淺議審計組組長的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)與方法

淺議審計組組長的溝通協(xié)調(diào)藝術(shù)與方法江蘇省揚州市審計局課題組【時間:2008年08月15日】【來源:】【字號：大中小】【摘要】溝通協(xié)調(diào)是審計項目實施的重要手段與方法，是審計組組長必備的領(lǐng)導(dǎo)素質(zhì)和藝術(shù)修養(yǎng)。實施審計項目面對的復(fù)雜性和風(fēng)險性，決定了審計組組長溝通協(xié)調(diào)的重要性和特殊性，要在思想上高度認識，在方式上靈活運用，遵循一定的原則，講究相應(yīng)的策略，采取符合實際的溝通協(xié)調(diào)措施，推進審計項目順利實施，提高審計工作質(zhì)量和效率。【關(guān)鍵詞】審計組組長審計溝通協(xié)調(diào)構(gòu)建和諧審計關(guān)系所謂溝通，是人與人思想和信息的交換；所謂協(xié)調(diào)，即配合得當，和諧一致。溝通是基礎(chǔ)，協(xié)調(diào)是目的，二者緊密相連、密不可分，都是行政管理重要的手段、藝術(shù)與方法?，F(xiàn)代社會的人與人之間（領(lǐng)導(dǎo)與部下之間、同事之間）、單位與單位之間都需要進行溝通協(xié)調(diào)，在互通信息的基礎(chǔ)上實現(xiàn)互相理解、達成共識，促進既定目標任務(wù)的完成。審計組組長既是審計機關(guān)審計項目的直接組織者和領(lǐng)導(dǎo)者，也是審計機關(guān)及審計人員與被審計單位和各相關(guān)部門聯(lián)系的紐帶和橋梁。實施審計項目面對的復(fù)雜性和風(fēng)險性，決定了審計組長進行溝通協(xié)調(diào)的重要性和特殊性。本文試就審計組組長如何開展溝通協(xié)調(diào)、構(gòu)建新型審計和諧關(guān)系進行膚淺的探討。一、審計組組長在審計項目實施中進行溝通協(xié)調(diào)的必要性（一）審計接觸對象的廣泛性要求溝通協(xié)調(diào)。眾所周知，審計項目實施的過程是與被審計單位及相關(guān)部門和個人頻繁接觸并需要不斷溝通協(xié)調(diào)的過程。首先，審計組組長要做好審計分工，了解項目背景和賬外情況，必須與審計組成員和被審計單位進行溝通協(xié)調(diào)。其次，因?qū)徲嬄毮苈氊?zé)的限制，要取得相關(guān)單位的協(xié)作與配合，審計組組長必須與紀檢、財稅等相關(guān)部門進行溝通協(xié)調(diào)。再次，為明確審計意圖，審計組組長必須與審計機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、交辦任務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)進行溝通協(xié)調(diào)。最后，為確保審計質(zhì)量，審計組組長必須與金融機構(gòu)、中介機構(gòu)和外部專家進行溝通協(xié)調(diào)?？傊〉梅椒矫婷鎸徲嬳椖繉嵤┑睦斫?、支持和配合，審計組組長需要針對不同對象，進行不同形式的溝通協(xié)調(diào)。（二）審計實施環(huán)節(jié)的多樣性要求溝通協(xié)調(diào)。根據(jù)審計署六號令的要求，審計項目實施的每個階段和每個環(huán)節(jié)都要進行溝通協(xié)調(diào)，溝通協(xié)調(diào)無處不在。開展審前調(diào)查時，審計組組長要帶隊到被審計單位了解情況，走訪相關(guān)主管和監(jiān)管部門；制定審計實施方案時，審計組組長要組織審計組成員共同商定，并報審計機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或?qū)徲嫎I(yè)務(wù)會議審定；審計項目實施時，審計組組長要做好審計組織分工，督導(dǎo)審計組成員收集審計證據(jù)；起草審計報告時，審計組組長要組織審計組成員討論，征求被審計單位不同意見，送交審計機關(guān)法制部門復(fù)核和審計業(yè)務(wù)會議審定；出具審計結(jié)果文書后，審計組組長要組織審計整改回訪，督促被審計單位糾正存在問題，幫助健全制度改善管理。（三）開展文明審計的職業(yè)性要求溝通協(xié)調(diào)。在2007年的全國審計工作會議上，李金華審計長首次提出的“文明審計”概念，既是對審計隊伍建設(shè)的最新要求，也是對審計溝通協(xié)調(diào)的最好詮釋。要做到“用審計別人的標準要求自己，用理解自己的理念理解別人”，審計組組長做好審計項目實施中的溝通協(xié)調(diào)顯得尤其重要?！