房地產(chǎn)代理公司咨策事業(yè)部高效會(huì)議管理手冊(cè)樣本

咨策事業(yè)部高效會(huì)議管理手冊(cè)（）一、高效會(huì)議意義通過對(duì)事業(yè)部四部門高效會(huì)議訪談，理解到當(dāng)前會(huì)議組織存在著種種現(xiàn)象：現(xiàn)象1：正常上班時(shí)間大某些耗費(fèi)在會(huì)議上，使得籌劃工作事項(xiàng)需加班加點(diǎn)完畢；現(xiàn)象2：會(huì)議泛泛而談，無法有效地解決問題，需要另行召開二次、三次會(huì)議；現(xiàn)象3：會(huì)議時(shí)間不擬定，普通為二、三小時(shí)，甚至三、四小時(shí)，弄得與會(huì)人員精神疲倦；現(xiàn)象4：會(huì)議結(jié)束后，對(duì)會(huì)議決策不明確，執(zhí)行人員仍摸不清晰方向；現(xiàn)象5：會(huì)后事項(xiàng)無專門人員跟蹤，致使會(huì)議成果失效。而這些現(xiàn)象表白了當(dāng)前存在較多無成效會(huì)議，通過“會(huì)議成本=人數(shù)*時(shí)間*薪資單價(jià)”，試算下，沒有效率會(huì)議揮霍了多少公司成本?!而與會(huì)者也是精神疲倦、時(shí)間揮霍。對(duì)于個(gè)人、公司來說都是不可預(yù)計(jì)損失……因而，建立高效會(huì)議制度是當(dāng)前急迫且重要工作，對(duì)于團(tuán)隊(duì)提高工作效率、個(gè)人高效工作、公司節(jié)約成本均有積極推動(dòng)作用。因而導(dǎo)入高效會(huì)議是勢(shì)在必行之舉。二、高效會(huì)議認(rèn)知2.1會(huì)議概念簡(jiǎn)樸地說，三個(gè)人以上、聚合在一起、就某個(gè)或某些議題進(jìn)行討論或解決，就是會(huì)議。兩個(gè)人談話或討論叫交談或會(huì)談，三個(gè)人以上，沒有主持人又沒有中心議題談話叫閑聊。因此會(huì)議至少應(yīng)包括幾種要素：時(shí)間、地點(diǎn)、議題、與會(huì)者、主持人。對(duì)于各要素規(guī)定：1）時(shí)間：包括三種，一指會(huì)議召開時(shí)間，二指召開會(huì)議時(shí)限，三指會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間。會(huì)議召開時(shí)間需考慮何時(shí)召開比較適當(dāng)，例如周例會(huì)，則適合在周末或周一召開，起承上啟下作用；召開會(huì)議時(shí)限，規(guī)定會(huì)議組織者對(duì)會(huì)議中所有事項(xiàng)和議題限定期間，這樣有助于人們集中精力專心討論一種問題。并且可以符合“讓咱們用15分鐘完畢這個(gè)議題”目的。普通會(huì)議時(shí)限以1小時(shí)為宜，若需更長時(shí)間，中間應(yīng)安排休息。會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間：軍隊(duì)中有一種古老諺語：“用在偵查上時(shí)間普通都不會(huì)白費(fèi)?！睍?huì)前準(zhǔn)備也是如此，因而，組織者在會(huì)議前應(yīng)予以充裕會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)間，這樣也有助于與會(huì)者做好個(gè)人工作安排。普通會(huì)議、項(xiàng)目執(zhí)行會(huì)議提早2小時(shí)告知，方略會(huì)議提早1天告知。2）地點(diǎn)：依照會(huì)議性質(zhì)、與會(huì)人數(shù)、與會(huì)環(huán)境及會(huì)議室預(yù)約狀況而定。3）議題：是指會(huì)議需討論、解決問題。須具備重要性和必要性，又須具備明確性和可行性。每次會(huì)議議題應(yīng)盡量集中、單一，不適當(dāng)過多，不適當(dāng)太分散。特別是不適當(dāng)把許多互不相干問題放在同一會(huì)議上討論，這會(huì)使與會(huì)者注意力分散，不利于解決問題。4）與會(huì)者：是指會(huì)議參加人員。召集來開會(huì)，是要耗費(fèi)一定期間和精力，而時(shí)間和精力在某種限度上就是效益，就是財(cái)富，只能創(chuàng)造，不能揮霍。因而，從原則上講，參加會(huì)議人應(yīng)做到：該參加一種不少，不該參加一種不多。

