建設工程監(jiān)理文件編碼及歸檔管理細則

建設工程監(jiān)理文件編碼與歸檔管理細則為便于公司工程監(jiān)理文件的整理、歸檔和查詢，按照公司質量管理體系文件要求，依據《建設工程文件歸檔管理規(guī)X》（GB/T50328-2001）,參照《建筑工程資料管理規(guī)程》（DB11/T695-2009），特制訂本細則。一、監(jiān)理文件編碼要求：（一）各生產部門負責所監(jiān)理項目的文件編碼管理工作，定期檢查在建項目的文件編碼情況；公司承接的所有項目文件編碼，必須按照本文件中的編碼方式進行編碼。長期XX—XX—長期XX—XX—XXX短期短期XX—XX—XXX條形章由項目管理部提供X本。（二）編碼方式：1、每個項目的每個文件編碼為：類別編號/文件代號/順序號，土建工程需按專業(yè)劃分時，文件編碼可按類別編號/專業(yè)代號/文件代號/順序號2、經營計劃部在下達《工程項目任務通知單》時，同時下達該項目的“工程編號”發(fā)到生產部門，工程編號在檔案封面上標注。3、“類別編號”主要分為以下四類：第一類為監(jiān)理管理資料，類別編號為B1；第二類為監(jiān)理工作記錄資料，類別編號為B2；第三類為竣工驗收資料，類別編號為B3；第四類為監(jiān)理日志與影像記錄，類別編號為B4；具體類別內容見附表一。4、公司監(jiān)理檔案保存期限保存期限按照《建設工程文件歸檔管理規(guī)X》（GB/T50328-2001）執(zhí)行，工程監(jiān)理檔案紙質文件保存期限分為短期保存、長期保存，長短期保存的紙質文件皆應制作成電子檔案，電子檔案皆長期保存，電子檔案的制作要求由項目管理部提出。短期保存時間為5年，土建工程長期保存時間為50年，通信工程長期保存時間為20年，如設計使用壽命高于公司保存期限，則公司長期保存期限順延至工程使用壽命。檔案分長期和短期分別組卷，并應建立目錄。5、歸檔X圍長期保存表分土建和通信兩類工程，短期保存表為土建和通信共用。6、歸檔方式公司歸檔方式分為紙質檔案1份和電子檔案1份。紙質檔案統(tǒng)一采用A4大小，裝訂成冊，要求整齊。電子檔案提交項目管理部統(tǒng)一保管。二、監(jiān)理文件歸檔管理要求項目管理部負責監(jiān)理文件歸檔管理,不符合編碼要求、未按照要求組卷的監(jiān)理文件不得歸檔。分公司應將長期保存的紙質文件和長短期電子文件提交一份到項目管理部歸檔，并同時在分公司內做好保存。生產部門在接到《工程項目任務通知單》后3日內，總監(jiān)理工程師應安排項目檔案管理人員，從工程啟動開始就著手收集和整理有關資料，項目管理部在質量監(jiān)督檢查中進行檢查。在工程實施過程中，各項目監(jiān)理部應按照監(jiān)理文件編碼要求與時將文件進行歸類，并對每一份文件進行標識，歸入對應的文件盒。項目驗收后60日內，項目監(jiān)理部應按照要求進行檔案整理，經項目管理部審核后存檔。監(jiān)理資料可根據資料類別和數量多少組成一卷或多卷，監(jiān)理資料的組卷順序按附表1順序進行，檔案號由項目管理部確定。工程監(jiān)理檔案封面、審核備考表見附表2，附表3。三、本歸檔目錄僅為向公司提交檔案的要求，對于日常監(jiān)理工作尚需收集的資料根據項目情況自定，未列入歸檔保存表而生產部門又認為有保存價值的，在部門內自行保存。提交建設單位的檔案如其有要求格式，則按建設單位要求組卷，否則參照本細則提交建設單位監(jiān)理檔案。本細則由項目管理部負責解釋，自發(fā)布之日起執(zhí)行，原《建設工程監(jiān)理文件編碼與歸檔管理細則（試行）》作廢。