文書檔案管理細(xì)則

第頁(yè)共頁(yè)文書檔案管理細(xì)則第一章總則第一條為了規(guī)范文書檔案管理工作，確保文書檔案的完整性、真實(shí)性、可靠性和安全性，提高文件利用效益，保護(hù)國(guó)家利益和公民權(quán)益，制定本細(xì)則。第二條本細(xì)則適用于國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及其他組織的文書檔案管理工作。第三條文書檔案是指以印制、書寫、印章、打印、拍攝等方式制成的載體，經(jīng)過(guò)審批、簽發(fā)、傳送、交換或者領(lǐng)導(dǎo)批示、批準(zhǔn)、意見等確定的文字、圖像、聲音等記載事項(xiàng)。第四條文書檔案管理是指對(duì)文書檔案的收集、鑒定、歸檔、整理、利用等工作活動(dòng)的組織實(shí)施和監(jiān)督管理。第二章文書檔案管理的基本原則第五條文書檔案管理應(yīng)堅(jiān)持以下基本原則：（一）依法依規(guī)原則。文書檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和有關(guān)政策規(guī)定。（二）全面性原則。文書檔案管理工作應(yīng)覆蓋全面、無(wú)缺漏，確保檔案的完整性和真實(shí)性。（三）分類管理原則。根據(jù)文書檔案的性質(zhì)、用途和狀態(tài)，進(jìn)行分類管理，確保檔案的系統(tǒng)性和可操作性。（四）統(tǒng)一管理原則。文書檔案應(yīng)當(dāng)由專門的機(jī)構(gòu)或者人員負(fù)責(zé)管理，實(shí)行統(tǒng)一管理辦法。（五）機(jī)動(dòng)性原則。文書檔案應(yīng)當(dāng)在需要時(shí)能夠方便地調(diào)閱和利用，不得設(shè)置不合理的限制。（六）保密性原則。根據(jù)國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保文書檔案的保密安全。（七）出移交備查原則。文書檔案根據(jù)需要，可以移交相關(guān)單位進(jìn)行查閱或者提供給外事機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)等有關(guān)單位使用。第三章文書檔案管理的組織機(jī)構(gòu)第六條文書檔案管理工作應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)或者人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施和監(jiān)督管理。第七條國(guó)家機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)設(shè)立文書檔案管理機(jī)構(gòu)或者設(shè)立專門的文書檔案管理崗位，負(fù)責(zé)組織文書檔案管理工作。第八條企事業(yè)單位和其他組織可以根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)立文書檔案管理部門，也可以由行政人事、辦公服務(wù)等部門負(fù)責(zé)文書檔案的管理工作。第四章文書檔案的收集與登記第九條文書檔案的收集范圍應(yīng)包括涉及本單位工作范圍和業(yè)務(wù)的各類文書檔案。第十條文書檔案應(yīng)當(dāng)在制作完畢后及時(shí)收集，并填寫登記表，記錄檔案的名稱、編號(hào)、文件日期、制作人員等基本信息。第十一條文書檔案的收集應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：（一）主動(dòng)收集原則。應(yīng)當(dāng)及時(shí)主動(dòng)收集與工作有關(guān)的文書檔案，避免遺漏和缺失。（二）全面收集原則。應(yīng)當(dāng)收集與工作有關(guān)的全部文書檔案，在規(guī)定范圍內(nèi)不得有選擇或者遺漏。第十二條收集到的文書檔案應(yīng)當(dāng)按照題材、日期、單位等分類進(jìn)行整理，并編制目錄，確保文書檔案的可查閱性和利用性。第五章文書檔案的鑒定與歸檔第十三條文書檔案的鑒定是指對(duì)文書檔案的真實(shí)性、合法性、完整性等進(jìn)行審查和認(rèn)定的過(guò)程。第十四條文書檔案原件的鑒定應(yīng)當(dāng)按照以下原則進(jìn)行：（一）真實(shí)性原則。對(duì)于書寫、印制、打印等方式制成的文書檔案原件，應(yīng)當(dāng)確認(rèn)其真實(shí)性。（二）合法性原則。對(duì)于經(jīng)簽發(fā)、審批、批準(zhǔn)等程序形成的文書檔案原件，應(yīng)當(dāng)確認(rèn)其合法性。（三）完整性原則。對(duì)于文書檔案原件的完整性應(yīng)進(jìn)行認(rèn)定，如有缺失或變動(dòng)應(yīng)進(jìn)行說(shuō)明。第十五條鑒定合格的文書檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔，未經(jīng)鑒定合格的文書檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行保管，并立即整理補(bǔ)齊。第十六條文書檔案的歸檔應(yīng)當(dāng)按照以下原則進(jìn)行：（一）分類歸檔原則。根據(jù)文書檔案的性質(zhì)、用途和狀態(tài)進(jìn)行分類歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和可操作性。（二）編號(hào)歸檔原則。為每個(gè)文書檔案設(shè)立唯一的編號(hào)，便于查閱和管理。（三）定期歸檔原則。對(duì)于已經(jīng)完成或者不再需要使用的文書檔案，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行定期歸檔。第六章文書檔案的整理與利用第十七條文書檔案的整理是指對(duì)已經(jīng)歸檔的文書檔案進(jìn)行編目、整理、修復(fù)、裝訂等工作。第十八條文書檔案的整理工作應(yīng)當(dāng)按照以下原則進(jìn)行：（一）順序整理原則。按照規(guī)定的順序?qū)ξ臅鴻n案進(jìn)行整理，確保檔案的有序性和連續(xù)性。（二）修復(fù)裝訂原則。對(duì)于損壞或者松散的文書檔案，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修復(fù)和裝訂，確保檔案的完整性和穩(wěn)定性。第十九條文書檔案的利用是指對(duì)歸檔的文書檔案進(jìn)行查閱、借閱、復(fù)制、提供復(fù)印件等使用活動(dòng)。第二十條文書檔案的利用應(yīng)當(dāng)按照以下原則進(jìn)行：（一）合法利用原則。文書檔案的利用活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)和保密規(guī)定。（二）快捷方便原則。提供文書檔案利用服務(wù)應(yīng)當(dāng)方便、快捷，不得設(shè)置不合理的限制。第七章文書檔案的保密與安全第二十一條文書檔案的保密工作應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)和保密規(guī)定進(jìn)行。第二十二條對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等的文書檔案，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密，采取措施確保安全。第二十三條文書檔案應(yīng)當(dāng)有適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)環(huán)境，防止文書檔案的破壞和丟失。第二十四條對(duì)于重要的文書檔案，應(yīng)當(dāng)備份存儲(chǔ)，以防止意外損失。第八章文書檔案的出移交與銷毀第二十五條對(duì)于需要移交給相關(guān)單位查閱或者提供給外事機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)等有關(guān)單位使用的文書檔案，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行出移交手續(xù)。第二十六條對(duì)于不再需要使用或者已經(jīng)過(guò)期的文書檔案，應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。第二十七條文書檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)按照以下原則進(jìn)行：（一）合法性原則。銷毀文書檔案必須符合法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定的要求。（二）安全性原則。文書檔案銷毀活動(dòng)應(yīng)當(dāng)采取安全措施，防止泄密和誤毀。第九章監(jiān)督與責(zé)任第二十八條對(duì)于文書檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)建立監(jiān)督機(jī)制，確保工作的規(guī)范進(jìn)行。第二十九條對(duì)于違反本細(xì)則和其他有關(guān)規(guī)定，造成嚴(yán)重后果的，應(yīng)當(dāng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。第十章附則第三十條本細(xì)則自（根據(jù)實(shí)際情