詳細(xì)地說，與會(huì)者應(yīng)具備必要性、重要性。必要性。這是指與會(huì)者必要是與會(huì)議直接關(guān)于人員，也就是符合會(huì)議擬定范疇。有權(quán)理解會(huì)情、提出意見、表達(dá)態(tài)度、作出決定人；或是能提供信息、深化討論、直接有助于會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果人。重要性。這里指是與會(huì)者雖與會(huì)議沒有必然、直接關(guān)系，但卻有助于會(huì)議進(jìn)展或擴(kuò)大效果人員。這些人員普通是暫時(shí)邀請(qǐng)。

5）主持人：主持人是會(huì)議過程中主持者和引導(dǎo)者，也往往是會(huì)議組織者和召集者，對(duì)會(huì)議正常開展和獲得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。2.2會(huì)議分類按內(nèi)容、性質(zhì)分公司會(huì)議可分為如下幾種類型：管理類：公司管理（年中會(huì)議、年終會(huì)議、高管會(huì)議、績(jī)效會(huì)議、經(jīng)理人例會(huì)）、部門管理（周例會(huì)、年中會(huì)議、年終會(huì)議）業(yè)務(wù)類：周例會(huì)、方略會(huì)、執(zhí)行會(huì)、出品把控會(huì)2.3會(huì)議收益不論什么會(huì)議，無論規(guī)模大小、正式非正式、會(huì)期長短，一旦籌劃或考慮召開，并著力考慮如何使其成功舉辦，咱們就可以使會(huì)議產(chǎn)生實(shí)效。會(huì)議就是一種溝通與交流，其真正作用重要有：提供信息；分析并解決問題；討論觀點(diǎn)；鼓舞士氣；調(diào)和沖突；獲得反饋；說服別人；培訓(xùn)開發(fā)；改進(jìn)現(xiàn)狀；更新知識(shí)、技能和態(tài)度。三、高效會(huì)議流程會(huì)議組織按照時(shí)間順序，可將會(huì)議組織分為會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中控制、會(huì)后跟蹤三個(gè)階段。3.1會(huì)前準(zhǔn)備思考——真有必要開會(huì)嗎？或許還可以用其她方式來解決和解決工作中面臨問題，因而，一方面要考慮是究竟有無必要召開一次會(huì)議，或者別人與否需要參加會(huì)議？自己會(huì)議：咱們遇事面臨首要問題是思考和疑問，也就是絕不動(dòng)輒張口就說“最佳還是開個(gè)會(huì)吧！”要冷靜下來仔細(xì)想想，就這個(gè)問題與否要進(jìn)行爭(zhēng)辯和征詢？或者是不用其中任何一種辦法就能做出決策？要在會(huì)上發(fā)布信息與否還能以其她方式進(jìn)行傳閱和傳播？與否可以通過在走廊上簡(jiǎn)樸談話、電話交談或工作午餐來商量解決？一旦就這些問題捫心自問，就會(huì)浮現(xiàn)不少有選取性答案，也許這些選取就要比開一次會(huì)議節(jié)約時(shí)間。請(qǐng)記住，這些決策不但會(huì)影響你自己時(shí)間，一小時(shí)六人會(huì)議事實(shí)上代表了六個(gè)小時(shí)工作時(shí)間。（外加會(huì)前準(zhǔn)備、去會(huì)議室以及……）別人會(huì)議：盡管總有某些不得不參加會(huì)議，但是依然需要對(duì)此事先做思考。也許會(huì)發(fā)現(xiàn)所參加某些會(huì)議主線就沒必要，譬如，參加會(huì)議僅僅是為了保持聯(lián)系或者為了防止突發(fā)事件而溝通信息。若果真如此，只需閱讀一下會(huì)議記錄就足夠。作為一名管理者，就算所分管部門必要要有代表參加，也可派其她人與會(huì)，讓其向你反饋信息即可?？傊瑹o論會(huì)議主題如何，都要保證會(huì)議是故意義，并且沒有其她會(huì)議可以代替。擬定召開會(huì)議后，執(zhí)行人需執(zhí)行好會(huì)前準(zhǔn)備。會(huì)前準(zhǔn)備執(zhí)行人普通為主持人或會(huì)議協(xié)助人員。