附表1：工程監(jiān)理文件歸檔X圍和保存期限表附表2：工程監(jiān)理檔案封面附表3：工程監(jiān)理檔案審核備考表附表1：工程監(jiān)理文件歸檔X圍和保存期限表工程監(jiān)理文件歸檔X圍和保存期限表（土建長期）文件類別文件代號歸檔文件名稱歸檔方式紙質保存期限紙質電子B101工程概況表√√長期02參建方與負責人名錄√√長期03監(jiān)理會議紀要√√長期04監(jiān)理工作總結（竣工）√√長期05監(jiān)理通知√√長期06監(jiān)理通知回復單√√長期07工作聯系單√√長期08重要往來函件√√長期B209工程動工報審表√√長期10工程暫停令√√長期11工程復工報審表√√長期12工程延期申請表√√長期13工程延期審批表√√長期14監(jiān)理抽檢記錄√√長期15不合格項處置記錄√√長期16質量事故報告與處理資料√√長期17建設工程質量事故（勘）察筆錄√√長期18建設工程質量事故報告書√√長期19費用索賠申請表√√長期20費用索賠審批表√√長期B321結構實體混凝土強度驗收記錄√√長期22結構實體鋼筋保護層厚度驗收記錄√√長期23鋼筋保護層厚度驗收報告√√長期24室內環(huán)境檢測報告√√長期25建筑節(jié)能工程現場實體檢驗報告√√長期26智能建筑工程資料審查√√長期27智能建筑工程竣工驗收結論匯總√√長期28分部（子分部）工程驗收記錄表√√長期29單位（子單位）工程質量控制資料核查記錄√√長期30單位（子單位）工程安全和功能檢查資料核查與主要功能抽查記錄√√長期31單位（子單位）工程觀感質量檢查記錄√√長期32工程竣工質量報告（施工方提供）√√長期33單位工程竣工預驗收報驗表√√長期34工程質量評估報告√√長期35建設工程竣工驗收備案表√√長期36單位（子單位）工程質量竣工驗收記錄√√長期37竣工移交證書√√長期38對建設單位的檔案移交記錄√√長期39工程監(jiān)理檔案審核備考表√√長期工程監(jiān)理文件歸檔X圍和保存期限表（通信長期）文件類別文件代號歸檔文件名稱歸檔方式紙質保存期限紙質電子B101工程概況表√√長期02參建方與負責人名錄√√長期03監(jiān)理會議紀要√√長期04監(jiān)理工作總結(竣工)√√長期05監(jiān)理通知√√長期06監(jiān)理通知回復單√√長期07工作聯系單√√長期08重要往來函件√√長期B209工程動工報審表√√長期10工程暫停令√√長期11工程復工報審表√√長期12工程延期申請表√√長期13工程延期審批表√√長期14監(jiān)理抽檢記錄√√長期15不合格項處置記錄√√長期16質量事故報告與處理資料√√長期17建設工程質量事故（勘）察筆錄√√長期18建設工程質量事故報告書√√長期19費用索賠申請表√√長期20費用索賠審批表√√長期B321工程驗收記錄表√√長期22工程竣工預驗收報驗表√√長期23工程質量評估報告√√長期24工程質量竣工驗收記錄√√長期25竣工移交證書√√長期26對建設單位的檔案移交記錄√√長期27工程監(jiān)理檔案審核備考表√√長期工程監(jiān)理文件歸檔X圍和保存期限表（土建與通信短期）文件類別文件編號歸檔文件名稱歸檔方式紙質保存期限紙質電子B101監(jiān)理規(guī)劃√√短期02監(jiān)理實施細則√√短期03監(jiān)理月報（周報）√√短期B204圖紙會審記錄√√短期05設計變更通知單√√短期06工程變更洽商記錄√√短期07工程變更單√√短期08（）月工、料、機動態(tài)表√√短期09施工進度計劃報審表√√短期10分包單位資質報審表√√短期11工程技術文件報審表√√短期12見證記錄√√短期13旁站監(jiān)理記錄√√短期14（）月工程進度款報審表√√短期15工程款支付申請表√√短期16工程款支付證書√√短期17工程變更費用報審表√√短期B418監(jiān)理日志√×短期19有關影像資料×√短期附表2：工程監(jiān)理檔案封面檔案號：工程監(jiān)理檔案（長期）共冊第冊工程名稱：工程編號：保存時限：編制人：總監(jiān)理工程師：編制日期：檔案號：工程監(jiān)理檔案（短期）共冊第冊工程名稱：工程編號：保存時限：編制人：總監(jiān)理工程師：編制日期：背脊樣式：XXXXXXX工程監(jiān)理檔案（長期）共冊第冊XXXXXXX工程監(jiān)理檔案（短期）共冊第冊附表3：工程監(jiān)理檔案審核備考表工程監(jiān)理檔案審核備考表本檔案共冊，已編號文件材料共頁。其中文字材料頁，圖紙頁，