公司參觀接待流程及指引通用版本

./XXX參觀接待流程和指引前言[適用范圍]：公司各部門[規(guī)范目的]：為規(guī)范公司對外接待的管理程序,提高接待管理水平,做好公司對外來賓接待,展示公司禮儀好客的形象,特制定本規(guī)定。xxx參觀接待流程和指引<流程圖參見附件一>1、接待來訪前期確認工作1.1、來訪時間及賓客信息確認預約到客人后,盡快確認賓客來訪時間〔年/月/日/時。需要盡快確認賓客的隨行人數(shù)。需要確認接待的地點。需要確認賓客信息,確認接待級別?！残彰挝?、職位、頭銜等需要了解客戶公司經(jīng)營性質。1.2、接待活動主題以及來訪情況確認確認賓客的來訪目的以及合作誠意?？蛻纛A期談判的內容。明確此次來訪帶來的深遠影響。根據(jù)上述確認此行活動的主題。1.3、來訪安排制作客戶接待安排表、一式三份,于客戶到訪前一星期呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理和部門負責。接待安排〔接送、住宿、餐飲、禮品等具體安排。會議安排客戶來訪前應根據(jù)客戶級別相應知會部門負責人、總經(jīng)理或副總經(jīng)理,以確定參與洽談的人員。如需要總裁參加,必須提前2天通知總經(jīng)辦,以便確認。1.4、資料稿件準備確認根據(jù)每次接待的不同以及需要準備：匯報演講PPT、匯報演講稿件、公司品牌宣片、公司品牌傳冊、產品彩頁等。辦公室負責準備國旗、姓名牌、公司介紹、市場版產品目錄、公司介紹投影設備等。產品參數(shù)表、樣品等,應事先與相關人員聯(lián)系以確保無誤。重要客戶來訪,必須制定詳細的《接待方案》,呈總經(jīng)理、副總經(jīng)理及市場部經(jīng)理。1.5、成立接待小組〔詳情參見附件二根據(jù)每次接待情況的不同,組建接待小組。1.5.1接待接口人：接待助理：制定接待計劃、進行接待準備工作,協(xié)助填寫客人來訪記錄,可參與實施接待。接待負責人：對此次接待效果負責；需積極配合文件投入處的協(xié)調安排,承擔接待工作。各環(huán)節(jié)具體負責人〔例如：賓客車輛接送、酒店住宿、會場布置——行政部；講解人員——技術支持部；等等。2、接待來訪前期準備工作2.1、吃、住、行安排〔詳情參見附件三根據(jù)實際情況安排接送〔飛機、船舶、火車。2.2、制定參觀路線根據(jù)來訪前確認的相關信息,制定參觀路線。根據(jù)我方希望展示的方向,制定參觀路線。根據(jù)來賓要求制定相關參觀路線。繪制參觀路線圖/參觀路線流程。2.3、公司整體布置〔詳情參見附表二外部：①歡迎橫幅②指示水牌〔大堂、電梯出口、樓梯間等③花籃/植物綠化④KT版簽名墻⑤紅地毯〔以上信息可以根據(jù)每次具體來訪而定內部：①紅地毯〔按照參觀區(qū)域布置紅毯②植物/花盆裝飾③果盤/茶水/咖啡特殊：①展廳——產品展示、調試、演示、講解。②會議室——公司宣傳冊、產品彩頁、投影設備、演示樣品。③會客室——果盤、茶水/咖啡/飲料、香煙〔煙缸、打火機等?！惨陨闲畔⒖梢愿鶕?jù)每次具體情況而定2.4、采購接待所需物品〔詳情參見附表二根據(jù)每次接待活動的實際情況而定。操作流程：①接待小組提出一定訴求；②行政部門制作預算報價呈批；③行政部獲批后進行采購；④根據(jù)要求進行布置/裝飾。*消耗用品〔果盤、茶包、咖啡、飲料、香煙、一次性紙杯、鮮花等*循環(huán)用品〔套裝茶具、咖啡機、裝飾擺件等*特殊用品〔機器設備等2.5、員工面貌整理〔詳情參見附件四統(tǒng)一要求全體員工職業(yè)裝接待。2.6、人員安排〔詳情參見附表二調配人員〔整體調控各項事物的順利進行,例：總經(jīng)理助理、接待助理、接待配合部門經(jīng)理等。各環(huán)節(jié)負責人禮儀人員其他人員3、接待來訪當日具體工作3.1、車輛待命根據(jù)前期確認信息具體制定車輛安排計劃表〔具體方案由行政部主要策劃。