃榧堎|版和電子版，校友服務中心可以充分地利用校內的資源，與一些編委會，如：《工大青年》編委會、《管理之窗》編委會、《龍洞簡訊》編委會、建苑文學社進行合作，編寫校友?？?。電子版植入到校友服務中心的官方網站，紙質版就分別就校內和校外發(fā)放，校外的發(fā)放就通過郵寄的方式送到校友服務中心的會員手上。在專刊的內容方面，除了通過一些必要的版塊介紹母校的動態(tài)和校友的動態(tài)外，還增加了對在讀學生和校友留言的刊登，這樣會增加?？娜の缎?。創(chuàng)辦校友?？梢匀轿坏卣故灸感?、校友和在讀學生的風采，可以擴大校友服務中心的影響力。5、與新聞媒介加強合作。在現代社會，新聞媒介已被公認為影響和傳播社會輿論的權威性機構，決定著各種社會信息的取舍、流量和流向，決定著公眾輿論的中心議題，能夠賦予被傳播者特殊的、重要的社會地位。新聞媒介能夠加速學校和校友及社會的信息溝通，它是校友宣傳工作的功能放大器，而且通過新聞媒介的宣傳能夠賦予所宣傳內容以額外價值，使其身價倍增。所以，校友服務中心在開展各種校友宣傳活動的時候應該善于與新聞媒介加強合作，可以與電視臺、報社、網絡門戶網站合作，增加母校的影響力，增強校友的凝聚力和向心力。（三）開展一系列喜聞樂見的校友活動校友活動是增強校友凝聚力的源泉，校友工作的生命力在于組織校友活動。所以，在校友服務中心的職能部門設置的時候也專門設置了活動部，負責專門策劃校友活動。由于校友服務中心的校友活動比較豐富，單憑校友服務中心地完成所有活動的組織策劃以及開展是絕對不現實的，校友服務中心也沒有這么多的資源去單獨承擔那么多活動，而且這樣做不利于整個校園機構和社團的長期健康發(fā)展。在開展校友活動的時候，通常是由活動部牽頭與相關的機構社團組建活動組委會，雙方在平等互惠的條件下開展合作。如果活動的專業(yè)性比較強的話，校友服務中心可以考慮直接把活動外包給相應的機構社團，但要承擔經費支持和監(jiān)督活動進展的工作。1、校友年會負責部門：秘書處、會員部活動地點：環(huán)境舒適的酒店活動時間：每年3月上旬活動對象：校友服務中心理事會的所有成員、所有會員、在讀學生代表活動簡介：在校友年會中，通過宴請校友會員和理事會成員對他們一年以來對校友服務中心工作的支持和理解表示感謝。然后請理事會代表、會員代表、學生代表上臺發(fā)言，總結他們一年以來對校友服務中心工作的認識和建議，促進校友服務中心工作的不斷進步。最后，這也是募集捐贈資金的一個很好的平臺，校友會員可以通過這么一個機會給予校友服務中心資金的支持?；顒右饬x：這項活動是校友服務中心的常規(guī)活動，是發(fā)展校友會員和募集發(fā)展資金的一個良好契機，也是擴大校友服務中心影響力的一個良好契機。2、公益活動--校友慈善拍賣會負責部門：活動部、財務部活動地點：環(huán)境舒適的酒店活動時間：雷鋒月活動對象：校友服務中心理事會的所有成員、所有會員、校友活動簡介：校友慈善拍賣活動主要是通過校友捐贈實物設定低價然后在會場上進行拍賣，價高者得。而拍賣所得的款項將作為廣東工業(yè)大學的慈善資金，用于幫助校內困難的在讀學生解決燃眉之急，幫助困難的在讀學生繼續(xù)完成學業(yè)。活動意義：藉著雷鋒月之際組織校友開展這么一個慈善公益活動，一方面可以為解決校內困難學生的問題提供資金支持，另一方面是通過這個活動可以體現廣工大學子的團結務實，在整個廣工大形成一種互相幫助、和諧的校園氛圍。為廣工大慈善事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展做出了突出的貢獻。3、校友座談會負責部門：學生部、管理學院團委學科部活動地點：學生活動中心活動時間：每個學期開展3次活動對象：廣東工業(yè)大學所有在校大學生活動簡介：我校作為省屬重點理工科名校已經開展辦學50余年了，產生了許許多多優(yōu)秀的校友，是一筆寶貴的資源，所以我們應該好好地利用這筆資源，組織知名校友返校進行座談會，為在讀大學生提供寶貴的經驗。之所以選擇管理學院團委學科部作為這次的合作單位是因為管理學院團委學科部已經成功舉辦“毓秀講堂”這個類似校友座談會的活動很多期了，在整個龍洞校區(qū)形成了很好的反響，他們有開展這類型活動的經驗?；顒右饬x：通過舉辦這么一個校友座談會可以充分地利用我校豐富的校友資源。一方面，在讀學生可以通過這個座談會從優(yōu)秀校友身上學習到更多寶貴的經驗，少走彎路，為自己日后學業(yè)和事業(yè)得到更好的發(fā)展提供智力支持；另一方面，校友們也通過這么一個活動體驗到自身的價值，對自身價值有更深的肯定。