聲像檔案管理規(guī)定樣本

聲像檔案管理規(guī)定第一章總則為加強我司聲像檔案管理，特制定本規(guī)定。我司聲像檔案是指我司各部門或個人在社會實踐活動中直接形成對國家、社會和公司有保存價值錄音、錄像、照片、影片等輔以文字闡明歷史記錄。聲像檔案普通由錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)及文字闡明等構(gòu)成。第三條聲像檔案是我司卷宗構(gòu)成某些，必要由辦公室檔案員實行集中統(tǒng)一管理。第二章聲像檔案資料收集第四條收集范疇1.反映我司重要職能活動工作成果和存在問題聲像資料；2.各級領(lǐng)導(dǎo)人和知名人物參加與我司關(guān)于重大活動聲像資料；3.我司關(guān)于人員組織或參加重要會議聲像資料。4.涉及我司權(quán)益聲像資料。5.其他單位形成與我司關(guān)于重要聲像資料。6.其他具備保存價值聲像資料。第五條收集時間1.聲像檔案資料應(yīng)在形成后一種月內(nèi)隨立檔部門其他載體形態(tài)檔案同步歸檔；如有特殊狀況可以恰當(dāng)延長歸檔時間。2.檔案員應(yīng)隨時收集零散具備保存價值聲像資料。第六條收集規(guī)定1.錄音帶、錄像帶、攝像帶、照片(含底片)和文字闡明要收集齊全，準時歸檔并建立歸檔控制辦法。凡未按規(guī)定歸檔，其形成費用不予報銷，以防散失；2.接受原版、原件，特殊狀況下可接受復(fù)制件；3.聲像資料內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。第七條聲像檔案資料征集辦公室檔案員有責(zé)任隨時征集重要聲像資料；第八條聲像檔案費用報銷各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案費用，經(jīng)總辦經(jīng)理審批將檔案資料按規(guī)定向檔案員歸檔，經(jīng)檔案員簽字承認，財務(wù)部門應(yīng)予以核報費用。第三章聲像檔案整頓第九條聲像檔案整頓，涉及分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和運用。第十條聲像檔案整頓由攝錄人員負責(zé)，檔案員協(xié)助。第十一條分類、編號1.照片檔案按年代、問題分類。同屬一類照片準時間順序編號，同步填寫其底片號。底片在卷宗內(nèi)編流水號。格式：卷宗號-流水號。2.錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代-問題分類，按內(nèi)容編號。同一內(nèi)容分錄幾盤應(yīng)視為一種案卷，編一種案卷號，然后每盤再依次編排序號。3.編注與其她載體檔案相聯(lián)系參照號。格式為(檔案形態(tài))檔號/(檔案形態(tài))檔號。第十二條保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容重要限度、時間、名稱、可靠限度、有效性等因素，劃定保管期限。第十三條文字闡明編寫1.文字闡明基本內(nèi)容涉及事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。2.編寫文字闡明規(guī)定：(1)精確揭示檔案材料內(nèi)容，概括其反映所有信息，標(biāo)注項目對的齊全；(2)照片自然張(內(nèi)容相近亦可以若干張)編寫文字闡明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字闡明。一組聲像資料聯(lián)系密切應(yīng)加文字闡明：(3)文字簡潔、語言通順；(4)時間用阿拉伯?dāng)?shù)字表達。第十四條編制格式照片編制采用橫寫格式。其格式為照片/底片號-文字闡明-參見號-攝制時間-攝制者。2.錄音帶、錄像帶、攝像帶編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁。按規(guī)定逐項填寫。第十五條案卷規(guī)定1.將具備共同主題內(nèi)容若干份聲像資料構(gòu)成案卷，集中編放。2.卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。3.卷內(nèi)備考表，用于闡明卷內(nèi)聲像材料整頓、變動狀況。第十六條編目聲像檔案著錄依照GB3792.5-85《檔案、著錄規(guī)則》進行。第四章聲像檔案保管聲像檔案入庫前要進行檢查，對已被污損，要進行必要技術(shù)解決。保管條件底片、膠片庫溫度應(yīng)保持在13-15℃之間，相對濕度應(yīng)保持35%-45%；照片庫溫應(yīng)保持14-24℃，相對濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶庫溫應(yīng)保持18-24℃，相對濕度應(yīng)保持40%-60%。第十九條底片冊、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫必要避開磁場，磁場盒與盒間距不不大于3mm；存儲磁帶最佳不用鐵皮柜。第二十條對庫存照片檔案，要兩年檢查一次。第二十一條歸檔保存聲像檔案，任何人不得擅自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必要通過鑒定，征得歸檔單位批準，報經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊。第二十二條建立健全聲像檔案記錄制度，做好聲像檔案收進、移出、庫存數(shù)量、保管狀況、提供運用及效果等項記錄工作。第五章聲像檔案開發(fā)運用第二十三條編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為運用提供以便條件。第二十四條建立聲像檔案借閱制度，嚴格審批手續(xù)，依照聲像檔案機密限度，擬定運用范疇。第二十五條具備專利聲像檔案，外單位運用時，應(yīng)按《中華人民共和國專利法》關(guān)于規(guī)定辦理。已移送檔案館，所得專利收益，原則上應(yīng)撥給原移送單位，檔案館收取保管費。第二十六條聲像檔案原版普通不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可限期外借。運用率高聲像檔案可將復(fù)制件外借；外單位借用或復(fù)制聲像檔案，由檔案員負責(zé)辦理，并按關(guān)于規(guī)定收費，實行有償服務(wù)。如在借用中導(dǎo)致?lián)p壞，則由借用單位負責(zé)補償。在不