車輛等級：①一級——高級接待*高級商務車〔豐田三花、奔馳商務等。*高級轎車〔奔馳、寶馬等。②二級——中級接待*中級商務車〔別克商務、日產商務等。*中級轎車〔雷克薩斯、大眾等。③三級——普通接待*普通商務車〔東風商務車、江淮商務車等。*普通轎車/打車。機動車輛：安排一到二輛隨即車輛,應對突發(fā)狀況。3.2、設備調試產品設備調試：①第一階段：定下來訪計劃后,根據(jù)計劃所需展示的產品,進行調動與調配。②第二階段：來訪前一天,最終設備調試。③第三階段：來訪當天,進行最終設備確認。3.3、工作人員到位①接待前一日開會,最終確認審核各項事物的安排情況。②接待當日,所有參與接待人員提前到崗。③最終確認每項環(huán)節(jié)的安排,防止出現(xiàn)紕漏。3.4、領導會晤①陪同人員參與會晤〔接待主負責人、副總、經(jīng)理、總助、會議速記等。②會晤期間,所有接待人員待命。3.5、結束送行①根據(jù)身份確定規(guī)格而定?！惨患壙蛻羲椭凉鹃T口、汽車旁。二級三級客戶送至公司門口等②送行至門口或車旁揮手致意,方可離開。4、接待來訪后期總結工作4.1、電話回訪、后期跟進接待小組/具體項目組執(zhí)行：接待活動結束后一個星期內,給予對方電話回訪,查看此次接待的反響,以及客人的意見。對于會議上提出的相關問題進行跟進并執(zhí)行。4.2、總結會議接待活動結束后,所有參與此次活動的重要職能部門參與總結會議?？偨Y并記錄此次接待活動的利弊。成員們提出,對于日后接待活動的意見,并逐漸修正完成各項具體流程。4.3、總結整理資料留檔接待小組收集每次接待的相關資料以及圖片,整理歸檔。相關部門收集整理接待相關資料以及圖片,便于后期業(yè)務跟進。5、特別注意事項〔詳情參見附件三6、保密原則特別申明接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議,要特別注意保密,接待中既要熟練介紹公司情況,又要內外有別,嚴守本公司商業(yè)機密,對不宜對方攝影攝像的場合,應向參觀人員說明。[結束語]茲為促進公共關系擴大宣傳效果兼顧公司機密特制訂本規(guī)定,此規(guī)定從頒布之日起執(zhí)行,請各部門員工嚴格按照規(guī)定執(zhí)行公司接待事務。附件一xxx客戶來訪接待流程圖了解來訪單位、領隊、人數(shù)、目的、時間接收來賓信息了解來訪單位、領隊、人數(shù)、目的、時間接收來賓信息了解到訪時間、接送要求、預訂酒店、預定返程票等實施接待前的準備了解到訪時間、接送要求、預訂酒店、預定返程票等實施接待前的準備申請部門填寫新客戶來訪接待通知單申請部門填寫新客戶來訪接待通知單成立接待小組歡迎橫幅接待前會議準備歡迎橫幅接待前會議準備投影儀調試預訂酒店投影儀調試預訂酒店預定返程票安排會議室預定返程票安排會議室賓客接送會議室整理駕駛員準時接送賓客接送會議室整理駕駛員準時接送辦公樓門前迎賓辦公樓門前迎賓茶水等準備接待部門或有關領導參加人員通知茶水等準備接待部門或有關領導參加人員通知打開空調或燈光按領導安排訂餐會議中接待服務打開空調或燈光按領導安排訂餐會議中接待服務斟茶倒水服務斟茶倒水服務接待部門領取參觀牌參觀工廠接待部門領取參觀牌參觀工廠會談結束送賓客會議結束收拾會談結束送賓客會議結束收拾接待部門和有關領導陪同就餐接待部門和有關領導陪同就餐送往酒店協(xié)助辦理登記酒店住宿送往酒店協(xié)助辦理登記酒店住宿送客人到機場車站送客人返程交接預訂票務送客人到機場車站送客人返程交接預訂票務注：1、為接待部門執(zhí)行,為接待小組執(zhí)行。2、為需要才執(zhí)行的流程,為必須執(zhí)行的流程附件二xxx客戶來訪接待人員職責說明一、接待接口人1、處理接待信息一般有兩個來源：一是客人直接向管理工程部提出；二是對接客戶人員提出的接待需求。并要有相關領導批準,并對其要求參觀交流的內容進行審查控制。