坝鍪乱戎v道理”，要講道理就要進行溝通協(xié)調(diào)，溝通協(xié)調(diào)是遇事講道理、達成審計共識的必經(jīng)途徑；“要善于聽取別人的意見，尊重別人”，“不講粗話、大話、過頭話，不講傷害他人感情的話”，“言行舉止要文明”，這是對包括審計組組長在內(nèi)的審計人員進行溝通協(xié)調(diào)提出的行為要求。（四）做好審計工作的實效性要求溝通協(xié)調(diào)。國家審計開展二十五年來，審計監(jiān)督已在經(jīng)濟社會生活中產(chǎn)生了廣泛影響，理解和支持審計已得到社會各界的廣泛認同。但受審計覆蓋面的限制，仍有一些單位和人員對審計的職責(zé)權(quán)限還缺少正確的理解；受非理性認識的誤導(dǎo)，少數(shù)被審計單位對審計工作還存在消極抵觸情緒。要消除被審計單位、相關(guān)主管部門和業(yè)務(wù)聯(lián)系單位對審計工作的誤解，讓這些單位認同審計監(jiān)督與服務(wù)發(fā)展的統(tǒng)一性，使審計項目順利實施，營造良好的審計氛圍與和諧的審計關(guān)系，最根本的方法和最重要的途徑仍然是做好審計項目實施的溝通協(xié)調(diào)。此外，加強審計組成員之間的溝通協(xié)調(diào)，也有助于形成審計工作合力，減少審計人力資源不必要的浪費。二、審計組組長在審計項目實施中的溝通協(xié)調(diào)方式及措施（一）在審計項目實施中通常采用的一般溝通協(xié)調(diào)方式一是口頭溝通協(xié)調(diào)?？陬^溝通協(xié)調(diào)是指審計組組長以口頭語言與審計組成員、相關(guān)單位人員進行的溝通協(xié)調(diào)。如：通過詢問來了解與審計相關(guān)的情況，通過會談解決審計中遇到的問題，通過調(diào)查獲得審計需要的信息，通過討論細化審計實施方案、審計重點與方法，通過解答協(xié)調(diào)統(tǒng)一審計實施的不同意見等?？陬^溝通協(xié)調(diào)靈活方便，簡便易行，可以在兩人以上的任意組合內(nèi)進行，可以在任何時間內(nèi)進行，可以迅速了解對方的立場與態(tài)度，容易實現(xiàn)達成共識的目的。但由于口頭溝通協(xié)調(diào)獲得的信息情況缺乏對審計事項的證明力，獲得的口頭證據(jù)缺乏足夠的充分性，審計組組長要將口頭溝通協(xié)調(diào)獲取的審計證據(jù)，依照要求轉(zhuǎn)化為書面證據(jù)或視聽證據(jù)（記錄后簽字或進行錄音），并實施追加或替代的步驟與方法，獲得更為充分、更有證明力的書面證據(jù)。二是書面溝通協(xié)調(diào)。書面溝通協(xié)調(diào)是指審計組組長以書面文字與審計組成員、相關(guān)單位人員進行的溝通協(xié)調(diào)。如，向被審計單位送達審計通知書、審計證據(jù)材料、審計報告征求意見書以及審計結(jié)果文書，向被審計單位的關(guān)聯(lián)單位和金融機構(gòu)發(fā)送銀行賬戶和往來賬款函證，請外部專家和公證機構(gòu)對專項業(yè)務(wù)做出鑒定結(jié)論和勘驗筆錄，向?qū)徲嫏C關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、法制機構(gòu)以及審計業(yè)務(wù)會議等提交審計實施方案、審計報告征求意見稿、被審計單位反饋意見及審計組書面說明等。書面溝通協(xié)調(diào)雖然缺乏感情上的聯(lián)系，不能迅速反饋溝通協(xié)調(diào)的信息，但因具有充分的證明力，可以作為審計證據(jù)長期保存，較之口頭溝通協(xié)調(diào)更受審計組的青睞。三是傳媒溝通協(xié)調(diào)。傳媒溝通協(xié)調(diào)是指審計組組長運用現(xiàn)代信息技術(shù)手段與審計組成員和相關(guān)單位人員進行的溝通協(xié)調(diào)。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，人們的溝通協(xié)調(diào)方式正悄然改變。除相對傳統(tǒng)的電話、傳真、錄像、幻燈片溝通協(xié)調(diào)外，公文交換系統(tǒng)、辦公管理系統(tǒng)、郵件傳輸系統(tǒng)、局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)已成為人們常用的溝通協(xié)調(diào)媒介，電子郵件、QQ聊天成了許多人熱衷使用的溝通協(xié)調(diào)方式。