在會(huì)議會(huì)前準(zhǔn)備過程中，需做好七件事，即：明確會(huì)議目的、擬定參加人員、選取恰當(dāng)會(huì)議時(shí)間和會(huì)議時(shí)段、安排適當(dāng)會(huì)議時(shí)長、明確會(huì)議議題、準(zhǔn)備充分會(huì)議資料并及時(shí)發(fā)送正式會(huì)議告知。1）明確會(huì)議目的這是有效會(huì)議前提條件。項(xiàng)目管理自身就是以目的為導(dǎo)向。項(xiàng)目會(huì)議也是相似道理。有一種明確目的才干召開會(huì)議，這是會(huì)議主持人首要考慮因素。設(shè)立明確、清晰地會(huì)議目的，會(huì)在下面一系列問題上有所協(xié)助：人們會(huì)理解為什么要開會(huì)；與會(huì)者將更加竭力并樂于認(rèn)真準(zhǔn)備；討論焦點(diǎn)會(huì)更加集中；會(huì)議進(jìn)程更容易控制。2）擬定會(huì)議參加人員會(huì)議參加人員，應(yīng)當(dāng)和會(huì)議密切有關(guān)。如果不是必要人員，最佳不要讓她們參加會(huì)議，即避免揮霍她們時(shí)間，也好節(jié)約時(shí)間成本。尚有一種狀況，就是若會(huì)議和某人有關(guān)，但關(guān)聯(lián)時(shí)間非常短，例如只有五到十分鐘內(nèi)容是和她有關(guān)，別的時(shí)間和她沒有什么關(guān)系。這種狀況可以考慮開會(huì)時(shí)先講和她有關(guān)內(nèi)容，有關(guān)內(nèi)容結(jié)束后，可以讓她自愿選取離開還是繼續(xù)旁聽。3）恰當(dāng)會(huì)議時(shí)間和時(shí)段在會(huì)議召開前，要先和人們溝通好會(huì)議召開適當(dāng)日期，保證會(huì)議能如期召開后，再發(fā)會(huì)議告知。小提示：上午十點(diǎn)到十二點(diǎn)和下午二點(diǎn)半到四點(diǎn)半是最佳開會(huì)時(shí)段。由于在這個(gè)時(shí)段，人們都已進(jìn)入正常工作狀態(tài)中，且精力充沛。4）適當(dāng)會(huì)議時(shí)長一種會(huì)議時(shí)長，普通是要依照會(huì)議內(nèi)容來確認(rèn)。如果不是必要，會(huì)議時(shí)長最佳不要超過二小時(shí)。若會(huì)議超過二小時(shí)，人們精力、注意力和反映能力都會(huì)有明顯下降。5）明確會(huì)議議題在召開一種會(huì)議前，會(huì)議議題也應(yīng)當(dāng)是要非常明確，和會(huì)議議題有關(guān)人員也應(yīng)當(dāng)相對(duì)明確才對(duì)。固然，各會(huì)議議題要依照會(huì)議自身特性來分解，最后還要在會(huì)議結(jié)論處匯總起來，形成明確而有效會(huì)議結(jié)論。6）充分會(huì)議資料和會(huì)前準(zhǔn)備時(shí)間在各類會(huì)議中，有一某些會(huì)議規(guī)定會(huì)議參加人員事先研讀會(huì)議材料，參會(huì)人員需要對(duì)會(huì)議材料有充分理解后，才干參加會(huì)議討論和交流。對(duì)于此類會(huì)議，主持人應(yīng)當(dāng)事先將關(guān)于會(huì)議材料發(fā)給會(huì)議參加人員和有關(guān)干系人。讓參會(huì)人員有足夠時(shí)間來研讀會(huì)議材料，并在對(duì)會(huì)議材料有一定理解基本上，再來召開會(huì)議比較恰當(dāng)。如有也許，還要事先去理解人們對(duì)會(huì)議材料掌握限度，必要狀況下，予以一定督導(dǎo)。7）發(fā)送正式會(huì)議告知以上準(zhǔn)備工作都做好了，就該發(fā)送正式會(huì)議告知了。會(huì)議告知應(yīng)當(dāng)正式、規(guī)范。會(huì)議告知內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涉及會(huì)議名稱、主持人、會(huì)議日期和開始時(shí)間、會(huì)議時(shí)長、會(huì)議主題、會(huì)議參加人員名單。會(huì)議議題和各個(gè)議題時(shí)間估算等。