2、確定接待負責人根據(jù)來訪內容協(xié)調確定接待負責人及接待助理,并向接待負責人及接待助理提供申請方的基本信息及聯(lián)系方式。3、歸檔保存接待記錄接待接口人歸檔,建立客戶接待信息庫,對其中有價值的信息知會相關領導。每月向干部處及相關主管提交接待人員的表現(xiàn)情況,作為工作考核參考。4、資料維護負責組織對交流資料的維護。每半年檢查更新一次,督促各資料編寫人更新內容。要符合公司宣傳策略,把好信息保密關。二、接待助理人1、進行接待安排①制定詳細接待計劃。②確定來訪的議題及來訪時間、地點。③明確雙方與會人數(shù)、人員姓名、職位。④作好接待日程安排及議程安排。⑤與接待負責人確認此接待計劃。⑥禮品資料準備。⑦會議準備。⑧填寫任務令及工作聯(lián)絡單聯(lián)系相關部門準備。2、接待工作記錄/意見反饋①填寫《接待記錄》,記錄會談的內容、來訪人員的信息資料等。②接待后組織會議,收集意見。三、接待負責人實施接待：主持接待,按接待議程陪同客人參觀,為客人講解與客人交流。附件三xxx客戶來訪接待注意事項一、接待注意事項：1、接機①舉的牌子應該有公司名、人名和歡迎辭。②客人來了要主動接行李,而且要挑最重的,就算推辭也要接過來。③接機的車子要按生意情況和來人官階來定。2、吃飯〔根據(jù)情況選定餐廳飯桌上談生意是中國的特色。顧客定方向,主人定消費額度。菜的個數(shù)應該比人數(shù)多一道,酒水占總金額的40%。問過客人之后再定餐廳,菜可以先點好,依照客戶進行小改動。3、酒店根據(jù)客人需求和級別來訂酒店。〔三星——五星具體方案由行政部制定。二、特別注意事項4、送禮送禮；酒店是最好的地方。1.一二級客人可以旁敲側擊詢問他家里的情況,談到最多的人就是送禮對象。2.三級客人應先用小禮物試探一下,再用大概兩倍于它的工資的錢活動。5、合影這是大部分民營企業(yè)忽略的一點。即拍即印,再配上高檔相框的合影也許會讓客戶收藏一輩子。6、必要擺放在客戶座位前應該有名牌,包括公司和姓名,如果官位比較大也要寫上職位。還要筆記本,有關公司的書面資料等。7、幻燈片對于公司的歷史要簡明扼要,而關于兩公司的合作歷史要詳之又詳。對于自己滿足客戶的能力要著重介紹,一定要真實,但不用什么都說。8、參觀廠房在顧客來之前就要準備演示,需要有人通知客人即將參觀的車間,而且要專人展示〔只展示基礎的東西。但核心技術要說的比較深奧,而且沒必要展示。9、反饋在最末一次餐飯上,一定要問一下賓客他們的感受,一個為了改善自我,另外也為了了解情況。附件四xxx客戶來訪接待人員著裝要求事項一、男士：1、襯衫、領帶、西裝〔成套、皮鞋。2、不需留長發(fā)、蓄長須,留長指甲；整體儀表干凈整潔。二、女士：1、職業(yè)套裝/套裙、正裝連衣裙、襯衫一步裙/西褲、絲襪〔肉色/黑色高跟鞋〔3—5公分適宜。2、換淡妝、頭發(fā)整潔〔盡量要求扎發(fā)或者盤發(fā)。三、禁忌：怪異造型/發(fā)型、夸張首飾、濃妝艷抹、松糕鞋、衣著暴露等。附件五xxx客戶來訪接待參觀指引一、禮儀規(guī)范1、儀表：面容清潔,衣著得體。2、舉止：穩(wěn)重端莊,從容大方。3、言語：語氣溫和、禮貌文雅。4、態(tài)度：誠懇熱情,不卑不亢。5、迎接來賓時：要注意把握迎候時間,提前等候與公司門口或車站機場,接待人員引見介紹主賓時,要注意順序。6、接受名片時：要以恭敬的態(tài)度雙手接受,默讀一下后鄭重收入口袋中。7、過走廊時：通常走在客人的右前方,不時左側回身,配合客人腳步,轉彎處伸右手示意。8、進電梯時：要告訴客人上幾樓,讓客人先進、先出。9、座談時：客人落座后,要以雙手奉茶,先客人,后主人,先領導,后同事。10、送客時：根據(jù)身份確定規(guī)格,送至公司門口、汽車旁。二、商務接待中的座次安排1、關于會議主席臺座次的安排1.1主席臺必須排座次、放名簽,以便領導同志對號入座,避免上臺之后互相謙讓。