在審計系統(tǒng)內(nèi)部，審計署部署實施的OA辦公管理系統(tǒng)具有信息互動、溝通協(xié)調(diào)的功能，實行小型聯(lián)網(wǎng)的AO現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)和正在試行的聯(lián)網(wǎng)審計系統(tǒng)，也為審計組成員之間、審計組與被審計單位之間進行溝通協(xié)調(diào)提供了技術(shù)支持。運用傳媒溝通協(xié)調(diào)，不僅消除了時空限制，而且迅速便捷，為提高審計工作效率提供了可能。話題，應(yīng)選擇在會議室進行，以引起被溝通協(xié)調(diào)對象高度重視和嚴肅對待；對審計項目實施中了解情況、查清真相等非正式的溝通協(xié)調(diào)話題，應(yīng)選擇在氣氛相對寬松的工作環(huán)境下進行，融洽溝通協(xié)調(diào)氣氛，以消除對方緊張設(shè)防的心理，深入了解需要掌握的情況；對搜集審計資料等零碎的溝通協(xié)調(diào)話題，可選擇用電話、QQ、傳真、電子郵件等簡便的溝通協(xié)調(diào)方式進行；對追查舞弊問題和保密性較強的溝通協(xié)調(diào)話題，則應(yīng)選擇在相對安靜、具有私密性的場所進行，若選擇在審計機關(guān)進行溝通協(xié)調(diào)，凸顯審計威懾力和主動地位，則更有利于實現(xiàn)審計查證取得突破進展。二是定好人數(shù)。根據(jù)溝通協(xié)調(diào)目的不同，審計組組長可選擇一對一、一對多或多人互動的溝通協(xié)調(diào)形式。通常來說，有多人參加的溝通協(xié)調(diào)，有利于全面獲取各方面的信息。對進行開放式的、建設(shè)性的溝通協(xié)調(diào)，如審計實施方案討論會、審計情況匯總會、審計報告征求意見會，應(yīng)實行多人互動式溝通協(xié)調(diào)，以充分聽取各方意見，集中集體智慧。對進行比較嚴肅話題的溝通協(xié)調(diào)，如審計進點見面會、審計整改回訪會，在實行多人參與溝通的情況下，應(yīng)請溝通雙方領(lǐng)導(dǎo)參加，因為領(lǐng)導(dǎo)作了表態(tài)講話后，下屬部門及其人員一般不會提出相反的意見，有利于審計工作的順利開展。對涉及敏感問題或保密事項的溝通協(xié)調(diào)，審計組組長應(yīng)嚴格控制溝通協(xié)調(diào)人員，最好實行一對一的溝通協(xié)調(diào)方式；如要做好過程記錄和審計取證，審計組最多安排兩人參加。三是算好時間。審計查賬階段是固定審計證據(jù)、查清審計事項的階段，這時的溝通協(xié)調(diào)最頻繁也最重要。審計組組長應(yīng)根據(jù)溝通協(xié)調(diào)的目的，算準溝通協(xié)調(diào)時間，找準溝通協(xié)調(diào)時段。對需要相關(guān)單位較長時間進行準備的事項，應(yīng)在審計進點時就進行溝通協(xié)調(diào)，如開展往來賬項函證、發(fā)放審計調(diào)查表格、提供相關(guān)賬冊報表等。對需要突擊檢查、不讓被審計單位提前準備的事項，應(yīng)擇機臨時進行溝通協(xié)調(diào)，并當即組織審計實施，如進行現(xiàn)金盤點、財產(chǎn)盤查等。對一時不能解決、需要反復(fù)溝通協(xié)調(diào)的事項，應(yīng)安排數(shù)次溝通協(xié)調(diào)時間，進行充分而徹底的溝通協(xié)調(diào)。與領(lǐng)導(dǎo)人員進行的溝通協(xié)調(diào)，應(yīng)考慮領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁忙的因素，事先預(yù)約征求意見，限制溝通協(xié)調(diào)的時間。對比較松散的溝通協(xié)調(diào)話題，應(yīng)集中在下班前一兩個小時內(nèi)，或集中在某幾天內(nèi)進行，以免影響審計檢查工作，降低審計工作效率。四是用好語言。針對不同對象和不同情況，審計組組長要采取不同的溝通協(xié)調(diào)語言，以達到溝通協(xié)調(diào)的出奇效果。要先進行非正式的談話，可以談一些家庭生活的輕松話題，在營造融洽環(huán)境的基礎(chǔ)上，逐步將溝通協(xié)調(diào)話題轉(zhuǎn)換到審計實施的要求上。要多采用征詢或啟發(fā)式的語氣，避免使用指責(zé)性或命令式的語言，注意運用鼓勵、回應(yīng)、重述等語言形式，確保對溝通協(xié)調(diào)內(nèi)容的正確理解。對合理不合法的問題，可采用共同協(xié)商的口吻，主動講明溝通協(xié)調(diào)的目的，以提升溝