4、校友籃球賽負責部門：活動部、廣東工業(yè)大學體育部、廣東工業(yè)大學籃球俱樂部活動地點：大籃球場活動時間：每年5月活動對象：廣東工業(yè)大學歷屆校友活動簡介：我校作為籃球名校，擁有異常濃厚的籃球氛圍，也培養(yǎng)出易建聯、杜峰、朱芳雨等明星球員，我們通過各大媒介宣傳，吸引更多的校友回校參加籃球賽，重燃他們當年的激情。這本活動選擇的合作方有兩個，第一個就是廣東工業(yè)大學體育部，他們擁有學校場地使用的優(yōu)先權和一套專業(yè)的籃球比賽方案；另一個就是廣東工業(yè)大學籃球俱樂部，這個社團擁有充沛的人力和相對專業(yè)的裁判人員。他們的聯合能幫助校友籃球賽的順利推進。這次比賽的分隊采用的是同城分隊的形式，同鄉(xiāng)的校友可以組一支隊，按照正規(guī)籃球賽的規(guī)則進行，對獲勝的隊伍進行獎勵?；顒右饬x：通過這個活動，可以讓長期忙于工作的校友們有一個全身心的釋放，幫助他們找回當年的熱情和使他們收獲到來自校友間的友誼。5、女生節(jié)--青春的郵差負責部門：活動部、廣東工業(yè)大學集郵協(xié)會活動地點：活動時間：女生節(jié)期間活動對象：廣東工業(yè)大學歷屆女校友活動簡介：女生節(jié)作為廣東工業(yè)大學的品牌活動，宗旨是關愛尊重女生。作為廣東工業(yè)大學的女校友，相信女生節(jié)是她們這輩子不可磨滅的美好回憶。在女生節(jié)期間給她們寄一張訂制的女生節(jié)祝福明信片，相信她們又會收獲一份感動。本活動選擇與廣東工業(yè)大學集郵協(xié)會合作是因為這個社團每年的女生節(jié)都有跟中國郵政合作制作明信片的傳統(tǒng)，他們有能力也有經驗設計出精美的明信片?；顒右饬x：這個活動給廣大的廣工女校友一個特大的驚喜，喚起了她們青春的回憶，也會在全社會形成一個巨大的轟動效應，對于廣東工業(yè)大學的校友推廣有異常積極的意義。6、“廣工.印象”攝影大賽暨“愛在廣工”校友校園婚紗攝影活動負責部門：活動部、廣東工業(yè)大學攝影社活動地點：大學城校園、龍洞校區(qū)、東風路校區(qū)活動時間：每年4月中旬活動對象：全體師生、全體校友、在廣工相戀直至步入婚姻殿堂的校友們活動簡介：母校是很多校友的心靈棲息地，那里給很多校友留下很多美好回憶。本次活動通過組織歷屆的校友回校和在讀學生一起采風，然后對攝影作品進行評比，對獲獎者進行獎勵。另外，邀請在廣工相識、相戀直至步入婚姻殿堂的校友夫妻回校，免費為他們拍攝校園婚紗照。這次活動選擇廣東工業(yè)大學攝影社進行合作是因為這個社團擁有一群富有攝影鑒賞能力的攝影愛好者們，還有這個社團有舉辦攝影比賽的經驗，他們能為這個活動提供技術支持。活動意義：通過這個攝影活動可以給校友和在讀學生一個有效的交流平臺，他們因為攝影而相識，也因為對母校有一種執(zhí)著的愛而走在一起，校友們又會因為攝影回憶他們當年的崢嶸歲月。另外，組織在廣工相戀直至步入婚姻殿堂的校友們回來拍校園婚紗照絕對是他們這一輩子最特殊的回憶，也在整個廣工大中形成一種溫馨浪漫的人文氛圍，這是對一所工科院校人文精神方面的一個良好補充。這個活動也必會因為其創(chuàng)新性在社會中形成巨大的反響，這有對廣東工業(yè)大學校友服務中心的推廣起到積極的社會作用。7、兼職招聘會負責部門：會員部、廣東工業(yè)大學學生會活動地點：大學城校園、龍洞校區(qū)、東風路校區(qū)活動時間：每年10月上旬活動對象：廣東工業(yè)大學全體在讀學生活動簡介：兼職招聘會其實是廣大校友與在讀學生實現資源互相利用的一個很好的平臺，本次活動是通過聯系有招聘學生兼職意愿的校友的企業(yè)派人集中到學校進行在讀學生進行一個集中的兼職面試，從而挑選合適的在讀學生到他們的企業(yè)進行兼職工作。這項活動選擇與廣東工業(yè)大學學生會進行合作，是因為這個學生機構有多屆兼職招聘會的經驗，不過在兼職的來源方面，他們通常是通過一些主流兼職網站找兼職，問題就是這些兼職很多都有失實的情況出現，這樣無意中就損害了在讀學生的利益。校友服務中心有豐富的校友資料，而且校友所提供的兼職會因為校友服務中心的管理更有保障，在這個問題上校友服務中心可以彌補學生會的不足，而校學生會因為有更多的人力資源和活動舉辦經驗，可以彌補校友服務中心在這個方面的不足，所以有合作的必要。活動意義：通過這個活動，在讀學生可以收獲到寶