詳見附件一《會(huì)議告知模板》。3.2會(huì)中控制1）提前告知開會(huì)在會(huì)前十分鐘到十五分鐘左右，積極告知參會(huì)人員準(zhǔn)點(diǎn)開會(huì)，讓她們有時(shí)間整頓好手邊工作。2）做好開會(huì)準(zhǔn)備在正式開會(huì)前，會(huì)議發(fā)起人普通有某些工作要做，例如把投影設(shè)備調(diào)試好，把PPT準(zhǔn)備好等。在會(huì)前，一定要保證做好了正式開會(huì)所有準(zhǔn)備。3）準(zhǔn)時(shí)開始會(huì)議在以上工作都做到位后，就可以準(zhǔn)時(shí)開會(huì)了。時(shí)間一到，準(zhǔn)時(shí)開會(huì)！如果有人遲到，不論她前面有什么沒有聽到，決不重復(fù)。這樣做目在于強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)時(shí)開會(huì)重要性，不能養(yǎng)成人們惰性。4）控制每一種議題時(shí)間會(huì)議議題和每個(gè)議題時(shí)間應(yīng)當(dāng)是明確，這樣做目就是要嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)長，按每個(gè)會(huì)議議題而不是按整個(gè)會(huì)議來控制，這樣更有效，更不容易超時(shí)。準(zhǔn)時(shí)開會(huì)很重要，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議也同樣重要，要等同對(duì)待。5）明確每個(gè)議題結(jié)論在討論每個(gè)會(huì)議議題時(shí)，都應(yīng)當(dāng)?shù)玫矫鞔_議題結(jié)論。若人們意見無法達(dá)到一致，作為主持人，應(yīng)當(dāng)事先有準(zhǔn)備好默認(rèn)議題結(jié)論。否則，這樣議題就不應(yīng)當(dāng)拿到會(huì)議上來討論，而應(yīng)當(dāng)先和有關(guān)人員私下交流，得到可以接受結(jié)論后，再召開會(huì)議討論。如果會(huì)上能討論出更好結(jié)論固然更好，討論不出更好結(jié)論時(shí)，也不會(huì)無果而終。6）讓參會(huì)人員有機(jī)會(huì)發(fā)言對(duì)于討論性議題，主持人要盡量讓人們均有發(fā)言機(jī)會(huì)。如果遇到比較沉默寡言參會(huì)人員，主持人可以采用點(diǎn)名方式來聽取她意見。發(fā)言人多了，時(shí)間控制就變得重要起來了，這個(gè)就要靠主持人自己來靈活把握了。7）避免語言表述理解誤差在會(huì)上，若遇到表達(dá)含義不確切，主持人需用簡(jiǎn)短語句作總結(jié)以確認(rèn)。8）提示或中斷過長發(fā)言在會(huì)議中，一講起來就沒完沒了，主持人應(yīng)提示其發(fā)言需簡(jiǎn)要扼要，不要超時(shí)。如果時(shí)間快到還沒有結(jié)論，就要發(fā)出警告了，還剩多久時(shí)間你發(fā)言時(shí)間就到了！這也是避免會(huì)議超時(shí)要特別注意地方。9）糾正離題討論主持人要集中精力，緊扣議題，不能被偏離議題話題所誤導(dǎo)。浮現(xiàn)離題討論要及時(shí)中斷。10）不要忘掉會(huì)議總結(jié)會(huì)議議題討論完后，主持人對(duì)于會(huì)議進(jìn)行總結(jié)。會(huì)議總結(jié)時(shí)間也是在會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)就要預(yù)留好。會(huì)議總結(jié)可以依照會(huì)議遺留時(shí)間而定，時(shí)間少就簡(jiǎn)要扼要某些；時(shí)間長話，多說幾句。這樣可以讓人們加深對(duì)會(huì)議結(jié)論印象。同步，也是鍛煉總結(jié)能力良好辦法。11）準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議3.3會(huì)后跟蹤1）及時(shí)發(fā)送會(huì)議紀(jì)要會(huì)議開完后，最重要就是會(huì)議紀(jì)要了，這是整個(gè)會(huì)議產(chǎn)出。