外貿(mào)英文書信課件

外貿(mào)英文書信課程簡介學習內(nèi)容:

本課程主要學習信例,大量學習外貿(mào)實務基本環(huán)節(jié)中有代表性的信例。外貿(mào)實務基本環(huán)節(jié)有:建立業(yè)務關系和資信調(diào)查、詢盤、報盤和報價、還盤、訂單,履行訂單、支付、包裝和運輸、信用證的修改和展期、索賠和解決索賠等課程簡介本課程的目的是學習外貿(mào)業(yè)務書信的標準格式,了解通過哪些途徑來發(fā)展新客戶,開拓新市場,如何進行詢購某商品,怎樣報盤和還盤,怎樣靈活運用付款方式,如何做到重合同守信用,怎樣去審查信用證,做到不出差錯,在理賠和索賠中做到有理有利有節(jié);學會擬寫信函和電傳傳真的寫作技巧。Unit1BusinessLetterWritingContentI.Structure2.PrinciplesofBusinessLettersWriting3.Form4AddressingEnvelopes

Unit1BusinessLetterWriting

1Structure

1)信頭(letterhead)

－－－

2)編號,日期(referenceanddate)

3)封內(nèi)名稱和地址(insideaddress)4)經(jīng)辦人(attention)5)稱呼(salutation)6)事由(標題)(subject)7)正文(body)8)結(jié)尾敬詞(complimentary)9)簽名(signature)10)附件(enclosure)11)抄送(cctoXX)12)附言(postscript)Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/1)Letterhead外貿(mào)商號的信箋,一般都印有信頭,包括發(fā)信人的姓名、地址、電話號碼、傳真號、及E-mail等,有些會將經(jīng)營項目,注冊商標和公司董事、經(jīng)理等姓名一并印在信頭上。如需打印,則信頭位于信箋上中央或右上方。

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1Structure/2)ReferenceandDate

參考號:為便于存檔與查閱,可以為信編寫參考號,為避免混淆,最好標明Yourref:Ourref:打印日期注意事項:

A.

年份應完全寫出,不能用(94)代替(1994)

B.

月份要寫英文名稱,不能用數(shù)字來代替,但可以用縮寫。

C.

日期最好用基數(shù)字。Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/3)InsidenameandAddress受信人的姓名和地址一般是列在信箋的左上方,沿左頁邊線寫起。封內(nèi)地址與信封地址寫法相同。信內(nèi)把收信人名稱地址寫明對工作有便利。對發(fā)信人而言,便利有二:一是發(fā)信時可與信封地址相互對照,避免放入信封時發(fā)生差誤;二是發(fā)信后便于準確歸檔,便于以后查找。對收信人而言,便利也有二:一是收信人讀信時,如發(fā)現(xiàn)信封名稱地址與封內(nèi)名稱地址不符,可以知道是放入信封時發(fā)生錯誤,將信返回;二是收信后如信封與信函分離原信仍能保持完整,便于查閱Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/4)AttentionLine如需注明對方經(jīng)辦人,希望收信商號將信迅速交經(jīng)辦人辦理,可以在封內(nèi)地址下面加Attention或Attentionof

例1RichardThomas&BaldwinsLtd.,

151GowerStreet

London,SC76DY,England

AttentionMr.CaveorAttentionofPurchasingManagerUnit1BusinessLetterWriting

1Structure/5)TheSalutation這是寫信人對受信人的一種稱呼,其位置是在封內(nèi)地址的下面空兩行,目前外貿(mào)書信中一般通用的稱呼語有:

Dearsir,DearMadam,DearSirs,DearMesdames,Gentlemen(不能用單數(shù)),DearMr.xxx

稱呼后面的的標點,一般使用逗號或分號,美加來信中Gentlemen后用冒號

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1Structure/6)SubjectLineorCaptionLine

事由寫在稱呼語下面兩行,一般是在信箋中間位置,事由要簡單扼要,說明商品名稱,數(shù)量,信用證或合同號等即Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/7)BodyoftheLetter這是書信的主體,表達發(fā)信人的意見。在信的開頭有開頭語(OpeningSentences),自成一節(jié),在習慣上是用客套語先將收到對方的來信的日期、編號或查號、主題及簡單內(nèi)容加以綜合敘述,使對方一目了然這封信是答復哪一封去信的。如果是第一次通信也可以利用開頭語作必要的自我介紹。Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/7)BodyoftheLetter在信的結(jié)尾一般有結(jié)尾語(TheclosingSentences),一般用來總結(jié)本文所談的事項,提示對受信人的要求,如希望來函或電報訂貨、答復詢問或作必要的聲明等。另起一段。如