1.2主席臺座次排列,領導為單數(shù)時,主要領導居中,2號領導在1號領導左手位置,3號領導在1號領導右手位置；領導為偶數(shù)時,1、2號領導同時居中,2號領導依然在1號領導左手位置,3號領導依然在1號領導右手位置。1.3幾個機關的領導人同時上主席臺,通常按機關排列次序排列?？伸`活掌握。如對一些德高望重的老同志,也可適當往前排。另外,對邀請的上級單位或平級單位的來賓,也不一定非得按職務高低來排,通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來賓,其實際職務略低于主人一方領導的,可安排在主席臺適當位置就座。這樣,既體現(xiàn)出對客人的尊重,又使主客都感到較為得體。1.4對上主席臺的領導同志能否屆時出席會議,在開會前務必逐一落實。領導同志到會場后,要安排在休息室稍候,再逐一核實,并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數(shù)很多,還應準備座位圖。如有臨時變化,應及時調整座次、名簽,防止主席臺上出現(xiàn)名簽差錯或領導空缺。還要注意認真填寫名簽,謹防錯別字出現(xiàn)主席臺人數(shù)為奇數(shù)時

主席臺人數(shù)為偶數(shù)時2、關于宴席座次的安排宴請客人,一般主陪在面對房門的位置,副主陪在主陪的對面,1號客人在主陪的右手,2號客人在主陪的左手,3號客人在副主陪的右手,4號客人在副主陪的左手,其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握,如果場景有特殊因素,應視情而定。2.1中餐桌2.2西餐桌

3、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊,客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等,按主客左右排列。4、關于乘車的座次安排

小轎車1號座位在司機的右后邊,2號座位在司機的正后邊,3號座位在司機的旁邊?！踩绻笈懦俗?則3號座位在后排的中間。中轎主座在司機后邊的第一排,1號座位在臨窗的位置。

乘車座次安排5、合影座次安排與主席臺安排相同附：會議座位安排長條桌注：A為上級領導,B為主方席

沙發(fā)室

與外賓會談

注：A為主方,B為客方

與上級領導座談

注：A為上級領導,B為主方領導附表一xxx客戶來訪接待通知單〔一來客基本信息姓名性別年齡單位職務地址電話郵編〔二、重要來賓個人信息：1、背景：2、在項目中的具體作用：3、對公司技術、文化管理的認可度：4、來訪公司、會見領導歷史記錄：5、個人愛好、忌諱等：〔三、來訪目的：□選型□參觀□簽合同□合作□順訪□游玩□其它〔四接待級別□A省級□B地市級□C普通級□其他特殊客戶接口部門：接待日期：接待負責人：手機及電話：責任部門：責任款項：配合部門：配合款項：〔五來訪時間及安排到達日期月日航班號〔車、船次：從至出發(fā)時刻到達時刻預計離開日期月日返程票：□已訂月日時分從至□待定月日時分從至〔六接待要求：1、迎接迎接地點：□機場□火車站□其它接待人員：□司機□指定人員其它要求：□需持鮮花迎接□需在迎接地點打歡迎□車型有特殊要求2、住宿入住酒店：□一類：五星□二類：四星□三類：三星〔快捷類□其它房間類型：□標準間間□豪華間間□套房間費用承擔：□公司全部承擔□客人完全自付□公司只承擔房費,其它費用自理其它要求：□提前辦好入住手續(xù)□開通國內長話費□酒店包早餐□擺放水果□擺放鮮花□擺放公司宣傳資料□擺放公司歡迎牌3、就餐費用承擔：□公司全部承擔□公司承擔接風、送行,其余客人自理□客人完全自理□其它接風、送行宴建議陪同領導：□總經(jīng)理□副總經(jīng)理□部門經(jīng)理□指定人員4、游覽5、禮品禮品類別：□電器類□文化類□工藝品類〔續(xù)寫申請單6、送行是否安排車輛：□是□否送到地