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)在開完會(huì)后，盡快整頓，這樣不容易漏掉和產(chǎn)生偏差。會(huì)議紀(jì)要最佳能在會(huì)議當(dāng)天發(fā)送給有關(guān)人員。如果當(dāng)天無法完畢，最遲發(fā)送時(shí)間不應(yīng)超過24小時(shí)。2）會(huì)議紀(jì)要資料備案會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要，除了要發(fā)給有關(guān)人員外，最佳能備案保存。以備將來需要時(shí)可以盡快查看，這也是知識(shí)積累一某些。3）積極跟蹤會(huì)議反饋會(huì)議結(jié)論已通過，人們與否有一致行動(dòng)呢？這一點(diǎn)，會(huì)上是看不到，只能靠會(huì)后去跟蹤和理解了，這就是會(huì)后跟蹤反饋?zhàn)饔昧耍梢詸z查會(huì)上結(jié)論與否得到有效執(zhí)行和貫徹。4）積極跟蹤會(huì)議任務(wù)諸多會(huì)議結(jié)束后，還會(huì)產(chǎn)生某些會(huì)議分布任務(wù)，這也是需求進(jìn)行跟蹤，和跟蹤會(huì)議反饋同樣。需要會(huì)后去貫徹，只有按規(guī)定貫徹到位了，才是真正有效果。四、高效會(huì)議規(guī)定4.1會(huì)議主持人（一）會(huì)議主持人職責(zé)前提：在項(xiàng)目成立時(shí)由事業(yè)部指定項(xiàng)目組長，項(xiàng)目尋常會(huì)議主持人由項(xiàng)目組長擔(dān)當(dāng)或項(xiàng)目組長指定人員擔(dān)當(dāng)。贏得與會(huì)者尊敬（如果不結(jié)識(shí)與會(huì)者，就需要通過主持會(huì)議行為體現(xiàn)來獲得尊敬）；做到胸有成竹（如要閱讀有關(guān)文獻(xiàn)材料，并采用有關(guān)辦法，切實(shí)負(fù)起責(zé)任，同步還要勉勵(lì)其她人做類似準(zhǔn)備工作。認(rèn)真良好、細(xì)致縝密準(zhǔn)備工作可以使會(huì)議獲得更大成效）準(zhǔn)時(shí)出席準(zhǔn)時(shí)開始保證任何會(huì)務(wù)管理和服務(wù)都能到位（如指定會(huì)議記錄人，會(huì)間休息時(shí)間、茶點(diǎn)等）；使會(huì)議輕松開始，隨后順利地導(dǎo)入議程必要時(shí)對(duì)與會(huì)者進(jìn)行簡(jiǎn)介設(shè)立會(huì)議規(guī)章并使全體與會(huì)者遵守（如對(duì)與會(huì)人員強(qiáng)調(diào)將通訊工具（手機(jī)或小靈通）關(guān)閉或調(diào)成振動(dòng)）依照不同出席人員狀況（如健談?wù)撸┛刂朴懻撔问角‘?dāng)或必要時(shí)候勉勵(lì)人們獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策必要時(shí)插話提問以澄清所述事務(wù)脈絡(luò)（對(duì)任何含混不清問題進(jìn)行提問，以便節(jié)約時(shí)間，減少無謂爭(zhēng)論。如果會(huì)議缺少必要引導(dǎo)，會(huì)議就會(huì)陷入混亂無序狀態(tài)，要耗費(fèi)更長時(shí)間才也許有結(jié)論。）保證人人均有發(fā)言和表達(dá)意見機(jī)會(huì)讓會(huì)員討論切入要點(diǎn)仔細(xì)傾聽（如果會(huì)議主席漏掉了某些內(nèi)容，會(huì)議順利進(jìn)展就會(huì)受到影響，同步會(huì)陷入“但你說過……”爭(zhēng)辯中）隨時(shí)看表，提示人們遵守時(shí)間，做好對(duì)全場(chǎng)時(shí)間壓力管理對(duì)討論問題進(jìn)行清晰和緊湊歸納總結(jié)應(yīng)付好因某些議題而引起激憤、爆發(fā)和情緒高潮做好總結(jié)和歸納陳詞（涉及最后會(huì)務(wù)信息、下次會(huì)議時(shí)間等發(fā)布）注意引導(dǎo)下一步行動(dòng)（這一點(diǎn)在系列會(huì)議中特別重要，以防止對(duì)與會(huì)者在一處做出承諾又會(huì)在另一處被推翻。）