Wehopetoreceiveyourearlyreply.Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/8)ComplimentaryClose在信的結(jié)尾一般有結(jié)尾語(TheclosingSentences),一般用來總結(jié)本文所談的事項,提示對受信人的要求,如希望來函或電報訂貨、答復詢問或作必要的聲明等。另起一段。如

Wehopetoreceiveyourearlyreply.Unit1BusinessLetterWriting

1Structure8)ComplimentaryClose結(jié)束語的下面,應將行號的名稱用大寫打出,必須由負責人簽名,簽名的下面為使對方了解簽名人的姓名、職位,可以打字注明。例見教材外國函件都必須由負責親筆簽名,用橡皮戳說明該信并非本人親自過目,只是通函,不為人重視。Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/9)Enclosure如信中有附件時,應在簽名下注明Encl.或Enc.如附件不止一件應注明2Enclsor3Encls,或詳細列明如下:Encls:2InvoicesEnc:1B/L

1Photo

1CertificateUnit1BusinessLetterWriting

1Structure/10)TheCarbonCopyNotation如果函件要抄送其他有關單位,同時使對方也知道已抄送其他單位,可在信件最后的左下角注明“CCtoxxx”or“CCxxx”Unit1BusinessLetterWriting

1Structure/11)Postscript信寫完后,如果想起還有要緊的要說,可以在信末加P.S.引出補敘的話,然后由發(fā)信人簽署本人簡筆簽名(本人姓名的第一個字母)。Unit1BusinessLetterWriting

2.PrinciplesofBusinessLetterWriting7“C”

1)Courtesy禮貌語言要有禮且謙虛,及時地回信也是禮貌的表現(xiàn)。

2)Consideration體諒寫信時要處處從對方的角度去考慮有什么需求,而不是從自身出發(fā),語氣上更尊重對方。3)Completeness完整一封商業(yè)信函應概況了各項必需的事項,如邀請信應說明時間、地點等,確忌寄出含糊不清的信件。4)Clarity清楚

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2.PrinciplesofBusinessLetterWriting7“C”

意思表達明確,要注意:

(一)避免用詞錯誤:

(二)注意詞語所放的位置:

(三)注意句子的結(jié)構(gòu):5)Conciseness簡潔

(一)避免廢話連篇

(二)避免不必要的重復

(三)短句、單詞的運用

6)Concreteness具體7)Correctness正確Unit1BusinessLetterWriting

3Form1)FullBlockForm

完全平頭式:凡是用打字機打上去的每一行字,包括日期、封內(nèi)地址、事由和結(jié)尾禮詞。都是從左邊的空白邊緣打起。2)ModifiedBlockForm

改良平頭式:這種格式,除日期,結(jié)尾禮詞和簽名部分外,其他部分每行開頭都與左邊空白看齊。Unit1BusinessLetterWriting

3Form3)ModifiedBlockFormwithIndentedStyle

混合式:封內(nèi)地址及其他需要分行的部分,采用平頭式,而第一段開始一行采用縮行式。兩種格式的混合采用所以稱之為混合式。4)SimplifiedForm

簡單式:與平頭式相仿,但省略部分內(nèi)容,如稱呼、結(jié)尾禮詞等。Unit1BusinessLetterWriting

4AddressingEnvelopesReturnAddressStampAddressRemarks

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4AddressingEnvelopesRemarks:

