參加會(huì)議總結(jié)

參加會(huì)議總結(jié)

一、會(huì)前

（一）向會(huì)議聯(lián)系人詢(xún)問(wèn)以下信息：

（1）會(huì)議舉辦時(shí)間、地點(diǎn)

（2）競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手參與狀況

（3）參會(huì)人數(shù)

（4）會(huì)議費(fèi)用，包括發(fā)言費(fèi)（發(fā)言時(shí)間和挨次）、展臺(tái)費(fèi)（展臺(tái)數(shù)量、大小、詳細(xì)位置）、參會(huì)費(fèi)、

（5）會(huì)議日程安排表展臺(tái)數(shù)量

（二）工作審批：審批單內(nèi)容：會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)和會(huì)議費(fèi)用。

（三）預(yù)備會(huì)議資料

1、宣傳冊(cè)：

（1）詢(xún)問(wèn)使用哪幾本宣傳冊(cè)。找好宣傳冊(cè)后，找市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人詢(xún)問(wèn)是否有內(nèi)容修改。如不修改，查看倉(cāng)庫(kù)宣傳冊(cè)數(shù)量，數(shù)量足夠，將宣傳冊(cè)裝箱放好；數(shù)量不夠，告知設(shè)計(jì)加印以及加印數(shù)量。印刷回活時(shí)間：1星期。

（2）如有修改，詢(xún)問(wèn)修改信息后，交給設(shè)計(jì)修改，再將修改好的`宣傳冊(cè)給、市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)批閱。批閱好后，計(jì)算郵寄時(shí)間，告知印刷及印刷數(shù)量。

2、展板：

（1）詢(xún)問(wèn)使用哪幾塊展板。找好以及打印展板后，找市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人詢(xún)問(wèn)是否修改，如不修改，查看倉(cāng)庫(kù)展板是否現(xiàn)有展板，展板完好，將展板打包放好；展板損壞，告知設(shè)計(jì)印刷。印刷回活時(shí)間：2天。

（2）如要修改，詢(xún)問(wèn)修改信息后，交給設(shè)計(jì)修改，再將修改好的展板給楊城、市場(chǎng)部負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)批閱。批閱好后，計(jì)算郵寄時(shí)間，告知印刷及印刷數(shù)量。

3、資料袋：

與主辦方協(xié)商會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)時(shí)候可以使用資料袋。公司改名后留下一批舊資料袋，上面用的是老公司名。給主辦方供應(yīng)資料袋有兩個(gè)目的：一、宣傳作用，二、袋子不用就鋪張了?，F(xiàn)倉(cāng)庫(kù)還存有大量袋子，可在接下來(lái)的參會(huì)中向主辦單位供應(yīng)。

（四）發(fā)言題目和案例集

1、詢(xún)問(wèn)主辦方發(fā)言題目什么時(shí)候給主辦方，詢(xún)問(wèn)好時(shí)間后催楊城向市場(chǎng)部詢(xún)問(wèn)發(fā)言題目。

2、詢(xún)問(wèn)會(huì)議是否有案例集，有的話(huà)，案例什么時(shí)候給主辦方。提前編寫(xiě)，交給主辦方。

（五）預(yù)備會(huì)議物品：

1、詢(xún)問(wèn)主辦方：會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)能否用理正資料袋，能否掛橫幅，接待處能否放置理正展板；、大小、詳細(xì)位置和是否有電源

2、會(huì)議物品包括：桌布、指示牌、名片盒、接線板、剪刀、膠帶、大頭釘、X展架、宣傳視頻和物品清單。

（1）部門(mén)有桌布、指示牌、名片盒、剪刀；其他物品需向行政部申請(qǐng)借用。

（2）制作物品清單，便利物品清點(diǎn)。

（六）物品運(yùn)輸

1、詢(xún)問(wèn)主辦方什么時(shí)候到會(huì)場(chǎng)進(jìn)展資料預(yù)備。

2、自帶。假如參會(huì)人數(shù)多、展臺(tái)物品少、宣傳冊(cè)和展板數(shù)量少?？勺詭?。參會(huì)人員離開(kāi)公司前將資料和物品交給他們。