要做到這一切，需要耐心、善意、良好幽默感以及對(duì)與會(huì)者和會(huì)議目的雙重尊重。注：因主持人未必都是經(jīng)驗(yàn)豐富，資深人員擔(dān)任。參加管理人員應(yīng)協(xié)助主持人將會(huì)議主持好。（二）對(duì)主持人規(guī)定1）讓會(huì)議有一種良好開端態(tài)度積極會(huì)議目與程序清晰明了樹立主持人掌控會(huì)議局勢(shì)權(quán)威營造恰當(dāng)氛圍（激發(fā)創(chuàng)造性思維與進(jìn)行詳細(xì)數(shù)據(jù)分析所需要氛圍是不同樣）為下一種議程創(chuàng)造興趣與熱情（即便是冗長乏味常規(guī)性綜述與回顧）迅即就能使人意識(shí)到該會(huì)議條例清晰，效果明顯。2）激發(fā)創(chuàng)造性，主持人必要做到：積極勉勵(lì)創(chuàng)造性思維（主持人要清晰地闡明創(chuàng)新思維是會(huì)議一某些，會(huì)議規(guī)則禁止任何人未經(jīng)思考就輕率地排斥和回絕別人提出觀點(diǎn)）自身提出新觀點(diǎn)或者把討論朝著新或是不同以往方向引導(dǎo)尋找看待事物新辦法考慮那些新穎異常辦法，并且在會(huì)議中加以嘗試旨在解決問題，而不是在熟悉原路上徘徊。3）主持人自身規(guī)定會(huì)議主持人會(huì)議主持對(duì)會(huì)議與否高效起著核心作用，這就規(guī)定主持人自身需具備相稱能力：1）演講口才干力：這是主持人首要能力。對(duì)于與會(huì)者理解會(huì)議議題、清晰決策都至關(guān)重要。2）組織協(xié)調(diào)能力：會(huì)前人員組織，角色分工及其她事項(xiàng)準(zhǔn)備；會(huì)中如何引導(dǎo)發(fā)言，得出有效決策等。3）辨別分析能力：會(huì)中對(duì)于與會(huì)者發(fā)言辨別與否偏題，討論方向與否對(duì)的。4）總結(jié)歸納能力：對(duì)于會(huì)議決策能歸納總結(jié)出，并在會(huì)議結(jié)束邁進(jìn)行重述。5）調(diào)節(jié)氛圍能力：會(huì)議除了得出決策外，營造輕松、歡快會(huì)議氛圍，對(duì)于思維發(fā)散，腦力思考起著積極地作用，從而引導(dǎo)積極發(fā)言。注：實(shí)際狀況主持人未必都具備如上能力，但在會(huì)議過程中應(yīng)加以引導(dǎo)，主持人自我故意識(shí)約束與培養(yǎng)，對(duì)于每次會(huì)議組織進(jìn)行評(píng)估、改正，從而能力逐漸提高。此外，但愿公司行政培訓(xùn)能進(jìn)行此類相應(yīng)培訓(xùn)，若有針對(duì)性引導(dǎo)必然比個(gè)人摸索成長更快。4.2與會(huì)者職責(zé)1）有效參加充分準(zhǔn)備：應(yīng)當(dāng)懂得究竟要討論些什么內(nèi)容，為此做好準(zhǔn)備，并完畢所有功課。有效溝通：應(yīng)當(dāng)認(rèn)真判斷自己該講什么和怎么講。適度討論：不但要作會(huì)議發(fā)言，還要站在自己立場(chǎng)上迅速思考，以便對(duì)其她人發(fā)言作出恰當(dāng)回應(yīng)；換言之，需要把自己觀點(diǎn)放在恰當(dāng)時(shí)候提出，以防受到冷遇或在激烈爭(zhēng)論時(shí)浮出水面。2）充分準(zhǔn)備事先閱讀所有有關(guān)資料：與本次會(huì)議有關(guān)過去會(huì)議紀(jì)錄、議程、文獻(xiàn)、報(bào)告和備忘錄等。閱讀某些背景資料，讓自己熟悉和研究本次主題內(nèi)容。對(duì)有關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行熟悉和注解，必要時(shí)做好筆記。準(zhǔn)備好你要在會(huì)上提出問題，有時(shí)候你需要準(zhǔn)備是用什么方式向人們提問。做好發(fā)言準(zhǔn)備。擬定自己已經(jīng)對(duì)此深思熟慮，并且對(duì)需要說話和用什么方式表達(dá)都已做了筆記?？刂凭o張情緒充分準(zhǔn)備依然是克服緊張良藥。如果咱們隊(duì)自己要發(fā)言和要做事清晰明了，咱們就不會(huì)緊張，至少不會(huì)過度緊張。