參加會議總結(jié)

參加會議總結(jié)

一、會前

（一）向會議聯(lián)系人詢問以下信息：

（1）會議舉辦時間、地點

（2）競爭對手參與狀況

（3）參會人數(shù)

（4）會議費用，包括發(fā)言費（發(fā)言時間和挨次）、展臺費（展臺數(shù)量、大小、詳細位置）、參會費、

（5）會議日程安排表展臺數(shù)量

（二）工作審批：審批單內(nèi)容：會議時間、會議地點和會議費用。

（三）預(yù)備會議資料

1、宣傳冊：

（1）詢問使用哪幾本宣傳冊。找好宣傳冊后，找市場部負責人詢問是否有內(nèi)容修改。如不修改，查看倉庫宣傳冊數(shù)量，數(shù)量足夠，將宣傳冊裝箱放好；數(shù)量不夠，告知設(shè)計加印以及加印數(shù)量。印刷回活時間：1星期。

（2）如有修改，詢問修改信息后，交給設(shè)計修改，再將修改好的`宣傳冊給、市場部負責人和領(lǐng)導批閱。批閱好后，計算郵寄時間，告知印刷及印刷數(shù)量。

2、展板：

（1）詢問使用哪幾塊展板。找好以及打印展板后，找市場部負責人詢問是否修改，如不修改，查看倉庫展板是否現(xiàn)有展板，展板完好，將展板打包放好；展板損壞，告知設(shè)計印刷。印刷回活時間：2天。

（2）如要修改，詢問修改信息后，交給設(shè)計修改，再將修改好的展板給楊城、市場部負責人和領(lǐng)導批閱。批閱好后，計算郵寄時間，告知印刷及印刷數(shù)量。

3、資料袋：

與主辦方協(xié)商會議現(xiàn)場時候可以使用資料袋。公司改名后留下一批舊資料袋，上面用的是老公司名。給主辦方供應(yīng)資料袋有兩個目的：一、宣傳作用，二、袋子不用就鋪張了?，F(xiàn)倉庫還存有大量袋子，可在接下來的參會中向主辦單位供應(yīng)。

（四）發(fā)言題目和案例集

1、詢問主辦方發(fā)言題目什么時候給主辦方，詢問好時間后催楊城向市場部詢問發(fā)言題目。

2、詢問會議是否有案例集，有的話，案例什么時候給主辦方。提前編寫，交給主辦方。

（五）預(yù)備會議物品：

1、詢問主辦方：會議現(xiàn)場能否用理正資料袋，能否掛橫幅，接待處能否放置理正展板；、大小、詳細位置和是否有電源

2、會議物品包括：桌布、指示牌、名片盒、接線板、剪刀、膠帶、大頭釘、X展架、宣傳視頻和物品清單。

（1）部門有桌布、指示牌、名片盒、剪刀；其他物品需向行政部申請借用。

（2）制作物品清單，便利物品清點。

（六）物品運輸

1、詢問主辦方什么時候到會場進展資料預(yù)備。

2、自帶。假如參會人數(shù)多、展臺物品少、宣傳冊和展板數(shù)量少?？勺詭А藛T離開公司前將資料和物品交給他們。

3、郵寄

（1）提前將所要寄的物品裝箱打包，全部箱上寫“XX公司會議資料”。

（2）聯(lián)系主辦方聯(lián)系人，詢問收貨地點和收貨人。

（3）聯(lián)系快遞公司（一般為中鐵快運），提前詢問是否能到目的地、運輸時間、是否需要轉(zhuǎn)運和是否送貨上門。

（4）計算會議舉辦時間和運輸時間，提前郵寄，確保會前資料能到會議現(xiàn)場。

（七）費用審批：費用包括，會議協(xié)辦費、宣傳冊印刷費、展板印刷費、運輸和送貨費用。

（八）與市場部溝通：

（1）向主辦方要會議日程表，詢問會議地點食宿安排和費用，工程參觀地點和費用。

（2）詢問市場部哪些人參會、參會人員聯(lián)系方式以及動身時間和到達會場時間。

（3）編寫會議留意事項：事項包括：發(fā)言挨次和時間、競爭對手發(fā)言狀況、已郵寄哪些資料、市場部需帶哪些資料、到會議現(xiàn)場后到哪兒找或聯(lián)系誰找已郵寄資料、展板擺放挨次、工程參觀地點和費用、會后要帶回會議資料袋和展會物品以及拍攝會議照片。

（4）編寫報道須知。須知包括：會議時間、會議地點和電話、食宿安排和費用、交通圖、機場接機費用和聯(lián)系人、會議地點四周其他賓館路線和費用。

（5）市場部參會人員動身前，將會議通知、報道須知和會議日程安排表給參會人員，并囑咐會議現(xiàn)場有什么突發(fā)狀況準時與籌劃部聯(lián)系。

二、會中

1、參會人員動身后，詢問是否到會議現(xiàn)場，是否找到資料。

2、詢問布展狀況。

3、詢問參會人數(shù)。

4、囑咐帶回會議資料袋、展會物品、拍攝其他公司和本公司展臺以及發(fā)言照片。

5、詢問返回時間。

三、會后

1、詢問參會名單。

2、詢問會議發(fā)言公司PPT。

3、整理參會人員帶回的會議資料（假如參會人員沒有帶回會議資料，會后向主辦方要?。?。

4、整理參會人員帶回的展會物品（向行政部借用的物品，歸還行政部；展板和展架放在倉庫）。

5、向參會人員要會議照片，寫會議新聞稿模板，交給參會人員填寫空格，修改好后公布在網(wǎng)站。

6、編寫會議總結(jié)。

7、編寫會議預(yù)算表，交給