1.Private私人信

2.Confidential機密信3.Registered掛號郵件

4.Express快遞郵件

5.OrdinaryMail平信

6.Immediate(Urgent)急件

7.PrintedMatter印刷品

8.Sample樣品

Unit2HowtoWriteaLetter

一、正面、否定和說服寫作手法根據(jù)商務信函的性質(zhì),外貿(mào)英文信函的構(gòu)思一般可分為三種方法。第一類為傳遞正面或積極信息(PositiveMessage),第二類為傳遞負面或拒絕信息(NegativeMessage),第三類為傳遞說服性或鼓動性信息(PersuasiveMessage)。正面信息也稱為好消息或中性信函,即向?qū)Ψ教峁┧蟮臉I(yè)務信息,如商品目錄、價目單、通知裝船日期、安排保險等事宜;或者正面回復對方,答應對方要求等。負面信息也稱為壞消息,即傳遞的是有違對方意愿的信息。說服性信函也稱為勸服信函,即通過輪番幾次信函的來往,提出希望,促使對方按自己的意愿行事。

Unit2HowtoWriteaLetter

綜上所述,我們可作這樣的小結(jié):傳遞正面信息的寫作原則:感謝對方的來信;告知已按要求采取行動;希望將來進一步合作。

Unit2HowtoWriteaLetter

傳遞負面信息的寫作原則:感謝對方的來信;對不能接受要求進行合理解釋;做出委婉或較明確的拒絕;期望將來有可能合作。

Unit2HowtoWriteaLetter

傳遞說服信息的寫作原則:開頭引起對方興趣或介紹對方關心的話題;提出期望,鼓勵或激發(fā)對方盡快做出決定;推動對方立即行動和應采取的具體行動;對將來充滿希望。

Unit2HowtoWriteaLetter

二、直接和間接寫作策略(DirectandIndirectWritingStrategy)由于信息的性質(zhì)、作用不同,我們在撰寫信函時就應該采取不同的策略和方法。一般來說,傳遞正面信息時寫信人在開頭段落就直接切入主題,或通報有關信息,或答應對方上次的要求,開門見山,直截了當,然后再解釋細節(jié)。這樣的段落安排是“直接構(gòu)思法”(DirectApproach)。

Unit2HowtoWriteaLetter

傳遞負面信息或說服信息時要采取迂回策略,就是開始段提及其它,如客氣提出收到來函或就雙方關心的熱點進行探討,有意延緩通知壞消息或部分否定的消息,以創(chuàng)造友好氣氛,然后說明情況做出解釋,最后表達拒絕之意。因此,這類信函的段落安排遵循的是“間接構(gòu)思法”(IndirectApproach)。

Unit2HowtoWriteaLetter

在邏輯上,有兩個專業(yè)的術(shù)語可用來說明“直接構(gòu)思法”和“間接構(gòu)思法”。前者稱為“演繹法”(Deductive),主要包括書信中的一般業(yè)務信函如“詢價、報盤、訂貨、投訴、確認”等傳遞正面消息和中型消息的書信,而后者稱為“歸納法”(Inductive),主要包括書中的“還盤、促銷、一般說服信息、特別索賠信、索賠信和拒絕信”等傳遞否定意義的書信。

Unit2HowtoWriteaLetter

當然,上述所介紹的構(gòu)思法符合一般情況下的寫作規(guī)律。有時因信函本身的性質(zhì)、時間的緊迫感、傳遞的方式、聯(lián)系雙方關系的親疏等因素的不同,寫作上的構(gòu)思和側(cè)重面也會有所改變,希望大家在學習中進一步了解和體會。Thankyou,seeyounextweek！