此外，深呼吸或喝一口水等詳細(xì)技術(shù)性辦法也是克服緊張比較有用辦法。有效溝通堅(jiān)守規(guī)則：遵守基本會(huì)議規(guī)則會(huì)協(xié)助與會(huì)者認(rèn)真出席。嚴(yán)守程序會(huì)議往往是依照主持人批示或只是依照其實(shí)用性來安排程序和內(nèi)容。普通來說，有效開會(huì)程序?yàn)椋菏马?xiàng)簡(jiǎn)介。闡明需要討論之事項(xiàng)理由，設(shè)立情景，再參照本來討論，為該事項(xiàng)設(shè)立附加議程。列出問題。列出贊成和反對(duì)意見，歸納和概述重要觀點(diǎn)（例如成本、時(shí)間、人員等），陳述重要問題和建議?？刂妻q論。讓更多人發(fā)言，使辯論更具邏輯性，為得出科學(xué)結(jié)論奠定基本。有效歸納。對(duì)此前討論進(jìn)行總結(jié)，對(duì)將來行動(dòng)、交流或決定進(jìn)行展望。核準(zhǔn)事實(shí)清晰：平實(shí)清晰地陳述事實(shí)，不要因細(xì)枝末節(jié)而一葉障目精確：確認(rèn)你提供信息精確無誤精準(zhǔn)：選取適當(dāng)信息來闡述自己觀點(diǎn)時(shí)時(shí)觀測(cè)嚴(yán)密觀測(cè)會(huì)議進(jìn)展：看看人們是如何用手勢(shì)和言語對(duì)會(huì)議和你作出反映。專心而積極地傾聽：做好會(huì)議記錄，讓人們看到你在專心地參加會(huì)議、傾聽別人發(fā)言。適度地討論讓你發(fā)言通俗易懂進(jìn)行清晰地內(nèi)容預(yù)報(bào)設(shè)立清晰發(fā)言框架使用對(duì)的順序使用視覺輔助盡量避免使用專業(yè)術(shù)語：開會(huì)時(shí)使用專業(yè)術(shù)語要視狀況而定避免冗繁而晦澀語言讓你發(fā)言更具吸引力理解她人需要，從她們角度看問題。專門列出可以協(xié)助理解你發(fā)言事例講給其她人聽，有必要時(shí)，可以一對(duì)一地進(jìn)行解說，向她們解釋為什么你觀點(diǎn)比別人好。讓你發(fā)言更可信需要通過引入證據(jù)并得以考證來提高和增長自己所講內(nèi)容信用度。這可以通過一系列辦法進(jìn)行，例如可以通過：記錄數(shù)據(jù)詳細(xì)事例清晰明了證據(jù)測(cè)試或者判決成果從其她地方獲取專家結(jié)論及客觀評(píng)論書面材料研究成果擬定發(fā)言時(shí)機(jī)不要只準(zhǔn)備在特別時(shí)段發(fā)言，事情發(fā)展往往都不是想象那樣，因而要保持彈性，做好各種準(zhǔn)備。不要孤立地看待自己發(fā)言。要將自己繁衍融入到其她人觀點(diǎn)之中，在整個(gè)會(huì)議大環(huán)境下加以表述。發(fā)揮長處，看是不是整個(gè)會(huì)場(chǎng)上最會(huì)簡(jiǎn)介人，最能發(fā)揮水平人或者是辯論中最善于總結(jié)歸納人。清晰表白隨后進(jìn)一步發(fā)言意象。保持自己隨后進(jìn)一步闡述某個(gè)觀點(diǎn)權(quán)利：“我對(duì)成本問題尚有某些思考，或許我隨后再針對(duì)這個(gè)問題做個(gè)發(fā)言?！睂?duì)的態(tài)度精力集中。保持頭腦清晰，全神貫注于會(huì)議中每個(gè)問題（雖然有些問題對(duì)你個(gè)人來說興趣不大）認(rèn)真傾聽。仔細(xì)傾聽每個(gè)人對(duì)每件事發(fā)言和表態(tài)，必要時(shí)做好筆記。仔細(xì)觀測(cè)。仔細(xì)觀測(cè)其她人體現(xiàn)和舉動(dòng)，看她們?nèi)绾螌?duì)一件事情做出反映，然后考慮對(duì)策。深思熟慮。任何時(shí)候發(fā)言都是先動(dòng)腦子再動(dòng)嘴，做到想好了再說。沉著鎮(zhèn)定。無論你遇到什么樣挑釁或者其她人發(fā)言背離你預(yù)期或離題太遠(yuǎn)，你都要保持鎮(zhèn)定沉著。4.3會(huì)后貫徹1）提供會(huì)議記要重要性：行動(dòng)提示：提示那些積極承擔(dān)或者是接受任務(wù)人，她們應(yīng)當(dāng)并且要準(zhǔn)時(shí)完畢任務(wù)。