3、郵寄

（1）提前將所要寄的物品裝箱打包，全部箱上寫(xiě)“XX公司會(huì)議資料”。

（2）聯(lián)系主辦方聯(lián)系人，詢(xún)問(wèn)收貨地點(diǎn)和收貨人。

（3）聯(lián)系快遞公司（一般為中鐵快運(yùn)），提前詢(xún)問(wèn)是否能到目的地、運(yùn)輸時(shí)間、是否需要轉(zhuǎn)運(yùn)和是否送貨上門(mén)。

（4）計(jì)算會(huì)議舉辦時(shí)間和運(yùn)輸時(shí)間，提前郵寄，確保會(huì)前資料能到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)。

（七）費(fèi)用審批：費(fèi)用包括，會(huì)議協(xié)辦費(fèi)、宣傳冊(cè)印刷費(fèi)、展板印刷費(fèi)、運(yùn)輸和送貨費(fèi)用。

（八）與市場(chǎng)部溝通：

（1）向主辦方要會(huì)議日程表，詢(xún)問(wèn)會(huì)議地點(diǎn)食宿安排和費(fèi)用，工程參觀地點(diǎn)和費(fèi)用。

（2）詢(xún)問(wèn)市場(chǎng)部哪些人參會(huì)、參會(huì)人員聯(lián)系方式以及動(dòng)身時(shí)間和到達(dá)會(huì)場(chǎng)時(shí)間。

（3）編寫(xiě)會(huì)議留意事項(xiàng)：事項(xiàng)包括：發(fā)言挨次和時(shí)間、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手發(fā)言狀況、已郵寄哪些資料、市場(chǎng)部需帶哪些資料、到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)后到哪兒找或聯(lián)系誰(shuí)找已郵寄資料、展板擺放挨次、工程參觀地點(diǎn)和費(fèi)用、會(huì)后要帶回會(huì)議資料袋和展會(huì)物品以及拍攝會(huì)議照片。

（4）編寫(xiě)報(bào)道須知。須知包括：會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)和電話(huà)、食宿安排和費(fèi)用、交通圖、機(jī)場(chǎng)接機(jī)費(fèi)用和聯(lián)系人、會(huì)議地點(diǎn)四周其他賓館路線和費(fèi)用。

（5）市場(chǎng)部參會(huì)人員動(dòng)身前，將會(huì)議通知、報(bào)道須知和會(huì)議日程安排表給參會(huì)人員，并囑咐會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)有什么突發(fā)狀況準(zhǔn)時(shí)與籌劃部聯(lián)系。

二、會(huì)中

1、參會(huì)人員動(dòng)身后，詢(xún)問(wèn)是否到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，是否找到資料。

2、詢(xún)問(wèn)布展?fàn)顩r。

3、詢(xún)問(wèn)參會(huì)人數(shù)。

4、囑咐帶回會(huì)議資料袋、展會(huì)物品、拍攝其他公司和本公司展臺(tái)以及發(fā)言照片。

5、詢(xún)問(wèn)返回時(shí)間。

三、會(huì)后

1、詢(xún)問(wèn)參會(huì)名單。

2、詢(xún)問(wèn)會(huì)議發(fā)言公司PPT。

3、整理參會(huì)人員帶回的會(huì)議資料（假如參會(huì)人員沒(méi)有帶回會(huì)議資料，會(huì)后向主辦方要取）。

4、整理參會(huì)人員帶回的展會(huì)物品（向行政部借用的物品，歸還行政部；展板和展架放在倉(cāng)庫(kù)）。

5、向參會(huì)人員要會(huì)議照片，寫(xiě)會(huì)議新聞稿模板，交給參會(huì)人員填寫(xiě)空格，修改好后公布在網(wǎng)站。

6、編寫(xiě)會(huì)議總結(jié)。

7、編寫(xiě)會(huì)議預(yù)算表，交給