商業(yè)shāngyè

[commerce;trade;business]以貨幣為媒介進行交換從而實現(xiàn)商品的流通的經(jīng)濟活動。商業(yè)有廣義與狹義之分。廣義的商業(yè)是指所有以營利為目的的事業(yè)；而狹義的商業(yè)是指專門從事商品交換活動的營利性事業(yè)。首先影響制造業(yè)然后影響商業(yè)的原材料短缺?！抖昴慷弥脂F(xiàn)狀》第五五回：“見了繼之，談起到廣東的事，原來也是經(jīng)營商業(yè)的事情。”黃金貨幣商業(yè)，是一種有組織的提供顧客所需的品與服務行為。大多數(shù)的商業(yè)行為是通過以成本以上的價格賣出商品或服務來贏利，如微軟、索尼、IBM、聯(lián)想、通用都是盈利性的商業(yè)組織典型的代表。然而某些商業(yè)行為只是為了提供運營商業(yè)所需的基本資金，一般稱這種商業(yè)行為為非贏利性的，如各種基金會，以及紅十字會等。一般認為，商業(yè)源于原始社會以物易物的交換行為，它的本質(zhì)是交換，而且是基于人們對價值的認識的等價交換。編輯本段釋義商業(yè)有廣義與狹義之分。廣義的商業(yè)是指所有以營利為目的的事業(yè)；而狹義的商業(yè)是指專門從事商品交換活動的營利性事業(yè)。商業(yè)保險商業(yè)保險又稱金融保險，是相對于社會保險而言的。商業(yè)保險組織根據(jù)保險合同約定，向投保人收取保險費，建立保險基金，對于合同約定的發(fā)生造成的財產(chǎn)損失承擔賠償責任；或當被保險人死亡、傷殘、疾病或者眾業(yè)達到合同約定的年齡、期限時承擔給付保險金責任的一種合同行為。其具有如下特征：1、商業(yè)保險的經(jīng)營主體是商業(yè)保險公司。2、商業(yè)保險所反映的保險關系是通過保險合同體現(xiàn)的。3、商業(yè)保險的對象可以是人和物（包括有形的和無形的），具體標的有人的生命和身體、財產(chǎn)以及與財產(chǎn)有關的利益、責任、信用等。4、商業(yè)保險的經(jīng)營要以盈利為目的，而且要獲取最大限度的利潤，以保障被保險人享受最大程度的經(jīng)濟保障。社會保險社會保險是指國家通過立法強制實行的，由勞動者、企業(yè)（雇主）或社區(qū)、以及國家三方共同籌資，建立保險基金，對勞動者因年老、工傷、疾病、生育、殘廢、失業(yè)、死亡等原因喪失勞動能力或暫時失去工作時，給予勞動者本人或供養(yǎng)直系親屬物質(zhì)幫助的一種社會保障制度。它具有保障勞動者基本生活、維護社會安定和促進經(jīng)濟發(fā)展的作用。其具有如下特征：1、保障性：指保障勞動者的基本生活。2、普遍性：社會保險覆蓋所有社會勞動者。3、互助性：利用參加保險者的合力，幫助某個遇到風險的人，互相互濟，滿足急需。4、強制性：由國家立法限定，強制用人單位和職工參加。5、福利性：社會保險是一種政府行為，不以盈利為目的。商業(yè)保險與社會保險的區(qū)別：1、性質(zhì)不同：社會保險具有保障性，不以盈利為目的；商業(yè)保險具有經(jīng)營性，以追求經(jīng)濟效益為目的。2、建立基礎不同：社會保險建立在勞動關系基礎上，只要形成了勞動關系，用人單位就必須為職工辦理社會保險；商業(yè)保險自愿投保，以合同契約形式確立雙方權(quán)利義務關系。3、管理體制不同：社會保險由政府職能部門管理；商業(yè)保險由企業(yè)性質(zhì)的保險公司經(jīng)營管理。4、對象不同：參加社會保險的對象是勞動者，其范圍由法律規(guī)定，受資格條件的限制；商業(yè)保險的對象是自然人，投保人一般不受限制，只要自愿投保并愿意履行合同條款即可。5、保障范圍不同：社會保險解決絕大多數(shù)勞動者的生活保障；商業(yè)保險只解決一部分投保人的問題。6、資金來源不同：社會保險的資金由國家、企業(yè)、個人三方面分擔；商業(yè)保險的資金只有投保人保費的單一來源。7、待遇計發(fā)不同：社會保險的待遇給付原則是保障勞動者基本生活，保險待遇一般采取按月支付形式，并隨社會平均工資增長每年調(diào)整；商業(yè)保險則按“多頭多保，少投少保，不投不?！钡脑瓌t確定理賠標準。8、時間性不同：社會保險是國家穩(wěn)定的、連續(xù)性的制度；商業(yè)保險是一次性、短期的企業(yè)行為。9、法律基礎不同：社會保險由勞動法及其配套編輯本段現(xiàn)代意義的“策劃”現(xiàn)代意義的“策劃”可以理解為借助一定的信息素材，為達到特定的目的、目標而進行設計、策劃，以為具體的可操作性行為提供創(chuàng)意、思路、方法與對策。策劃就是一種策略、籌劃、謀劃或者計劃、打算、它是為個人、企業(yè)、組織機構(gòu)為了達到一定的目的，充分調(diào)查市場環(huán)境、以及相關聯(lián)的環(huán)境的基礎之上，遵循一定的方法或者規(guī)則對未來即將發(fā)生的事情，進行系統(tǒng)、周密、科學地預測并制定科學的可行性的策劃方案，同時在發(fā)展中不斷地調(diào)整以適應環(huán)境的變化，從而制定切合實際情況的科學的方案就叫做策劃。綜上所述策劃有以下幾個主要的特點：第一、策劃的本質(zhì)一種思維智慧的結(jié)晶。第二、策劃具有目的性，不論什么策劃方案，都是有一定的目的，不然策劃就沒意義了。第三、策劃具有前瞻性、預測性，策劃是人們在一定思考以及調(diào)查的基礎之上進行的科學的預測、因此具有一定的前瞻性。第四、策劃具有一定的不確定性、風險性。策劃既然是一種預測或者籌劃就一定具有不確定性或者風險。第五、策劃具有一定的科學性。策劃是人們在調(diào)查的基礎之上、進行總結(jié)、科學的預測，策劃不是一種突然的想法、或者突發(fā)奇想的方法、它是建立在科學的基礎之上進行的預測、籌劃。第六、策劃具有科學的創(chuàng)意，策劃是人們思維智慧的結(jié)晶，策劃是一種思維的革新、具有創(chuàng)意的策劃，才是真正的策劃，策劃的靈魂就是創(chuàng)意。第七、策劃具有可操作性，這是策劃方案的前提，如果一個策劃連最基本的可操作性就沒有，那么這個策劃方案，再有創(chuàng)意、再好也是一個失敗的策劃方案。發(fā)展觀念：從用戶和市場需求入手，逐步認識、掌握及運用行業(yè)發(fā)展規(guī)律，推行“知本運營(人力資源)戰(zhàn)略”、“資本運營戰(zhàn)略”、“資訊運營戰(zhàn)略”及“創(chuàng)新+速度”戰(zhàn)略，高速成長，非線性發(fā)展。經(jīng)營策略：通過用戶評判、以提高用戶為主導來樹立企業(yè)品牌；通過對外拓展，標準化運營模式，大幅度擴展、鞏固設計市場份額；通過開放式、多方位的合作形式，建立、豐富工作室的人力資源隊伍。工作風氣：寬厚、專業(yè)、創(chuàng)新、高效。營銷策劃的方法營銷策劃是對營銷活動的設計與計劃，而營銷活動是企業(yè)的市場開拓活動，它貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理過程。因此，凡是涉及市場開拓的企業(yè)經(jīng)營活動都是營銷策劃的內(nèi)容。