這種書面記錄在有各種人工作和任務(wù)產(chǎn)生交叉重疊時(shí)，還能協(xié)助她們進(jìn)行溝通與聯(lián)系。承上啟下。作為此后繼續(xù)討論或下一次會(huì)議有效維系，這些記錄有助于保證那些重要觀點(diǎn)得到報(bào)告、交流或進(jìn)一步地貫徹。檔案記錄。會(huì)議記錄作為對(duì)已經(jīng)發(fā)生事情，特別是對(duì)已經(jīng)作出決策及采用行動(dòng)一種確認(rèn)和記錄。總之，會(huì)議記錄作用和規(guī)律是顯而易見，沒必要時(shí)候，不需要準(zhǔn)備和收集；但同樣，也絕不要在需要參照和使用時(shí)候而拿不出來。2）讓會(huì)議記要發(fā)揮作用：精確。對(duì)于重要問題記錄既不能被夸大，也不能被忽視?？陀^。本著客觀誠實(shí)原則，真實(shí)地記錄所發(fā)生一切，不要添加自己觀點(diǎn)，不要做任何潤色和修飾。簡(jiǎn)捷。在保證必要信息量前提下，堅(jiān)持會(huì)議記錄簡(jiǎn)捷原則。易懂。避免冗長與晦澀難懂描述。否則，不是沒人去閱讀會(huì)議記錄，就是會(huì)讓人們對(duì)其產(chǎn)生誤解。清晰。信息清晰，責(zé)任明晰，什么人，什么時(shí)間要采用什么行動(dòng)等等，都一目了然。3）格式與設(shè)計(jì)詳見附件二《記要表》出席狀況。需要清晰地記錄什么人出席，什么人沒有出席。最后一次會(huì)議記錄。當(dāng)一組系列會(huì)議被召開時(shí)，最后一次會(huì)議記錄至關(guān)重要。問題顯現(xiàn)。必要時(shí)，要記錄浮現(xiàn)問題狀況。問題討論。要記錄那些有關(guān)事實(shí)和決定，而不是對(duì)討論所有事情逐個(gè)作詳細(xì)記錄。最佳整頓成一種報(bào)告模式，即“人們一致批準(zhǔn)……”，以此避免列舉任何也許或應(yīng)當(dāng)發(fā)生事情趨向。迅速寫好會(huì)議記錄：記錄人還清晰而精確地記得某些討論細(xì)節(jié)；人們?cè)跁?huì)后期待著通過這個(gè)記錄來貫徹會(huì)議精神，并采用相應(yīng)辦法和行動(dòng)；剛開完會(huì)，人們還記憶猶新，印象深刻，此時(shí)盡快采用辦法和行動(dòng)則效果明顯。4.4其她意見領(lǐng)袖：故意見領(lǐng)袖（公司領(lǐng)導(dǎo)）參加會(huì)議時(shí)，應(yīng)先聽取與會(huì)成員發(fā)言后再表述個(gè)人觀點(diǎn)，以免發(fā)言后，與會(huì)成員都不敢發(fā)言。（特別是風(fēng)暴會(huì)議，規(guī)定思維發(fā)散，這樣就限制住與會(huì)者積極發(fā)言。）會(huì)議室管理人員：對(duì)于會(huì)議室登記能嚴(yán)格按照時(shí)間執(zhí)行，能及時(shí)調(diào)配調(diào)度。五、事業(yè)部會(huì)議體系按照會(huì)議內(nèi)容，且將事業(yè)部會(huì)議體系歸為兩大會(huì)議類型：業(yè)務(wù)會(huì)議和管理睬議。其中業(yè)務(wù)會(huì)議包括方略會(huì)、執(zhí)行會(huì)。管理睬議包括部門管理睬議、事業(yè)部管理睬議（經(jīng)理層、全體成員）1、項(xiàng)目方略會(huì)此類為項(xiàng)目重要節(jié)點(diǎn)重要會(huì)議，包括評(píng)估會(huì)、方略會(huì)（建模定位定調(diào)）、出品會(huì)等……會(huì)議目的：評(píng)估會(huì)通過對(duì)項(xiàng)目評(píng)估，決定我司與否參加方略會(huì)對(duì)項(xiàng)目定位定調(diào)，參加人員達(dá)到共識(shí)出品會(huì)對(duì)擬出品方略會(huì)作品進(jìn)行出品把控。與會(huì)人員：項(xiàng)目組人員：事業(yè)部項(xiàng)目組有關(guān)成員、及發(fā)展和營銷有關(guān)成員公司高管（張董、詹總、陳總、李總）：對(duì)于會(huì)議決策具備重要重要。（與否告知以熟悉項(xiàng)目狀況及進(jìn)度為根據(jù)，或依照高管個(gè)人規(guī)定決定。）會(huì)議前準(zhǔn)備告知時(shí)間：以預(yù)留