1．點子方法什么是點子？從現(xiàn)代營銷角度來說，點子是指有豐富市場經(jīng)驗的營銷策劃人員經(jīng)過深思熟慮，為營銷方案的具體實施所想出的主意與方法。

2．創(chuàng)意方法創(chuàng)意是指在市場調(diào)研前提下，以市場策略為依據(jù)，經(jīng)過獨特的心智訓練后，有意識地運用新的方法組合舊的要素的過程。

3．謀略方法謀略是關于某項事物、事情的決策和領導實施方案。編輯本段非策劃的含義非策劃是相對于策劃提出的一個策劃思想.著名策劃人蘭何水生認為，策劃人不能把自己禁錮在策劃里頭尋死覓活，策劃人的高境界應該是超脫，超脫于策劃理論技能之外，利用其他專業(yè)行業(yè)的知識解決策劃內(nèi)部的問題及與其他策劃的較量，好比說，策劃是正派武功，非策劃是邪門歪道，策劃人首先是敢于突破創(chuàng)新的人，沾一點、學一點甚至全用邪門歪道解決策劃問題首先使得你看問題的視角和解決問題的方法更寬廣，此外你的非策劃必然讓對手琢磨不透更易取勝。編輯本段概念及延伸概述有人問什么是策劃。做某件事的邏輯順序就是策劃，也稱作創(chuàng)意策劃。簡單的策劃，也可以說是想法、創(chuàng)意、點子。比如某人要喝水，先要打井，要先勘測哪塊地方打下去會